ビジネス文書で避けるべき専門用語

あなたは、仕事に「110パーセントの力を注ぐ」と確信している「ロックスター」候補者について「試合中の決定」を下すために「クイック同期」をするよう同僚にメモを書いています。

ビジネス文章における専門用語ほど、混乱を招く（または不快な）可能性のあるものはほとんどありません。確かに、専門用語は、自分のことを理解してくれると確信している相手に迅速にコミュニケーションを図るときに、便利な省略表現になることがあります。しかし、たとえそうするとしても、あなたの文章がグループ内でのテクノバブルのように見えるリスクがあります。このような理由から、ビジネス文書では専門用語の使用を避けるべきです。

専門用語とは何ですか?

専門用語は、特定のグループまたは専門分野で使用される用語またはフレーズです。専門用語の単語は、その単語の文字通りの意味とは異なる考えを伝えることがよくあります。たとえば、「110パーセントの力を発揮する」という言葉は数学とは何の関係もなく、「一生懸命働く」ことを表す比喩的な言葉です。

専門用語は平易な言葉の対極であり、アイデアを簡単に伝えることを目的とした直接的で親しみやすい言葉です。専門用語は、より単純かつ直接的な方法で何かを言う方法であるため、業界固有の用語とは異なります。

ビジネスコミュニケーションにおける専門用語

専門用語は、クライアントへの正式な電子メール、社内プロジェクトの提案書、ホワイト ペーパーの概要など、ビジネス コミュニケーションのあらゆる場所で使用される可能性があります。専門用語を使用すると、概念を伝える多彩な方法になります。しかし、より多くの場合、専門用語を使用すると、文章が曖昧で大げさなものに見える可能性があります。

専門用語を使うと、他人に好印象を与えようとしているように見えて、スキルが低いように見えるという逆効果になります。実際、ハーバード ビジネス レビューの調査によると、経験の浅い学者は経験豊富な学者よりも専門用語を多く使用していることがわかりました。本当の専門知識を持たない人が専門用語を使って、自分が何のことを話しているのかを知っているという印象を与えることがよくあります。

あなた自身の知識に関係なく、専門用語は、その比喩的なフレーズを理解できない他の人、特に英語を母国語としない人や、ビジネス用語にはスポーツに関するフレーズが数多くあることを考えると、スポーツファンではない人を疎外したり混乱させたりする可能性があります。誰かがあなたの文章を理解できない場合、あなたは彼らとのコミュニケーションに失敗したことになります。専門用語は、無神経な態度を隠したり、無思慮、流行、または陳腐な印象を与えたりすることがあります。最後に、専門用語を使用すると、あまり楽しくないアイデアを曖昧にしたり、表面を覆い隠したりすることができ、難しい主題を避けているように見える可能性があります。企業が大量の人員を解雇する必要があるとき、「人員削減」という言葉を思い浮かべてください。

これらすべての否定的な理由により、専門用語は不要です。専門用語を使わずに、あなたのアイデアをよりシンプルかつわかりやすく伝えることができるのであれば、そうすべきです。はっきりと率直に話すことで間違いを犯すことはほとんどありません。

5 つの一般的な専門用語

ビジネス文書で頻繁に使用される一般的な専門用語を次に示します。

枠にとらわれずに考える

この表現は曖昧で不明確です。これは、誰かに新しいアイデアを考え出すように依頼していることを示唆していますが、そのリクエストのパラメーターやどのようなアイデアが欲しいのかは指定されていません。箱が正確に何であるかはわかりません。さらに、それは過度に使用されており、かつてのような影響力を失っています。そのため、人々がこの行動喚起を理解したり、反応したりするのは困難です。より明確な指示は、「新しいキャッチフレーズを 3 つ考え出す」、または「チームが他のキャッチフレーズと協力できる 4 つの新しい方法を毎週ブレインストーミングする」などです。

簡単に実現できる成果

この表現は、低い枝にぶら下がっているオレンジは摘み取るのが簡単であるため、達成するのが簡単であることを指します。これが何を意味するかは比較的明らかですが、関連性に問題があり、ここで説明した他の表現と同様に、今ではインパクトに欠けています。あなたが言いたいのが「簡単に達成できる」とか「すぐに勝てる」ということなら、なぜそう言わないのでしょうか？

準備金を増やす

これは、何かをより良くする、または何かにより多くの努力を注ぐことを意味しますが、その方法は不明です。もっと時間をかけるべきでしょうか？提案の一部を再考しますか?それとも、まだ協力したことのない別のチームと協力しますか?

月曜日の朝のクォーターバック

これは、日曜日に試合を観戦し、翌日にそれがどのようにプレーされるべきだったかを判断する人のことを指します。ビジネスでの使用では、自分または他の誰かがオフィスで下した決定を後から推測する人を指します。他のスポーツ専門用語と同様、これも、特にアメリカン フットボールのファンではない多くの同僚にとってはわかりにくい場合があります。

ポケットから出た

これは、利用できなくなることを意味します。しかし、それがどのようにしてこの意味になったのか、あるいはポケットが職場でのスケジュールにどのような関係があるのか​​は明らかではありません。これを伝えるより良い方法は、電子メールや Slack で連絡が取れなくなること、またはオフィスを離れている場合は単に外出することをより直接的に伝えることです。

専門用語と専門用語: 違いを理解する

専門用語は、専門分野の特定のものを指す特殊な単語またはフレーズです。これらは専門用語とは異なります。なぜなら、これらは、より簡単な言葉に簡単に言い換えることができない、非常に具体的なアイデアを伝えるために必要なフレーズだからです。マーケティングの専門用語の一例は、「営業適格リード」または「SQL」です。これは、あなたの会社に興味を示し、営業チームが良い見込み客（「適格」）であると認めた人（「見込み客」）を指す用語です。これほど簡単に業界で認められた方法はありません。

専門用語は、多くの場合、別のより簡単な方法で表現できる、より会話的なフレーズや表現であるため、専門用語とは異なります。誰かを「SQL 生成のロックスター」と言うのは専門用語です。むしろ、その人はあなたの製品に興味を持っている人を特定することに優れていると言えます。

専門用語は適切でしょうか?

専門用語は、特定の文脈では適切な場合があります。 1 つの例は、過去にそのフレーズを使用したことがある人々と話しているときです。なぜなら、彼らはそのフレーズを理解していると確信できるからです。 （もちろん、彼ら自身が専門用語を理解していない可能性もあります。）専門用語が適切であるもう 1 つの方法は、あなたと聴衆がすでに意味を知っている場合に便利な省略表現として機能することです。たとえば、進行中のディスカッションでは、「中抜き」が何を意味するのかが明確になったら、その用語に頼ることで言葉を節約できるかもしれません。

ビジネスライティングにおける聞き手の役割

聴衆は、口調から使用する言葉に至るまで、ビジネス文書のあらゆる側面に影響を与えます。専門用語は、フレーズを理解できると十分に確信できる同僚とコミュニケーションをとるときに使用するのが適切です。ただし、さまざまなレベルの多くの人々を含む幅広い聴衆と話す場合は、安全側を誤り、ビジネス文書では専門用語を避けることが最善です。

ビジネス文書の明瞭さと読みやすさの向上

ビジネス文書では、電子メールであろうと正式な提案書であろうと、読者が意図したメッセージを理解できるように、明確かつ直接的であることが不可欠です。これを確実に行う最善の方法は、専門用語ではなく平易な言葉を使用することです。そのためのヒントをいくつか紹介します。

略語を避ける

最も簡単なルールの 1 つは、文字を使用するのではなく、略語を書き出すことです。たとえば、「MQL」ではなく「マーケティング認定リード」と書きます。

言い換えて簡略化する

使いたくなる専門用語を言い換えて、より簡単に言うことに挑戦してください。子供に話しかけているふりをしてください。ですから、「ジュースは搾る価値がない」と言う代わりに、「搾る価値はない」と言いましょう。

調べてから交換してください

フレーズの正確な意味がわからない場合は、そのフレーズを使用しないでください。むしろ、使いたくなるフレーズを調べて、それが何を意味するのかを確認してください。次に、本当に言いたいことをより明確に伝える別のフレーズを使用します。

読者はあなたの分野に関する知識がないと想定してください

この前提により、乱用される単語やフレーズではなく、明確でシンプルな単語を使用することが奨励されます。

重要なポイント

• 専門用語とは、その単語の文字通りの意味以外の何かを意味する用語またはフレーズです。
• ビジネス文書で専門用語を使用すると、見栄っ張りで、排他的で、自信がないと思われる可能性があります。
• 専門用語を使用すると、指導する相手を混乱させる可能性もあります。彼らはあなたが何を望んでいるのか理解できないかもしれません。
• ライターは効果的なコミュニケーションのために常に明瞭さと簡潔さを優先する必要があり、職場で執筆する場合はほとんどの場合、専門用語を避けるように努めるべきです。

専門用語に関するよくある質問

ビジネス文書において専門用語は適切でしょうか?

はい、読者が使用している表現を理解していると確信している場合、またはすでに説明した内容の便利な省略表現として機能する場合、専門用語はビジネス文書で適切な場合があります。ただし、1 つの文章に専門用語が多すぎると読者をイライラさせる可能性があるため、それでも制限する必要があります。

用語が専門用語であるか、必要な専門用語であるかどうかを確認するにはどうすればよいですか?

用語が専門用語なのか、必要な専門用語なのかを判断する 1 つの方法は、その用語をより簡単な言葉で言い換えてみることです。それが簡単な場合は、それはおそらく専門用語なので、より簡単なフレーズを使用する必要があります。

専門用語の多い文章を簡素化するための最善の戦略は何ですか?

専門用語の多い文章を簡略化するための最善の戦略は、言いたいことを単純に言い換えること、聴衆がその専門分野の経験がないと想定すること、そして略語の使用を避けることです。

私のビジネス文書を一般の読者がより理解しやすくするにはどうすればよいでしょうか?

ビジネス文書は明確かつ簡潔である必要があり、可能な限り簡単な言葉を使用する必要があります。また、あなたの文章を読む読者はあなたの業界や分野についての専門知識を持たず、それをできるだけ明確に説明するのがあなたの仕事であると想定することもできます。