Allen antworten: So antworten Sie selbstbewusst auf eine Gruppen-E-Mail

Die Reply-all-Funktion ist ein zweischneidiger Segen. Es kann ein wesentlicher Bestandteil Ihrer täglichen E-Mail-Routine sein, aber wenn Sie nachlässig sind, kann es auch eine einfache Möglichkeit sein, sich vor Ihrem Vorgesetzten, Kollegen, beruflichen Kontakten und sogar Fremden in Verlegenheit zu bringen.

Zu wissen, wann und wie Reply-all am besten eingesetzt wird, ist der Schlüssel zum Erfolg bei so ziemlich allem, was mit dem Versenden von E-Mails zu tun hat, wie Kundenkontakt, interne Kommunikation oder Planung eines Teamausflugs. Im Folgenden behandeln wir Gründe für den Einsatz, Situationen, in denen es nicht ideal ist, und wie man darauf mit Takt, Anmut und Zuversicht antwortet.

Wann ist Allen antworten angemessen?

Lassen Sie uns zunächst klarstellen, dass es in vielen Fällen besser ist, auf eine Gruppen-E-Mail zu antworten, indem Sie Einzelpersonen eine Nachricht senden, als allen zu antworten.

Eine Schlüsselfrage hier ist: Was ist der einfachste Weg, um Unordnung und Verwirrung im Posteingang für alle, denen Sie antworten, zu minimieren? Wenn Sie sich einen besseren Weg vorstellen können, um beides zu erreichen, sollten Sie das wahrscheinlich stattdessen tun.

Dennoch gibt es viele Situationen, in denen die Verwendung von Reply-all definitiv der richtige Aufruf ist.

Manchmal ist das offensichtlich: Ihr Chef sendet Ihrem Team eine E-Mail und bittet Sie beispielsweise, alle über etwas zu informieren, an dem Sie gerade arbeiten. Oder ein Kunde schickt Ihnen, Ihrem Chef und einem anderen Kollegen eine E-Mail mit einer Frage zum Timing; Wenn Sie die Hauptverantwortliche für die Planung sind, ist dies ein guter Zeitpunkt, um Allen zu antworten. Beachten Sie, dass in diesem Szenario ein Teil des Grundes für „Allen antworten“ darin besteht, die anderen in Ihrem Team wissen zu lassen, dass Sie sich um die Beantwortung der Frage des Kunden gekümmert haben.

Obwohl "Allen antworten" manchmal verpönt ist, weil es ablenkende, lästige oder unnötige E-Mails generiert, kann eine einzige, gut getimte und durchdachte "Allen antworten" mehr E-Mails und Folgefragen verhindern.

Hier ist ein Beispiel: Angenommen, Sie arbeiten in einer Nachrichtenredaktion und eine Kollegin schickt 15 Personen eine E-Mail und fragt dringend, ob ihr jemand helfen kann, den Vorratsschrank aufzuschließen, um einen Feldrekorder und ein Mikrofon für ihre bevorstehende Berichtsreise zu holen.

Wenn Sie nur ihr antworten und sagen: „Klar, ich habe einen Schlüssel und kann jetzt ein Kit für Sie auschecken“, werden die Chancen stehen, dass andere antworten und anbieten, dasselbe zu tun, zusammen mit einem Redakteur, der fragt, ob es fertig ist. In diesem Fall ist es besser, sofort allen zu antworten und allen klar zu machen, dass Sie die Anfrage bearbeiten.

Wichtig ist, dass dieselbe Logik in großem Maßstab funktioniert: Wenn zwanzig Personen Ihre Antwort erhalten und Ihre Antwort für die meisten von ihnen nützlich ist, lohnt es sich, sie zu senden. Das heißt, je mehr Leute an dem Thread teilnehmen, desto höher ist die Messlatte für die Relevanz.

Diese Art der Berechnung funktioniert auch, wenn Sie erwägen, eine Frage mit „Allen antworten“ zu stellen. Wenn es wahrscheinlich die meisten anderen Leute im Thread betrifft, könnte es sich lohnen, so zu fragen, dass jeder es sehen kann, aber seien Sie vorsichtig, es zu übertreiben.

Wann sollten Sie nicht allen antworten?

Kehren wir zu der Frage zurück, die wir zuvor angesprochen haben: Was ist der beste Weg, um Unordnung und Verwirrung im Posteingang zu minimieren? Wenn die E-Mail, die Sie senden möchten, für die meisten Personen, die sie erreichen würde, nicht willkommen oder relevant wäre, ist Reply-all nicht der richtige Weg.

Hier ist ein Beispiel: Sie und jeder in Ihrer Abteilung erhalten eine E-Mail, in der steht, dass einer Ihrer Kollegen eine große neue Beförderung und Versetzung angenommen hat. Glückwünsche sind angesagt, und alle sind eingeladen, um vier Uhr auf der Terrasse zu Kuchen und herzlichem Abschied vorbeizuschauen.

Müssen Sie (und alle anderen in Ihrer Abteilung) mit einem GLÜCKWUNSCH mit Feststelltaste und dem Kuchen-Emoji antworten? Wahrscheinlich nicht. Antworten Sie in diesem Fall einfach individuell auf den gefeierten Kollegen oder gratulieren Sie ihm persönlich bei einer Torte.

Eine ähnliche Logik gilt für heiklere oder persönlichere Angelegenheiten. Wenn Sie jemanden höflich korrigieren oder sicherstellen müssen, dass die Kreditorenbuchhaltung Ihre persönlichen Steuerformulare und Ihre aktuelle Adresse enthält, ist Reply-All selten, wenn überhaupt, optimal.

Diese Idee ist besonders relevant, wenn es um professionelles Feedback geht, da es nicht schwer ist, sich ein Szenario vorzustellen, in dem selbst eine gut gemeinte Korrektur, die vor einem Dutzend Kollegen gegeben wird, den Hauptempfänger beschämt und alle anderen in der Kette erschreckt Es besteht die Gefahr, dass der Absender bestenfalls ahnungslos aussieht.

Auch hier gilt: Wenn Ihre E-Mail für die meisten Empfänger keinen Wert hat, verwenden Sie „Antwort an alle“ nicht.

Wie kann ich Allen antworten verwenden, um nützliche Informationen taktvoll zu übermitteln?

Genau wie bei E-Mails an Einzelpersonen sollten Sie höflich sein und sich kurz fassen, wenn Sie allen antworten. Das bedeutet, Wiederholungen zu minimieren und nach Wegen zu suchen, um das Hin und Her zu begrenzen. Versuchen Sie zu klären, was als nächstes passieren soll, insbesondere wenn es sich um Aktionspunkte für mehrere Empfänger handelt. In solchen Fällen können Sie die Namen jeder Person fett formatieren oder eine Liste mit Aufzählungszeichen verwenden, um die Lesbarkeit zu verbessern, wie in diesem Beispiel:

Da der Gast dieser Folge unsere Aufnahmesitzung auf einen Tag früher verschieben musste, müssen wir unseren Zeitrahmen erhöhen.

• Marissa: Virgil: Riley: Behalten Sie Ihr Publikum im Hinterkopf. Überlegen Sie, welche Informationen ihnen am besten dienen und wie Sie sie klar, prägnant, freundlich und fehlerfrei kommunizieren können.

  Grammarly kann Ihnen dabei helfen, allen mit Zuversicht zu antworten

  Das Letzte, was Sie wollen, ist, auf „Senden“ zu klicken und festzustellen, dass Sie gerade „Allen antworten“ verwendet haben, um Kollegen oder völlig Fremde mit einer E-Mail voller Interpunktions-, Rechtschreib- und Grammatikfehler zu bombardieren.

  Grammatik kann Ihnen Zeit sparen und gleichzeitig vor unangenehmen Tippfehlern, falsch gesetzten Kommas, Meinungsverschiedenheiten zwischen Subjekt und Verb und anderen Fehlern schützen. Grammarly Premium-Benutzer können eine zusätzliche Unterstützung mit klarheitsorientierten Satzumschreibungen und Tonanpassungen erhalten , damit Sie vertrauensvoll kommunizieren können.