完璧な候補者拒否メールの書き方
公開: 2022-03-22将来の候補者に仕事がないことを伝えることは、誰もができる最も困難なことの1つですが、それはあなたが行うことが重要です。 求職者は、申請書を提出して面接に出席するために時間、労力、場合によっては費用を費やしているので、あなたができることは、彼らが仕事を持っていないかどうかを伝えることです。
最適な候補者拒否メールは個人的かつ専門的であり、求職者に十分なフィードバックを提供します。 彼らは、前向きで、有益で、勇気づけられることの間の適切なバランスを見つけますが、それでもノーと言います。
それを正しく理解すれば、あなたのビジネスの評判を向上させることができます。 誤解すると、悪い仕事の拒否の電子メールがすぐに世界中に広まり、あなたの評判と信頼性を損なう可能性があります。
では、どのようにして完璧な候補者拒否書簡を書くのですか？ ガイドを読んで調べてください。
拒否メールとは何ですか？
求職拒否の電子メール応答は、申請書を提出した後、または面接に出席した後、成功しなかった求職者への専門的な礼儀です。
面接または採用する人を決定したら、失敗した候補者にできるだけ早く知らせることが不可欠です。
求人拒否メールに関する実際のルールはありませんが、必ず送信する必要があります。 悲しいことに、多くの組織は気にしません。
求人プラットフォームWorkableは、求職者の75％が、応募を送信した後、返信を受け取らないことを発見しました。 さらに60％は、インタビュー後にフィードバックを受け取ったことはありません。
なぜ私は仕事の拒否の電子メールについて知る必要があるのですか？
却下の手紙を作成する作業は、多くの場合、選択プロセスに関与していない可能性のあるスタッフに委任されます。 重要なのは、励ましと前向きでありながら正直でプロフェッショナルであることの間の正しいトーンを見つけることです。
これまでに申請者の却下の手紙を書いたことがない場合は、すべての正しいメモを打つ前に、ある程度の練習が必要になる場合があります。 経験豊富な採用担当者でさえ、拒否メールの作成が難しい場合があります。
誰かに悪い知らせを伝えることは常に注意が必要ですが、拒否の手紙を書くことは特に困難です。 求職者は採用プロセスに感情的に投資するようになり、拒否するのは難しい場合があります。
Glassdoorによると、応募から予約まで、平均的な採用プロセスには27日かかります。 候補者が面接に招待され、将来の雇用主に会った場合、「いいえ」をとることは難しい場合があります。 拒否されると、求職者は失望、怒り、欲求不満など、さまざまな感情を経験します。
手紙が欠けていたり、書き方が不十分だったりすると、受取人の自己概念や新入社員候補の将来の意図が損なわれる可能性がある」と述べた。
別の研究では、通信を受け取らずに拒否された申請者は、組織がその義務を果たせなかったと信じる可能性が高いことが学者によって発見されました。 個人的な拒否の手紙を受け取らなかった人々は、研究者が組織に対して「より否定的な意図」と表現したものを持っていました。
よく書かれた拒否の手紙は3つのことを達成することができます：
- 重要なニュースを迅速に配信します。
- 求職者に感情的な閉鎖を提供します。
- 評判を守り、組織に対する彼らの認識を向上させます。
面接前の拒否レターまたは就職後の面接拒否メールは、必要に応じて短くすることも長くすることもできますが、次に説明するいくつかの詳細を含める必要があります。
優れた候補者拒否メールを作成する理由は何ですか？
以前、プロのメールエチケットについて書いたことがありますが、求人の拒否の手紙は少し異なります。 私たちの調査では、拒否メールの成功には4つのコア部分があることがわかりました。
- 申請者に感謝します
- 悪い知らせを与える
- 理由を説明する
- 積極的に終了する
これらをさらに詳しく見ていきましょう。
1.申請者に感謝します
求職者は、応募するために時間と労力を費やしてきました。 彼らは熱狂的で興奮していて、その過程に感情的に投資してきました。 仕事に応募するのは難しく、拒否はさらに難しくなります。 したがって、彼らの努力に感謝することによってそれを認識することが不可欠です。
2.悪い知らせを与える
拒否の手紙は悪いニュースに関するものなので、明確かつ率直に伝えてください。 いいえの場合は、そのように言います。
あなたの応答は決定的なものでなければならず、申請者にチャンスがあるという幻想を抱かせないでください。 きれいな休憩が最も公正なアプローチです。
3.理由を説明する
その人が就職しなかった理由を説明することが重要です。
ここでは、必要なだけ詳細を入力できます。 場合によっては、より適切な候補者がいると述べるのと同じくらい簡単な場合もあれば、長くて詳細なフィードバックを提供したい場合もあります。 いくつかのインスピレーションについては、以下の例を参照してください。
簡単なフィードバックでさえ、フィードバックがないよりはましです。
4.前向きに終了する
ポジティブなメモであなたの電子メールを終えることは不可欠です。 あなたはこの人に仕事を与えていませんが、彼らにはそこに役割があります。
応募者に感謝し、彼らの強みを認識し、再度応募するように促します。 フォロースルーの準備ができている場合は、応募者にフィードバックを提供することを申し出てください。
メールで候補者を拒否する方法
完璧なメールを作成するためのフレームワークを読みましたが、それが拒否メールにどのように変換されるのか疑問に思われるかもしれません。 申請拒否の手紙を書くための重要なヒントのいくつかを見てみましょう。
1.人の名前を使用します
すべての面接対象者にグループメールを送信したくなるかもしれませんが、送信しないでください。 常に名前でその人に宛ててください。 彼らはそれを高く評価するでしょう。
個人的な名前のように聞こえるので、名を使用することをお勧めします。 あなたは私たちの詳細なブログでプロの電子メールを始める方法についてもっと学ぶことができます。
2.お申し込みいただきありがとうございます
すべての応募と面接は求職者に代わって何時間もの努力を表しているので、感謝はただ歓迎されるだけではありません。 それは必需品です。
3.悪いニュースから始めます（そして、最良の候補者を選んだことを謝罪しないでください）
失敗したことをすぐに人々に伝えます。 悪い知らせを与えるためにそれを電子メールの最後に残さないでください。 求職者はあなたのメールを読んで再読しますので、曖昧ではなく明確にしてください。
例：
- この機会に、私たちはあなたのアプリケーションをこれ以上進めないことにしました。
- あなたが面接に選ばれなかったことをお知らせするために書いています。
- 残念ながら、現時点ではお申し込みを進めません。
申し訳ありませんが、言わないでください。 あなたが下す決定はあなたのビジネスにとって最良のものであり、謝罪する必要はありません。
4.個人的であること
候補者の経験を振り返るのに少し時間を費やすと、求職者はあなたの決定が考慮され、公正であると感じることができます。 説明のない拒否は、混乱、欲求不満、動揺につながる可能性があります。
5.フィードバックを提供することを申し出る場合は、本当にそれを意味していることを確認してください
非常に多くの組織がフィードバックを提供することを提案していますが、提供していません（多くの理由で）。 フィードバックを提供する準備ができていない場合は、フィードバックを提供しないでください。
6.再度応募するように促します
優秀な候補者の扉が閉ざされることは決してないので、もう一度応募するように勧めてください。 彼らが新しい機会を探す方法の詳細を含めてください。
LinkedInなどのソーシャルメディアプラットフォームで求職者があなたとつながり、新しい機会について学ぶことを提案できます。
7.専門的に終了する
プロのメールを終了するためのベストプラクティスに関する詳細なブログを作成しました。 見てみな。
8.すべての電子メールを校正します
拒否メールの書き方が悪いことほど悪いことはないので、送信する前に必ず確認してください。
私の拒否の手紙はどれくらいの長さである必要がありますか？
正解も不正解もありません。 まず、就職拒否の手紙を書くことです。 非常に多くの企業や組織がこのステップを踏んでさえいません。
良いガイドは、誰かが仕事の選択プロセスに長く関与しているほど、候補者の拒否の手紙はより詳細になるはずです。 ほとんどの場合、3つまたは4つの段落で十分です。
拒否メールの件名
物事をシンプル、明確、そしてプロフェッショナルに保つことが最善です。 件名に役職を記載することをお勧めします。 例として、以下を使用できます。
拒否メールテンプレート
役割や組織ごとに拒否メールをパーソナライズする必要がありますが、以下にいくつかの基本的な例を示します。
例1：基本的な候補者拒否メール
これは、その人に合わせたかなり標準的な拒否の手紙です。 それは専門的で、要点を言えば、明確です。
例2：正式な却下の手紙
他の人に代わって書いている場合は、簡潔で正式なものにしてください。 これが例です。
例3：詳細な拒否メール
詳細なフィードバックを提供する準備ができている場合、それは求職者にとって非常に有益です。 このテンプレートは、面接後の適切なサンプル拒否レターです。 これは、Appleが使用する拒否メールをモデルにしています。
例4：個人的な仕事の拒否の電子メール
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