Tonanpassung: Was ist das, wer nutzt es und warum?

Veröffentlicht: 2019-04-23

Haben Sie Ihrem Freund jemals eine SMS geschrieben, um ihm aufregende Neuigkeiten mitzuteilen, und waren enttäuscht, als er mit einem glanzlosen „Oh, cool“ geantwortet hat? Oder vielleicht haben Sie der Kundendienstabteilung Ihrer Bank geschrieben, dass auf Ihrer Kreditkartenabrechnung ein schwerwiegender Fehler aufgetreten ist, und waren verärgert, als Sie im Gegenzug eine allzu mürrische Nachricht erhielten.

In jedem dieser Szenarios stimmte der Ton der Antworten, die Sie erhalten haben, nicht wirklich überein. Bei der Tonanpassung wird der Ton angepasst, wenn man jemandem antwortet, um seine Gefühle anzuerkennen und zu zeigen, dass man da ist, um zu helfen. Es handelt sich um eine Taktik, die häufig von Mitarbeitern wie Kundendienstmitarbeitern und medizinischem Fachpersonal angewendet wird.

Tonabstimmung ist eine hervorragende Möglichkeit, Empathie zu zeigen und den Menschen zu zeigen, dass Sie sich um sie kümmern. Es kann sich nicht nur positiv darauf auswirken, wie jemand über Sie denkt, sondern auch – wenn Sie in einem beruflichen Kontext schreiben – wie er über Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation insgesamt denkt. Das ist mächtig!

Schließlich vermittelt der Ton Haltung und kann einen starken emotionalen Eindruck hinterlassen. Berücksichtigen Sie bei der Tonanpassung zunächst den emotionalen Zustand und die Erwartungen der anderen Person.

Identifizieren von Emotionen und Ton beim Schreiben

Im persönlichen Gespräch können Sie sich normalerweise auf visuelle Hinweise wie Körpersprache und Gesten verlassen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sich jemand fühlt. Ebenso können Sie beim Telefonieren auf die Tonhöhe der Stimme oder die Betonung der Worte einer Person achten. Beim Schreiben kann es jedoch manchmal schwieriger sein, den emotionalen Zustand einer Person zu erkennen – insbesondere, wenn Sie nicht über viele Informationen verfügen.

Es kann hilfreich sein, sich damit vertraut zu machen, wie Wörter bestimmte Emotionen auslösen können, und genau auf Indikatoren wie Zeichensetzung und subtile Unterschiede in der Wortwahl zu achten. Vergessen Sie auch nicht, kulturelle Normen zu berücksichtigen, da diese die Wahrnehmung des Tons erheblich beeinflussen können.

Sobald Sie ein Gefühl dafür haben, was jemand fühlt, ist es an der Zeit, den Ton anzupassen und eine angemessene Antwort basierend auf dem Kontext des Gesprächs zu entwickeln. Obwohl hinter dem häufig zitierten Satz „Behandle andere so, wie du selbst behandelt werden möchtest“ eine positive Absicht steckt, handelt es sich tatsächlich nicht um die einfühlsamste Vorgehensweise. Schließlich wird nicht jeder auf etwas so reagieren wie Sie!

Versuchen Sie stattdessen, die konkreten Hinweise, die in der Nachricht einer Person hinterlassen werden – wie die konkrete Wortwahl, die Zeichensetzung oder ein verwendetes Emoji – so gut wie möglich als Orientierungshilfe zu nutzen. Stellen Sie die andere Person nach besten Kräften in den Vordergrund und überlegen Sie, wie Sie ihre Bedürfnisse am besten erfüllen können. Je nach Situation müssen Sie möglicherweise auch zwischen den Zeilen einer Nachricht lesen. Manchmal kann das Ungesagte sogar noch wichtiger sein.

Schauen wir uns einige Beispiele für die Tonanpassung von Grammarlys eigenem Twitter-Konto an.

Tonanpassung vs. Tonspiegelung

Denken Sie daran, dass Tonanpassung nicht immer bedeutet, den Ton einer Person genau wiederzugeben. Beispielsweise ist es normalerweise am besten, Wut mit Wut, Frustration mit Frustration und Sorge mit Sorge zu verwechseln. In diesen Fällen kann eine entsprechende Reaktion die Situation oft verschlimmern und zu negativen Erfahrungen führen.

In der obigen Situation machte sich jemand Sorgen über ein ernstes Problem. Ein Hinweis, der dabei hilft, die zugrunde liegende Emotion anzuzeigen, ist das verwendete Emoji, das Bestürzung suggeriert.

Als Reaktion darauf möchten wir die nächsten Schritte zur Behebung dieses Problems mitteilen und dieser Person versichern, dass sie zeigt, dass wir das Problem ernst nehmen. Deshalb fühlt sich ein eher formeller Ton angemessener an als ein äußerst positiver oder beiläufiger Ton, der leichtfertig wirken könnte.

Zwischen den Zeilen lesen

In vielen Situationen kann eine Tonspiegelung jedoch durchaus angebracht und sogar willkommen sein.

Auf den ersten Blick könnte die obige Situation heikel erscheinen – schließlich handelt es sich um eine Beschwerde. Aber wenn man die Nachricht genauer betrachtet, deutet dies darauf hin, dass diese Person die Situation nicht allzu ernst nimmt. Die Wortwahl wirkt eher neutral als wütend und das GIF vermittelt eher Frechheit als Frustration.

Durch die Abstimmung des Tons, indem die Verspieltheit der ursprünglichen Botschaft widergespiegelt wird, entsteht eine unterhaltsame Gelegenheit, auf einer informelleren Ebene Kontakte zu knüpfen und Feedback auf unbeschwerte und positive Weise anzunehmen.

Manche Menschen finden, dass sie ein Naturtalent sind, wenn es um die Tonanpassung geht, und schaffen es, ohne darüber nachzudenken, während es anderen vielleicht schwerer fällt. Die gute Nachricht ist, dass die Tonanpassung eine Fähigkeit ist, die entwickelt und verfeinert werden kann! Wenn es Ihnen also anfangs schwerfällt, machen Sie sich keine Sorgen. Mit etwas Übung werden Sie vielleicht überrascht sein, wie schnell Sie die Qualität Ihrer Interaktionen mit anderen verbessern können.