15 Tipps zum Erstellen einer Vertriebs-Follow-up-E-Mail, die zu Reaktionen führt

Wie schreibe ich eine gute Verkaufs-Follow-up-E-Mail? Welche Betreffzeile sollte ich für meine Folge-E-Mail verwenden? Wie oft sollte ich nachfassen?

Wenn Sie im Vertrieb tätig sind, sind dies nur einige der Fragen, die Sie sich vielleicht stellen.

In diesem Blog-Beitrag wird erklärt, wie Sie eine Vertriebs-Follow-up-E-Mail erstellen, die die Antworten Ihrer potenziellen Kunden anregt, und Ihnen den schnellsten Weg vorstellen, diese zu schreiben.

1. Wählen Sie ein Format und bleiben Sie dabei

Sie sollten damit beginnen, die Struktur Ihrer E-Mail zu planen. Die wichtigsten zu berücksichtigenden Komponenten sind die Länge Ihrer E-Mail und die Anzahl der Absätze, die sie enthalten wird. Betrachten Sie es als eine besondere Kunstform. Sie sind ein Künstler, der Ihre zukünftige Zeichnung skizziert.

Länge

Legen Sie die ungefähre Anzahl der Zeichen fest, die Sie verwenden werden. Im Durchschnitt werden 54 % der E-Mails auf Mobilgeräten geöffnet, sodass lange Verkaufs-Follow-up-E-Mails ein No-Go sind.

Was ist denn kurz? Basierend auf den Daten von Boomerang haben Verkaufs-E-Mails zwischen 50 und 125 Wörtern die besten Antwortquoten. Wenn Sie es innerhalb dieser Grenzen halten, bleibt Ihre Follow-up-E-Mail für ein Mobile-First-Publikum leicht verdaulich.

Absätze

Wussten Sie, dass Menschen E-Mails ganz anders konsumieren als andere digitale Medienformen – ganz zu schweigen von gedruckten Medien?

Anstatt sie Wort für Wort zu lesen, neigen die Leute dazu, E-Mails in einem F-Muster zu scannen. Die meisten überspringen die Einleitung und durchsuchen den E-Mail-Text nach etwas Interessantem, in das sie eintauchen können. Deshalb sollten Sie Ihre Texte für „Scanner“ strukturieren.

Im Wesentlichen bedeutet dies, Ihre E-Mail in mundgerechte Textblöcke aufzuteilen. Zwei oder drei Absätze sollten ausreichen, um Ihre Botschaft zu vermitteln. Wenn Sie mehr benötigen, ist Ihre E-Mail wahrscheinlich zu lang.

2. Bestimmen Sie das Ziel Ihrer Verkaufs-Follow-up-E-Mail

Möchten Sie Ihren Interessenten zu einem Demo-Gespräch einladen? Ist Ihr Ziel, ein weiteres Treffen anzufordern? Benötigen Sie weitere Informationen zu ihnen?

Bevor Sie die Ärmel hochkrempeln und Ihre E-Mail verfassen, müssen Sie das spezifische Ziel Ihrer E-Mail festlegen.

Das Ziel Ihres Follow-ups prägt den Ton und die Gesamtstruktur der gesamten E-Mail. Darüber hinaus wird es dem Interessenten erleichtert, eine Antwort zu geben.

Werfen wir einen Blick auf einige der möglichen Folgeziele.

• Um das nächste Treffen zu ernennen
• Nach Hinterlassen einer Voicemail zu erreichen
• Nach der ersten Nachverfolgung zu erreichen
• Um nach mehreren Folgeserien ohne Antwort eine Antwort zu erhalten
• Um eine Diskussion nach einer Networking-Veranstaltung fortzusetzen
• Um weitere Informationen zu erhalten, die für die Fortsetzung eines Verkaufs erforderlich sind
  

Wählen Sie diejenige aus, die für Ihre Situation geeignet ist, und planen Sie Ihre E-Mail-Kopie entsprechend. Alles sollte auf dieses Endziel hinspielen. Von der Begrüßung bis zur Verabschiedung.

3. Machen Sie Ihre Hausaufgaben

Wir haben bereits in unserem vorherigen Artikel über das Schreiben einer kalten E-Mail angesprochen, wie wichtig es ist, Ihre Hausaufgaben zu machen.

Auch wenn es nicht Ihre erste Begegnung mit einer Person ist, schadet es nie, die neuesten Updates ihres Unternehmens im Auge zu behalten. Sie können auch tief in ihre Branche eintauchen, um einige Einblicke oder aktuelle Neuigkeiten zu teilen, die der Lead möglicherweise nützlich findet.

Unabhängig von der Situation, wenn Sie sich bemühen, den Empfänger im Auge zu behalten und Ihr Follow-up zu personalisieren, werden Sie zusätzliche Punkte hinzufügen und Sie in seinen Augen ansprechender aussehen lassen.

4. Öffnen Sie die E-Mail mit Kontext

In jeder Zeile Ihres Follow-ups geht es darum, den Empfänger dazu zu bringen, die nächste zu lesen.

Beginnen Sie Ihre E-Mail, indem Sie ihnen einen Kontext zu Ihrer ersten Kommunikation geben. Das frischt ihr Gedächtnis auf und lockt sie an.

Vergleichen Sie die folgenden Beispiele, um zu verstehen, wovon wir sprechen.

Zu

[email protected]

Hallo John,

Ich schreibe, um an unser letztes Gespräch anzuknüpfen. Mein Teamleiter hat mich um ein Update zu Ihrer Situation gebeten.

Zu

[email protected]

Hallo John,

Es war mir eine Freude, letzte Woche mit Ihnen und Ihrem Team an unserem Stand zu diskutieren.

Sie sollten sich auch von unangenehmen Eröffnungslinien fernhalten, wie zum Beispiel:

• "Ich schaue nur vorbei, um zu sehen ..."
• „Ich würde gerne weitermachen …“
• "Ich will nur schnell einchecken und mich informieren ..."
  

Alles, was jemand tun möchte, nachdem er diese Sätze gelesen hat, ist, die E-Mail in den Junk-Ordner zu verschieben. Wir verwenden „nur“, um uns selbst zu minimieren, und es kann unsicher oder sogar unaufrichtig wirken. Sie haben nur wenige Sekunden, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen, also müssen Sie es von Anfang an versuchen.

5. Erklären Sie das gewünschte Ergebnis

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Botschaft zu vermitteln.

Ihre Follow-up-Nachricht sollte nicht wie akademisches Schreiben aussehen. Am Ende des Tages kommuniziert man mit Menschen, nicht mit Robotern. Verwenden Sie ein einfaches, aber professionelles Vokabular und formulieren Sie Ihre Sätze prägnant.

Was du machen solltest:

• Verwenden Sie keine Schlagworte
• Verwenden Sie keine verwirrende Terminologie, es sei denn, sie ist tatsächlich für Ihre Branche relevant
• Fügen Sie keine bedeutungslosen Adjektive hinzu
  

Hier ist ein gutes Beispiel zum Nachmachen.

‍ Für den Fall, dass Ihre erste Nachricht oder vorherige Nachbereitung nicht zu einer Reaktion geführt hat, möchten Sie Ihr Wertversprechen in Ihrer Nachbereitung aus einem neuen Blickwinkel angehen. Konzentrieren Sie sich auf verschiedene Probleme, die Sie für den potenziellen Kunden lösen können, oder heben Sie einen anderen Vorteil hervor, den Ihre Lösung bietet. Vielleicht war deine Formulierung einfach falsch?

6. Nutzen Sie die Psychologie zu Ihrem Vorteil

Abhängig vom Ziel Ihres Follow-ups können Sie einige einfache Denktricks anwenden, um Ihre Ziele zu erreichen.

Fügen Sie soziale Beweise hinzu

Haben Sie ein Zeugnis von einem zufriedenen Kunden? Erwähnen Sie es in Ihrer Folge-E-Mail, damit Ihr Unternehmen vertrauenswürdiger wirkt.

FOMO erstellen

FOMO steht für „die Angst, etwas zu verpassen“ und ist ein starker psychologischer Auslöser. 60 % der Millennials tätigen Einkäufe auf der Grundlage von FOMO. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil und schaffen Sie ein Gefühl der Knappheit.

Grenzen Sie Ihre Möglichkeiten ein

Wenn Menschen mit zu vielen Optionen konfrontiert sind, fällt es ihnen schwer, Entscheidungen zu treffen, sodass sie am Ende gar nicht kaufen. Machen Sie es ihnen leichter, voranzukommen, indem Sie Ihre Optionen einschränken. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise fünf verschiedene Pläne hat, können Sie nur zwei der Optionen auswählen, die für Ihren spezifischen Lead geeignet sind.

Wiederholen Sie Ihren Interessenten

Echoing greift die Phrasen oder Analogien Ihrer potenziellen Kunden auf. Wenn Sie während Ihres ersten Gesprächs ein bestimmtes Kommunikationsmuster bemerkt haben, wiederholen Sie es in Ihrer Folgenachricht. Es funktioniert auch umgekehrt – wenn die Kunden beginnen, Ihnen zuzustimmen, ist dies normalerweise ein Zeichen für eine blühende und gesunde Kommunikation zwischen Ihnen beiden.

Lassen Sie Prozentsätze für sich arbeiten

Falls Sie in Ihrer Folge-E-Mail Werbeaktionen erwähnen, können Sie mit Dollarbeträgen und Prozentsätzen spielen. Bei Produkten unter 100 US-Dollar ist die Verwendung eines prozentualen Rabatts anstelle von Zahlen immer eine gewinnbringende Option. Zum Beispiel wird ein Rabatt von 10 % auf ein 50-Dollar-Produkt Ihren Kunden mehr locken als ein 5-Dollar-Angebot, einfach weil 10 höher als 5 ist.

7. Fügen Sie einen bestimmten CTA hinzu

Ihre Follow-up-E-Mail sollte mit einem konkreten Aufruf zum Handeln enden. Ihr Ziel ist es, es dem Empfänger so einfach wie möglich zu machen, das zu tun, was Sie wollen. Idealerweise sollte Ihr CTA eine Ja-Nein-Frage sein.

Diese Beispiele zeigen den richtigen und falschen Weg.

Zu

[email protected]

Hallo John,

Es war mir eine Freude, letzte Woche mit Ihnen und Ihrem Team an unserem Stand zu diskutieren.

Wie versprochen sende ich Ihnen Informationen zu unseren Preisplänen. Gehen Sie die Preisoptionen gerne mit dem Team durch. Lassen Sie uns das im Detail bei unserem nächsten Treffen besprechen.

Möchtest du dich nächste Woche unterhalten?

Zu

[email protected]

Hallo John,

Es war mir eine Freude, letzte Woche mit Ihnen und Ihrem Team an unserem Stand zu diskutieren.

Wie versprochen sende ich Ihnen Informationen zu unseren Preisplänen. Gehen Sie die Preisoptionen gerne mit dem Team durch. Lassen Sie uns das im Detail bei unserem nächsten Treffen besprechen.

Würden Sie nächsten Dienstag um 4 Uhr für einen 30-minütigen Videoanruf arbeiten?

Aber warte, es gibt noch mehr! Untersuchungen zeigen, dass die explizite Angabe, dass der Empfänger die Möglichkeit hat, abzulehnen, ihn eher dazu bringt, Ja zu sagen.

8. Verwenden Sie ein PS

Sie sollten die Wirkung des guten alten Postskriptums niemals unterschätzen. Lassen Sie das Geschäftsgerede aus ihm heraus und fügen Sie ihm eine menschliche Note hinzu. So können Sie beispielsweise den großartigen Teamgeist des Kunden kommentieren oder ein Lob für die Buchempfehlung aussprechen, die Sie im letzten Gespräch erhalten haben.

9. Perfektionieren Sie die Betreffzeile

Wenn Sie keine Antwort auf Ihre erste E-Mail oder das erste Follow-up erhalten haben, sollten Sie versuchen, sich in einem neuen Thread zu melden. SupperOffice fand heraus, dass 33 % der E-Mail-Empfänger eine E-Mail basierend auf der Betreffzeile öffnen. Betrachten Sie es also als Ihre Chance, einen neuen ersten Eindruck zu hinterlassen.

Die Personalisierung der Betreffzeile kann Ihre Öffnungsraten durch die Decke gehen lassen. Eine einfache Möglichkeit ist es, den Vornamen des Empfängers zu verwenden.

Hier ist ein gutes Beispiel.

Darüber hinaus zeigt die Forschung, dass Betreffzeilen, die die Neugier des Empfängers wecken oder einen Nutzen bieten, mehr Öffnungen erhalten. Je beschäftigter der Empfänger ist, desto mehr sollten Sie sich auf die utilitaristische Seite des Spektrums stützen.

Sie fragen sich vielleicht auch :

Wie viele Wörter sollte ich in meiner Betreffzeile verwenden?

‍Mailchimp empfiehlt, nicht mehr als 9 Wörter und 60 Zeichen zu verwenden. Ein Bericht von Retention Science hat herausgefunden, dass Betreffzeilen mit 6 bis 10 Wörtern zu den höchsten Öffnungsraten führen. Es ist also sicher, dass Sie es kurz halten sollten.‍‍

10. Wählen Sie die richtige Schriftart

Ist Ihre Schriftart gut lesbar? Campaign Monitor behauptet, dass E-Mail-Leser normalerweise die folgenden Schriftarten bevorzugen:

• Veranda
• Arial
• Kurier

Verwenden Sie eine dieser Schriftarten oder die Standardoption in Ihrem E-Mail-Client, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht für jeden Leser optisch ansprechend ist, anstatt ihnen negativ ins Auge zu fallen.

11. Korrektur lesen

Tippfehler und schlechte Grammatik hinterlassen in professionellen E-Mails unweigerlich einen negativen Eindruck. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl Ihren E-Mail-Text als auch die Betreffzeile mindestens ein paar Mal durchgehen. Es ist auch gut, den Namen des Empfängers noch einmal zu überprüfen, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken.

12. Konzentrieren Sie sich auf eine Branche, um es auf den Punkt zu bringen

Mit jedem Follow-up, das Sie erstellen, kommen Sie der Perfektion näher. Jede Branche oder Branche hat jedoch ihre eigenen Vorbehalte. Kurz gesagt, eine gute Möglichkeit, sich beim Erstellen von Follow-up-E-Mails die Zähne zu schneiden, besteht darin, sich zuerst auf eine Branche zu konzentrieren. Angenommen, Sie haben den Luxus, einer bestimmten Branche etwas Zeit zu widmen, noch besser. Indem Sie Nachrichten an Personen senden, die in ähnlichen Unternehmen arbeiten, können Sie die Vor- und Nachteile des Kundensegments kennenlernen. Nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil in Ihren zukünftigen E-Mails.

13. Senden Sie Ihr Follow-up zum richtigen Zeitpunkt

Das richtige Timing Ihrer E-Mail ist entscheidend, damit sie geöffnet wird. Um zu wissen, wann Sie Ihre Follow-up-E-Mail senden müssen, müssen Sie die Person kennen, die Sie erreichen möchten. Es kommt auch darauf an, in welcher Branche man tätig ist.

Superoffice hat beispielsweise herausgefunden, dass die meisten Ihrer Interessenten und Leads an den Wochenenden die Zeit mit der Familie genießen, wenn Sie Software verkaufen. Das bedeutet, dass die Kontaktaufnahme am Wochenende zu weniger offenen Stellen, wenn überhaupt, führen wird. ‍

Also, wann sollten Sie Ihre Follow-up-Kommunikation senden?

Untersuchungen von Get Response haben ergeben, dass Dienstag der beste Tag zum Versenden von E-Mails ist, wenn Sie die höchste Öffnungsrate erzielen möchten.

‍Wenn Sie den Wochentag ausgewählt haben, könnten Ihre nächsten Gedanken sein :

Was ist mit der Tageszeit? ‍

Die gleiche Untersuchung ergab, dass Abonnenten Ihre E-Mails am ehesten um 10 Uhr morgens lesen, nachdem sie bei der Arbeit angekommen sind, oder um 13 Uhr, wenn sie nach dem Mittagessen ihren Posteingang überprüfen.

Offensichtlich gibt es keinen allgemeingültigen Ansatz, wenn es um die Sendezeit geht. Viele Variablen können sich auf das am besten geeignete Timing auswirken, daher sollten Sie damit experimentieren, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

14. Bestimmen Sie die Sendefrequenz

Wussten Sie, dass 80 % der Verkäufe erst nach mindestens fünf Follow-ups erfolgen?

Mit anderen Worten, Sie sollten mindestens fünf Mal Follow-up-E-Mails senden, um Ihren Empfängern jedes Mal mehr Zeit zum Antworten zu geben. Indem Sie die Zeit bis zu Ihrer nächsten Follow-up-E-Mail verlängern, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie aufdringlich werden.

Hier ist eine empfohlene Struktur für Folge-E-Mails:

• Follow-up 1 an Tag 3
• Follow-up 2 an Tag 7
• Follow-up 3 an Tag 14
• Follow-up 4 am 30. Tag
• Follow-up 5 an Tag 60

Nachdem Sie festgestellt haben, dass der Interessent kalt geworden ist und es keinen Sinn macht, ihn weiter zu verfolgen, versuchen Sie es mit einer Trennungs-E-Mail erneut. Diese Ave-Marien-Verkaufs-E-Mails werden als letzter Ausweg verwendet, um den Interessenten wieder in Ihren Verkaufszyklus zurückzubringen. Wenn es keine Antwort gibt, haben Sie sie effektiv aus Ihrer Pipeline entfernt, aber einen positiven Eindruck hinterlassen.

15. Überwachen Sie Ihren Fortschritt

Senden Sie einfach Ihre E-Mails und nennen Sie es einen Tag? Natürlich nicht. Die Spray-and-Pray-Taktik funktioniert nicht, wenn es um die Verkaufsnachverfolgung geht. Sie sollten den Fortschritt Ihrer Arbeit ständig überwachen, um Ihren Ansatz weiterzuentwickeln.

Hier sind verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, je nachdem, welche Rolle der Verkauf in Ihrem Alltag spielt.

Starten Sie die Google Mail-Erweiterung zum Verfolgen von Öffnungen

Wenn Sie gerade erst mit dem Verkauf beginnen oder es eine der vielen Dinge auf Ihrem Teller ist, verwenden Sie diese Browsererweiterung, um in Gmail genauer nachzuverfolgen. Sie können feststellen, wann Ihre E-Mails gelesen wurden, die Anzahl der Klicks verfolgen und wie oft ein Empfänger Ihre Folgenachricht geöffnet hat. ‍

Verwenden Sie ein CRM-System

Typischerweise verwenden Vertriebsteams ein CRM-Tool, um ihre Pipeline zu verwalten. Falls der Vertrieb ein entscheidender Teil Ihrer Arbeit ist, Sie aber noch auf der Suche nach einem CRM-System sind, finden Sie hier einige Vorschläge.

Die führenden CRMs sind:

• Pipedrive
• Zwangsversteigerung
• Hubspot-CRM
• Zoho CRM
• Montag.com
  

Nutzen Sie kostenlose Projektmanagement-Tools

Sie haben wenig Ressourcen und können sich noch kein CRM-Tool leisten? Keine Sorge, Ihnen steht eine Reihe kostenloser Projektmanagement-Software zur Verfügung, mit der Sie Ihr eigenes CRM erstellen können.

Die besten Projektmanagement-Tools sind:

• Trello
• Vorstellung
• Asana
  

Der schnellste Weg, Verkaufs-Follow-up-E-Mails zu schreiben

Mit Flowrite können Sie Ihr Wissen über den Interessenten im Handumdrehen in eine personalisierte Vertriebs-Follow-up-E-Mail umwandeln. Geben Sie einfach ein paar Stichpunkte basierend auf den Tipps, die Sie in diesem Artikel gelernt haben, an, wählen Sie die E-Mail-Vorlage zur Verkaufsnachverfolgung aus und lassen Sie unser KI-Schreibtool die ganze Beinarbeit für Sie erledigen.