電子メールで「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」を表現する 4 つのより良い方法
公開: 2021-02-02特に書面において、悪いニュースを伝えることを喜ぶ人はいません。残念なニュース、間違い、残念な出来事を伝えるとき、私たちはその衝撃を和らげるために、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」という特定のフレーズを投げ込む傾向があります。この文を使いたくなる気持ちは理解できます。しかし、会議の時間の変更などのちょっとした迷惑行為を報告する場合でも、大規模な契約のキャンセルなど、より重大なことを報告する場合でも、この情報は多用されすぎることがよくあります。
しかし、たとえ真剣に使われたとしても、このありきたりな言い回しは非常に一般的になっており、皮肉なことに、それが不誠実に聞こえる可能性があります。特に、受信者がその不便を大きな迷惑と感じる場合、定型的な謝罪では良心の呵責がほとんど伝わらない可能性があります。不誠実または無神経に聞こえる危険性があります。
ごめんなさいと言うより良い選択肢があります。場合によっては、特に自分でコントロールできない場合には、後悔を表現するより適切な方法があるかもしれません。もしかしたら謝罪の手紙を書いているのかもしれない。また、本当に後悔していて自分が悪いときは、もっと強い言い方があります。ここでは、遭遇する可能性のあるさまざまな状況に対応するいくつかの代替案をまとめました。
1 「あなたの不満はわかります。」
特に、専門的な場面で顧客と対峙する役割では、包括的な謝罪として「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」を使いがちです（例：荷物の紛失、約束の遅れ、サービスの欠陥など）。このような場合、このフレーズは思いやりではなく、無効化または専門的ではないものとして受け取られる可能性があります。これによりフラストレーションが増大する可能性があります。
受信者の視点を理解し、不正行為を埋め合わせたいと考えていることを示す応答を作成することが重要です。彼らの苦情を単なる「不便」として無視するのではなく、彼らの感情を認め、責任を受け入れるほうが修復につながる可能性が高くなります。 「あなたのイライラはわかります」という言葉を使うことで、共感を持って対応することができます。これは、うまくいけば高揚した感情を和らげ、双方が満足できる解決策に到達するためのより強力な方法です。
2 「残念なことだとは思います。」
想像してみてください。忙しい週に疲れ果てて、ディナー デートをキャンセルする必要があるとします。 。 。始まる30分前。 「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」を送ることは、そのニュースを伝える非個人的な方法です。私たちのコミュニケーションはデジタル化が進んでいますが、私たちはロボットではありません。通信の相手には人がいることを忘れないでください。
ここでは失望を認識し、責任を負うことが重要です。彼らの視点を考えていることを示してください。代わりに、次のような内容でテキストを始めるようにしてください。「急なお知らせになりましたが、今週ずっとあなたのお気に入りのレストランでお会いできることを楽しみにしていました。 。 」これであなたは責任を負います。個人情報を含めることで思いやりも伝わります。
あなたが自分の欠点を認識しており、問題を修正することを目指していることを受信者に伝えることで、個人的または仕事上、関係に信頼と自信が築かれます。
3 「ご辛抱いただきありがとうございます。」
後悔と後悔は同じものではありません。時には、残念なことや残念なことでも、私たちにはどうすることもできないことが起こります。このような状況では、実際には謝罪する必要はありません。例: あなたが航空会社の予約係で、冬の吹雪によりフライトが数時間遅延したと想像してください。異常気象の責任はあなたにはありません。この場合、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」を使うと、何もないのに自分を責めてしまう可能性があります。
謝罪すると、自分ではどうすることもできないことに対する責任を引き受ける危険があります。代わりに、目の前にある感情を後悔から感謝に変えてください。理解を示してくれたことに感謝の気持ちを伝えると、状況が逆転し、受け手の心にも同様の感情が芽生える可能性があります。次のようにしてみてください。「大変お待たせいたしました。すぐに離陸できる安全な状況になることを願っています。」これにより、あなたが相手の憤りに共感し、理解していることが相手に伝わります。
4 「手伝いましょう。」
謝罪する代わりに解決策を提案してください。人はがっかりしたときに文句を言いますが、それは話を聞いてもらいたいから、あるいは問題を解決してもらいたいからです。 「白いズボンに赤ワインをこぼしてご迷惑をおかけしました」では汚れは落ちません。一方、「ドライクリーニング代は私に払わせてください」となります。
問題解決のプロセスに積極的に取り組む意識を持つことは、あなたがより責任感のある人間になろうと努力していることを相手に証明することになります。このアプローチにより、今後の頭痛の種を避けることができます。次回、自分で解決できる問題が発生したら、解決することを申し出てください。