ビジネスメールのエチケットのすべきこととすべきでないこと

書き方が不十分で、見当違いの電子メールのように、プロのブランドを傷つけることはほとんどありません。 「送信」ボタンを1回クリックするだけで、ビジネス交換の成功と、潜在的なHRの問題または同僚の対立との違いが生じる可能性があります。 そして、アメリカ人は1日に数十万通の電子メールを送信しますが、それは当然のことと見なされるべきではありません。

あなたが上級専門家であろうとオフィス初心者であろうと、ここにビジネスメールのエチケットの13の覚えておくべきすべきこととすべきでないことがあります。

件名に注意を払ってください

メールの本文を反映した明確で簡潔な件名を記入してください。 「Hi」、「Touching Base」、「FYI」などの一般的な単語を含む件名は避け、件名を空白のままにしないでください。

適切な敬礼を使用してください

「こんにちは」と「ねえ」は、プロ意識と成熟度の欠如を伝えます。 「おはよう」、「こんにちは」、「こんばんは」、「こんにちは」などのフレーズでメールを始めます。 「Goodday」または「Greetings」は、国際舞台で頻繁に使用される他のフレーズです。

イントロダクションを使用してください

米国のような文化では、ベストプラクティスは、送信者が最初の数行にいくつかの背景情報を付けて、名前と名前で自己紹介することです。 たとえば、「親愛なるマンデルさん：私の名前は、AccesstoCultureの創設者であるSharonSchweitzerです。 から紹介されました。 。 。」 または「私の名前はシャロンシュバイツァーです。私は国際ビジネスの専門家です。 。 。」 これは、新しい連絡先、潜在的な顧客、クライアント、および連絡先情報をどのように受け取ったかを知りたい雇用主に自己紹介する場合に特に重要です。

文化を知っている

間接的な文化の人々に電子メールを送信する場合、国の慣習を調査することは適切なプロトコルであり、ベストプラクティスです。 たとえば、日本では、ビジネスメールの最初の文で天気について問い合わせるのが礼儀正しく、適切で、慣習的です。 対照的に、日本人の潜在的な連絡先を紹介するメールを送信することは不適切です。 間接的な文化では、慣習により、相互に尊重されている第三者によってのみ紹介が行われます。 コールドメールは無視、削除、ブロック、または迷惑メールとしてマークされます。

ユーモアや皮肉を含めないでください

電子メールは、コンテキストなしでテキストを介して簡単に誤解される可能性があります。 ユーモアは文化に固有のものです。 受信者が混乱したり、さらに悪いことに気分を害したりする可能性があるため、メールでのユーモアと皮肉の両方を避けてください。

添付ファイルを再確認してください

ファイルを添付するときは、メールの本文にも数秒余分に貼り付けてください。 これは、添付ファイルを開く際の時間とリスクを節約することにより、受信者への配慮を示しています。 これはあなたにとってもっと時間がかかりますか？ はい。 その価値はありますか？ はい。

「全員に返信」を押さないでください

全員が知る必要がない限り、「全員に返信」の使用は避けてください。 C-Suite（CEO / COO）または管理アシスタントがコミュニティサービスプロジェクトのボランティアを要求する10人のスタッフにメールを送信する場合は、10人のメンバー全員ではなく、管理者に返信してください。 なぜ他の10人にあなたのメールを削除させるのですか？ 全員に返信は、特定の主題について進行中の審議のための機能です。

返信を適切に行う

24時間以内に返信するのが一般的な礼儀です。 誰かをもうぶら下げたままにしておくと、失礼と見なされるだけでなく、長期的にはビジネスにコストがかかる可能性があります。 意図せずに誰かを24時間以上待たせたり、酌量すべき事情が生じた場合は、状況を丁寧に説明し、謝罪を表明してください。

絵文字は使用しないでください

それらの小さなまばたき、笑顔のアイコンはテキストメッセージ用です。 彼らはビジネスメールでは不適切で専門的ではありません。 絵文字は、電子メールをスパムフィルターまたはジャンクメールボックスに転送する可能性があり、未成熟で専門的でないように見える可能性があります。

プライバシーを保護する

メールは公開されています。 電子メールが削除されても、オンラインサービスとソフトウェアプログラムはハードドライブ上のメッセージにアクセスできます。 [送信]をクリックする前に、同僚、競合他社、雇用主、FBI、または意図しない受信者があなたの電子メールを読んだ場合に何が起こるかを検討してください。 このように考えてください： Facebookに投稿された場​​合、私のメールはどのように見えますか？

ネガティブにならないでください

否定的なコメントをメールで送信することは不適切です。 すべて大文字の電子メールは、電子メールの怒りを暗示しています。 これらの敵対的なメッセージは、電子メールが送受信されてからずっと後に厄介なものになります。 悪いニュースを電子メールで中継する必要がある場合は、客観的な言葉を使用して事実を述べてください。 悪いニュースを伝えるときは、対面でのコミュニケーションが最適です。

校正を行う

スペルと文法の誤りをチェックして再チェックします。 これらのエラーにより、専門家ではないように見え、電子メールが真剣に受け取られる可能性が低くなります。 電子メールソフトウェアには、スペルチェックなどの多くの専門的なツールが付属しています。それらを使用してください。

会話をより近くで忘れないでください

受信者に応答が不要であることを通知することにより、電子メールサイクルが永続的に継続することはありません。 最後に、「返信は不要」、「ありがとうございました」、「火曜日の取締役会でお会いしましょう」、「さらにサポートが必要な場合はお知らせください」で締めくくります。 「Best」、「Best Regards」、「Sincerely」、「Thank you」などの適切なフレーズで、メールを締めくくります。