Wie man einen wöchentlichen Rückblick macht: Schritt für Schritt

Wann haben Sie das letzte Mal einen Wochenrückblick gehalten?

Ohne eine wöchentliche Überprüfung zu arbeiten, ist ein Rezept für Überforderung, Aufschub und Konzentration auf die Prioritäten anderer statt auf Ihre eigenen. Es ist ein wichtiger Bestandteil jedes guten Zeitmanagement- oder Produktivitätssystems.

Woher weißt du schließlich, wohin du gehst, wenn du nicht von Zeit zu Zeit anhältst und nach oben schaust?

Der wöchentliche Rückblick ist für alle Arten von Fachleuten nützlich, einschließlich Unternehmer, Kreative und sogar Schriftsteller.

Der Autor David Allen schlug das Konzept eines wöchentlichen Rückblicks erstmals in seinem beliebten Produktivitätsbuch vor: Getting Things Done (alias GTD). Es geht im Grunde darum, zu überprüfen, was Sie getan haben, wie Ihre Woche verlaufen ist und woran Sie als Nächstes arbeiten werden. Und es dauert nur etwa 30 Minuten, bis es fertig ist.

In diesem Artikel werde ich erklären, was GTD ist, wie man eine wöchentliche Überprüfung durchführt und ob diese Praxis Ihnen helfen kann.

Was ist Dinge erledigen?

Getting Things Done ist ein beliebtes Produktivitätssystem von David Allen. Der Kern von GTD ist ein Grundsatz:

„Dein Verstand ist dafür da, Ideen zu haben, nicht daran festzuhalten“

GTD richtete sich ursprünglich an Geschäftsleute, hat aber in letzter Zeit online Kultstatus erlangt, weil es jedem ermöglicht, kreativer und produktiver zu werden.

Wenn Sie Dinge erledigen oder GTD erledigen möchten:

• Teile Projekte in kleinere Aufgaben auf
• Erfassen Sie diese Aufgaben in einer Liste oder einem vertrauenswürdigen System
• Reagieren Sie täglich auf Aufgaben in Ihren Listen
• Überprüfen Sie wöchentlich Ihren Fortschritt und Ihre größeren Schwerpunkte (was wir behandeln werden)

Was ist ein Wochenrückblick?

Der Wochenrückblick ist ein Schlüsselkonzept von GTD. Es ist auch eine Möglichkeit, sich selbst zu überprüfen.

Stellen Sie sich vor, Sie verkleinern Ihre Arbeitswoche, Ihre täglichen Aufgaben und andere Projekte, um das Gesamtbild zu betrachten. Es ist eine Chance zu beurteilen, ob Sie auf diese idealen größeren Ergebnisse hinarbeiten.

Informieren Sie sich während einer wöchentlichen Überprüfung über alle offenen Punkte in Ihren To-Do-Listen, Kalendern, Notizen und anderen Bereichen Ihres Unternehmens. Mit diesen Informationen können Sie beurteilen, wie effektiv Sie waren, und Ziele für die kommende Woche festlegen.

GTD-Mitarbeiter verwenden auch spezifische Terminologie, um andere Bereiche ihres persönlichen oder beruflichen Lebens zu beschreiben, die sie überprüfen. Zum Beispiel:

• „Warten auf“ bezieht sich auf Elemente, bei denen Sie auf Informationen oder eine Entscheidung von jemand anderem warten. Überlegen Sie während einer wöchentlichen Überprüfung, ob Sie nachfassen sollten.
• „Nächste Aktionen“ oder „Aktionspunkte“ bezieht sich auf Aufgaben in Ihrer To-Do-Liste. Identifizieren Sie während einer wöchentlichen Überprüfung den nächsten Schritt und planen Sie, was Sie in der kommenden Woche benötigen.
• „Arbeitsbereiche“ bezieht sich darauf, wo Sie an bestimmten Projekten arbeiten. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht schreiben, müssen Sie im Voraus Materialien für Ihren Arbeitsbereich sammeln?
• „Tickler-Datei“ bezieht sich darauf, wo Sie lose Papiere, Ressourcen und andere offene Informationen speichern, die Sie irgendwann überprüfen werden.
• „Agenden“ bezieht sich auf eine Liste von Punkten, die Sie mit Schlüsselpersonen in Ihrem Team oder in Ihrem Unternehmen besprechen können, wenn Sie sie das nächste Mal sehen. Aktualisieren Sie diese regelmäßig.

Schritt 1. Bereiten Sie sich auf Ihren Wochenrückblick vor

Verbringen Sie grundsätzlich einmal pro Woche 30 Minuten damit, zu überprüfen, woran Sie gearbeitet haben und wie lange. Buchen Sie zur Vorbereitung diesen Besprechungstermin als wiederkehrenden Termin in Ihrem Kalender und verpflichten Sie sich, Ihren Termin einzuhalten.

Freitagnachmittag oder Sonntagabend sind beide ideal, da dies ruhigere Teile der Arbeitswoche für diejenigen sind, die von Montag bis Freitag arbeiten.

Sie müssen mindestens 30 Minuten lang ohne Unterbrechung an einem ruhigen Ort arbeiten oder sich konzentrieren. Beenden Sie, woran Sie gerade arbeiten, im Voraus oder schließen Sie es für die Woche ab.

Im Idealfall hast du deine Ziele, Notizen und andere Dokumente griffbereit. Sie sollten auch Zugriff auf Ihren Task-Manager, Kalender und andere Posteingänge oder Buckets haben.

Wenn es hilft, aktivieren Sie den Nicht-Stören-Modus und deaktivieren Sie Benachrichtigungen für E-Mail und soziale Medien. Lehnen Sie außerdem alle Besprechungseinladungen ab, die in diesem Zeitraum erfolgen. Sie können auch einen persönlichen und einen geschäftlichen Wochenrückblick kombinieren.

Schritt 2: Überprüfen Sie Ihre Posteingänge und Verpflichtungen

Jetzt können Sie Ihre Woche Revue passieren lassen. Gehen Sie jeden Ihrer Posteingänge oder Buckets durch. Beispiel sind:

• To-do- oder Aufgabenlisten der vergangenen Woche
• Ihre Kalenderdaten und Ereignisse (sowohl vergangene als auch zukünftige)
• Lose Papiere
• Unsortierte oder nicht getaggte Webausschnitte in Tools wie Evernote
• E-Mails mit neuen Aktionen
• Besprechungsnotizen und andere Posteingänge für Notizen
• Aktionselemente
• Kennzahlen zu Ihren Zielen
• Weitere Tagesordnungspunkte

Sie möchten im Grunde so viele offene Schleifen wie möglich erfassen und konsolidieren und sie in Ihren Task-Manager einfügen. Während Ihrer Überprüfung möchten Sie möglicherweise auch die oben genannten Punkte archivieren oder sortieren. In Getting Things Done erklärt David Allen:

„Die meisten Menschen fühlen sich in der Woche vor dem Urlaub am besten bei ihrer Arbeit, aber das liegt nicht am Urlaub selbst. Was machst du die letzte Woche bevor du auf große Reise gehst? Sie räumen auf, schließen ab, klären und verhandeln alle Ihre Vereinbarungen mit sich selbst und anderen neu. Ich schlage nur vor, dass Sie dies wöchentlich statt jährlich tun.“

Schritt 3: Bewerten Sie Ihren Fortschritt

Arbeiten Sie nicht wirklich an ihnen , während Sie sich Artikel aus Ihrem Arbeits- oder Privatleben ansehen . Wenn Sie feststellen, dass eine wöchentliche Überprüfung länger als 30 Minuten dauert, liegt dies wahrscheinlich daran, dass Sie an einer Aufgabe oder einem Projekt arbeiten, anstatt es zu überprüfen.

Beispielsweise ist das Sortieren von Hunderten von Evernote-Webausschnitten ein Projekt. Ein oder zwei als Teil eines Notizensystems zu überprüfen, ist eine Aufgabe. Bewerten Sie Ihren Fortschritt, Blocker und was Sie als nächstes tun müssen.

Wenn Sie beispielsweise Autor oder Kreativprofi sind, ist diese Rezension nicht der richtige Zeitpunkt , um Ihre Arbeit zu schreiben oder zu bearbeiten. Sie möchten eine Wortzahl oder Fortschritte bei einem Kunden auswerten. Seien Sie bei Ihrer Bewertung ehrlich zu sich selbst. Stellen und beantworten Sie Fragen wie:

• Was habe ich diese Woche erreicht oder woran gearbeitet?
• Was lief gut/nicht gut?
• Was sind meine wichtigsten Aufgaben für die nächste Woche?
• Wie viele Stunden habe ich damit verbracht, an meinen Prioritäten zu arbeiten?
• Wie habe ich meine Arbeit vermarktet oder beworben?
• Welche Ereignisse sind in meinem Kalender für die vorherigen/nächsten sieben Tage, auf die ich reagieren muss?
• Was habe ich aufgeschoben?
• Wozu soll ich aufhören oder nein sagen?
• Bewege ich mich auf meine langfristigen Ziele zu oder von ihnen weg?

Stellen und beantworten Sie diese Fragen in einem Tagebuch, wenn Sie möchten. Wenn Sie ein Dokument haben, das Sie verwenden, um relevante Metriken zu verfolgen, aktualisieren Sie es. Räumen Sie Ihre To-Do-Liste auf. Und überdenken Sie Ihre Verpflichtungen.

Wenn Ihnen klar ist, was als nächstes zu tun ist, können Sie für das Wochenende abschalten und zuversichtlich in die nächste Woche starten. Manchmal muss man einchecken, um auszuchecken!

Schritt 4: Planen Sie für die kommende Woche

Verwenden Sie Ihren Wochenrückblick, um Ihre Prioritäten zu klären und für die folgende Woche zu planen.

Dies kann bedeuten, fehlende Aktivitäten oder anstehende Fristen zu Ihrem bevorstehenden Kalender hinzuzufügen oder zu entscheiden, ob Sie Verpflichtungen mit Ihrem Redakteur oder Ihren Kunden neu aushandeln müssen.

Wenn Sie eine Aufgabenliste oder einen Task-Manager verwenden, ist dies der richtige Zeitpunkt, um sie mit neuen Elementen zu aktualisieren und alte Elemente zu entfernen, die Sie nicht abschließen möchten. Wenn Sie ein neues Projekt starten, können Sie auf ähnliche Weise zusammentragen, was Sie jetzt brauchen, oder eine Aktion für die nächste Woche aufzeichnen.

Ich empfehle auch, 1-3 ideale Ergebnisse für die kommende Woche aufzuschreiben. Ähnlich wie ein Schreibziel konzentrieren sich diese auf den Geist.

Beim wöchentlichen Rückblick archiviere ich meine Recherchen, ordne meine Notizen und lese schnell die Ideen durch, die mir während der Woche eingefallen sind. Das hilft mir zu beurteilen, ob ich etwas übersehen habe oder ob es eine Idee gibt, die ich in den kommenden Tagen in meiner Arbeit verwenden kann.

Ich notiere oder markiere auch kleinere Leistungen während der Woche, wie das Erreichen einer Zielwortzahl oder das Abschließen eines Buchkapitels.

Schritt 5: Stellen Sie 3 einfache Fragen

In seinem populären Buch sagt David Allen, dass ein erfolgreicher Wochenrückblick zu 3 Ergebnissen führt:

• Klar werden, dh wissen Sie, was Sie als nächstes mit klaren Handlungen tun müssen?
• Auf den neuesten Stand bringen, dh Sind Ihr Task-Manager, Ihr Kalender und Ihre Projektdateien auf dem neuesten Stand?
• Vollständig werden, dh haben Sie alle Ihre Posteingänge überprüft?

Wenn Sie das alles nicht ganz richtig verstanden haben, machen Sie sich keine Sorgen. Es kann einige Runden dauern, eine wöchentliche Überprüfung durchzuführen, um den Prozess vollständig zu erfassen.

Werden Sie kreativ mit Ihrem Wochenrückblick

Ein Wochenrückblick sollte sich Ihrer Arbeitsweise anpassen. Der wöchentliche Rückblick ist ein wichtiger Bestandteil meines Produktivitätssystems für die Ausführung von Become a Writer Today. Als Autor finde ich eine wöchentliche Rezension ideal, um das Schreiben und andere Geschäftsbereiche in Einklang zu bringen.

Es gibt mir das Vertrauen, dass ich die richtigen Dinge zur richtigen Zeit schreibe, und es hilft mir, ein Licht auf vernachlässigte Teile des Handwerks zu werfen.

Normalerweise überprüfe ich mein Schreiben und andere Ziele an einem Freitag- oder Sonntagabend, und es dauert nur 30 Minuten. Ich lese meine Notizen durch, bewerte meine Wortzahl für die Woche und zähle zusammen, wie lange ich mit dem Schreiben verbracht habe.

Ich entscheide auch, was ich in der kommenden Woche mit dem Schreiben verbringe.

Das letzte Wort zu Ihrem Wochenrückblick

Eine wöchentliche Überprüfung dauert nur etwa eine halbe Stunde, aber Sie sollten in der kommenden Woche Stunden sparen. Schließlich verbringen Scharfschützen mehr Zeit damit, herauszufinden, wohin sie zielen sollen, als tatsächlich zu schießen.

Es ist eine leistungsstarke Produktivitätsstrategie, die Ihnen bei richtiger Anwendung dabei helfen wird, in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein, mit der Gewissheit, dass Sie die Ressourcen und die Zeit haben, um das zu beenden, was Sie begonnen haben.