受信トレイ（および同僚）を幸せに保つための5つの電子メールの習慣

早くオフィスに着くのは、珍しくて美しい月曜日です。 あなたの通勤はいつものように厄介ではなく、あなたのコーヒーはまだ熱いです、そして誰もまだ周りにいません。 あなたの心は、通常の気を散らすことなく実際の仕事を成し遂げるためにこのおいしい機会で競争します。

ラップトップを剥がして開くと、27通の未読メールが見つかります。 あなたの肩は絶望の中で落ち込みます。 これらのうちどれだけが重要ですか？ それらのいずれかですか？ もしそうして、あなたがそれを逃した場合はどうなりますか？ ふるいにかける方がいい。

これらの多くがあなたにまったく関係がないことに気付くと、あなたの欲求不満は高まります。別の部門の誰かが、彼らのはり師が転送した記事の議論について「あなたをループイン」することに決めました。 下にスクロールすると、前になりました。見てみましょう。 。 。 他の6人がチャイムを鳴らし、返信-すべてのスタイル。 ああ。 深呼吸。

電子メールの乱暴さや混乱はたくさんありますが、特に罵倒されているものがいくつかあります。自分のような電子メールのエチケットのパラゴンが決して犯さないような間違いです。 例を挙げて同僚を導きましょう。ここでは、覚えておくべき健全な電子メールの習慣のカウントダウンを示します。

5CCの過密を回避する

あなたの会社の新しいコピーライターであるChetは、デザイン部門のPaulineが使用するためのいくつかの単語を作成しています。 ポーリンの代理であるブランドンが木曜日に彼女の代理を務めるので、チェットも彼をコピーします。 徹底する必要があります。

チェットはまた、グウィンの次のリリースの説明を正確に要約しているとは確信していないので、明確にするために彼女もコピーしてみませんか？ グウィンは、法的な見直しが必要な言い回しについて何かを言ったので、チェットの理由は、それらの人をよりよくループさせます。そして、プロジェクトマネージャーのミアは、何が起こっているのかわからないのが嫌いです。 送信ボタンから離れて、チェット。

賢明でない場合、比較的小さなタスクが、すべてのスタッフの受信トレイの悪夢に急速に膨らむ可能性があります。 そして、あなたが善意を持っていて正当な理由があるとしても、そうでなければまともな人間は時々返信-すべてボタンで下品なことをします。 あなたはそれを危険にさらす気がありますか？

一度に多くの人にメールを送信することが重要な場合は、BCCフィールドにアドレスを入力することを検討してください。そうすれば、返信した人が他の何十もの受信トレイを詰まらせることがなくなります。

Chetの別の解決策は、このタスクを細かく分割することです。1つのメールでデザイナーを更新し、別のメールでGwynにチェックインし、法的な囲いに立ち寄って、いつ話せるか尋ね、今日の午後の計画会議でMiaに通知します。 そういえば。 。 。

4いつメールを送信しないかを知る

電子メールは優れたツールですが、リアルタイムの会話に代わるものではないことがよくあります。特に、フォローアップの質問をしたり答えたりして、進行中に明確にする余地が必要な場合はそうです。 いくつかの例：

• 新しい保険プランについてHRに相談しますか？ 徹底的な電子メールの説明は、書くことは言うまでもなく、読むことの雑用のように聞こえます。 メモ帳をつかんで話します。
• 複雑な技術的問題について専門家に質問しますか？ 前後の会話は、電子メールよりも迅速に詳細を理解するのに役立つ場合があります。
• 機密情報について給与部門または会社の弁護士と話し合いますか？ 送信済みフォルダは、そのようなおいしい秘密の最良のリポジトリではない可能性があります。

このバランスを取る行為の裏側は、いつ電子メールを送信する必要があるかを知っていることです。 時には、問題が完全な会話に値しないことがあります。 このような瞬間は、電子メールが輝くときです。

問題が緊急である場合（今日、現在緊急である場合）、受信者が受信トレイを確認するのを待つよりも、メッセージを送信する方がよい場合があります。

3件名を忘れないでください

誰もが毎日、またはおそらくこれまでに受信トレイを空にするわけではありません。

毎日100通の電子メールを受け取る記者は、重要なものもあれば、正気でないものもあり、開封する価値があると思われるものをトリアージする可能性があります。 このような迅速な判断は、件名に依存します。 忙しい人とのやり取りが永遠に無視されたくないと仮定すると、なぜ書いているのか、そしてそれが重要であることを明確にする必要があります。

また、簡潔にしてください。 件名をメールの内容のマイクロポエムに似せる必要はありません。

上級者向けのヒント：一部のベテランメール送信者は、半分書かれたメモを送信する可能性があることを警戒しており、送信をマッシュアップする準備ができるまで、有効なメールアドレスを[宛先]行に入力しません。 代わりに、受信者のアドレスを件名に一時的に貼り付けます。これにより、時間が来たら簡単に見つけて移動できます。 この最後のステップは、その件名を入力するための便利なリマインダーになります。

2 「+1」レスポンダーもオーバーフォワーダーも

人々の受信トレイを尊重するということは、送信されたフォルダがあなたについて何を言っているかを所有することを意味します。

あなたの一日を明るくする思慮深く、明快な電子メールを書く同僚は、親指を立てる絵文字を返すよりも価値があります。 この種の「+1」応答は、「かっこいい豆」と言って、友人が空港への乗車を提案したときに件名を変更することに似ています。 感謝の気持ち、または少なくとも謝辞の方法でもう少し見せたいと思いませんか？

同様に、やること、フォローアップ、そしておそらく金融関係者が答えることができるという絡み合ったスレッドは、不確実性をさらに多くの人々と共有することによって改善されることはめったにありません。 あなたが転送されたメッセージのジャグリンググループの一員になり、それが何を意味するのか、誰に向けられるのかをほとんど気にせずにランダムな方向にメッセージを絶えずシャントするとき、それはあなたが書いたり共有したりすることは本当に重要ではないことを意味します。 あなたはもっとうまくやることができます。

1上司に何気なく通して人を待ち伏せしないでください

誰かとメールをやり取りしていて、聞きたくないことを伝えているとします。 これまで、物事を比較的丁寧に保つことができました。「いいえ、申し訳ありませんが、その時間枠は現実的ではありません」とあなたは言っています。 「はい、あなたの懸念は理解していますが、法務チームはその言い回しを変更することはできないと言っています。」

それから彼らの次の返事に爆弾が来る：彼らはあなたのマネージャーをCCしている。 どうやら、この人はあなたの応答に不満を持っており、エスカレーションが適切であると判断しました。 ウーフ。

誰かの上司をスレッドに追加することが理にかなっている場合はたくさんありますが、これはその1つではありません。 この種のスニークアタックは、人々に火傷を負わせます。 彼らとのあなたの次の相互作用はおそらく心のこもったものに満たないでしょう。 言い換えれば、それは見栄えが良くありません。 そして、次に一緒に仕事をしなければならないときに、橋を燃やす危険があります。

幸い、これは簡単に回避できます。 あなたがしなければならないのは、彼らの上司を棍棒として使おうとすることによって人々を盲目にすることではありません。

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