So schreiben Sie eine Willkommensnachricht an einen neuen Mitarbeiter

Die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen geben den Ton für seine Amtszeit dort an. Eine herzliche Willkommensnachricht, die oft während der kritischen ersten Tage des Onboardings gesendet wird, informiert das neue Teammitglied über die Prozesse, Werte und Kultur des Unternehmens. Diese Begrüßung kann ihnen auch helfen, ein Informationsnetzwerk aufzubauen, wenn sie sich mit dem Team vertraut machen und wie ihre neue Rolle mit dem übergeordneten Ziel zusammenhängt.

Laut einer HR-Umfrage von Sapling kann eine schlechte Onboarding-Erfahrung dazu führen, dass Neueinstellungen mit doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit woanders nach einem anderen Job suchen.

Da immer mehr Arbeitgeber die Telearbeit ausweiten oder zu einer langfristigen Hybridregelung übergehen , kann die effektive Kontaktaufnahme mit neuen Mitarbeitern unabhängig von der Arbeitsumgebung kooperative Beziehungen aufbauen.

Was ist ein Willkommensbrief oder eine Willkommensnachricht?

Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter umfasst oft eine Flut von Papierkram, der unterschrieben werden muss, Systemkonten, die erstellt werden müssen, gemeinsame Prozesse, Schulungen und Einführungen.

Begrüßungsnachrichten können den neuen Mitarbeiter formell großen Gruppen innerhalb der Organisation vorstellen, oder es kann sich um eine informelle Vorstellung zwischen Kollegen handeln. Oft werden einige Details geteilt, die Informationen über ihre frühere Rolle und ihren Beitrag zum Unternehmen enthalten können.

Was sollte es beinhalten?

Die Einzelheiten darüber, was in einem Willkommensgruß enthalten sein soll, sowie der Tonfall hängen vom Absender ab. Nachfolgend finden Sie Beispiele dafür, was Willkommensnachrichten enthalten können, je nachdem, wer sie sendet.

HR/Recruiter

Begrüßungsschreiben, die von einem Personalvermittler oder einem Mitglied der Personalabteilung verfasst wurden, beginnen die Nachricht mit einer enthusiastischen Begrüßung.

Es kann dann eine Liste mit administrativen Aufgaben enthalten, die der Mitarbeiter an seinem ersten Tag erledigen muss, um sich für den Arbeitsbeginn vorzubereiten. Beispielsweise könnte es Anweisungen zum Erstellen eines Benutzerkontos für das Intranet der Organisation enthalten oder Anhänge oder Links zu vorläufigen Unterlagen enthalten, die unterzeichnet werden müssen.

Begrüßungsschreiben von Personalvermittlern und Mitgliedern des HR-Teams können auch einen Zeitplan für Besprechungen mit Abteilungsleitern, dem Einstellungsmanager oder anderen Mitarbeitern im Rahmen des Onboarding-Prozesses enthalten. Organisationsrichtlinien wie Kleiderordnung, Pausenvorschriften, Parkinformationen, Firmenvorteile und andere Richtlinien können ebenfalls in ihrem Begrüßungsschreiben mitgeteilt werden.

Die Personalabteilung kann auch eine allgemeine Unternehmensankündigung per E-Mail oder über das interne Portal mit einem Überblick über die bisherigen Arbeitserfahrungen des neuen Mitarbeiters und dessen, was er in das Team aufgenommen hat, veröffentlichen.

Personalchefs

Einstellungsmanager, die eng mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten, geben oft mehr Informationen darüber, was der neue Mitarbeiter in den ersten Tagen und möglicherweise sogar in den ersten Wochen und Monaten erwarten kann. Zusätzlich zu einer einladenden Begrüßung kann die Nachricht eine tägliche und stündliche Aufschlüsselung der Schulungssitzungen oder zu überprüfenden Abteilungsprozesse enthalten.

Es könnte auch eine Gelegenheit für Personalchefs sein, andere Teammitglieder und ihre Rollen zu benennen. Typischerweise schließt die Nachricht damit, dass der neue Mitarbeiter aufgefordert wird, Fragen zu stellen oder bei Bedarf um Klärung zu bitten.

Teamkollegen

Einzelne Teammitglieder fühlen sich möglicherweise auch gezwungen, sich mit einer einladenden Vorstellung an einen neuen Mitarbeiter zu wenden. Diese Nachrichten sind in der Regel informell in Struktur, Ton und Format.

Zum Beispiel könnte ein Peer eine kurze Direktnachricht auf Slack schreiben, in der er sich selbst und seine Arbeit im Team vorstellt und mit einem lockeren „Willkommen im Team!“ schließt.

Beispiele für Willkommensnachrichten

Die Begrüßung eines neuen Mitarbeiters in Ihrem Team kann verschiedene Formen annehmen. Diese Korrespondenzen sind oft in Lang- oder Kurzform. In Bezug auf den zu verwendenden Arbeitskommunikationskanal werden Langform-Begrüßungsschreiben in der Regel per E-Mail oder als physischer Brief weitergeleitet, während Kurzform-Nachrichten auf einer Messaging-Plattform wie Slack stattfinden können.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, um zu veranschaulichen, wie jede Art von Willkommensnachricht aussehen könnte.

Lange Form

Sehr geehrte/r [Vollständiger Name des Mitarbeiters],

Im Namen von [Unternehmen/Abteilung] möchte ich Sie im Team willkommen heißen. Ihre Expertise in [Fertigkeit/Branche] wird uns helfen, unsere Ziele im kommenden Jahr zu erreichen, und wir freuen uns auf Ihre Beiträge.

Hier ist eine Übersicht über Ihren Zeitplan für den ersten Tag und die zu erledigenden Aufgaben:

Route:

• [Zeit] Orientierung für neue Mitarbeiter
• [Zeit] Vorstellung von CEO und COO
• [Zeit] Mittagessen
• [Zeit] Eins-zu-eins mit dem Manager
• [Zeit] Einschreibungstreffen für Sozialleistungen

Aufgaben:

• Lesen und unterschreiben Sie die beigefügten Unterlagen
• Richten Sie Benutzerkonten für Unternehmens- und Abteilungstools ein
• Erstellen Sie Ihr Intranetprofil
• Planen Sie ein Einführungstreffen mit Ihrem Mentor/Buddy

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne unter [Telefonnummer/E-Mail] an mich wenden. Auch hier freuen wir uns sehr, dass Sie sich entschieden haben, unserer Organisation beizutreten.

Grüße,

[Absender]

[Titel des Absenders]

Kurzform

Hallo [Vorname des neuen Mitarbeiters]! Ich bin [Vorname des Absenders] und ich bin der [Titel]. Ich kümmere mich um die [XYZ-Aufgabe] und werde eng mit Ihnen zusammenarbeiten, deshalb wollte ich mich mit Ihnen in Verbindung setzen und Sie persönlich im Team willkommen heißen. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie während Ihrer Umstellung Hilfe benötigen. Ich hoffe, Sie genießen Ihren ersten Tag bisher!

Treffen Sie den richtigen Ton

Laut SHRM bleiben bis zu 69 Prozent der Mitarbeiter eher drei Jahre bei einem Unternehmen, wenn sie eine positive Onboarding-Erfahrung hatten. Die First-Touch-Kommunikation einer Willkommensnachricht kann bei einem neuen Mitarbeiter nachhaltige Auswirkungen haben.

Unabhängig davon, wer den Begrüßungsbrief oder die Begrüßungsnachricht schreibt, kann es schwierig sein, den richtigen Ton zu verwenden. Wenn Sie im Führungsteam oder in der Personalabteilung sind, möchten Sie vielleicht, dass Ihre Botschaft einen formellen, aber ermutigenden Ton vermittelt. Kollegen, die einen neuen Mitarbeiter willkommen heißen, möchten vielleicht einen freundlichen und kooperativen Ton in ihrer Nachricht erreichen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die richtige Balance zu finden, kann die Tonerkennungsfunktion von Grammarly helfen, das Rätselraten zu beseitigen, indem sie den Ton identifiziert, den Sie zu verwenden versuchen, und Schreibvorschläge anbietet, um ihn in Ihrer Nachricht konsistent beizubehalten.