10 Dinge, die Sie niemals in einer E-Mail sagen sollten

Veröffentlicht: 2018-07-09

Es gibt einige Dinge, die Sie bereits wissen, die Sie nicht per E-Mail erwähnen sollten. politische Meinungen, alles, was als sexuelle Belästigung gelten könnte, und Büroklatsch gehören zu den Selbstverständlichkeiten. Aber es gibt auch einige weniger offensichtliche Themen und Ausdrücke, von denen Sie besser Abstand nehmen sollten, insbesondere wenn Sie professionell, kompetent und leistungsfähig erscheinen möchten. Schließlich können E-Mails lange im Umlauf bleiben, und Sie wissen nie, was später ausgegraben wird.

Hier ist, was HR-Profis sagen, die Sie um jeden Preis vermeiden sollten.

1 „Nur eine Vorwarnung, ich melde mich morgen krank.“

Sehen Sie, jeder hat sich irgendwann in seiner Karriere für einen vorgeplanten Tag für psychische Gesundheit oder einen persönlichen Tag krank gemeldet, aber das bedeutet nicht, dass Sie darüber in einer Arbeits-E-Mail sprechen sollten. „Ihre Pläne, am nächsten Tag Hooky zu spielen, per E-Mail zu versenden, ist nicht der klügste Schachzug“, bemerkt Patrick Colvin, Strategic HR Business Partner bei USA Today. „Dadurch wird Ihre Unehrlichkeit einfach sichtbar, damit jeder sehen kann, ob Ihre Nachricht in die falschen Hände gelangt.“ Während Ihr Chef vielleicht versteht, wenn Sie Ihren Wunsch nach einem freien Tag persönlich erklären, fühlt es sich entschieden hinterhältig an, dies in schriftlicher Form zu tun. „Wenn Sie nicht wirklich krank sind und das Gefühl haben, dass Sie am nächsten Tag nicht da sein werden, ist dies keine Nachricht, die Sie draußen haben wollen“, fügt Colvin hinzu.

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2 „John hat hier wirklich den Ball verloren.“

„Besprechen Sie niemals die Leistung eines Kollegen, es sei denn, Sie sind sein Vorgesetzter und sprechen mit der Personalabteilung oder Ihrem Chef darüber“, rät Cam Bishop, President und CEO von SkillPath. „Das ist nicht nur unhöflich, sondern es steht Ihnen auch nicht zu, die Leistung einer anderen Person per E-Mail zu besprechen.“

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3 „Ich fühle mich …“

Es ist am besten, emotionale E-Mails außerhalb der Arbeit zu behalten, sagt Ginger Robitaille, Professional of Human Resources, HR Generalist bei Turning the Corner. „Es ist wichtig, dass die E-Mail-Kommunikation auf Fakten basiert und Informationen teilt, die erforderlich, aber nicht emotional sind. Unsere Emotionen können auf viele verschiedene Arten interpretiert werden, wenn es keinen Ton oder Tonfall gibt, der mit den Worten einhergeht“, sagt sie. Und wenn Sie Ihre Emotionen nicht aus dem Inhalt einer E-Mail heraushalten können, ist dies ein Gespräch, das Sie wahrscheinlich persönlich oder telefonisch führen sollten.

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4 „Kannst du mir die Dokumente am Dienstag noch zurückgeben, vielleicht gegen 15:00 Uhr? Keine Sorge, wenn nicht.“

Laut Amanda B. Gulino, HR-Expertin und Gründerin von A Better Monday, hat in E-Mails keine vorsichtige Sprache Platz. Versuchen Sie stattdessen etwas wie: „Hatten Sie die Gelegenheit, die Dokumente zu überprüfen, die ich letzte Woche geschickt habe? Bitte überprüfen Sie sie und senden Sie sie mir bis Dienstag um 15:00 Uhr zurück, damit wir unseren Projektplan einhalten können.“ Indem Sie in Arbeits-E-Mails selbstbewusst und klar kommunizieren, vermitteln Sie Selbstvertrauen und Kompetenz.

5 „Hier ist eine Kopie des Projekts, an dem ich mit meinem Team arbeite. Ich freue mich über Ihr Feedback.“

„Wenn Ihr Chef nicht sagt, dass es in Ordnung ist, ein Projekt zu teilen, behalten Sie es für sich oder bestimmte Teammitglieder, die an Ihrer Aufgabe arbeiten“, sagt Jill Tipograph, Mitbegründerin von Early Stage Careers. Die versehentliche Weitergabe vertraulicher oder geschützter Informationen aus Ihrem Unternehmen mag wie ein harmloser Fehler erscheinen, kann jedoch ein Grund für die Entlassung aus Ihrem Job sein. „Insbesondere Millennials lieben es, Themen oder sogar Entscheidungen per Crowdsourcing zu beschaffen“, betont Tipograph. Aber Ihren Freund, der auch in der Beratung tätig ist, beispielsweise zu fragen, wie man ein Kundenproblem löst, ist nicht zulässig.“

6 „Dieser Ort macht mich manchmal wirklich fertig.“

Auch wenn Sie nach einem wirklich schwierigen Tag Ihrem besten Freund im Büro schreiben, sollten Sie niemals etwas Negatives über Ihren Arbeitsplatz per geschäftlicher E-Mail sagen. „Eine Nachricht an Ihre Kollegen darüber, wie sehr Sie Ihre Arbeit verachten, kann leicht Ihren Vorgesetzten erreichen“, bemerkt Tiffany Kuehl, Senior Human Resources Recruiter bei Versique. „Im besten Fall vereinbart Ihr Vorgesetzter einen Termin, um mit Ihnen über Ihre Bedenken zu sprechen. Im schlimmsten Fall haben Sie sich gerade selbst per E-Mail gekündigt.“

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7 „Entschuldigung für die Verzögerung.“

„Es ist wichtig, von Zeit zu Zeit Verantwortung zu übernehmen und sich zu entschuldigen, aber einige von uns tun das viel zu oft“, sagt Alayna Frankenberry, Managerin für Inbound-Marketing bei BlueSky ETO. „Besonders Frauen wurden dazu sozialisiert, sich zu entschuldigen, aufzuschieben und ihre Äußerungen mit Sätzen wie ‚Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie anderer Meinung sind‘ und ‚Das ist nur meine Meinung, aber . . .' Sich ständig zu entschuldigen und Ihre Aussagen so zu relativieren, verwässert Ihre Stimme und kann zu einem Mangel an Respekt von Kollegen führen. Unabhängig von Ihrem Geschlecht, wenn Sie feststellen, dass Sie diese Sätze überbeanspruchen, fordern Sie sich heraus, einen direkteren und prägnanteren Ansatz zu wählen.“

8 „Gute Arbeit. Beim nächsten Mal bitte beachten. . .“

Es mag einfacher erscheinen, konstruktive Kritik per E-Mail zu äußern, aber es geht oft nach hinten los. „Greifen Sie zum Telefon, finden Sie Zeit für ein persönliches Treffen oder sprechen Sie per Videokonferenz“, sagt Gulino. „Die Absicht der Botschaft unterscheidet sich fast immer von der Wirkung der Botschaft, was bedeutet, dass das, was Sie zu sagen beabsichtigen, Ihr Publikum anders und wahrscheinlich negativ erreichen wird. Ich habe noch nie erlebt, dass konstruktives Feedback per E-Mail gut aufgenommen wurde. Im Gegenteil, es hat eine ganze Reihe neuer Probleme geschaffen, darunter auch mangelndes Vertrauen.“ Und wenn Sie Feedback per E-Mail geben müssen, bleiben Sie beim Positiven, sagt sie.

9 „Ich bin offen für andere Möglichkeiten.“

Das ist wirklich eines der schlimmsten Dinge, die man über Arbeits-E-Mails sagen kann, und doch tun es die Leute die ganze Zeit. „Sagen Sie den Leuten nicht, dass Sie einen Job suchen oder dass Sie vielleicht jemanden kennen, der gehen möchte“, empfiehlt Tipograph. Mit Personalvermittlern zu sprechen, sich bei Kunden und Konkurrenten über offene Stellen zu erkundigen und mit Kollegen darüber zu plaudern, was als nächstes für Sie beruflich ansteht, sind tabu. „Selbst wenn Sie darüber nachdenken, ist es keine Neuigkeit, die Sie verkünden müssen.“ Sie sagt.

10 „Gemäß meiner letzten E-Mail . . .“

Dieses Gefühl tritt in vielen Formen auf, einschließlich „wie bereits unten erwähnt . . .“ und „wie zuvor besprochen . . .“ Alle Iterationen sollten vermieden werden. „Der nicht so sanfte Schubs wird bei professionellen E-Mails immer häufiger und sieht alles andere als aus“, sagt Jon Brodsky, Country Manager für Finder.com. „Es ist passiv aggressiv und ein kaum verhüllter Versuch, die Schuld für ein ins Stocken geratenes Projekt zu geben.“ Wiederholen Sie stattdessen einfach, was wiederholt werden muss, und machen Sie weiter.

Eine Version dieses Beitrags erschien ursprünglich im Blog von Glassdoor.

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