効果的なビジネス文書を作成するための 10 の鍵

初めて履歴書やカバーレターを作成する場合でも、専門的なコミュニケーションを向上させたいと考えているベテラン従業員やフリーランサーであっても、ビジネス文書の基本を理解することが重要です。

ビジネス ライティングは、あらゆる種類のビジネス運営を通じて使用される特定の種類の書面によるコミュニケーションであり、あらゆる専門的な環境で効果的にコミュニケーションを取り、成功するための基本です。このガイドは、ビジネス ライティングとは何か、ビジネス ライティングがなぜ重要なのか、効果的なコミュニケーションのためにビジネス ライティングを改善する方法を学ぶのに役立ちます。

ビジネスライティングとは何ですか？

ビジネス ライティングは、明確さ、簡潔さ、有効性、プロフェッショナリズムを備えた情報の伝達、指示、提案、または契約の締結に使用されるプロフェッショナルなコミュニケーションです。

なぜビジネスライティングが重要なのでしょうか？

ビジネス文書はいくつかの理由から重要です。

• 明確で効果的なコミュニケーション:誤解や混乱を最小限に抑え、期待を設定し、共通の理解を促進するため、アクセスしやすい簡潔な文章はビジネスにとって非常に重要です。
• 効率と生産性:明確なコミュニケーションにより、メッセージが初めて伝えられたときに正確に理解されるため、時間を節約できます。
• プロフェッショナリズムを示す:適切な口調と言葉遣いを使用することでプロフェッショナリズムが伝わり、同僚、顧客、関係者の間で信頼性を確立するのに役立ちます。
• 文書化と記録保持:電子メール、年次報告書、またはその中間のものであっても、書かれた言葉は、合意、決定、重要な情報を文書化する正式な記録として機能します。正確で十分に文書化されたビジネス文書は、法的請求や紛争を支持または防御し、説明責任を守るための証拠として役立ちます。
• コンプライアンスと法的目的:特定の状況では、書き言葉によって規制と法的要件の遵守が保証されます。契約書が良い例です。このような場合、基準は特定の要件とポリシーに従って明確かつ徹底的に説明される必要があります。

• ブランドイメージの向上と影響力の獲得: 一貫した綿密なコミュニケーションによりブランド アイデンティティが強化され、クライアントや一般の人々の間で信頼され好印象が醸成されます。このため、ビジネス文書は、文書が公式か非公式かに関係なく適用されます。
• クライアント、パートナー、顧客に行動を促す: 効果的、簡潔、明確、専門的、かつブランドに沿ったマーケティング コミュニケーションは、特に強力な行動喚起が含まれている場合に、注目を集め、関心のある情報を迅速に伝え、エンゲージメントを刺激することができます。

ビジネスライティングの種類

ビジネス ライティングは、以下を含むすべてのビジネス資料に適用する必要がありますが、これに限定されません。

求人への応募

通常、申請書にはあなたの名前、連絡先情報、職歴、スキル、教育、その他の関連詳細と、添付のカバーレターが含まれます。

提案

これらの正式なビジネス文書は、提案された計画、アイデア、またはプロジェクトの概要を示し、特定の行動方針を受け入れ、支持し、または資金を提供するよう他者を説得するように設計されています。よく書かれた提案書は、読者に提案内容を明確に理解させ、それに関するあらゆる質問に答えます。

プレゼンテーション

これらの言葉とビジュアルの組み合わせでは、多くの場合、スライド、マルチメディア、または音声コンテンツを使用して、特定のトピックに関する情報、アイデア、またはメッセージを聴衆に伝えます。

メール

ビジネスメールは正式なメールであり、関連する件名、挨拶文、本文、および名前、役職、会社名、連絡先情報を記載した電子メールの署名またはテキストのブロックが含まれている必要があります。場合によっては、引用、Web サイトのリンク、ソーシャル メディアのハンドル、代名詞などの追加情報が含まれる場合があります。

ビジネスレター

ビジネスレターには、受信者の名前と連絡先情報、日付、挨拶文、本文、あなたの名前と連絡先情報、結び、同封物や添付ファイルへの参照など、特定の要素を必要とする既知の構造があります。該当する。参照レターにも同様の形式があります。

事業計画

ビジネスプランはビジネスのロードマップであり、ビジネスの基本、目標、戦略などの概要を示します。明確に定義されたわかりやすいロードマップは、自分で計画を作成する場合でも、資金調達や指導を受けるために計画を共有する場合でも、ビジネス目標を達成するための明確な道筋を提供します。

レポート

レポートは、特定の主題、プロジェクト、または状況に関する情報を伝え、要約することを目的としています。多くの場合、データ、調査結果、分析、結論、推奨事項が含まれますが、これらはすべて体系的に提示されるのが最適です。

メモ

「メモ」の略称であるメモは、企業内の内部コミュニケーションに使用される簡潔な文書です。メモは簡潔になることが多いため、明確さとインパクトを与えるために慎重に言葉を使用してください。

スプレッドシート

スプレッドシートの主な機能は数値データを処理して計算を実行することですが、セルやコメント内にヘッダー、ラベル、説明、または説明メモも含まれています。言葉を慎重に選択すると、明確さと正確さが保証されます。

スピーチ

ビジネスでのスピーチは文書として始まり、自分の要点を明確、簡潔、専門的に、そして魅力的な方法で伝えることに重点を置く必要があります。

プレスリリース

報道価値のある情報をメディアと共有することを目的としたこの公式コミュニケーションは、流し読みしやすいように特定の形式になっている傾向があります。プレスリリースの要素には、人間が書いたものであっても AI が書いたものであっても、見出し、発行日、ニュースを説明する本文コピー、関係者からの引用、発行会社の定型的な概要、メディアからの問い合わせの連絡先情報が含まれます。

コピーライティング

広告、Web サイト、電子メール、製品説明などで使用されるこの文章形式の目標は、読む、関与する、購入する、共有するなど、特定の行動を起こすように視聴者に影響を与えることです。コピーライティングには、ブランドの声や個性を表現することが含まれますが、優れたビジネス ライティングの原則にも準拠しています。

ホワイトペーパー

これらの包括的なレポートは、特定の問題、テクノロジー、製品、コンセプトの詳細な調査を通じて読者を教育し、洞察を提供し、意思決定に影響を与えます。ホワイトペーパーには多くの場合、データ、統計、事例研究、専門家の意見が含まれており、それらはすべて思慮深く整理され、形式的かつ権威ある口調で述べられています。

効果的なビジネス文書を作成するための 10 の鍵

ビジネス文書にはさまざまな形式がありますが、その目標は揺るぎません。それは、明確に、効果的に、そして簡潔に伝えることです。優れたビジネス ライティングのメリットを体験するには、次のキーをプロフェッショナルなコミュニケーションに適用してください。

1目的への取り組み

簡潔で明確なコミュニケーションを作成するには、明確なメッセージが必要です。メッセージの目的を特定し、要点を確実に守るためのガイドとして使用してください。

2聴衆を尊重する

聴衆に届くには、彼らの言語を話す必要があります。主要な視聴者を特定し、彼らが何を必要としているのか、何を知りたいのか、彼らの優先順位、そして彼らにアピールするために情報を整理する最適な方法を検討します。

3形式的

ビジネス文書の形式性には、文書の調子、構造、言語、およびそれを表現する形式など、プロフェッショナルなパッケージ全体が含まれます。文書を作成するときは、これらすべての要素に注意してください。

4適切なトーン

文章の調子は、聴衆、主題、文書の種類に適している必要があります。ただし、口調は常にプロ意識と文脈上のニュアンスを伝える必要があります。たとえば、正式な手紙では、読者に名前ではなく姓で挨拶するのが適切ですが、突然の休暇についての発表は、会社の閉鎖についての発表よりも熱狂的な調子で書かれます。

5適切なフォーマット

ビジネス文書は業界標準の書式に従っていますが、文書の種類によって異なる場合があります。たとえば、プレゼンテーションには見出し、要点、ビジュアルが含まれ、履歴書にはテキスト ブロックが含まれます。手紙、メモ、その他の標準的な書面によるコミュニケーションでは、ビジネス文書は一般的な組織公式 OABC (冒頭、議題、本文、結び) に従うことがよくあります。

6明瞭さ

優れたビジネス文書は、読者が理解しやすい明確で率直なメッセージを特徴としています。最適な明瞭さを得るために、目の前の主題だけに焦点を当てながら、短い文と平易な言葉を使用してください。多くの情報を提示する場合は、内容を流し読みしやすくするために短い段落やリストを採用することを検討してください。

7簡潔さ

簡潔とは、突然または単刀直入という意味ではありません。それは、できるだけ少ない言葉でメッセージを明確に伝えることを意味します。そのためには、綿密な内容、専門用語、および本題から外れた情報を避けてください。また、不要な単語を削除し（形容詞や副詞を探す）、長い単語を短い単語に置き換え、長い文を分割して、自分の作品を読み直して修正してください。

8行動喚起

一部の書き込みは純粋に情報提供です。ただし、読者に何かをしてもらいたい場合は、行動喚起 (CTA) を含めます。 CTA は、マーケティング、広告、販売、または応答を促すことを目的としたあらゆる形式のコミュニケーションにとって重要です。ビジネス目標を達成するために次に何ができるかについて読者に明確なガイダンスを提供し、必要なインセンティブや理由を必ず含めてください。

9精度

情報の正確さと正確さは、質の高いビジネス文書に不可欠です。それは専門性を確立し、内容に信頼性を与え、混乱や、場合によっては法的問題の可能性を防ぎます。

10ミスフリー

自分の文章を真剣に受け止めてもらいたい場合は、文法と句読点を適切に使用することが非常に重要です。 AI ライティング支援を利用して、常に自分の作品を編集、校正、再確認してください。

ビジネスライティングに関するよくある質問

ビジネスライティングとは何ですか？

ビジネス ライティングとは、明確さ、簡潔さ、有効性、プロフェッショナリズムを備えた、情報の伝達、指示、提案、または契約の確立に使用されるプロフェッショナルなコミュニケーションを指します。

ビジネス文書はいつ使用しますか?

ビジネス ライティングは、応募書類、提案書、プレゼンテーション、電子メール、ビジネス レター、ビジネス プラン、レポート、メモ、スプレッドシート、スピーチ、プレス リリース、コピーライティング、ホワイト ペーパーを含むがこれらに限定されない、すべてのビジネス文書に適用する必要があります。

ビジネス文書の 3 つの重要な部分とは何ですか?

ビジネス文書の 3 つの重要な部分は、明確で簡潔なコミュニケーションです。コンテンツの関連性と目的。そしてトーンとフォーマットにおけるプロフェッショナリズム。