So treffen Sie in E-Mails den richtigen Ton

Was ist ein Ton beim Schreiben? Eine gute Möglichkeit, sich den Ton als die Stimme des geschriebenen Wortes vorzustellen, drückt Emotionen, Charakter, Lautstärke, Intonation und die allgemeine Haltung der Nachricht aus. Man könnte sagen, der Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass die Stimme das ist, was Sie sagen, und Ihr Ton in der E-Mail, wie Sie es sagen. Wenn Sie persönlich kommunizieren, gibt es so viele visuelle, physische und akustische Hinweise, die Sie beobachten und aufgreifen müssen, wenn Sie mit jemandem interagieren. Dazu gehören Dinge wie Körpersprache, Handgesten, Tempo und Tonhöhe Ihrer Rede, Mimik und vieles mehr. All diese Elemente tragen entscheidend zum Ton der Worte bei, die Sie sagen.

Sobald diese Interaktion zur schriftlichen Form wechselt, fallen alle diese Hinweise weg und Sie drücken sich mit viel weniger Farbe aus. Wie wir in einem Blogbeitrag über den Beginn einer professionellen E-Mail besprochen haben – der Ton ist, wie der Charakter Ihres Unternehmens mit Ihren Worten rüberkommt und Ihre emotionale Perspektive ohne diese anderen nützlichen Hinweise veranschaulicht. Warum also nicht so viel wie möglich über den Ton in der Geschäftskommunikation lernen und Querverbindungen vermeiden? Je mehr Sie darauf achten, Stimme und Ton in einer E-Mail zu verstehen, desto besser werden Sie insgesamt reflektiert und repräsentiert.

‍ In diesem Blogbeitrag helfen wir Ihnen zu verstehen, was Ton ist, zeigen, wie Sie alle verschiedenen Tonarten in E-Mails erkennen und verwenden und wie Sie sicherstellen können, dass Sie sich immer so ausdrücken, wie Sie es meinen. ‍

Warum ist Ton wichtig?

Sich klar, effizient und höflich auszudrücken ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen professionellen Kommunikation. Wenn ein Großteil dieser Kommunikation über das geschriebene Wort erfolgt, müssen Sie innehalten und darüber nachdenken, welche Art von Ton Sie vermitteln, damit der Empfänger ein gutes Verständnis dafür hat, wie Sie sich fühlen. Sie bringen Ihre Botschaft genau so rüber, wie Sie sie haben möchten.

Sie können bereits sehen, wie der Ton dazu beiträgt, gut wahrgenommen zu werden, und tatsächlich, wie sich die Fähigkeit, das zu vermitteln, was Sie meinen, oft ganz auf Ihren Tonfall verlassen kann. In einem schriftlichen Medium ist dies nicht anders. Das geschriebene Wort kann aber auch komplizierter sein, wenn es für den Leser Unsicherheiten gibt. Wenn uns zum Beispiel Informationen fehlen, füllt unser Gehirn diese Lücken oft selbst – selten mit positiven Vorstellungen. Dies kann zu einer Vielzahl von Verwirrungen und gemischten Botschaften führen, die niemand persönlich und beruflich haben möchte.

Ihren E-Mail-Ton zu beherrschen bedeutet:

• Größeres Vertrauen und Verständnis innerhalb der Arbeitsumgebungen.
• Weniger Zeitverschwendung durch erneutes Lesen, Überprüfen und Umformulieren Ihrer gesamten E-Mail-Kommunikation.
• Kein Rückzieher wegen E-Mails oder zerbrochene berufliche Beziehungen.
  

In einem geschäftlichen Kontext ist es in Ihrem besten Interesse, klar verstanden zu werden und in Ihrer E-Mail die richtige Einstellung zu haben, ohne Raum für Verwirrung oder Fehlinterpretationen. Ein solches Missverständnis könnte zu einem beleidigten Kollegen, einem unzufriedenen Kunden, einem verärgerten Kunden oder Partner oder sogar einem beleidigten Chef führen. Die Liste lässt sich leider fortsetzen, aber im Grunde geht es darum, Konflikte langfristig zu verhindern.

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Etikette Ihren beabsichtigten Ton auf natürliche Weise vermittelt, und machen Sie sich mit all den verschiedenen Möglichkeiten vertraut, wie Ihre Stimme per E-Mail interpretiert werden kann und kann – und wenden Sie sie dann zur Beruhigung auf Ihre tägliche Arbeit an.

Verschiedene Arten von Tönen beim Schreiben

Es kann viel Zeit in Anspruch nehmen, bis ein professioneller Ton in E-Mails richtig ankommt. Viele Menschen lesen ihre E-Mails mehrmals, lesen sie laut vor oder legen sie sogar für kurze Zeit beiseite, um später darauf zurückzukommen. Zu raten, wie Sie wahrgenommen werden, ist fast so frustrierend wie das Rätselraten, das dazu führen kann, den Ton einer anderen Person herauszufinden – zu versuchen, die Emotionen der Person in Bezug auf das Thema zu interpretieren und zu hoffen, dass Sie sie richtig verstanden haben.

Es gibt einige goldene Regeln, die der Autor beachten muss, bevor er mit dem Schreiben beginnt, die helfen, den angemessenen Ton zu bestimmen:

• Warum schreibe ich das?
• An wen schreibe ich das?
• Was sollen sie hier verstehen?
  

Die Antwort auf all diese Fragen wird Ihnen die Antwort auf die Frage geben, die Sie hierher geführt hat: Welche Art von Ton sollte ich verwenden?

Hier ist eine Liste mit verschiedenen Arten von Tonalitäten in schriftlicher Form, die in E-Mails erkannt werden können und dabei helfen, das Risiko einer Fehlinterpretation zu minimieren.

Lässig

• "Hey"
• "Vielen Dank"
• "Kein Problem"
  

Respektvoll

• "Wie Ms. Dias bei unserem vorherigen Anruf erwähnt hat"
• "Nach den Recherchen unserer Abteilung"
• „Sehr geehrte Ausschussmitglieder“,
  

Freundlich

• "Wie geht es dir?"
• "Habe ein schönes Wochenende"
• "Ich hoffe, es ist alles in Ordnung!"
  

Ermutigend

• „Würde gerne eure Meinung hier hören“
• "Warum übernimmst du hier nicht die Führung?"
• "Großartige Arbeit an der Präsentation gestern"

Prägnant

• "Dienstag und Mittwoch nächste Woche nach 15 Uhr passen mir am besten"
• "Grafik A und B funktionieren gut, aber die letzte Statistik in Grafik C ist nicht repräsentativ genug"
  

Entscheidend

• "Das ist der beste Aktionsplan"
• "Ich werde einen Schlussstrich darunter ziehen"
• "Lass uns mit Strategie B weitermachen und von dort aus weitermachen"
  

Gut gelaunt

• „Ich denke, dass wir das mit einer weiteren Woche Lead-Generierung über die Linie bringen können.“
• „Sobald wir mit dem Zimmer fertig sind, gehört es dir“
• „Helfe gerne wo ich kann“

Tonangebend in E-Mails

Ähnlich wie in unserem Beitrag zum Schreiben einer professionellen E-Mail folgen die Richtlinien zum Festlegen Ihres E-Mail-Tons einer ziemlich einfachen Verhaltensregel. Die Best Practices sind wie folgt.

Seien Sie höflich und aufrichtig

‍ Höflichkeit ist immer ein guter Anfang, um von Anfang an einen guten Ton anzugeben.

Verwenden Sie eine nicht diskriminierende Sprache

‍ Jeden gleich zu behandeln ist ein Zeichen des Respekts und verhindert, dass Vorurteile oder Beleidigungen zwischen Autor und Leser kommen.

Priorisieren Sie Ihre Informationen

‍ Finden Sie heraus, was das Wichtigste ist, was Sie sagen, und stellen Sie sicher, dass es früh in der E-Mail klar ausgedrückt wird. Mehrdeutigkeit kann die Nachricht verwirren.

Behalte die positive Front und Mitte

Betonen Sie in ähnlicher Weise die guten Nachrichten in Ihren Mitteilungen; Es zeigt, dass Sie dies am meisten schätzen, bevor Sie etwas anderes in Angriff nehmen.

Achten Sie auf Details

‍ Korrekturen für Grammatik, Rechtschreibung und Struktur implizieren, dass Sie sich darum kümmern, wie diese Nachricht dem Leser vermittelt wird.

Achte auf die Länge

‍ Dies kann dem Leser eine Vielzahl von Emotionen vermitteln. Zu kurz kann schroff oder genervt wirken. Zu lange wirkt unkonzentriert und unklar – eine Fülle von Wörtern kann manchmal die wahre Bedeutung einer Nachricht begraben.

Beispiele für den Ton beim Schreiben von E-Mails

Sehen wir uns unter Berücksichtigung der neuen Erkenntnisse einige Beispiele für den Ton einer E-Mail an. Wenn Sie sich in einer der folgenden oder ähnlichen beruflichen Situationen befinden, ist es wichtig, genau darzustellen, wie Sie sich fühlen und wahrgenommen werden möchten. Wir hoffen, dass diese Beispiele Ihnen weiter helfen, den Ton in der Geschäftskommunikation zu verstehen und zu vermitteln.

Meinungsverschiedenheiten mit einem Kollegen

Hallo Beth,

Das ist so ein großartiger, kreativer Vorschlag, ich weiß es wirklich zu schätzen, dass Sie sich die Mühe machen, sich einige dieser Optionen anzusehen. Abhängig vom demografischen Feedback, das wir sammeln, könnten wir dies möglicherweise irgendwann untersuchen, obwohl ich, wenn ich ehrlich bin, sehen würde, dass dieser Ansatz einige unserer Benutzer entfremdet und es hassen würde, einen Großteil Ihrer harten Arbeit rückgängig machen zu müssen. Vielleicht würde so etwas wie eine umfassendere Kampagne per E-Mail alle Berührungspunkte umfassen, mit denen wir interagieren müssen?

Bin aber offen für Ideen!

Vielen Dank,
Stefan

Der Ton dieser E-Mail wird als indirekt und daher etwas unaufrichtig interpretiert. Was Sie auszudrücken versuchen, geht in blumiger Sprache und langen Sätzen verloren. Der bessere Weg, dies zu tun, könnte so etwas wie das folgende Beispiel sein.

Hallo Beth,

Gute Idee, ich verstehe, woher du kommst; Wir müssen jedoch einen größeren Teil unseres Kundenstamms repräsentieren, und ich denke, wir müssen in dieser Sache ziemlich schnell vorankommen. Lassen Sie uns eine einfache E-Mail-Kampagne für alle Alterskategorien ausprobieren und die Ergebnisse in einer Woche überprüfen. Klingt gut?

Danke,
Stefan

Frust darüber, nicht gehört zu werden

Patrick,

Gemäß meinen vorherigen ZWEI (!) E-Mails wird dies nicht funktionieren. Welchen Teil hast du nicht verstanden?? Dieses Datum passt nicht zu Mr. Arnaux, und er wird nächste Woche NICHT an der Veranstaltung teilnehmen!

Jo

Diese E-Mail ist ein Beispiel für einen sehr herablassenden Ton. Es gibt keine Begrüßung, die Sätze sind sehr unverblümt und die Verwendung mehrerer Frage- und Ausrufezeichen ist unnötig. Das Großschreiben von Wörtern vermittelt auch einen wütenden Ton, der um jeden Preis vermieden werden sollte. Atmen Sie durch, bleiben Sie ruhig und versuchen Sie es mit einer frischen, aber direkten Herangehensweise. So klingen Sie professioneller und übermitteln gleichzeitig die gleiche Botschaft.

Hallo Patrick,

Auf unserer Seite hat sich nichts geändert - die Veranstaltungsdaten funktionieren immer noch nicht für Herrn Arnaux.

Es sieht so aus, als würden sich hier unsere Drähte kreuzen. Haben Sie heute Nachmittag Zeit für einen kurzen Anruf? Es wäre toll, auf die gleiche Seite zu kommen.

Am besten,
Jo

Ablehnen eines Interviewpartners für eine Rolle in Ihrem Team

Hallo Sarah,

Obwohl es schön war, letzte Woche mit Ihnen über die offene Stelle zu sprechen, muss ich Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung leider nicht weiterverfolgen werden. Es tut mir so leid, Ihnen schlechte Nachrichten überbringen zu müssen, und ich hoffe, Sie sind nicht allzu verärgert über dieses daraus resultierende Feedback.

Bitte akzeptieren Sie meine aufrichtige Entschuldigung.

Am besten,
Martin

Der Ton hier ist sehr entschuldigend für etwas, das ein natürliches Ergebnis in einem Interviewprozess ist. Die Verwendung dieses Sprachstils vermittelt unverhältnismäßige Traurigkeit und standardmäßig Schuldgefühle, was keinen guten Eindruck auf die Arbeitgebermarke des Unternehmens macht. So könnten Sie dieselbe E-Mail in einem professionelleren Ton schreiben. Sehen Sie sich auch einige weitere Tipps zum Schreiben der perfekten Ablehnungs-E-Mail für Kandidaten an.

Hallo Sarah,

Vielen Dank, dass Sie sich letzte Woche die Zeit genommen haben, sich zu treffen. Leider können wir Ihre Bewerbung derzeit nicht bearbeiten.

Im Moment suchen wir Kandidaten mit spezifischeren Fähigkeiten, um diese Rolle zu erfüllen, obwohl wir von Ihrer Gesamterfahrung sehr beeindruckt waren. Wir würden gerne in Kontakt bleiben, wenn es um weitere Gelegenheiten geht, von denen wir glauben, dass Sie zu ihnen passen könnten, wenn Sie damit einverstanden sind?

Am besten,
Martin

Update zu einem herausfordernden Projekt

Hallo alle,

Leider sind wir in diesem Entwicklungsstadium noch nicht dort, wo wir es erwartet hatten. Obwohl wir jedes Segment sorgfältig planen, haben wir Mühe, die wöchentlichen Zielzahlen zu erreichen. Ich sehe nicht, dass sich dies im nächsten Monat ändern wird, obwohl wir einige interessante Ergebnisse in anderen Bereichen des Projekts sehen.

Ich hoffe, das ist kein allzu großer Rückschlag. Fühlen Sie sich frei, Ihre Gedanken dazu zu teilen.

Am besten,
Mia

Unnötig zu erwähnen, dass dies ein übermäßig negativer Ton ist. Ja, es ist gut, die Verantwortung für langsame Fortschritte oder Misserfolge zu übernehmen, aber die E-Mail auf diese Weise zu formulieren, zeigt kein Versprechen, keine Hoffnung oder Überzeugung, die dem Management versichern, dass die Person in der Lage ist, mit der Situation umzugehen. Die E-Mail schildert einen Mangel an Vertrauen und ein verzweifeltes Gefühl über die Arbeit, was vermieden werden sollte. Hier erfahren Sie, wie Sie den Ton und die Art der Kommunikation bei denselben Schwierigkeiten verbessern können.

Hallo alle,

Als ich ursprünglich die Ziele für dieses Projekt festgelegt habe, habe ich es versäumt, die Nebensaison im Sportkalender zu berücksichtigen. Verständlicherweise bedeutet dies, dass unsere Zahlen niedriger sein werden als prognostiziert – jedoch haben wir durch die großartige Social-Media-Kampagne, die unser Team durchgeführt hat, ein äußerst positives Verbraucherverhalten in unserem Online-Shop sowie ein enormes Wachstum unserer gesamten sozialen Fangemeinde festgestellt.

Wir werden diese Entwicklungen weiter untersuchen und Sie über Erkenntnisse auf dem Laufenden halten, während wir unsere erwarteten Zahlen für diesen Monat anpassen.

Fragen dazu sind mehr als willkommen.

Am besten,
Mia

Aufregung bei einer Verkaufsaussicht

Hallo Jörg,

Erstaunliche Neuigkeiten!!! Ich freue mich sehr, dass Sie als Crossify-Kunde an Bord kommen! Das Team hier ist so erfreut, dass wir den ganzen Papierkram bearbeitet haben (siehe Anhang!) in der Hoffnung, dass wir das alles heute abschließen können :D Klingt gut?!

Bei Fragen oder Unklarheiten rufen Sie mich einfach jederzeit unter +34 8711540 an, und wir können alles klären.

Mit freundlichen Grüßen,
Peter

Obwohl es definitiv ein Grund zur Freude ist, ist der enthusiastische E-Mail-Ton hier angesichts des Kontexts etwas unangemessen und abstoßend. Der potenzielle Kunde kann dies als Amateur, unprofessionell oder sogar verzweifelt interpretieren – ist es schon eine Weile her, dass Sie etwas verkauft haben? Antworten Sie positiv, aber maßvoll und bleiben Sie vor allem in dieser Verhandlung von Ihren professionellen Fähigkeiten überzeugt. Der passende Ton für diese E-Mail-Korrespondenz könnte etwa so aussehen.

Hallo Jörg,

Brillant! Das Team und ich freuen uns darauf, Sie als offiziellen Crossify-Kunden aufzunehmen. Sie finden alle erforderlichen Unterlagen im Anhang, aber lassen Sie es mich einfach wissen, wenn Sie Fragen haben.

Alternativ können wir auch einen Anruf für nächste Woche vereinbaren, um die Dinge persönlich abzuschließen. Gerne führen wir Sie durch die Dokumentation.

Mit freundlichen Grüßen,
Peter

Sich mit dieser Übersicht und den Beispielen vertraut zu machen, wird als unschätzbarer E-Mail-Tonprüfer funktionieren. Sie können auch Flowrite verwenden, damit Sie in Ihren E-Mails so klingen, wie Sie es möchten.

Flowrite hat eine Tonauswahl, die Ihnen hilft, die Nachricht immer so zu übermitteln, wie Sie es beabsichtigt haben – Sie wählen den Ton, den Ihre E-Mail vermitteln soll, und unser KI-gestütztes Schreibtool kümmert sich um den Rest. Erfahren Sie hier mehr über unser KI-Schreibtool .