Allen antworten: So antworten Sie selbstbewusst auf eine Gruppen-E-Mail

Die Allen-Antwort-Funktion ist ein gemischter Segen. Es kann ein wesentlicher Bestandteil Ihrer täglichen E-Mail-Routine sein, aber wenn Sie nachlässig sind, kann es auch eine einfache Möglichkeit sein, sich vor Ihrem Manager, Kollegen, beruflichen Kontakten und sogar Fremden in Verlegenheit zu bringen.

Zu wissen, wann und wie man „Allen Antworten“ am besten nutzt, ist der Schlüssel zum Erfolg bei praktisch allem, was mit dem Versenden von E-Mails zu tun hat, etwa bei der Kundenansprache, der internen Kommunikation oder der Planung eines Teamausflugs. Im Folgenden besprechen wir Gründe für den Einsatz, Situationen, in denen es nicht ideal ist, und wie man darauf reagiert – alles mit Fingerspitzengefühl, Anmut und Zuversicht.

Wann ist „Allen antworten“ angebracht?

Lassen Sie uns zunächst klarstellen, dass es in vielen Fällen besser ist, auf eine Gruppen-E-Mail zu antworten, indem Sie einzelne Personen benachrichtigen, als allen zu antworten.

Eine wichtige Frage hierbei ist:Was istder einfachste Weg, um die Unordnung im Posteingang und die Verwirrung für alle, denen Sie antworten, zu minimieren? Wenn Ihnen eine bessere Möglichkeit einfällt, beides zu erreichen, sollten Sie stattdessen wahrscheinlich dies tun.

Dennoch gibt es viele Situationen, in denen die Verwendung von „Allen antworten“ eindeutig die richtige Entscheidung ist.

Manchmal ist das offensichtlich: Ihr Chef schickt Ihrem Team eine E-Mail und bittet Sie, alle zum Beispiel über etwas auf dem Laufenden zu halten, woran Sie gerade arbeiten. Oder ein Kunde sendet Ihnen, Ihrem Chef und einem anderen Kollegen eine E-Mail mit einer Zeitfrage; Wenn Sie die Hauptverantwortliche für die Terminplanung sind, ist dies ein guter Zeitpunkt, um „Allen antworten“ zu verwenden. Beachten Sie, dass in diesem Szenario der Grund für die Antwort „Alle“ unter anderem darin besteht, den anderen in Ihrem Team mitzuteilen, dass Sie sich um die Beantwortung der Frage des Kunden gekümmert haben.

Auch wenn das „Alles antworten“ manchmal verpönt ist, weil es ablenkende, nervige oder unnötige E-Mails generiert, kann ein einziges, rechtzeitiges und durchdachtes „Alles antworten“ weitere E-Mails und Folgefragen verhindern.

Hier ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie arbeiten in einer Nachrichtenredaktion und eine Kollegin schickt fünfzehn Leuten eine E-Mail mit der dringenden Frage, ob ihr jemand dabei helfen kann, den Vorratsschrank aufzuschließen, um einen Feldrekorder und ein Mikrofon für ihre bevorstehende Berichterstattungsreise zu besorgen.

Wenn Sie ihr nur antworten und sagen: „Klar, ich habe einen Schlüssel und kann mir jetzt einen Bausatz für Sie anschauen“, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass andere antworten und anbieten, dasselbe zu tun, zusammen mit einem Redakteur, der fragt, ob es fertig ist. In diesem Fall ist es besser, sofort zu antworten und allen klar zu machen, dass Sie die Anfrage bearbeiten.

Wichtig ist, dass dieselbe Logik auch im großen Maßstab funktioniert: Wenn zwanzig Personen Ihre Gesamtantwort erhalten und Ihre Antwort für die meisten von ihnen nützlich sein wird, lohnt es sich, sie zu senden. Das heißt, je mehr Personen sich im Thread befinden, desto höher ist die Relevanzschwelle.

Diese Art der Berechnung funktioniert auch, wenn Sie erwägen, eine Frage mit „Allen antworten“ zu stellen. Wenn es wahrscheinlich die meisten anderen Leute im Thread betrifft, könnte es sich lohnen, die Frage so zu stellen, dass jeder es sehen kann, aber seien Sie vorsichtig, wenn Sie es nicht übertreiben.

Wann sollten Sienichtauf alle antworten?

Kehren wir zu der Frage zurück, die wir zuvor angesprochen haben: Wie lassen sich Unordnung und Verwirrung im Posteingang am besten minimieren? Wenn die E-Mail, die Sie versenden möchten, für die meisten Personen, die sie erreichen soll, nicht willkommen oder relevant wäre, ist die Antwort auf alle nicht die richtige Lösung.

Hier ein Beispiel: Sie und alle in Ihrer Abteilung erhalten eine E-Mail mit der Nachricht, dass einer Ihrer Kollegen eine große neue Beförderung und Versetzung angenommen hat. Glückwünsche sind angebracht und alle sind herzlich eingeladen, um 16 Uhr auf der Terrasse vorbeizuschauen, um Kuchen zu essen und sich liebevoll zu verabschieden.

Müssen Sie (und alle anderen in Ihrer Abteilung) mit „HERZLICHENGLÜCKWUNSCH“und dem Kuchen-Emoji antworten ? Wahrscheinlich nicht. Antworten Sie in diesem Fall einfach einzeln auf den gefeierten Kollegen, oder noch besser, gratulieren Sie ihm persönlich bei einem Kuchen.

Eine ähnliche Logik gilt für heiklere oder persönlichere Angelegenheiten. Wenn Sie jemanden höflich korrigieren oder sicherstellen müssen, dass der Kreditorenbuchhaltung Ihre persönlichen Steuerformulare und Ihre aktuelle Adresse vorliegen, ist die Antwort auf alle Antworten selten, wenn überhaupt, optimal.

Diese Idee ist besonders relevant, wenn es um professionelles Feedback geht, denn es ist nicht schwer, sich ein Szenario vorzustellen, in dem selbst eine gut gemeinte Korrektur, die vor einem Dutzend Kollegen gegeben wird, für den Hauptempfänger beschämend und für alle anderen in der Kette erschreckend ist Es besteht die Gefahr, dass der Absender im besten Fall ahnungslos aussieht.

Auch hier gilt: Wenn Ihre E-Mail für die meisten Empfänger keinen Wert hat, verwenden Sie nicht die Funktion „Allen antworten“.

Wie kann ich „Allen antworten“ nutzen, um nützliche Informationen taktvoll zu übermitteln?

Genau wie bei E-Mails an Einzelpersonen sollten Sie bei der Beantwortung aller Fragen höflich sein und sich kurz fassen. Das bedeutet, Wiederholungen zu minimieren und nach Möglichkeiten zu suchen, das Hin und Her einzuschränken. Versuchen Sie zu klären, was als nächstes passieren soll, insbesondere wenn es sich um Aktionspunkte für mehrere Empfänger handelt. In solchen Fällen möchten Sie möglicherweise die Namen jeder Person fett schreiben oder eine Liste mit Aufzählungszeichen verwenden, um die Lesbarkeit zu verbessern, wie in diesem Beispiel:

Da der Gast dieser Folge unsere Aufnahmesitzung um einen Tag früher verschieben musste, müssen wir unseren Zeitrahmen verlängern.

• Marissa:Können Sie heute Morgen Produktionsnotizen entwerfen, damit wir Zeit haben, sie zu bearbeiten?
• Virgil:Können Sie bereit sein, diese zu optimieren und sie dann vor 14:00 Uhr an den Host zu senden?
• Riley:Könnten Sie bitte sicherstellen, dass der Gast alle Details zu unserem Aufnahmeaufbau hat?

Behalten Sie Ihr Publikum im Auge. Überlegen Sie, welche Informationen ihnen am besten dienen und wie Sie diese klar, prägnant, freundlich und fehlerfrei kommunizieren können.

Grammarly kann Ihnen dabei helfen, mit Zuversicht auf alles zu antworten

Das Letzte, was Sie wollen, ist, auf „Senden“ zu klicken und festzustellen, dass Sie gerade „Allen antworten“ verwendet haben, um Kollegen oder völlig Fremde mit einer E-Mail voller Zeichensetzungs-, Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überhäufen.

Grammarly kann Ihnen Zeit sparen und gleichzeitig vor unangenehmen Tippfehlern, falsch gesetzten Kommas, Subjekt-Verb-Kontroversen und anderen Fehlern schützen. Benutzer von Grammarly Premium erhalten zusätzliche Unterstützung bei klarheitsorientierten Satzumschreibungen und Tonanpassungen , sodass Sie sicher kommunizieren können.