AI を使って洗練されたプロフェッショナルなメールを書く方法

メールの生産性を高めることは、AI ができる多くのことの 1 つにすぎません。何を言えばいいのか分からない場合でも、情報をどのような順序で入力すればよいかわからない場合でも、電子メール作成テクノロジーは役に立ちません。このガイドでは、AI を使用して電子メールを作成する方法について詳しく説明します。

AIメールとは何ですか？

AI メールとは、完全または部分的に AI によって作成されたメールです。 AI を使用して電子メールを作成すると、時間とエネルギーが節約され、電子メールの生産性が向上し、より重要なタスクに集中できるようになります。 それが生成型 AI の力です。より多くの単純なタスクを自動化し、AI がまだ処理できない高度なタスクにより多くの時間を費やすことができます。

ほとんどの人は、友人や家族にメールを書くのに手助けは必要ありませんが、フォーマルなメールは少し難しいです。 何を言うべきか迷った場合、AI 支援によるメール作成は次のような部分で役立ちます。

• メールの始め方
• メールを終了する方法
• 悪いニュースを伝える
• レポートを要約する
• キャンセルまたはスケジュール変更
• コールドメール（会ったことのない人へのメール）での自己紹介

AI メールを直接コピーして送信したくなるかもしれませんが、それでも確認して書き直す必要があります。 AIの文章をコピーするのは盗作なので、表現を少し変えて自分の文章にするのがベストです。

AI 文章プロンプトを使用したメール作成

すべての AI 作成タスクの最初のステップはプロンプトです。 AI 書き込みプロンプトは、ユーザーが AI メッセージ ウィンドウに入力して何をすべきかを指示するコマンドです。 プロンプトには、トピック、長さ、対象者、さらには口調など、含めたいすべての詳細を含める必要があります。

AI による電子メールのプロンプト作成は、派手である必要はありません。 ほとんどの AI は、平易でカジュアルな言語を理解できるように設計されているため、同僚と同じように話すことができます。

ドクターマーチンにメールを書いて、3 月 13 日水曜日の予約を確認してください。

ただし、より複雑なメールの場合は、必要な情報をすべて記載するようにしてください。そうしないと、メール用 AI ツールにはその情報が含まれません。

Dr.Martens に電子メールを書いて、3 月 13 日水曜日の午後 1 時に予約を確認してください。咳は治まったが腹痛がまだ続いていることを伝えてください。また、午後 4 時に会議があるので、それまでに終わらせなければならないことも伝えてください。形式的で丁寧な口調を使用しますが、緊急性を強調します。

さらに、AI によっては、要求されない限りメールの件名を含めないものもあります。 これを行うための簡単な行をプロンプトの最後に追加するだけです。

。。。件名を含めます。

また、一部の AI は新しいメッセージをそれぞれ別のセッションとして扱うため、すべての詳細を同じメッセージに追加することをお勧めします。

メール作成技術：AIとビジネスコミュニケーション

AI は、言うべき内容のテンプレートや下書きを提供するため、求人応募メール、営業レター、フォローアップ メールなどの仕事メールに最適です。 すべてを含めることと同時にプロフェッショナルに聞こえることを心配するよりも、すべての詳細を含む事前に作成された下書きを修正し、自分の声のように聞こえるように作り直す方が簡単です。

仕事でメールを書くのが難しい場合は、AI に下書きを作成してもらい、それがあなたにインスピレーションを与えるかどうかを確認してください。 電子メール作成テクノロジーはまだ新しく、間違いが発生しやすいため、AI メールを送信する前に必ず再確認する必要があることに注意してください。

優れた仕事用メールの条件を知るには、プロフェッショナルなメールの例をご覧ください。

個人利用向けの AI 支援メール作成

仕事以外のメールでも個人的なタッチが役立ちますが、AI を使用してよくあるメールの間違いを回避し、何を言うべきかをガイドすることもできます。 仕事上のメールでも個人的なメールでも同じルールが適用されます。プロンプトに記載したい内容を含め、AI メールをより自分らしく聞こえるように修正します。

プロンプトを作成するときは、電子メールのエチケット ルールに留意してください。 これは、特に、適切なスペルと文法に細心の注意を払うことを意味しますが、AI に関して考慮すべき側面は他にもあります。 具体的には、電子メールの件名、受信者の名前、特定の承認、添付ファイルについて言及する行など、プロンプトに必要なすべての情報を必ず含めるようにしてください。

また、正しいトーンを打つことを明確にしてください。 たとえば、子供に手紙を書いている場合は、子供に優しい言語で書かれた AI メールを生成できます。

それでも行き詰まった場合は、メール作成のヒントで詳しいアドバイスをご覧ください。

AIメールに関するよくある質問

AI 支援によるメール作成をどのように活用していますか?

AI メッセージ ウィンドウに詳細なプロンプトを記述することで、AI メールを作成できます。 AIメールは概要や下書きとして利用することをおすすめします。 AI は依然としてエラーを犯すため、下書きを送信する前に常に確認して修正することをお勧めします。

AI による電子メールの作成に最適なプロンプトは何ですか?

AI による電子メールのプロンプトの作成は、「…について電子メールを書く」と同じくらい簡単です。 ただし、トピック、長さ、対象者、口調などの詳細を含めると、より良い結果が得られます。 一部の AI は新しいメッセージを別のセッションとして扱うため、すべての情報を 1 つのメッセージに含めるようにしてください。

AI を使ってメールを書くためのヒントは何ですか?

AI はユーザーが指示した内容のみを入力するため、AI の書き込みプロンプトには細心の注意を払ってください。 トーンと対象者を指定すると、言語を適切な設定に合わせて調整できるため、賢明です。 いつものように、送信する前に下書きに誤りがないか確認してください。スペルや文法だけでなく、混乱した AI によって犯された事実上の間違いも含まれます。