誰でも使えるビジネスライティングの12のヒント

ビジネス キャリアを始めたばかりの場合や経験豊富なプロの場合、これらのビジネス ライティングのヒントは、職場でのコミュニケーションを次のレベルに引き上げるのに役立ちます。

高度なビジネス コミュニケーションを作成する必要がある立場にある場合、常にビジネス ライティングのスキルを磨くことが重要です。 文章の構造を改善して優れたビジネス ライティングを作成する場合でも、受動態ではなく能動態を使用して文章を明瞭にしようとしている場合でも、スキルをレベルアップすることで、メッセージを伝えるより効果的なビジネス ライティングを作成できます。横切って。

ここでは、より効果的なコミュニケーションを作成し、より優れたビジネス ライティング テクニックを開発するために使用できるいくつかのヒントを見ていきます。

1. 聴衆を知る

どんなタイプの執筆に取り組んでいても、読者を知ることは、自分の主張を伝える適切なコミュニケーション スキルを使用するための鍵です。 最新の研究の変化を上司に伝えるメモを書いている場合は、取締役会メンバー向けに四半期ごとの最新情報を書くのとは異なるアプローチを取るでしょう。 対象者を把握していれば、対象者の知識レベルに合わせてビジネス文書を調整できます。これには、対象者がよく知っている技術用語を含めたり、業界の最新の変化について理解してもらうために必要な時間とスペースを取ったりします。 .

2. テーマを徹底的に研究する

ビジネス コミュニケーションの一部を迅速に作成する作業を行っている場合、表面レベルの調査のみを行いたくなることがあります。 代わりに、議論している問題を掘り下げるために時間をかけてください。 これは、優れたビジネス ライターになるための賢明な方法であるだけではありません。また、上司や取締役会のメンバーが廊下であなたの文章のポイントについて話し合うのを必然的に止めたときに、必要な情報を提供することにもなります。

ビジネスライティングに必要な量の調査を完了するのに上司が許可したよりも多くの時間が必要だと感じた場合は、躊躇せずに上司に連絡し、締め切りを遅らせることがあなたと会社の両方にどのように役立つかを説明してください。

3. 目的を知る

いくつかの種類のビジネスライティングでは、要点が明確です。 おそらく、解決しようとしている特定の問題についてチームに最新情報を書いているか、四半期の財務最新情報を取締役会に提供しています。 これらのタイプの書面によるコミュニケーションには明確な目的があり、執筆を順調に進めることが容易になります。

ただし、他の種類のコミュニケーションの場合、要点を理解するのが難しくなる可能性があります。特に、要点がわからない場合はなおさらです。 有権者に最新情報を書いたり、上司に進捗レポートを提供したりする場合は、書き始める前に、カバーしようとしているポイントを明確にするために最善を尽くしてください。 あなたの作品はよりアクセスしやすくなり、聴衆はあなたの簡潔なアプローチを高く評価するでしょう。

4. 質問を予想する

ビジネス文書を書き終えたら、少し時間を取って、自分が聴衆の一員であると想像してください。 あなたの仕事についての彼らの知識のレベルを想定するために最善を尽くしてください。 さて、あなたの文章の最初に戻り、彼らの目を通してそれを読んでみてください. 彼らはどのような質問をする可能性がありますか? あなたの文章のどの部分を理解するのが難しいでしょうか? 聴衆が持つかもしれない質問を予測し、その答えを文章に組み込むことで、より正確で効果的なコミュニケーションを作成できます。

5. 書く前のあらすじ

ビジネス文書の目的を理解したら、実際の文書作成作業を開始する前に概要を作成しておくと役立ちます。 要点を紙に書き出すことで、文章の導入部を掘り下げやすくなり、各重点分野にどれだけの時間とスペースを割くかを決めるのに役立ちます。 アウトラインを完成させるのに苦労している場合でも、心配する必要はありません。1 つまたは 2 つの主要なポイントと補足的な詳細を書き留めておくだけでも、どこから始めればよいかわからない場合に、正しい方向に進むのに役立ちます。

6. 過度に複雑にしない

ビジネス向けの記事を書いているときに業界の知識を自慢したくなるかもしれませんが、記事を書いているときに専門用語をやりすぎないようにしましょう。 複雑な言葉に代わる簡単な言葉があれば、それを使いましょう。 文章をシンプルに保つと、聴衆があなたの考えを理解しやすくなります。

あなたの聴衆はおそらく高いレベルで読むでしょうが、あなたの作品では中学または高校の読解レベルを目指すことをお勧めします. ビジネス コミュニケーションの一部を送信するときは、大学のクラスで教えようとしているのではありません。聴衆にアイデアをすばやく、効率的に、そして理にかなったものに伝えようとしているのです。 派手な語彙でビジネス界の人々を感動させようとすることを心配する必要はありません。 彼らは、ポイントを簡潔かつ正確に表現するあなたの能力に、はるかに感銘を受けるでしょう。

7. 読んでみよう

作品を声に出して読むと、ぎこちない言い回しや間違った文法のポイントを見つけやすくなります。 多くの場合、私たちの目は、校正プロセス中にこれらの問題をざっと見渡します。 気分がよければ、友人にあなたの作品を声に出して読んでもらうと、あなたの文章が聴衆にどのように伝わるかについて、より多くの視点を得ることができます。 仕事を聞いているときは、単純な間違いで自分を責めすぎないようにしてください。コミュニケーションを他の人に送信する前に、戻って必要な修正を行ってください。

8.フィラーを排除する

特にタスクを深く理解していることを示したい場合は、メールやその他のビジネス コミュニケーションの本文をつなぎ言葉で埋めたくなることがあります。 しかし、ビジネスの世界では、不必要な言い回しは嫌われます。 文章はできるだけ簡潔にまとめてください。 聴衆があなたのコミュニケーションから必要な情報を得ているかどうかを自問し、そうであればそこで終わらせてください。 ニュースレターやその他の種類の更新のスペースを埋める必要があり、関連する情報がない場合は、別の部門に連絡して更新をまとめてもらうことができるかどうか、スーパーバイザーに尋ねてください。

9. ビジネス用語を忘れる

ビジネス文書を書き終えたら、少し時間を取って戻って、ほとんどの人が理解できない単語を探してください。 ただし、変更できない業界固有の用語がある場合は問題ありません。 不必要に専門用語を使用している場合は、それを削除して、より単純な単語を使用してください。

流行語は、あなたが話していることを理解していることを聴衆に納得させることはできず、ビジネス コミュニケーションで目指したい専門的なトーンを損なう可能性があります。 ビジネス コミュニケーションを読んでいる人が、あなたが言おうとしていることを理解できるように、できるだけシンプルにしたいと考えています。 語彙をシンプルに保つことで、コミュニケーションをより効率的に読むことができます。

10.助けを求める

ビジネス文書を作成するのが初めての場合、ビジネス コミュニケーションをどのように整理するかを正確に把握するのは難しい場合があります。 これは、あなたの文章スタイルが一般的にソーシャル メディアや説得力のある文章により適している場合、またはビジネス キャパシティでプロのライターとして働いたことがない場合に特に当てはまります。

ビジネス文書について他の人にフィードバックを求めるときは、単にタイプミスについて助けを求めているのではないことを伝えてください。 代わりに、より簡潔で聴衆にとって適切な文章にするためのフィードバックが必要であることを伝えてください。 特に会社のスタイルガイドにまだ慣れていない場合は、ビジネスレターやその他のコミュニケーションの最初のドラフトを上司またはコミュニケーションディレクターが実行するのが賢明です.

11. 改善への取り組み

ビジネス文書を書き始めたばかりのときは、同僚や上司と正しいスタイルや形式でコミュニケーションを取っているかどうか、不安や緊張を感じるのは当然のことです。 新しいスキルと同様に、テクニカル ライティングを習得するには時間がかかる場合があります。 より良くなることに専念し続けることは、上司の注意を引くだけでなく、自信を高めるのにも役立ちます. スペル チェッカーを使用したり、オンラインまたは対面式のライティング コースを受講したり、文法チェッカー (Grammarly やヘミングウェイ エディターなど) を使用したりすることで、ビジネス ライティング能力に対する信頼を高めることができます。

12.文法チェッカーを使用する

優れた文法チェッカーは、レポート、電子メール、ビジネス文書の文法や句読点の誤りをすばやく見つけて修正する最も簡単な方法です。 グラマー チェッカーは、デスクトップ アプリとして、またはお好みのメール作成ツールやワープロのプラグインとしてインストールできます。 これらの間違いはほぼ即座に検出されます。 次に、オペレーティング システムに組み込まれている文法チェッカーが検出するよりも多くの文法ミスを見つけて修正できます。

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