7 トップ ビジネス ライティングの例: ビジネス ライターのためのガイド

ビジネスライティングには、さまざまな形やサイズがあります。 これらの 7 つのビジネス ライティングの例を調べて、会社で書面によるコミュニケーションを使用する方法を学びましょう。

ビジネスライティングは、会社の規模に関係なく、日常の業務の一部です。 ビジネス コミュニケーションの文章構造、単語の選択、および書式設定は、送信されるドキュメントの種類によって異なります。 ビジネス文書の作成を依頼された従業員は、世の中にあるさまざまな種類のビジネス文書を理解する必要があります。 いくつかの一般的なライティングのヒントは、次のようなすべてのタイプのビジネス ライティングに適用されます。

• 受動態ではなく能動態で書く
• コミュニケーションは簡潔かつ直接的に
• 文法とスペルチェックプログラムを校正し、使用することで、タイプミスを避けることに専念する
• 専門用語や流行語を避ける
• 頭字語を控えめに使用する

さらに、ビジネスのために書いている人は誰でも、エラーのない仕事に専念しなければなりません。 ほとんどの企業は、文書のスタイルとトーンをカバーするライティング ガイドを用意しており、ライターもこれらを学習する必要があります。 それでも、ビジネスで使用されるさまざまな種類の文章には、ある程度の多様性があります。 ビジネスや組織のためにより良い文章を作成するために勉強できるビジネスライティングの例のリストを次に示します。

1. ビジネスレター

ビジネスレターは、トランザクションビジネスライティングの一種です。 ビジネスレターは、組織内のある人から別の人に送信される正式な文書です。 誰かがこの種のビジネス コミュニケーションを使用する必要がある場合は、次のような場合がよくあります。

• ビジネス提案レター:これらのレターは、2 つの当事者間のビジネス上の取り決めを提案し、その取り決めの条件の概要を説明します。
• 推薦状:推薦状は、求職者を職位に推薦するために潜在的な雇用主に送信されます。
• フォローアップの手紙:面接やその他の対面でのコミュニケーションの後、ビジネスの専門家は通常、会話や面接、およびその後に発生する質問をカバーするフォローアップの手紙を送信します。
• オファー レター:オファー レターは、通常、仕事のオファーが検討されている場合に、ビジネス オファーの条件の概要を示します。
• カバー レター:カバー レターは、履歴書または求人への応募に添付されます。
• 辞表：この手紙は、あなたが仕事を辞めることを会社に通知することを伝えます。 ほとんどの企業は、終了日から数週間以内に辞表を提出する必要があります。

ビジネスレターを書くときに使えるテンプレートです。 各セクション間の行をスキップすることに注意してください。

• あなたの連絡先情報
• 月、日、年形式の日付
• 受取人の役職、会社名、住所
• 挨拶、通常は「親愛なる人の名前」形式
• レターの本文。段落ごとにシングルスペースで区切られ、その間にスペースが入ります。
• 必要に応じて、電子メールと電話番号を含む手紙の本文を終了する行動を促すフレーズ。
• 「敬具」という形式で締めくくります。
• 直筆サイン
• 入力された名前

これがどのように見えるかを次に示します。

ジョンスミス
123ドルリーレーン
ニューヨーク州ニューヨーク州 12345

2021年4月20日

サラ・コリンズ
ディレクター、人事
アクメテック
123 ビジネス ロード
ニューヨーク州ニューヨーク州 12345

コリンズ様

ニューヨークで開催予定の技術イベントについてお知らせし、基調講演者としてご招待いたします。 このイベントは 9 月 15 日から 18 日までラディソン ホテルで開催されます。

過去 5 年間、私は、あなたが ACME Tech を成長させ、新しい人材を採用していく過程で、あなたの人事に関する専門知識を見てきました。 新入社員をテクノロジー企業に統合するためのより良い方法を探している参加者にとって、あなたは資産になると信じています。

スピーカーのパッケージには、宿泊施設、食事、ささやかな謝礼が含まれます。

ご不明な点がございましたら、遠慮なく [email protected] までご連絡いただくか、444-444-4444 までお電話ください。 あなたからの便りを楽しみにしています。

心から

（サイン）

ジョンスミス

2. ビジネスメール

ビジネスメールは、ビジネスレターと構造が似ています。 ただし、件名も含まれています。 この形式のプロフェッショナル コミュニケーションでは、件名でメールの送信者と送信理由を示す必要があります。 電子メール内では、ビジネス レターと同じ形式に従いますが、上部の連絡先情報と日付は省略します。 手紙の構造は似ているはずです。 署名では、名前、役職、電話番号、電子メール アドレスを記載して手紙を締めくくります。 以前のビジネス レターを電子メールの形式に合わせて調整する方法は次のとおりです。

件名: 9 月の基調講演者への招待

コリンズ様

ニューヨークで開催予定の技術イベントについてお知らせし、基調講演者としてご招待いたします。 このイベントは 9 月 15 日から 18 日までラディソン ホテルで開催されます。

過去 5 年間、私は、あなたが ACME Tech を成長させ、新しい人材を採用していく過程で、あなたの人事に関する専門知識を見てきました。 新入社員をテクノロジー企業に統合するためのより良い方法を探している参加者にとって、あなたは資産になると信じています。

スピーカーのパッケージには、宿泊施設、食事、ささやかな謝礼が含まれます。

ご不明な点がございましたら、[email protected] までご連絡いただくか、444-444-4444 までお電話ください。 あなたからの便りを楽しみにしています。

心から

John Smith 氏、マーケティング コーディネーター、Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3.メモ

メモまたはメモランダムは、通常、ビジネス内の人々のグループに送信される短くて簡潔な形式のコミュニケーションです. 通常、組織のメンバーに何らかの通知を行うために使用されます。 メモには、見出し用の特定のテンプレートがあります。これは次のとおりです。

• メモ
• TO: (読者の氏名と役職)
• FROM: (差出人のフルネームと役職)
• 日付: (完全な日付)
• SUBJECT: (メモの要点を徹底的に示す短い件名)

メモ自体には、主題を文章で言い換える導入があります。 本文の段落は、通知の理由またはメモのその他の目的を提供します。 ポイントを要約し、含まれている情報をどうするべきかを読者に思い出させる最後のパラグラフで終わります。 実用的なメモの例を次に示します。

To: 人事チーム

From: マネージャー、ジョン・スミス

日付: 2021 年 4 月 20 日

件名: 勤務時間中の電話アプリの不適切な使用。

人事チーム、

オフィスの何人かが、携帯電話で遊んでいる時計に時間を費やしすぎていることに気付きました。

最近の統計調査によると、電話ゲームに時間を費やす人々は、平均的な企業で年間約 100 万ドルの費用がかかることがわかっています。 それは私たちが許すことのできない損失です。

無用なルールは作りたくないので、もっと意識して電話を使いましょう。 会社の時間にいることを忘れないでください。

ありがとうございました、

ジョン・スミス、マネージャー

4. ハンドブック

ハンドブックは、従業員が仕事をうまく行うために必要な情報を提供します。 これには、オフィスまたは会社のルールと、会社で働くために従わなければならない手順が含まれます。 従業員ハンドブックは、雇用の合法性の観点から不可欠です。 ハンドブックで何かが明確に概説されていない場合、従業員はそれらの行動に対して責任を問われない場合があります。 また、従業員がそれらを読み、期待を明確に理解できるように、明確で指示的である必要があります。 すべての企業には独自のルールがありますが、ほとんどの従業員ハンドブックには次のようなコンポーネントが含まれています。

• 会社の使命と歴史
• 法的宣言
• ドレスコード
• 勤務時間と報酬
• 残業ポリシー
• 利点
• 責任と期待
• 会社の休日と有給休暇
• プロモーションの機会
• 旅行と払い戻しの規則

ハンドブックの例を示すことは、その長さのために不可能ですが、ハンドブックがどのように聞こえるかを示す抜粋を次に示します。 この例は、Indeed.com からのものです。

2.ドレスコード

私たちの名前が入ったTシャツ4枚と白いウエストエプロン4枚を提供します。 Tシャツは3色・3サイズからお選びいただけます。 シフト後にシャツとエプロンを持ち帰り、洗濯する責任があります。 職場などで壊れた場合は無料で交換できます。 従業員は、穴のな​​いジーンズ、スラックスとスカート、ひざ上 6 インチ以下のショートパンツを着用できます。 レギンスやその他のトレーニングウェアは許可されていません。 どんな靴でもかまいませんが、安全上の理由からつま先が閉じている必要があります。

5.事業報告

事業報告書は、組織の結果やプロジェクトに関する情報を示す情報文書です。 通常、これらのレポートにはデータと調査が含まれており、経営陣や利害関係者がビジネスの意思決定を行うのに役立つように送信されます。 ビジネスが作成できるレポートには、次のレポートを含む多くの種類があります。

• コンプライアンス
• 調査
• 実現可能性
• ビジネスへの推奨事項

ビジネス レポートには、次の部分が含まれます。

• エグゼクティブサマリー
• 目次
• 序章
• 段落の代わりに箇条書きにすることができる本文
• 結論
• 参考文献
• オプションの付録

ビジネス レポートからの抜粋の例を次に示します。

2021 年、ACME Tech は 10 の新しいクライアントと契約を結びました。これらのクライアントを獲得するには、ソーシャル メディアが不可欠でした。 このレポートは、ソーシャル メディアでの存在感をまとめたもので、来年のマーケティング活動の拡大に役立つ結果を提供します。

6. 会議の議題

すべての従業員がすべての会議に出席することが理想的ですが、これが不可能な場合もあります。 会議の議題は、ビジネス ミーティングで扱われるトピックの簡単なガイドです。 これは、ビジネスライティングの情報形式の 1 つでもあります。 会議の議題は、会議の前に作成され、会議の方向性を導きます。 それらは、会議のリーダーが何が必要かを簡単に理解できるように、アウトライン形式または箇条書きで書かれています。 会議の後、出席できなかった人々に議題を送信して、何が起こったかを知ることができます。 アジェンダの例を次に示します。

会議の議題

日付: 2021 年 4 月 20 日
時間: 午後 12 時
場所：会議室

議題の詳細

目標: この会議の目標は、来年度に実施するソーシャル メディア マーケティング戦略について話し合うことです。

過去のソーシャル メディア キャンペーンを確認する

時間：15分
目的：情報提供
リーダー: ジョン・スミス

を。 ソーシャル メディア キャンペーンの例を表示する
b. これらのキャンペーンの効果を確認する
c. 最も効果的だったキャンペーンを特定します。

7. プレスリリース

プレス リリースは主要な報道機関に送信され、組織内の変更やニュースを発表します。 ビジネスの名前を潜在的な顧客の前に置くため、マーケティングに役立ちます。また、ビジネスの良い変化についての興奮を促進するのにも役立ちます. ただし、プレス リリースが悪いニュースに使用されることはほとんどなく、マーケティングの改善を目的としています。 プレス リリースでは、プロフェッショナルな口調と優れたビジネス ライティング テクニックを使用します。 それらは 500 語を超えることはなく、通常、リーダーシップまたは利害関係者からの引用が含まれています。 それらは、ビジネスにさかのぼる定型的な「私たちについて」のコンテンツで終わります。 以下はプレスリリースの例です。

ACME Techが新しいCEOを発表

新しいリーダーは、ニューヨークのテクノロジー企業が前例のない成長を遂げる時期に登場します。

2021 年 4 月 20 日、ニューヨーク州ニューヨーク – ニューヨークを拠点とするテクノロジー企業である ACME Tech は水曜日、新しい CEO を迎えることを発表しました。 ジェラルド・フィッツジェラルドは、会計年度が始まる9月に入社します。

暫定CEOは、この追加について興奮を表明しました。 「前例のない成長を遂げている当社に、このような強力なリーダーを迎えることができて感激しています。 Gerald と提携して ACME Tech を新たな高みへと押し上げることを楽しみにしています。」

フィッツジェラルド氏は、同社のソーシャル メディアでの存在感と、新しく革新的な製品を市場に投入することに力を注ぐことが期待されています。

ACME Techについて

ACME Tech は、革新的な B2B 製品に焦点を当てたニューヨークのテクノロジー企業です。 特に CRM ソフトウェア製品で知られています。

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