Wörter zum Löschen aus Ihren E-Mails

Brauchen Ihre aufgeblähten E-Mails eine Diät? Wenn eine E-Mail zu wortreich ist, neigt der Empfänger möglicherweise nicht dazu, sie sorgfältig zu lesen. Machen Sie Ihre E-Mails kurz, sauber und effektiv, indem Sie diese unnötigen Phrasen eliminieren.

Ein potenziell unhöfliches Wort

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, kann der Empfänger Ihre funkelnden Augen und Ihr schelmisches Grinsen nicht sehen. Bestimmte Wörter wie „eigentlich“ können sarkastisch, herablassend oder sogar unhöflich wirken. Betrachten Sie diese Beispielkonversationen und entscheiden Sie, welche der beiden die höflichere Nachricht sendet.:

Boss: Marie, ich habe Sie heute morgen um den Boulder-Bericht gebeten. Können Sie es bitte so schnell wie möglich in mein Büro bringen?

Antwort 1: Eigentlich habe ich es vorhin auf Ihren Schreibtisch gelegt. Es sollte unter Ihrem grünen Briefbeschwerer liegen. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie es nicht sehen.

Antwort 2: Ich habe es vorhin unter Ihren Schreibtisch gelegt. Es sollte unter Ihrem grünen Briefbeschwerer liegen. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie es nicht sehen.

Wirkt Version eins tatsächlich etwas schnippisch? Anstatt Gefahr zu laufen, dass Ihre Worte missverstanden werden, warum lassen Sie in Ihren E-Mails nicht den unnötigen Satz „eigentlich“ weg?

7 Wiesel-Wörter und -Phrasen

Wieselworte lassen dich unsicher oder unzuverlässig klingen. Insbesondere gibt es sieben Ausdrücke, die eliminiert werden sollten, wenn Sie beim Leser einen guten Eindruck hinterlassen wollen: wie, irgendwie, irgendwie, vielleicht, vielleicht, könnte und kann. Sehen wir uns eine weitere Beispiel-E-Mail mit und ohne Wiesel an.

Kunde: Kommt das Paket am Montag an?

Antwort 1: Möglicherweise können wir das Paket bis Montag zustellen. Ich brauche irgendwie Ihre Tracking-Nummer. Wenn Sie es senden, kann ich vielleicht sehen, wo sich das Paket befindet.

Antwort 2: Um genau zu sehen, wo sich Ihr Paket befindet, benötige ich die Sendungsverfolgungsnummer. Bitte senden Sie es und ich werde Sie wissen lassen, ob das Paket bis Montag ankommt.

Antwort zwei ist direkt und ehrlich. Klingt die Antwort nicht zögernd? Wenn Sie den Eindruck erwecken möchten, dass Sie alles unter Kontrolle haben, vermeiden Sie Ausdrücke, die so klingen, als würden Sie versuchen, sich aus etwas herauszuwinden.

3 Add-Nothing-Adverbien

Einige Autoren hassen Adverbien, aber die meisten sind sich einig, dass sie ihren Platz haben. Henry James schrieb: „Adjektive sind der Zucker der Literatur und Adverbien das Salz.“ Um die Metapher fortzusetzen, verbessert Salz den Geschmack von Lebensmitteln, wenn es im richtigen Verhältnis verwendet wird. Zu viel Salz verdirbt ein Gericht. Andererseits hat Salz in bestimmten Esswaren nichts zu suchen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Salz in Ihre Limonade zu geben! Drei Adverbien sind die schlimmsten der schlimmsten, weil sie einem Satz nichts Wichtiges hinzufügen. Vermeiden Sie grundsätzlich, aktuell und ernsthaft. Schauen Sie sich diese Beispiele an, um zu sehen, warum Sie diese drei Wörter dauerhaft hinter sich lassen sollten.

Nachricht 1: Ich habe Ihr Stellenangebot ernsthaft in Erwägung gezogen. Grundsätzlich schreibe ich, um abzulehnen, weil ich derzeit Verpflichtungen habe, die bis zum 2. April nächsten Jahres laufen. Sobald sie erfüllt sind, werde ich Sie erneut kontaktieren, um zu besprechen, welche offenen Stellen Sie haben.

Nachricht 2: Ich schreibe, um Ihr Stellenangebot abzulehnen, da ich frühere Verpflichtungen habe, die bis zum 2. April nächsten Jahres laufen. Sobald sie erfüllt sind, werde ich Sie erneut kontaktieren, um zu besprechen, welche offenen Stellen Sie haben.

Es ist ein Stellenangebot! Natürlich haben Sie ernsthaft darüber nachgedacht. Du schreibst im Präsens. Daher ist „derzeit“ irrelevant. „Grundsätzlich“ bedeutet, dass eine Aussage die wichtigsten Aspekte einer komplizierten Situation zusammenfasst. Aber Sie haben die wichtigsten Punkte erklärt. Wenn Ihre Leser mehr Details benötigen, werden sie fragen.

3 Redundante oder ungenaue Ausdrücke

Wir haben mehrere überflüssige Sätze behandelt, die nichts weiter tun, als das Schreiben aufzublähen. In einer E-Mail, in der die Kürze besonders geschätzt wird, sollten diese Sätze unverzüglich gestrichen werden. Lassen Sie uns noch einmal auf einige der schlimmsten Übeltäter zurückkommen:

In der Tat

Tatsächlich bedeutet „in Wirklichkeit“. Redner verwenden es oft, um ein Missverständnis zu korrigieren oder auf einen Fehler hinzuweisen.

Sprecher 1: Ich esse keine Polenta, weil ich gegen Weizen allergisch bin.

Sprecher 2: Tatsächlich ist Polenta ein Maisprodukt.

Erinnern Sie sich, als wir diskutiert haben, warum „eigentlich“ vermieden werden sollte? Wenn Sie das obige Gespräch laut lesen, können Sie sich vielleicht vorstellen, dass Sprecher 2 die Korrektur mit den Händen in die Hüften und einem Augenrollen vorträgt. Warum riskieren Sie, Ihre Leser zu beleidigen? Gehen Sie nicht davon aus, dass sie Ihre Motive verstehen. Es ist immer besser, wichtige Korrekturen oder Klarstellungen persönlich vorzunehmen. Wenn Sie eine E-Mail senden müssen, wählen Sie Ihre Worte sorgfältig. Ein wenig Fingerspitzengefühl reicht weit.

Im Verfahren

Liebe Kundin, lieber Kunde, wir sind dabei unser Geschäft umzubauen. Der Bates-Standort bleibt bis auf Weiteres geschlossen.

Werden Ihre Kunden verwirrt, wenn Sie den Ausdruck „in Bearbeitung“ streichen? Werden sie am Schaufenster auftauchen und sich am Kopf kratzen? Wenn Sie den Satz ohne „in Bearbeitung“ noch einmal lesen, verstehen Sie immer noch, warum der Standort geschlossen ist. Warum das Offensichtliche sagen?

Im Grunde

Für alle Absichten und Zwecke bedeutet „in Kraft“. Leute verwenden es, wenn eine Tatsachenbehauptung mehrdeutig sein kann. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie sind ein Firmeninhaber, der die Herstellung eines Produkts einstellen möchte. Sie legen das Datum fest, an dem die Produktion eingestellt wird. Die meisten Materialien zur Herstellung des Produkts sollten bis zu diesem Datum verwendet werden. Wenn Sie am Ende Material übrig haben, werden Sie die Produktion noch einige Tage fortsetzen, um Abfall zu vermeiden. Anstatt mit Ihren Arbeitern ins Detail zu gehen, erklären Sie: Am 15. Oktober wird die Produktion praktisch eingestellt.

Entscheiden Sie sich anstelle dieses wortreichen Satzes für eine präzisere Art, mehrdeutige Details auszudrücken. Im obigen Beispiel könnte der Firmeninhaber sagen, dass die Produktion voraussichtlich am 12. Oktober eingestellt wird. Oder sie könnte sagen, dass die Produktion Mitte Oktober eingestellt wird. In jedem Fall würden die Arbeiter den allgemeinen Zeitrahmen für das Ende der Produktion verstehen.

Wenn Sie nicht überzeugt sind, ziehen Sie ein anderes Problem in Betracht, das sich mit „für alle Absichten und Zwecke“ ergibt. Viele Menschen verwenden es falsch. Anstatt das Risiko einzugehen, einer von ihnen zu sein, sollten Sie vielleicht ein Synonym wie „in Kraft“ verwenden.

Englisch ist voller unnötiger Füllwörter. Die besten E-Mails sind klar, direkt und kurz. Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails ihren Zweck mitteilen, streichen Sie diese überflüssigen Phrasen.