7 つのステップでビジネスレターの書式を整える方法

正式なビジネスレターを書くことは恐ろしい仕事のように感じるかもしれませんが、難しい必要はありません。洗練された通信を作成するために簡単に従うことができる、レイアウトとトーンに関する確立されたルールがあります。

最近ではほとんどのビジネスレターがデジタル文書として送信されていますが、依然として昔ながらの方法で印刷されていることがあります。ビジネス レターは、他の重要なビジネス通信の中でも、関係者への通知、推薦状の提供、雇用の確認、求人情報の共有などに使用できます。

このガイドでは、楷書体を使用してビジネス目的で手紙をフォーマットする方法について説明します。 (書式設定のその他のオプションには、変更されたブロック、セミブロック、およびインデントされたフォームが含まれます。)

本題に入りましょう。

ビジネスレターの書式設定

ビジネスレターは、公式の目的を果たす正式に書かれた文書です。通常、ある会社から別の会社、またはクライアント、関係者、従業員に送信されます。適切に書式設定された文字には、構造、均一性、組織性が表示されます。

ビジネスレターを作成する際に注意すべき点は次のとおりです。

• 余白
• 間隔
• フォントサイズ
• 住所
• レターヘッド
• 正当化

ビジネスレターのフォーマット方法

ビジネスレターのフォーマットを難しく感じる必要はありません。 12 世紀に生まれた、シンプルな 6 ステップのプロセスがあります。それは9世紀前のことでした！この実証済みの方法に従って、正式な通信を効率的かつ効果的に構成します。

1ドキュメントの設定

ビジネスレターを書き始める前に、フォントを Times New Roman または Arial、フォント サイズ 12 に設定します。テキストを左揃えにし、段落間に空白行を入れてシングルスペースで書くようにしてください。文書の上下に 2 インチの余白、両側に 1 インチの余白が必要です。

2連絡先および日付

レターの一番上に、個人または会社の名前と連絡先の詳細を含むレターヘッドを追加します。多くの場合、レターヘッドは文書の上部に中央揃えまたは左揃えで配置され、最上行には名前と会社のロゴ（該当する場合）が表示され、その下の行には所在地や連絡先の詳細などのその他の関連情報が表示されます。オプション。

レターヘッドの下に、あなたと受信者の両方の連絡先情報を追加します。以下は、レターの冒頭に記載する必要がある情報を、表示される順序で示しています。

• あなたの名前
• あなたの役職
• あなたの会社
• あなたの会社の住所
• 勤務先の電話番号
• ビジネスメールアドレス

情報の末尾を 1 行飛ばして、手紙を書いている日付を挿入します。次に、受信者の情報を追加する前に、もう 1 行スキップします。

• 受取人の名前
• 受信者のタイトル
• 受取人の会社
• 受取人の会社の住所

もう一度、1 行飛ばして、手紙の件名を太字で追加します。

3挨拶

ビジネスレターは正式な文書でなければなりません。挨拶文は手紙の専門的な性質と一致している必要があります。

ここでは、ビジネスレターで使用できるいくつかの挨拶文を紹介します。

• ご担当者様
• 親愛なるMr. / Ms. / Mx. / 博士 [姓]
• [名] 様 (受信者と非公式な関係がある場合)

4ボディ

さあ、書く時間です。シングルスペースの行を使用し、各段落の間に余分なスペースを入れて、ビジネス レターの本文の下書きを作成します。ほとんどのビジネスレターの本文は 3 つの部分で構成されます。手紙は 1 ページに収めることが望ましいです。

• はじめに:手紙の目的を紹介します。これを作成する理由、達成したいこと、取り上げる重要な情報の簡単な概要を説明します。
• 本文:導入段落で説明した重要な情報について詳しく説明します。これは 1 段落から 5 段落までの範囲で指定できます。
• 結論:これまで話し合った内容をまとめます。必要に応じて、行動喚起または次のステップを含めます。

5締めくくりと署名

手紙を終わらせるのは面倒に感じるかもしれません。しかし、使い古された決まり文句の結​​びは、実際にはプロフェッショナルな手紙に最適な場合もあります。公式または非公式のクロージングを選択する場合でも、プロフェッショナルな雰囲気を保ちましょう。これらはいくつかの可能性があります。

• 心から
• 謹んで
• 心より
• 最高
• ありがとう
• よろしく

文書を印刷した後、または電子署名アプリケーションを介して文書に署名できるように、結びの下に 4 ～ 6 行の空白を残します。これらの 4 行の後に、名前の下の行にフルネームと役職を入力します。

6エンクロージャ (オプション)

フォームや履歴書など、手紙に添付したい文書がある場合は、結びの数行下に「Enclosure(s):」と他の文書のリストを続けて書きます。

7レビュー

手紙を送る前に、時間をかけて校正してください。プロフェッショナルな手紙は、書式が正しいだけでなく、文法、句読点、スペルに誤りがなくなければなりません。文法チェックを実行し、プロフェッショナルに聞こえるように口調を考慮してください。

ビジネスレターのフォーマット例

1ブロック形式のビジネスレターの例

フーヴィル株式会社

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

2023 年 11 月 1 日

Mr. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

件名: クリスマスのお祝いの物流

親愛なるグリンチさん、

私たちのクリスマスのお祝いをこれまで以上に盛大で明るいものにするために、皆さんのご協力をお願いしたくてこの手紙を書いています。これまでにもお祝いの進行にご協力いただきましたので、今年もぜひご協力いただければ幸いです。

今年のクリスマスツリーには、ペンシルバニア州オーバーン産の高さ84フィートの白いモミを想像しています。ある程度の輸送ロジスティクスが必要になります。さらに、本物のトナカイとのそり遊びも実施したいと考えています。昨年同様、町の看板も設置させていただきます。さらに、ショーを開始するためにライト、線香花火、フォグマシンを備えた移動式円形劇場を街の中心に設置したいと考えています。

今年、私たちはクリスマスツリーとそれをフービルに運ぶための資金を募集しています。ただし、その他のサポートも喜んで受け付けます。ご希望の内容をお知らせください。詳細については追ってご連絡いたします。

最高、

[サイン]

シンディ・ルー・フー チーフ クリスマス オーガナイザー Whoville, Inc.

同封物: クリスマスツリーのコストシート、ボランティアの機会のリスト

2. ブロック形式のビジネスレターの例

ビッグベアのプロパティ 

有限責任会社

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

2023 年 3 月 17 日

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

件名: 雇用証明書

親愛なるアマンダ様

貴社の従業員であるヘイリー マクフィーが、当社の集合住宅の 1 つにあるアパートに応募しました。雇用証明書を求めて連絡しています。

彼女の住宅申請が承認されるためには、雇用証明書と給与情報が必要です。至急、この手紙の冒頭に記載されている住所までお送りください。 PDFファイルを添付していただければメールでの受付も可能です。

このアプリケーションに関して私が求めている情報の簡単な概要を次に示します。

• 彼女の雇用を証明する手紙
• 給与概要

最高、

[サイン]

ジョアン・スコット ビッグ・ベア・プロパティーズ、LLC