Tone Matching: Was ist das, wer verwendet es und warum?

Veröffentlicht: 2019-04-23

Haben Sie Ihrem Freund jemals eine SMS mit aufregenden Neuigkeiten geschickt und waren enttäuscht, als er mit einem glanzlosen „Oh, cool“ antwortete? Oder vielleicht haben Sie den Kundendienst Ihrer Bank wegen eines schwerwiegenden Fehlers auf Ihrer Kreditkartenabrechnung angeschrieben und waren irritiert, als Sie im Gegenzug eine übermäßig nervige Nachricht erhielten.

In jedem dieser Szenarien stimmte der Ton der Antworten, die Sie erhalten haben, nicht wirklich mit dem Ton überein . Tone Matching ist die Praxis, Ihren Ton anzupassen, wenn Sie jemandem antworten, um seine Gefühle anzuerkennen und zu zeigen, dass Sie hier sind, um zu helfen. Es ist eine Taktik, die oft von Leuten wie Kundendienstmitarbeitern und medizinischem Fachpersonal angewendet wird.

Tone Matching ist eine hervorragende Möglichkeit, Empathie zu demonstrieren und den Menschen zu zeigen, dass Sie sich interessieren. Es kann nicht nur positiv beeinflussen, wie jemand über Sie denkt, sondern auch – wenn Sie in einem beruflichen Kontext schreiben – wie er über Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation insgesamt denkt. Das ist mächtig!

Schließlich vermittelt der Ton Haltung und kann einen starken emotionalen Eindruck hinterlassen. Beginnen Sie bei der Tonabstimmung damit, den emotionalen Zustand und die Erwartungen der anderen Person zu berücksichtigen.

Emotion und Ton beim Schreiben identifizieren

Persönlich können Sie sich normalerweise auf visuelle Hinweise wie Körpersprache und Gesten verlassen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sich jemand fühlt. Ebenso können Sie beim Telefonieren auf die Tonlage oder die betonten Worte einer Person achten. Aber beim Schreiben kann es manchmal schwieriger sein, den emotionalen Zustand einer Person zu identifizieren – besonders wenn Sie nicht viele Informationen haben.

Es kann hilfreich sein, sich damit vertraut zu machen, wie Wörter bestimmte Emotionen auslösen können, und auf Indikatoren wie Satzzeichen und subtile Unterschiede in der Wortwahl zu achten. Vergessen Sie auch nicht, kulturelle Normen zu berücksichtigen, da sie die Wahrnehmung des Tons erheblich beeinflussen können.

Sobald Sie ein Gefühl dafür haben, was jemand fühlt, ist es an der Zeit, den Ton anzupassen und eine angemessene Antwort basierend auf dem Kontext des Gesprächs zu entwickeln. Obwohl hinter dem häufig zitierten Satz „Behandle andere so, wie du selbst behandelt werden möchtest“ eine positive Absicht steckt, ist dies eigentlich nicht die einfühlsamste Praxis. Schließlich wird nicht jeder auf etwas so reagieren wie du!

Versuchen Sie stattdessen, die konkreten Hinweise in der Nachricht einer Person zu verwenden – wie die spezifische Wortwahl, Satzzeichen oder verwendete Emojis –, um sich so weit wie möglich zu leiten. Stellen Sie die andere Person nach besten Kräften in den Vordergrund und überlegen Sie, wie Sie ihre Bedürfnisse am besten erfüllen können. Je nach Situation müssen Sie möglicherweise auch zwischen den Zeilen einer Nachricht lesen. Manchmal kann das Ungesagte sogar noch wichtiger sein.

Lassen Sie uns einige Beispiele für die Tonanpassung aus dem eigenen Twitter-Konto von Grammarly betrachten.

Tonanpassung vs. Tonspiegelung

Denken Sie daran, dass die Tonanpassung nicht immer bedeutet, den Ton einer Person genau zu spiegeln. Beispielsweise ist es normalerweise am besten, Wut mit Wut, Frustration mit Frustration und Sorge mit Sorge zu vermeiden. In diesen Fällen kann eine entsprechende Reaktion die Situation oft verschlimmern und zu negativen Erfahrungen führen.

In der obigen Situation war jemand wegen eines ernsten Problems besorgt. Ein Hinweis, der dabei hilft, die zugrunde liegende Emotion anzuzeigen, ist das verwendete Emoji, das Bestürzung suggeriert.

Als Antwort möchten wir die nächsten Schritte zur Lösung dieses Problems mitteilen und dieser Person versichern, dass sie zeigt, dass wir das Problem ernst nehmen. Deshalb fühlt sich ein etwas förmlicher Ton angemessener an als ein extrem positiver oder lockerer, der leichtfertig wirken könnte.

Zwischen den Zeilen lesen

In vielen Situationen kann Tonspiegelung jedoch durchaus angebracht und sogar geschätzt werden.

Auf den ersten Blick mag die obige Situation heikel erscheinen – schließlich handelt es sich um eine Beschwerde. Aber wenn man die Nachricht genauer liest, deutet dies darauf hin, dass diese Person diese Situation nicht allzu ernst nimmt. Die Wortwahl wirkt eher neutral als wütend, und das GIF vermittelt eher Frechheit als Frust.

Die Tonabstimmung hier, indem sie die Verspieltheit der ursprünglichen Botschaft widerspiegelt, schafft eine unterhaltsame Gelegenheit, sich auf einer informelleren Ebene zu verbinden und Feedback auf unbeschwerte und positive Weise anzuerkennen.

Einige Leute werden feststellen, dass sie Naturtalente sind, wenn es um die Tonanpassung geht, und können dies tun, ohne darüber nachzudenken, während andere es möglicherweise schwerer haben. Die gute Nachricht ist, dass die Tonanpassung eine Fähigkeit ist, die entwickelt und verfeinert werden kann! Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn Sie es anfangs schwierig finden. Mit etwas Übung werden Sie vielleicht überrascht sein, wie schnell Sie die Qualität Ihrer Interaktionen mit anderen verbessern können.