So schreiben Sie eine Willkommensnachricht an einen neuen Mitarbeiter

Die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen geben den Ton für seine Anstellung dort vor. Eine herzliche Willkommensnachricht, die häufig in den kritischen ersten Tagen des Onboardings verschickt wird, informiert das neue Teammitglied über die Prozesse, Werte und Kultur des Unternehmens. Diese Begrüßung kann ihnen auch dabei helfen, ein Informationsnetzwerk aufzubauen, während sie sich mit dem Team und dem Zusammenhang ihrer neuen Rolle mit dem größeren Ziel vertraut machen.

Laut einer HR-Umfrage von Sapling kann eine schlechte Onboarding-Erfahrung dazu führen, dass neue Mitarbeiter doppelt so häufig nach einer anderen Stelle suchen.

Da immer mehr Arbeitgeber die Fernarbeit ausweiten oder zu einer langfristigen Hybridvereinbarung übergehen , kann eine effektive Kontaktaufnahme zu neuen Mitarbeitern kooperative Beziehungen unabhängig von der Arbeitsumgebung fördern.

Was ist ein Willkommensbrief oder eine Willkommensnachricht?

Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter umfasst oft eine Flut von zu unterzeichnenden Papieren, zu erstellenden Systemkonten, Prozessfreigaben, Schulungen und Einführungen.

Begrüßungsnachrichten können den neuen Mitarbeiter formell großen Gruppen innerhalb der Organisation vorstellen oder eine informelle Vorstellung zwischen Kollegen sein. Oft werden einige Details weitergegeben, darunter Informationen über ihre frühere Rolle und ihren Beitrag zum Unternehmen.

Was sollte es beinhalten?

Die Einzelheiten darüber, was in eine Begrüßung aufgenommen werden soll, sowie der Tonfall hängen vom Absender ab. Nachfolgend finden Sie Beispiele dafür, was Willkommensnachrichten enthalten können, je nachdem, wer sie sendet.

HR/Personalvermittler

Begrüßungsbriefe, die von einem Personalvermittler oder einem Mitglied des Personalteams verfasst werden, beginnen die Nachricht mit einer enthusiastischen Begrüßung.

Es könnte dann eine Liste von Verwaltungsaufgaben enthalten, die der Mitarbeiter am ersten Tag erledigen muss, um sich auf die Arbeit vorzubereiten. Es könnte beispielsweise detaillierte Anweisungen zum Erstellen eines Benutzerkontos für das Intranet der Organisation enthalten oder Anhänge oder Links zu vorläufigen Unterlagen enthalten, die unterzeichnet werden müssen.

Begrüßungsschreiben von Personalvermittlern und HR-Teammitgliedern enthalten möglicherweise auch einen Zeitplan für Besprechungen mit Abteilungsleitern, dem einstellenden Manager oder anderen Mitarbeitern im Rahmen des Onboarding-Prozesses. Organisationsrichtlinien wie Kleiderordnung, Pausenvorschriften, Parkinformationen, Unternehmensvorteile und andere Richtlinien können ebenfalls in ihrem Begrüßungsschreiben mitgeteilt werden.

Die Personalabteilung veröffentlicht möglicherweise auch eine allgemeine Unternehmensmitteilung per E-Mail oder über das interne Portal mit einem Überblick über die bisherigen Arbeitserfahrungen des neuen Mitarbeiters und darüber, wozu er in das Team aufgenommen wurde.

Einstellungsmanager

Einstellungsmanager, die eng mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten, geben häufig weitere Informationen darüber, was den neuen Mitarbeiter in den ersten Tagen und möglicherweise sogar in den ersten Wochen und Monaten erwarten kann. Neben einer einladenden Begrüßung zu Beginn des Briefs kann die Nachricht auch eine tägliche und stündliche Aufschlüsselung der zu überprüfenden Schulungssitzungen oder Abteilungsprozesse enthalten.

Es könnte auch eine Gelegenheit für Personalmanager sein, andere Teammitglieder und ihre Rollen zu benennen. In der Regel endet die Nachricht mit der Aufforderung an den neuen Mitarbeiter, bei Bedarf Fragen zu stellen oder um Klarstellung zu bitten.

Teamkollegen

Einzelne Teammitglieder verspüren möglicherweise auch den Drang, einen neuen Mitarbeiter mit einer einladenden Vorstellung anzusprechen. Diese Nachrichten sind in der Regel informell in Struktur, Ton und Format.

Beispielsweise könnte ein Kollege eine kurze Direktnachricht auf Slack schreiben, in der er sich und seine Arbeit im Team vorstellt und mit einem lockeren „Willkommen im Team!“ endet.

Beispiele für Willkommensnachrichten

Die Begrüßung eines neuen Mitarbeiters in Ihrem Team kann verschiedene Formen annehmen. Diese Korrespondenzen liegen oft in Lang- oder Kurzform vor. Was den Kommunikationskanal am Arbeitsplatz betrifft, werden lange Willkommensbriefe in der Regel per E-Mail oder als physischer Brief weitergeleitet, während kurze Nachrichten möglicherweise über eine Messaging-Plattform wie Slack übermittelt werden.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, die veranschaulichen, wie die einzelnen Arten von Willkommensnachrichten aussehen könnten.

Langform

Sehr geehrter [vollständiger Name des Mitarbeiters],

Im Namen von [Unternehmen/Abteilung] möchte ich Sie im Team willkommen heißen. Ihr Fachwissen in [Fertigkeit/Branche] wird uns helfen, unsere Ziele im kommenden Jahr zu erreichen, und wir freuen uns auf Ihre Beiträge.

Hier finden Sie eine Übersicht über Ihren Tagesplan und die zu erledigenden Aufgaben:

Route:

• [Zeit] Orientierung für neue Mitarbeiter
• [Zeit] Einführung in CEO und COO
• [Zeit] Mittagessen
• [Zeit] Einzelgespräch mit dem Manager
• [Zeit] Treffen zur Anmeldung der Leistungen

Aufgaben:

• Lesen und unterschreiben Sie die beigefügten Unterlagen
• Richten Sie Benutzerkonten für Unternehmens- und Abteilungstools ein
• Erstellen Sie Ihr Intranet-Profil
• Vereinbaren Sie ein Einführungsgespräch mit Ihrem Mentor/Kumpel

Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich gerne unter [Telefonnummer/E-Mail] kontaktieren. Auch hier freuen wir uns sehr, dass Sie sich entschieden haben, unserer Organisation beizutreten.

Grüße,

[Absendername]

[Titel des Absenders]

Kurzform

Hallo [Vorname des neuen Mitarbeiters]! Ich bin [Vorname des Absenders] und ich bin der [Titel]. Ich kümmere mich um die [XYZ-Aufgabe] und werde eng mit Ihnen zusammenarbeiten, deshalb möchte ich Sie persönlich im Team begrüßen. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie während Ihres Übergangs Hilfe benötigen. Ich hoffe, dass du deinen ersten Tag bisher genießt!

Treffen Sie den richtigen Ton

Laut SHRM ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter drei Jahre im Unternehmen bleiben, höher, wenn sie eine positive Onboarding-Erfahrung gemacht haben. Die Übermittlung einer Willkommensnachricht auf den ersten Blick kann nachhaltige Auswirkungen auf einen neuen Mitarbeiter haben.

Unabhängig davon, wer den Begrüßungsbrief oder die Begrüßungsnachricht schreibt, kann es schwierig sein, den richtigen Ton zu wählen. Wenn Sie im Führungsteam oder in der Personalabteilung arbeiten, möchten Sie möglicherweise, dass Ihre Nachricht einen formellen, aber ermutigenden Ton vermittelt. Kollegen, die einen neuen Mitarbeiter begrüßen, möchten möglicherweise einen freundlichen und kooperativen Ton in ihrer Nachricht erreichen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die richtige Balance zu finden, kann die Tonerkennungsfunktion von Grammarly dabei helfen, das Rätselraten zu beenden, indem sie den Ton identifiziert, den Sie verwenden möchten, und Schreibvorschläge anbietet, um ihn in Ihrer Nachricht konsistent beizubehalten.