So schreiben Sie eine Erinnerungs-E-Mail – mit Mustern

Ob es sich um eine ausbleibende Zahlung, ein dringendes Meeting oder einen Urlaubsantrag handelt, manchmal müssen Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden.

Erinnerungs-E-Mails sollten höflich, professionell und überzeugend sein – Ihren Standpunkt deutlich machen und gleichzeitig auf der richtigen Seite der Unhöflichkeit bleiben. Am Ende der E-Mail sollte der Empfänger genau wissen, was er wann tun muss.

‍ Freundliche Erinnerungs-E-Mails sind notorisch schwierig zu finden, aber das muss nicht der Fall sein. Wenn Sie diesen Leitfaden lesen und unsere Prinzipien zum Schreiben einer Erinnerungs-E-Mail befolgen, können Sie in wenigen Minuten eine sanfte Erinnerung senden.

Was ist eine Erinnerungs-E-Mail?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Sie möglicherweise eine Erinnerung per E-Mail senden müssen. Einige davon umfassen die Bestätigung der Teilnahme an einem bevorstehenden Meeting oder Vorstellungsgespräch, das Hervorheben einer unbezahlten Rechnung oder verspätete Arbeit.

E-Mail-Erinnerungen werden normalerweise in zwei Arten unterteilt:

1. Eine E-Mail, die gesendet wird, bevor etwas passiert ist – eine freundliche Erinnerung zum Beispiel, dass ein Meeting stattfinden wird.
2. Eine E-Mail-Erinnerung, wenn etwas nicht geschehen ist – zum Beispiel eine Erinnerung, dass eine Rechnung nicht bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt wurde.

Eine Erinnerungs-E-Mail hat einen einzigen Zweck: jemanden zum Handeln zu bewegen.

Ob es darum geht, Ihnen eine E-Mail zu schicken, Sie zurückzurufen, Ihnen die Arbeit zu schicken oder Ihre Rechnung zu bezahlen. Am Ende der E-Mail müssen sie wissen, was sie tun sollen, wie sie es tun sollen und wann.

So einfach ist das. Warum fällt es so vielen von uns so schwer, höfliche Erinnerungs-E-Mails zu schreiben? Es ist das Medium, das die Botschaft zur Herausforderung macht.

Im Gegensatz zu Telefonanrufen ist E-Mail passiv. Das Weglassen des menschlichen Elements kann zu Verständnisproblemen führen und zu Vermeidung und Handlungsunfähigkeit führen. Menschen finden es einfacher, eine E-Mail zu ignorieren als einen Anruf.

Also was kannst du tun? Unabhängig davon, ob Sie geschäftlich oder privat korrespondieren, ist das Schreiben einer professionellen E-Mail eine wesentliche Fähigkeit, die Sie beherrschen müssen.

Beim Schreiben einer Erinnerungs-E-Mail besteht die Herausforderung darin, die richtige Balance zwischen Professionalität, Höflichkeit und Überzeugungskraft zu finden. Freundliche Erinnerungs-E-Mails sollten sich an die formalen Regeln der E-Mail-Etikette halten, aber sicherstellen, dass kein Raum für Verwirrung besteht.

‍Akademiker, die E-Mails studieren, sind zu dem Schluss gekommen, dass die Verwendung des „angemessenen Tons und der angemessenen Einstellung in E-Mails dazu beitragen kann, die Herausforderungen zu mindern, die das Medium darstellt“. Indem Sie professionell, höflich und überzeugend, aber dennoch freundlich sind, können Sie die Leute dazu bringen, zu antworten. Andererseits wird Ihre E-Mail wahrscheinlich ignoriert, wenn sie unhöflich, aggressiv oder ambivalent wirkt.

Warum sind freundliche Erinnerungs-E-Mails wichtig?

Das Schreiben höflicher Erinnerungs-E-Mails ist eine Notwendigkeit in unserem persönlichen und beruflichen Leben. E-Mails sind die Geschäftswährung der Welt, mit täglich über 300 Milliarden versendeten elektronischen Nachrichten. Der durchschnittliche Arbeitnehmer erhält 121 E-Mails pro Tag, und es wird geschätzt, dass unglaubliche (oder schockierende) 35 % dieser geschäftlichen E-Mails ungelesen bleiben.

Sie haben auch 651 ungelesene E-Mails in ihrem Posteingang. Das sind viele verpasste Nachrichten und unzufriedene Absender. Wie viele hast du?

Wenn Sie feststellen, dass Sie in der digitalen Kommunikation ertrinken, verzweifeln Sie nicht. Forschungen, die sich auf Forschung und Entwicklung in US-Unternehmen konzentrierten, ergaben, dass „Innovationsadministratoren eine höhere Anzahl direkter Kontakte haben, engagierter in Gesprächen sind und mehr Nachrichten erhalten, als sie senden“. Sie fanden auch heraus, dass innovative Menschen eher schnell und professionell reagierten.

Wenn man bedenkt, wie lange es dauert, eine E-Mail zu öffnen, zu lesen und zu beantworten, ist es nicht verwunderlich, dass sogar wichtige Korrespondenz übersehen werden kann. Fehlende E-Mails können jedoch zu Umsatzeinbußen führen, wobei das durchschnittliche britische KMU mindestens fünf ausstehende Rechnungen in Höhe von durchschnittlich 11.700 US-Dollar hat. Wie viele Mahnungs-E-Mails für überfällige Zahlungen haben Sie verschickt?

Die Befragten ignorieren Ihre E-Mail möglicherweise nicht absichtlich. Tatsächlich können immer empfindlichere Spam-Filter Ihre wichtige Korrespondenz in einem Junk-Ordner ablegen – insbesondere, wenn sie einen Anhang enthält.

Freundliche Erinnerungs-E-Mails können schwierig zu schreiben und umständlich zu empfangen sein, also halten Sie sie kurz. Der Empfänger muss zwei Dinge tun: Die E-Mail lesen und antworten. Es ist so einfach, also gibt es keinen Grund, das Versenden zu kompliziert zu machen.

So schreiben Sie eine Erinnerungs-E-Mail

Erinnerungs-E-Mails sollten kurz, knackig und auf den Punkt gebracht sein. Du willst, dass die Person etwas tut, also musst du klar sein. Sie müssen durchsetzungsfähig sein und vermeiden, unhöflich zu sein. Als unhöflich rüberzukommen, ist der schnellste Weg, um Ihre E-Mail vollständig abzulehnen.

In Bezug auf den Ton empfehlen wir Ihnen, beim Senden freundlicher Erinnerungs-E-Mails förmlich zu sein. Wenn Sie es mit etwas Ernstem zu tun haben, z. B. einer unbezahlten Rechnung, müssen Sie möglicherweise in Zukunft erneut auf die E-Mail verweisen oder sie sogar als Beweis verwenden. Seien Sie also so höflich wie möglich.

Unsere Forschung hat ergeben, dass es sechs entscheidende Komponenten erfolgreicher Erinnerungs-E-Mails gibt:

1. Betreff
2. Gruß
3. Lage
4. Lösung
5. Aktion
6. Ausloggen

Sehen wir uns diese Schritt für Schritt genauer an.

1. Betreffzeile

Wir empfehlen, in den Betreffzeilen Ihrer Erinnerungs-E-Mail klare Angaben zu machen. Unser Beispiel unten bedeutet, dass der Empfänger keinen Zweifel daran haben kann, worum es in der E-Mail geht.

2. E-Mail-Begrüßung

Höflich und professionell zu sein, ist der richtige Ansatz. Wir werden nicht zu tief auf die Nuancen von E-Mail-Begrüßungen eingehen, aber lesen Sie unseren Leitfaden zum Starten einer professionellen E-Mail, wenn Sie mehr erfahren möchten.

3. Situation

Erklären Sie das Problem und seien Sie konkret. Fügen Sie Referenzen, Daten und Details hinzu. Seien Sie klar und unmissverständlich.

4. Lösung

Wir werden in diesem Erinnerungs-E-Mail-Beispiel etwas freundlicher sein, als Sie es unbedingt sein müssen. Trotzdem hilft es oft – besonders wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und die Person, mit der Sie kommunizieren, ein geschätzter Klient oder Kunde ist.

Manchmal kann es legitime Ausreden dafür geben, warum eine E-Mail oder Rechnung ignoriert oder nicht bezahlt wird. Wenn Sie höflich und professionell auftreten, haben Sie die besten Chancen, ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen.

5. Aktion

Sagen Sie dem Empfänger genau, was Sie tun sollen. Wenn Sie wollen, dass sie Sie bezahlen, sagen Sie es ihnen. Wenn Sie ein Datum festlegen möchten, tun Sie dies. Aber widerstehen Sie Drohungen oder werden Sie wütend. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie das gewünschte Ergebnis erzielen, wenn Sie dies tun.

Bei beständigen Zahlungsverzug können Sie ein Zahlungsdatum festlegen. In einigen Fällen möchten Sie vielleicht die Konsequenzen erklären, wenn jemand nicht freundlich auf Sie reagiert. Es könnte sein, dass Sie jemand anderem einen Termin für ein Vorstellungsgespräch anbieten oder ein förmliches Verfahren einleiten, um entgangene Einnahmen zurückzufordern.

Nochmals: Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie wollen, gibt es keinen Spielraum für Missverständnisse.

6. E-Mail-Abmeldung

Beenden Sie Ihre E-Mail formell und höflich. Wenn Sie eine Erinnerung benötigen, wie Sie eine E-Mail professionell beenden, sehen Sie sich unseren Leitfaden an.

Beispiele für Erinnerungs-E-Mails

Hier sind einige standardmäßige und relativ sanfte Beispiele für E-Mail-Erinnerungen, die Sie möglicherweise hilfreich finden. Sie verwenden auch den Sechs-Punkte-Rahmen, den wir oben aufgestellt haben. Unabhängig davon, ob Sie sich von unseren Beispielen inspirieren lassen oder nicht, denken Sie immer an die Kernaspekte einer freundlichen Erinnerungs-E-Mail, die wir in diesem Blog dargelegt haben.

Sanfte Erinnerungs-E-Mail an den Chef

Eine sanfte E-Mail-Erinnerung an Ihren Chef kann ein heikles Thema sein, aber das Prinzip ist immer noch dasselbe. Bleiben Sie professionell, höflich und überzeugend. Dieses Beispiel könnte auch als freundliche Erinnerungs-E-Mail an einen Personalleiter, Professor oder Kollegen dienen.

Erinnerungs-E-Mail an den Kunden

Manchmal kann ein Projekt aufgehalten werden, wenn ein Kunde, Auftragnehmer, Interessenvertreter oder jemand anderes seine Rolle nicht erfüllt. Eine sanfte Erinnerungs-E-Mail an einen Kunden kann Ihr Projekt wieder auf Kurs bringen.

E-Mail zur Ereigniserinnerung

Event-Erinnerungs-E-Mails sind notwendig, um sicherzustellen, dass Ihr Event ein Erfolg wird. Sie werden wahrscheinlich einige davon verschicken, daher ist dieses Erinnerungs-E-Mail-Beispiel beruhigend kurz, süß und auf den Punkt gebracht.

E-Mail zur Besprechungserinnerung

Besprechungsanfragen sollten immer personalisiert sein. Sie können die Bedeutung eines Meetings und die Auswirkungen einer Nichtteilnahme im Vergleich zur Veranstaltungs-E-Mail genauer beschreiben. Dieses Beispiel kann auch in eine Terminerinnerungs-E-Mail umgewandelt werden.

Erinnerungs-E-Mail für überfällige Zahlungen

Zahlungserinnerungen sind (leider) allzu häufig, und verspätete Zahler sind ein Problem, mit dem alle Unternehmen konfrontiert sind. Der Schlüssel hier ist, Emotionen zu beseitigen und der Versuchung zu widerstehen, wütend zu werden. Geben Sie die Fakten an, geben Sie ihnen die Ergebnisse und sagen Sie ihnen, was Sie von ihnen erwarten.

5 häufige Fehler bei E-Mail-Erinnerungen – und wie man sie vermeidet

Die obigen Beispiele sollten einige wertvolle Richtlinien zur Strukturierung freundlicher Erinnerungs-E-Mails liefern. Bevor wir uns abmelden, hier sind fünf häufige Fehler bei E-Mail-Erinnerungen und wie Sie sie vermeiden können.

1. Kommen Sie auf den Punkt

Seien Sie freundlich, aber bestimmt. Du schreibst aus einem bestimmten Grund eine Erinnerung, also komm schnell auf den Punkt. Seien Sie detailliert, spezifisch und strukturiert.

2. Vermeiden Sie Verlegenheit

Sie wissen, dass sie die E-Mail erhalten haben (und das tun sie wahrscheinlich auch), aber nennen Sie sie nicht und schämen Sie sich nicht. Halten Sie Ihre sanften Erinnerungs-E-Mails höflich, freundlich und konzentriert.

3. Entschuldige dich nie

Es ist einfach, sich zu entschuldigen (das ist, was wir tun, richtig?), aber es wird Ihrer E-Mail-Erinnerung nicht helfen. Wenn Sie möchten, können Sie den Schlag etwas abmildern ( vielleicht haben Sie meine vorherige E-Mail verpasst ), müssen es aber nicht. Schreiben Sie auch keine dieser „Nur zur Erinnerung…“-E-Mails.

4. Geben Sie eine Lösung an

Machen Sie sich immer klar, was der Empfänger tun soll. Sie wollen eine Antwort und eine Aktion, die das gewünschte Ergebnis liefert. Sagen Sie der Person, was sie bis wann tun soll.

5. Förderung der Kommunikation

In einigen Fällen kann es berechtigte Gründe geben, warum Ihnen jemand nicht antwortet. Bieten Sie mehrere Gelegenheiten und Aufforderungen, um sie zu ermutigen, Ihnen zu antworten. Wenn sie dir keine E-Mail schicken wollen, biete an, dich telefonisch zu erreichen.

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