So schreiben Sie eine professionelle Erinnerungs-E-Mail

Veröffentlicht: 2023-09-22

Menschen haben ein unvollkommenes Gedächtnis. Aus diesem Grund gibt es Erinnerungs-E-Mails. Im Laufe Ihrer Karriere werden Sie wahrscheinlich viele Erinnerungs-E-Mails schreiben. Hierbei handelt es sich um E-Mails, in denen bereits besprochene Themen wie berufliche Anfragen, Besprechungen und Diskussionspunkte erwähnt werden, damit der Empfänger sie nicht vergisst. Erinnerungs-E-Mails sind auch im Privatleben nützlich, sei es, wenn Sie jemanden bitten, sich für eine Veranstaltung anzumelden, Pläne für eine Reise schmieden oder jemanden wegen eines Termins anstupsen möchten.

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Was ist eine Erinnerungs-E-Mail?

Um den Empfänger daran zu erinnern, eine bestimmte Aktion durchzuführen oder um sicherzustellen, dass er nichts vergessen hat, wird eine Erinnerungs-E-Mail gesendet. Im beruflichen und akademischen Bereich werden häufig Erinnerungs-E-Mails verschickt, um sicherzustellen, dass Besprechungen geplant, Dokumente ausgetauscht, Informationen bestätigt und Fristen eingehalten werden. Erinnerungs-E-Mails sind eine Art professioneller E-Mail und weisen einige Ähnlichkeiten mit anderen Arten professioneller E-Mails wie Verkaufs- und Folge-E-Mails auf.

Wann sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?

Eine Erinnerungs-E-Mail ist normalerweise eine Folgenachricht, die eine vorherige E-Mail unterstützt. Wenn Sie beispielsweise einem Kollegen eine E-Mail senden, um eine Besprechung zu vereinbaren, und keine Antwort erhalten, können Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden, um die Besprechungsanfrage zu wiederholen.

Erinnerungs-E-Mails müssen nicht unbedingt Folge-E-Mails sein. Sie können es auch nach einem Telefonat oder einem persönlichen Gespräch senden. Wann immer Sie den Empfänger an etwas erinnern müssen, das Sie zuvor besprochen haben, ist eine Erinnerungs-E-Mail angebracht.

Wann soll eine Erinnerung gesendet werden?

Hier sind einige Beispielszenarien, die durch eine Erinnerungs-E-Mail gelöst werden können:

  • Eine verspätete Zahlung eines Kunden
  • Eine bevorstehende Frist
  • Dokumentation, die unterschrieben werden muss
  • Ein bevorstehendes Treffen
  • Veranstaltungen
  • Kommunikation unterbrochen

Wann keine Erinnerung gesendet werden sollte

Senden Sie keine Erinnerungs-E-Mail, wenn seit dem Senden Ihrer ersten E-Mail weniger als 24 Stunden vergangen sind. Beachten Sie dies als Mindestwartezeit , bevor Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, länger zu warten.

4 Tipps zum Schreiben einer Erinnerungs-E-Mail

1 Verwenden Sie einen professionellen Ton

Eine Erinnerungs-E-Mail sollte, wie jede richtige E-Mail, in einem direkten, professionellen Ton verfasst sein. Seien Sie in einer Erinnerungs-E-Mail nicht anklagend oder tadelnd; Das Ziel besteht nicht darin, den Empfänger zur Einhaltung der Vorschriften zu beschämen, sondern ihn lediglich an ein Meeting, einen Anruf oder ein anderes Thema zu erinnern, das im Trubel des beruflichen Alltags vergessen werden könnte.

2 Seien Sie direkt

Seien Sie nicht nur höflich und professionell, sondern auch direkt. Stellen Sie eine konkrete Anfrage, z. B. die Bitte, Ihnen per E-Mail Zugriff auf ein bestimmtes Dokument zu gewähren oder „Ja“ zu einer geplanten Besprechung in ihrem Kalender zu sagen, und formulieren Sie diese Anfrage direkt.

3 Timing ist wichtig

Die angemessene Wartezeit vor dem Versenden einer Erinnerungs-E-Mail hängt weitgehend von der Dringlichkeit Ihrer Nachricht ab. Bei knappen Fristen senden Sie etwa 24 Stunden nach Ihrer ersten Kommunikation Erinnerungs-E-Mails. Bei weniger dringenden Problemen ist es in Ordnung, ein paar Tage zu warten, bevor Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden. Überlegen Sie, wie lange seit Ihrer ersten Kommunikation vergangen ist und wie viel Zeit Ihnen noch bis zum Ablauf Ihrer Frist bleibt. Wenn diese Frist schnell näher rückt, kann das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail eher früher als später dazu beitragen, diese nicht zu verpassen.

Fügen Sie in jede zeitkritische Erinnerungs-E-Mail einen klaren Zeitplan ein. Geben Sie in Ihrer Zeitleiste das Datum Ihres ersten Gesprächs, die Frist und alle anderen relevanten Daten an.

4 Entschuldigen Sie sich nicht

Schließlich sollten Sie sich nicht für das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail entschuldigen. Geben Sie dem Empfänger einfach eine kurze Erklärung zu Ihrer E-Mail und bitten Sie ihn höflich, Maßnahmen zu ergreifen.

So schreiben Sie eine höfliche Erinnerungs-E-Mail

Verwenden Sie das folgende Format als Vorlage für effektive Erinnerungs-E-Mails.

Betreff

Verwenden Sie eine klare Betreffzeile für Ihre Erinnerungs-E-Mail. Der Empfänger sollte wissen, worum es in der E-Mail geht, bevor er sie überhaupt öffnet. Hier sind einige Beispiele für gute Betreffzeilen für Erinnerungs-E-Mails:

  • Erinnerung: Bitte reichen Sie Ihre unterschriebenen Onboarding-Dokumente bis Donnerstag, den 28.9. ein
  • Im Anschluss: Unser Treffen nächsten Dienstag um 11 Uhr
  • DRINGENDER Handlungsbedarf: Ward Street-Projekt

Gruß

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer professionellen Standardbegrüßung, z. B.Hallo, HallooderSehr geehrte Damen und Herren, gefolgt vom Namen des Empfängers.

Erläuterung

Geben Sie im ersten Abschnitt des Texts Ihrer Erinnerungs-E-Mail den Grund an, warum Sie eine Erinnerung senden. Dies könnte eine kurze Zusammenfassung eines Gesprächs sein, das Sie mit dem Empfänger geführt haben, oder ein oder zwei Sätze, in denen erläutert wird, warum Sie Kontakt aufnehmen. Halten Sie diesen Abschnitt auf jeden Fall kurz und prägnant.

Lösungsvorschlag/Aufruf zum Handeln

Die zweite Hälfte des Textes Ihrer Erinnerungs-E-Mail sollte die eigentliche Erinnerung enthalten. Hier geben Sie an, was der Empfänger tun muss und bis zu welchem ​​Datum dies erledigt sein muss. Je nach Thema und Zeitrahmen können Sie auch angeben, dass die Maßnahme „so schnell wie möglich“ oder zum frühestmöglichen Zeitpunkt ergriffen werden muss.

Abhängig vom Inhalt der E-Mail können Sie den Empfänger auch auffordern, Ihnen eine E-Mail zu senden oder Sie anzurufen, wenn er Fragen hat.

Abmelden

Beenden Sie eine Erinnerungs-E-Mail mit einer professionellen Verabschiedung, wie zum Beispiel:

  • Beste grüße
  • Aufrichtig
  • Am besten

Versehen Sie Ihre Unterschrift mit Ihrer professionellen Unterschrift.

5 Beispiele für Erinnerungs-E-Mails

1 Erinnerungs-E-Mail an einen Manager

Betreff: Betreff: Zapfwelle vom 12.10. bis 20.10

Hallo Rosalie,

Ich wollte meine PTO-Anfrage für den 12. bis 20. Oktober weiterverfolgen. Konnten Sie bei der Personalabteilung die Genehmigung erhalten, mir diese Auszeit zu nehmen?

Bitte lassen Sie es mich so schnell wie möglich wissen, da ich Reservierungen für ein Hotel und Flüge sicherstellen muss, wenn die PTO genehmigt wird.

Danke schön!

Am besten,

Dalila

2 Erinnerungs-E-Mail an einen Kunden

Betreff: Designgenehmigung

Hallo Karoline,

Vielen Dank für das schnelle Feedback zu diesen Modellen. Bitte senden Sie Ihre Notizen oder Genehmigung der vorgeschlagenen Designaktualisierung bis zum EOD-Freitag, damit unser Kreativteam mit seinen Assets für die E-Mail-Kampagne fortfahren kann.

Wenn Sie weitere Fragen haben oder Erläuterungen benötigen, bin ich jederzeit per E-Mail oder Slack erreichbar.

Herzlich,

Carmichael

Designleiter

Designagentur

3 E-Mail zur Besprechungserinnerung

Betreff: Ich freue mich auf unseren Anruf heute um 14 Uhr

Hallo Darien,

Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich möchte Sie an unseren Statusanruf heute Nachmittag erinnern. Ich freue mich darauf, unsere Fortschritte bei Ihrem Renovierungsprojekt zu besprechen und Ihr Feedback zu hören.

Wenn Sie unseren Anruf verschieben müssen, wählen Sie bitte hier in meinem Kalender ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit aus: [Link zum Kalender].

Am besten,

Vittorio Manoy

Vorarbeiter

Bau, LLC

4 Dringende Erinnerungs-E-Mail

Betreff: DRINGEND: Bis zum 1. Oktober müssen Maßnahmen ergriffen werden

Lieber Sumit,

Wir schätzen Ihr Geschäft und sind stolz darauf, Sie seit drei Jahren „eines von uns“ zu nennen. Wir hoffen, dass Sie weiterhin bei Capital Company investieren. Dazu müssen Sie jedoch Ihr Anlegerkonto aktualisieren und die Zwei-Faktor-Authentifizierung autorisieren. Dies dient dem Schutz Ihrer sensiblen Daten und der Gewährleistung der Einhaltung der Sicherheitsvorschriften.

Wenn Sie Fragen zum Update oder zur Sicherheit Ihrer Daten haben, antworten Sie bitte auf diese E-Mail. Wenn Sie Ihr Konto nicht bis zum 1. Oktober aktualisieren und die Zwei-Faktor-Authentifizierung autorisieren können, wird Ihr Konto gesperrt, bis Sie die Aktualisierung abgeschlossen haben.

Vielen Dank für Ihre Zusammenarbeit – wir freuen uns, weiterhin mit Ihnen zu investieren.

Am besten,

Esther Clark

Assistent der Sicherheitsverwaltung

Capital Co.

5 Zahlungserinnerungs-E-Mail

Betreff: Erinnerung: Bitte bezahlen Sie Rechnung Nr. 008

Sehr geehrte Frau Teplitsky,

Dies ist eine sanfte Erinnerung daran, dass Rechnung Nr. 008 überfällig ist. Bitte schließen Sie Ihre Zahlung so schnell wie möglich ab.

Wenn Sie der Meinung sind, dass diese E-Mail fehlerhaft ist, leiten Sie sie bitte mit einer kurzen Erläuterung des Fehlers an Santos Bautista, Leiter der Buchhaltung, unter [E-Mail-Adresse] weiter.

Danke schön,

Deborah

Administrator. Assistent, Webhosting

Häufig gestellte Fragen zu Erinnerungs-E-Mails

Was ist eine Erinnerungs-E-Mail?

Eine Erinnerungs-E-Mail ist eine Nachricht, die gesendet wird, um den Empfänger an ein bevorstehendes Ereignis, einen Aktionspunkt oder ein zuvor besprochenes Thema zu erinnern.

Wann sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?

Senden Sie mindestens einen Tag nach Ihrer ersten Kommunikation mit dem Empfänger eine Erinnerungs-E-Mail. Wenn Sie sie an eine Frist erinnern, kann es auch hilfreich sein, die Erinnerungs-E-Mail mindestens 24 Stunden vor Ablauf der Frist zu versenden.

Was sollte eine Erinnerungs-E-Mail enthalten?

Eine Erinnerungs-E-Mail sollte Folgendes enthalten:

  • Eine auffällige, klare Betreffzeile
  • Ein Gruß
  • Eine kurze Erklärung, warum Sie die E-Mail senden
  • Eine klare, direkte Bitte oder Erinnerung
  • Eine professionelle Abnahme und Unterschrift

Welche verschiedenen Arten von Erinnerungs-E-Mails gibt es?

  • Nachbereitung von Besprechungen
  • Versäumte Zahlungserinnerungen
  • Aktionsanfragen
  • Wiederaufnahme der abgelaufenen Kommunikation
  • Besprechungserinnerungen