So geben Sie schriftliches Feedback: Die Dos and Don'ts

Konstruktives und direktes Feedback kann Managern und Kollegen dabei helfen, sich gegenseitig zu motivieren und gleichzeitig Wachstum zu feiern und Herausforderungen anzuerkennen. Unser Ansatz zum Teilen von Feedback ist entscheidend dafür, wie unsere Kollegen es aufnehmen.

Feedback zu geben ist nicht für jeden selbstverständlich, aber keine Sorge; Wir haben einen vollständigen Leitfaden zum Schreiben von konstruktivem Feedback zusammengestellt. In diesem Artikel finden Sie unsere dreistufige Formel für die Abgabe schriftlichen Feedbacks, Tipps zum Verfassen von professionellem Feedback und Beispiele für schriftliches Feedback.

Was ist schriftliches Feedback?

Beim schriftlichen Feedback handelt es sich um eine Aufzeichnung von Anleitungen, die jemandem am Arbeitsplatz dabei helfen sollen, sich beruflich zu verbessern und weiterzuentwickeln. Im Allgemeinen kann schriftliches Feedback Lob, einen Blick darauf, was verbessert werden kann, und einige nächste Schritte enthalten, denen die Person folgen soll.

Schriftliches Feedback kann formell oder informell sein und in vielen Medien erfolgen, einschließlich dieser gängigen Formate:

• Jährliche Rückblicke
• Projektrückblicke
• Bewertungen
• Wöchentliche Treffen
• Peer-Feedback
• E-Mails
• Kommentare in Dokumenten, Projektmanagement-Tools oder anderen Arbeitsplattformen
• Revisionswünsche

Wann ist schriftliches Feedback zu geben?

Schriftliches Feedback ist eine großartige Möglichkeit, eine schriftliche Spur zu hinterlassen, die den Fortschritt einer Person dokumentiert und sowohl dem Manager als auch dem Empfänger eine Referenz bietet, wenn sie die Arbeit oder den Fortschritt in Richtung eines Ziels nachverfolgen (während mündliches Feedback vergessen oder falsch in Erinnerung bleiben kann).

An vielen Arbeitsplätzen wird Feedback als Bereich des Fortschritts und der Herausforderungen dargestellt und nicht als eine sowohl positive als auch negative Bewertung. Es kann schwierig sein, Feedback zu geben und zu erhalten, das die Arbeit oder das Verhalten einer Person kritisiert, aber es zu vermeiden, ist noch schlimmer. Indem Sie negatives Feedback zurückhalten, erweisen Sie der Person keinen Gefallen: Wie kann sie sich verbessern, wenn sie nicht weiß, dass sie die Standards nicht erfüllt?

Unter den folgenden Umständen möchten Sie möglicherweise schriftliches Feedback geben.

• Vom Unternehmen erforderliche Überprüfungen oder Bewertungen
• Eine Papierspur hinterlassen oder eine Aufzeichnung führen
• Unkomplizierte Situationen, die leicht zu erklären sind
• Verstöße gegen schriftliche Regeln
• Feedback nach einer Veranstaltung geben

Wann sollten Sie mit Feedback zurückhalten?

Es gibt immer Situationen, in denen Feedback verschoben oder zurückgehalten werden sollte.

Wenn das Feedback nicht umsetzbar oder bestätigend ist, fragen Sie sich, warum Sie Feedback geben möchten. Wenn die Emotionen hoch sind oder die Informationen, die Sie weitergeben möchten, persönlicher Natur sind, treten Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie es neu.

Konstruktives Feedback sollte Hinweise auf die Arbeit oder das Verhalten des Empfängers enthalten, das verbessert werden muss – Belege dafür, was er gut und was schlecht gemacht hat, und klare nächste Schritte, um ihn zu motivieren . Positives Feedback sollte spezifisch und komplementär sein.

Schließlich sollten Sie es vermeiden, schriftliches Feedback als Ihre primäre Bereitstellungsmethode zu verwenden, wenn die Situation, mit der Sie es zu tun haben, zu komplex ist, um sie schriftlich zu erklären, oder wenn sie aus dem Zusammenhang gerissen werden kann. Sie können schriftliches Feedback verwenden, um ein Gespräch zu notieren, aber nuancierte Situationen werden am besten für mündliches Feedback aufbewahrt.

In folgenden Situationen sollten Sie auf schriftliches Feedback verzichten:

• Wenn die Emotionen erhöht sind
• Wenn persönliches Feedback nicht konstruktiv wäre
• In nuancierten Situationen

So geben Sie schriftliches Feedback

Unabhängig davon, ob es sich um ein Verhalten handelt, das der Empfänger beibehalten oder ändern soll, können Sie Ihre positive Einschätzung schriftlich abgeben.

Egal welche Art von Feedback Sie geben möchten, stellen Sie sicher, dass es zeitnah eintrifft. Die meisten schriftlichen Rückmeldungen erfolgen, nachdem ein Ereignis bereits eingetreten ist. Eine gute Faustregel besteht darin, dass Sie innerhalb einer Woche nach einer Veranstaltung Feedback erhalten, es sei denn, es handelt sich um eine jährliche Überprüfung, ein Projektfeedback oder eine andere geplante Form von Feedback.

Seien Sie konkret

Vermeiden Sie beim Feedback Verallgemeinerungen. Beispiele für die Handlungen des Empfängers und Ihre Empfehlungen für das weitere Vorgehen sollten so klar wie möglich sein.

Je spezifischer Sie sind, desto leichter kann der Empfänger die von Ihnen übermittelten Informationen verdauen. Fragen Sie sich zunächst: „Was erhoffe ich mir durch dieses Feedback?“ und von dort aus rückwärts arbeiten.

Wenn Sie konstruktives Feedback geben, nennen Sie Beispiele dafür, wann die Arbeit oder das Verhalten der Person nicht den Standards entsprach. Geben Sie ihnen dann klare, messbare und erreichbare Ziele, die sie in einem festgelegten Zeitrahmen erreichen müssen. Wenn Sie positives Feedback geben, weisen Sie auf eine bestimmte Aktion oder ein bestimmtes Ergebnis hin, das Sie noch einmal sehen möchten.

Betonen Sie die Wichtigkeit

Auch wenn Sie vielleicht das Gefühl haben, dass das Feedback, das Sie mit dem Empfänger besprechen, wichtig ist, ist es für ihn möglicherweise nicht dasselbe. Es liegt in Ihrer Verantwortung zu vermitteln,warumdas, was Sie teilen, wichtig ist.

Sie können ihnen zeigen, dass es wichtig ist, indem Sie die Auswirkungen ihrer Aktion (oder ihrer Unterlassung) erläutern.

Seien Sie einfühlsam

Es ist viel wahrscheinlicher, dass Ihr Feedback gut aufgenommen wird, wenn Sie es mit Einfühlungsvermögen und Freundlichkeit weitergeben. Freundliches Feedback ist konstruktiv, respektvoll, unterstützend und mitfühlend. Sie können Herausforderungen und äußere Einflüsse anerkennen und feststellen (falls das stimmt), dass Sie ihre Bemühungen wertschätzen.

Freundlichkeit kann vermittelt werden durch:

• Geben Sie ihnen Zeit, Ihnen Fragen zu stellen.
• Verwenden SieIch-Aussagen anstelle vonDu-Aussagen, zum Beispiel „Mir ist aufgefallen, dass die wöchentlichen Kennzahlen zu spät eingegangen sind“ oder „Ich hatte gehofft, eine ausgefeiltere Darstellung der Ziele unseres Teams zu sehen.“
• Machen Sie Komplimente zu den Dingen, von denen Sie gerne mehr sehen würden.
• Externe Herausforderungen anerkennen, sofern vorhanden.

Beispiele für schriftliches Feedback

Beispiel für eine Kommunikations-Feedback-Nachricht

Hallo, Lex. Ich frage mich, ob Sie ein Status-Update zum Hotelprojekt haben. Wenn bei Ihnen Probleme aufgetreten sind, teilen Sie mir dies bitte so schnell wie möglich mit, damit ich Ihnen helfen kann, wieder auf den richtigen Weg zu kommen. Da wir uns dem Ende des Projekts nähern, könnten Sie mir bitte mehrmals in der Woche eine Nachricht senden, damit ich weiß, wo wir stehen? Danke!

Beispiel für eine Sofortnachricht mit positivem Feedback

Hannah – vielen Dank, dass Sie heute in unserem Stand-up aufgeschlossen und beharrlich waren. Ihr kreatives Denken hat uns geholfen, das Problem aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten, und ich bin zuversichtlich, dass wir das Projekt rechtzeitig abschließen können. Konzentrieren wir uns als Nächstes auf die Neuorganisation unserer letzten beiden Sprints, um die Frist einzuhalten. Machen Sie weiter so!

Beispiel für Manager-Feedback

Hey Martha, könnten wir einen Termin vereinbaren, um unsere Kommunikation und meine Ziele zu besprechen? Als ich kürzlich nach meinen Vertriebszielen gefragt habe, habe ich nicht das Gefühl, klare Antworten darüber erhalten zu haben, was ich anstreben sollte. Ich würde mich gerne innerhalb der nächsten Woche mit Ihnen treffen, um meine Ziele bis zum Ende des Quartals zu erreichen. Hast du am Mittwoch frei?

Beispiel für eine E-Mail mit einem Jahresrückblick

Hallo Erik,

Vielen Dank, dass Sie heute an unserem Jahresrückblickstreffen teilgenommen haben. Im Anhang finden Sie das vollständige Bewertungsformular. Ich habe die Highlights unten aufgeführt.

Was läuft richtig:Sie waren ein starker und zeitnaher Kommunikator und ein sorgfältiger, detailorientierter Projektmanager. Ihr Team lobt Sie (siehe beigefügtes Dokument) und Ihre Zusammenarbeit bleibt nicht unbemerkt!

Was verbessert werden muss:Sie haben dieses Jahr nur zwei von sechs Ihrer Projektfristen eingehalten. Dies führt dazu, dass Projekte das Budget überschreiten und beeinträchtigt unsere Fähigkeit, Auftragnehmer korrekt einzuplanen.

Nächste Schritte:Wie wir in unserem Treffen besprochen haben, priorisieren Sie bitte die Fristen im kommenden Jahr. Zögern Sie nicht, mich zu informieren, wenn Sie mehr Personal, weniger Projekte oder andere Ressourcen benötigen.

Ich bin für Sie da, wenn Sie etwas besprechen müssen oder andere Fragen oder Bedenken haben.

Aufrichtig,

Lauren

Beispiel für Peer-Feedback

Hallo Mak, deine Zusammenarbeit mit dem Team war letzte Woche großartig, aber ich hatte das Gefühl, dass meine eigenen Projekte in den Hintergrund gedrängt wurden, als du mich um Hilfe bei den Grafiken für die E-Mail-Kampagne gebeten hast. Ich habe in der Vergangenheit genug von Ihrer Arbeit gesehen, um sicher zu sein, dass Sie selbst ein großartiges Set hätten erschaffen können. Glaubst du, dass du versuchen könntest, sie nächste Woche alleine anzugehen? Wenn nicht, lassen Sie es mich wissen und wir besprechen einige Alternativen.

Feedback ist der Schlüssel zur beruflichen Weiterentwicklung

Effektives Feedback zu verfassen erfordert Arbeit. Um produktives und verständliches Feedback zu erhalten, stellen Sie sicher, dass es klar, einfühlsam und umsetzbar ist.

Nennen Sie Beispiele dafür, wann ihre Arbeit oder ihr Verhalten nicht ideal waren, und geben Sie klare, erreichbare Ziele für die Nachverfolgung an. Weisen Sie außerdem auf Erfolge hin und betonen Sie, warum das Feedback wichtig ist. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und organisieren Sie Ihr schriftliches Feedback. Bleiben Sie bei diesem Ansatz und Sie werden auf dem besten Weg sein, effektives schriftliches Feedback zu geben.

Sowohl bei positivem als auch bei negativem Feedback müssen Sie mit etwas Fingerspitzengefühl schreiben. Beachten Sie also diese Grundlagen:

1. Beginnen Sie mit dem Positiven.
2. Weisen Sie darauf hin, was gegebenenfalls fehlt.
3. Schließen Sie mit klaren, erreichbaren nächsten Schritten ab.

Möglicherweise haben Sie ein bestimmtes Ziel vor Augen, wenn Sie schriftliches Feedback geben. Denken Sie jedoch daran, dass das beste Ergebnis darin besteht, dass die Person die Einsicht zu schätzen weiß und weiß, was sie mit den Informationen anfangen soll.