Wie man schriftliches Feedback gibt: Die Gebote und Verbote

Konstruktives und direktes Feedback kann Managern und Mitarbeitern helfen, sich gegenseitig zu motivieren, während sie Wachstum feiern und Herausforderungen anerkennen, und unser Ansatz zum Teilen von Feedback ist entscheidend dafür, wie unsere Mitarbeiter es erhalten.

Feedback zu geben ist nicht für jeden selbstverständlich, aber keine Sorge; Wir haben einen vollständigen Leitfaden zum Schreiben von konstruktivem Feedback zusammengestellt. In diesem Artikel finden Sie unsere dreistufige Formel für das Geben von schriftlichem Feedback, Tipps zum Verfassen von professionellem Feedback und Beispiele für schriftliches Feedback.

Was ist schriftliches Feedback?

Schriftliches Feedback ist eine Aufzeichnung von Anleitungen, die jemandem am Arbeitsplatz helfen sollen, sich beruflich zu verbessern und weiterzuentwickeln. Im Allgemeinen kann schriftliches Feedback Lob, einen Blick darauf, was verbessert werden kann, und einige nächste Schritte für die Person beinhalten.

Schriftliches Feedback kann formell oder informell sein und kann in vielen Medien erfolgen, einschließlich dieser gängigen Formate:

• Jahresrückblicke
• Projektrückblicke
• Auswertungen
• Wöchentliche Treffen
• Peer-Feedback
• E-Mails
• Kommentare in Dokumenten, Projektmanagement-Tools oder anderen Arbeitsplattformen
• Revisionsanträge

Wann sollte man schriftliches Feedback geben?

Schriftliches Feedback ist eine großartige Möglichkeit, eine Papierspur zu hinterlassen, die den Fortschritt einer Person dokumentiert und sowohl dem Vorgesetzten als auch dem Empfänger einen Anhaltspunkt gibt, wenn er die Arbeit oder die Bewegung in Richtung eines Ziels verfolgt (während verbales Feedback vergessen oder falsch erinnert werden kann).

An vielen Arbeitsplätzen wird Feedback als Bereich des Fortschritts und der Herausforderung dargestellt und nicht als Bewertung, die sowohl positiv als auch negativ ist. Es kann schwierig sein, Feedback zu geben und zu erhalten, das die Arbeit oder das Verhalten einer anderen Person kritisiert, aber es zu vermeiden, ist noch schlimmer. Indem Sie negatives Feedback zurückhalten, erweisen Sie der Person einen Bärendienst: Wie kann sie sich verbessern, wenn sie nicht weiß, dass sie Standards nicht erfüllt?

Unter den folgenden Umständen möchten Sie möglicherweise schriftliches Feedback geben.

• Vom Unternehmen geforderte Überprüfungen oder Bewertungen
• Um eine Papierspur zu hinterlassen oder Aufzeichnungen zu führen
• Unkomplizierte Situationen, die leicht zu erklären sind
• Verstöße gegen schriftliche Regeln
• Feedback nach einer Veranstaltung geben

Wann sollten Sie mit Feedback warten?

Es gibt immer Situationen, in denen Feedback verschoben oder zurückgehalten werden sollte.

Wenn Feedback nicht umsetzbar oder bestätigend ist, fragen Sie sich, warum Sie Feedback geben möchten. Wenn die Emotionen hoch sind oder die Informationen, die Sie teilen möchten, persönlich sind, treten Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie neu.

Konstruktives Feedback sollte Hinweise auf die Arbeit oder das Verhalten des Empfängers enthalten, die verbessert werden müssen – Nachweise dafür, was er gut gemacht hat, was er schlecht gemacht hat, und klare nächste Schritte, um ihn zu motivieren . Positives Feedback sollte spezifisch und ergänzend sein.

Schließlich sollten Sie es vermeiden, schriftliches Feedback als primäre Übermittlungsmethode zu verwenden, wenn die Situation, mit der Sie es zu tun haben, zu komplex ist, um sie schriftlich zu erklären, oder wenn sie aus dem Kontext gerissen werden kann. Sie können schriftliches Feedback verwenden, um ein Gespräch zu notieren, aber nuancierte Situationen werden am besten für verbales Feedback aufbewahrt.

In folgenden Situationen sollten Sie auf schriftliches Feedback verzichten:

• Wenn Emotionen hochgehen
• Wenn persönliches Feedback nicht konstruktiv wäre
• In nuancierten Situationen

So geben Sie schriftliches Feedback

Unabhängig davon, ob es sich um ein Verhalten handelt, das der Empfänger beibehalten oder ändern soll, können Sie Ihre Bewertung schriftlich positiv abgeben.

Unabhängig davon, welche Art von Feedback Sie geben möchten, stellen Sie sicher, dass es umgehend ankommt. Das meiste schriftliche Feedback wird gegeben, nachdem ein Ereignis bereits eingetreten ist. Eine gute Faustregel ist, Feedback innerhalb einer Woche nach einer Veranstaltung zu liefern, es sei denn, es handelt sich um eine jährliche Überprüfung, ein Projektfeedback oder eine andere geplante Form des Feedbacks.

Sei präzise

Vermeiden Sie Verallgemeinerungen, wenn es um Feedback geht. Beispiele für die Aktionen des Empfängers und Ihre Empfehlungen für das weitere Vorgehen sollten so klar wie möglich sein.

Je spezifischer Sie sind, desto einfacher wird es für den Empfänger, die von Ihnen übermittelten Informationen zu verdauen. Fragen Sie sich zunächst: „Was erhoffe ich mir von diesem Feedback?“ und von dort aus rückwärts arbeiten.

Wenn Sie konstruktives Feedback geben, geben Sie Beispiele dafür, wann die Arbeit oder das Verhalten der Person nicht den Standards entsprach. Geben Sie ihnen dann klare, messbare und erreichbare Ziele, die sie in einem festgelegten Zeitrahmen erreichen sollen. Wenn Sie positives Feedback geben, weisen Sie auf eine bestimmte Aktion oder ein bestimmtes Ergebnis hin, das Sie noch einmal sehen möchten.

Wichtigkeit betonen

Auch wenn Sie der Meinung sind, dass das Feedback, das Sie mit dem Empfänger besprechen, wichtig ist, fühlt er sich möglicherweise nicht so. Es liegt in Ihrer Verantwortung zu vermitteln, warum das, was Sie teilen, wichtig ist.

Sie können ihnen zeigen, dass es wichtig ist, indem Sie die Auswirkungen ihres Handelns (oder Nichthandelns) erklären.

Sei einfühlsam

Es ist viel wahrscheinlicher, dass Ihr Feedback gut aufgenommen wird, wenn Sie es mit Empathie und Freundlichkeit teilen. Freundliches Feedback ist konstruktiv, respektvoll, unterstützend und mitfühlend. Sie können Herausforderungen und äußere Einflüsse anerkennen und feststellen (wenn es stimmt), dass Sie ihre Bemühungen schätzen.

Freundlichkeit kann vermittelt werden durch:

• Geben Sie ihnen Zeit, Ihnen Fragen zu stellen.
• Verwenden Sie Ich - Aussagen anstelle von Du -Aussagen, z. B. „Ich habe bemerkt, dass die wöchentlichen Kennzahlen zu spät kommen“ oder „Ich hatte gehofft, eine ausgefeiltere Präsentation der Ziele unseres Teams zu sehen.“
• Machen Sie Komplimente an Dinge, von denen Sie gerne mehr sehen würden.
• Externe Herausforderungen anerkennen, falls vorhanden.

Beispiele für schriftliches Feedback

Beispiel für eine Kommunikations-Feedback-Nachricht

Hallo Lex. Ich frage mich, ob Sie ein Status-Update zum Hotelprojekt haben. Wenn Probleme aufgetreten sind, lassen Sie es mich bitte so schnell wie möglich wissen, damit ich Ihnen helfen kann, wieder auf Kurs zu kommen. Da wir uns dem Ende des Projekts nähern, könnten Sie mir bitte die ganze Woche über ein paar Mal eine Nachricht senden, damit ich weiß, wo wir stehen? Vielen Dank!

Beispiel für Sofortnachrichten mit positivem Feedback

Hannah – danke, dass du heute in unserem Stand-up aufgeschlossen und beharrlich warst. Ihr kreatives Denken hat uns geholfen, das Problem auf neue Weise zu betrachten, und ich bin zuversichtlich, dass wir das Projekt rechtzeitig abschließen können. Konzentrieren wir uns als Nächstes auf die Neuorganisation unserer letzten beiden Sprints, um die Deadline einzuhalten. Machen Sie weiter mit der hervorragenden Arbeit!

Beispiel für Manager-Feedback

Hey Martha, könnten wir einen Termin vereinbaren, um unsere Kommunikation und meine Ziele zu besprechen? Wenn ich mich kürzlich nach meinen Verkaufszielen erkundigt habe, habe ich nicht das Gefühl, dass ich klare Antworten darauf erhalten habe, was ich anstreben sollte. Ich würde mich gerne innerhalb der nächsten Woche mit Ihnen treffen, um meine Ziele bis zum Ende des Quartals zu erreichen. Hast du am Mittwoch frei?

Beispiel für eine E-Mail mit Jahresrückblick

Hallo Erik,

Vielen Dank, dass Sie heute an unserem jährlichen Review-Meeting teilgenommen haben. Anbei finden Sie das vollständige Bewertungsformular. Die Highlights habe ich unten eingefügt.

Was läuft gut: Sie waren ein starker und pünktlicher Kommunikator und ein gewissenhafter, detailorientierter Projektmanager. Ihr Team lobt Sie (siehe beigefügtes Dokument) und Ihre Zusammenarbeit bleibt nicht unbemerkt!

Was verbessert werden muss: Sie haben dieses Jahr nur zwei von sechs Ihrer Projekttermine eingehalten. Dies führt dazu, dass Projekte das Budget überschreiten, und beeinträchtigt unsere Fähigkeit, Auftragnehmer korrekt zu planen.

Nächste Schritte: Wie wir in unserem Treffen besprochen haben, priorisieren Sie bitte Fristen im kommenden Jahr. Zögern Sie nicht, mich zu informieren, wenn Sie mehr Personal, weniger Projekte oder andere Ressourcen benötigen.

Ich bin für Sie da, wenn Sie Dinge besprechen müssen oder andere Fragen oder Bedenken haben.

Aufrichtig,

Lauren

Beispiel Peer-Feedback

Hey Mak, Ihre Zusammenarbeit mit dem Team war in der vergangenen Woche großartig, aber ich hatte das Gefühl, dass meine eigenen Projekte an den Rand gedrängt wurden, als Sie mich um Hilfe bei den Grafiken für die E-Mail-Kampagne baten. Ich habe in der Vergangenheit genug von Ihrer Arbeit gesehen, um zuversichtlich zu sein, dass Sie selbst ein großartiges Set hätten entwickeln können. Glaubst du, du könntest versuchen, sie nächste Woche alleine anzugehen? Wenn nicht, lassen Sie es mich wissen und wir werden einige Alternativen besprechen.

Feedback ist der Schlüssel zur beruflichen Weiterentwicklung

Effektives Feedback zu erstellen, erfordert Arbeit. Um produktives, verdauliches Feedback zu erstellen, stellen Sie sicher, dass es klar, einfühlsam und umsetzbar ist.

Geben Sie Beispiele dafür, wann ihre Arbeit oder ihr Verhalten nicht ideal war, und geben Sie klare, erreichbare Ziele für die Nachverfolgung an. Weisen Sie auch auf Erfolge hin und betonen Sie, warum das Feedback wichtig ist. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und halten Sie Ihr schriftliches Feedback organisiert. Bleiben Sie bei diesem Ansatz und Sie sind auf dem besten Weg, effektives schriftliches Feedback zu geben.

Positives und negatives Feedback erfordern beide, dass Sie mit etwas Fingerspitzengefühl schreiben. Behalten Sie also diese Grundlagen im Hinterkopf:

1. Beginnen Sie mit den positiven Dingen.
2. Zeigen Sie auf, was fehlt, wenn überhaupt.
3. Schließen Sie mit klaren, erreichbaren nächsten Schritten ab.

Möglicherweise haben Sie ein bestimmtes Ziel vor Augen, wenn Sie schriftliches Feedback geben. Denken Sie jedoch daran, dass das beste Ergebnis darin besteht, dass die Person die Einsicht zu schätzen weiß und weiß, was sie mit der Information anfangen soll.