すべてのタスクに適切な通信チャネルを選択する方法

私たちは、さまざまな方法で、勤務時間中、同僚とコミュニケーションを取ります。 ただし、各メッセージに最適なチャネルを特定するのが難しい場合があります。 メッセージングプラットフォームで誰かをDMするか、電子メールを送信する方が良いですか？ フィードバックを公開チャンネルに投稿しますか、それとも非公開で送信しますか？ 考えを共有ドキュメントに書き留めますか、それとも電話で共有しますか？

デフォルトのプロフェッショナルなコミュニケーションツールは電子メールである可能性が高いです。 ハーバードビジネスレビューによると、労働者は時間の80％を同僚との電子メールによるコミュニケーションに費やしています。 これは明らかに人気のある選択肢ですが、すべてのシナリオで常に最良の通信方法であるとは限りません。

しかし、職場で利用できる通信チャネルが非常に多いため、どのモードが最も効果的であるかが常に明らかであるとは限りません。 ここでは、さまざまなチャネル、チーム内での使用方法、および現時点で最適なチャネルを選択する方法について説明します。

非同期通信と同期通信

ニーズに最適なチャネルの種類を決定する前に、メッセージを伝えるために同僚とどのように連携する必要があるかを理解しておくと役立ちます。 非同期と同期の2種類の通信に分類します。

複雑に聞こえるかもしれませんが、非同期通信と同期通信の違いを理解するのはかなり簡単です。 非同期とは、通信が「存在しないか、同時に発生しない」ことを意味します。 例は手紙を送ることです。 したがって、同期とは、「同時に存在する、または同時に発生する」ことを意味し、たとえば電話の場合など、当事者が存在し、同時に対話している場所を表します。 非同期通信では即時の応答はできませんが、同期通信では情報をリアルタイムで処理し、その後に応答を行う必要があります。

使用する通信チャネルを決定するときは、会社の文化と、通信しているメッセージに対する期待を反映する必要があります。

たとえば、上司と個人的な問題について話し合う必要があるとします。 彼らは、自分のタイムラインで応答を準備し、フォローアップできる電子メールを好みますか、それとも1対1の会議をスケジュールすることを奨励しますか？ 後者の場合は、対面式のような同期通信方式が適している可能性があります。

通信チャネルの種類

会社のハブまたはイントラネット

最適な用途：年間報告; および組織のフォローアップ

イントラネットまたはオンラインハブは、幅広い対象者がアクセスできる非同期通信チャネルとして、組織内の高レベルの動きのダッシュボードとして機能します。 一元化された公式プラットフォームで一貫したメッセージを送信するのに役立ちます。

また、組織内のすべてのレベルでリソースと情報を利用できるようにします。

メール

最適な用途：チームまたは部門間で更新と結果を共有する。 緊急ではない問題解決

電子メールは非同期タイプの通信であり、受信者の応答がすぐには必要ないという期待を設定します。 電子メールで送信されたメッセージは、個人または小グループに送信できます。 たとえば、翌週に有効になる新しいプロトコルプロセスに関する電子メールをチームに送信できます。

この方法は、送信者が同じ情報を複数の人と共有し、受信者が情報を処理して入力を共有する時間を与えるため、効果的です。 このチャネルでより大きな成功を収めるには、ビジネスメールのエチケットについて詳しく学んでください。

ミーティング

最適な用途：信頼関係の構築; 機密情報および/または個人情報について話し合う。 難しいフィードバックを伝える; 時間に敏感な問題; コラボレーションと調整

「燃え尽き症候群」などもありますが、どの組織でも会議は重要なコミュニケーションチャネルです。 対面式の会議でもビデオ会議の電話会議でも、生産的な会議はチームが複雑な問題を解決するのに役立ちます。 その場でのブレーンストーミング、コラボレーション、さらには交渉を促進します。

ミーティングは、特に信頼関係を築き、パフォーマンスのフィードバックを伝えるために、1対1のやりとりにも役立ちます。 ただし、すべての会議が効果的であるとは限りません。 会議の要約をマスターすることは、重要な情報を確実に保持するための優れた方法です。

メッセージングプラットフォーム

最適な用途：企業文化の構築; 複数の人やチーム間のコラボレーション

Slackのようなメッセージングアプリは、リモートで作業する従業員の数が多いほど人気が​​あります。 メッセージングは​​時々遠くに感じることがありますが、非同期通信と同期通信の両方のオプションをユーザーに提供します。

たとえば、パブリックチャネルは、チーム間で進行中の毎週のプロジェクト更新に使用したり、対人関係を構築してチームメートの週末についてチャットしたりする場所として使用できます。 同様に、AsanaやTrelloなどのプロジェクト管理システム内のメッセージングまたはコメント機能は、特定のプロジェクトまたはタスクに関する質問をしたり、フィードバックを提供したりするのに役立ちます。

電話またはビデオ通話

最適な用途：緊急事態における問題解決; 非常に重要なメッセージ。 土壇場での変更

会議を設定できない場合、同期通信の次善のオプションは電話かもしれません。 多くの質問を生み出す可能性のある複雑なアイデアや情報を伝える場合、電話は実用的です。

また、特にデリケートなメッセージや感情的なメッセージを伝える場合は、対面でのコミュニケーションに代わる理想的な方法です。 これは、電話には視覚的なコミュニケーションの手がかりがない場合でも、発信者間の音の手がかりの利点があるためです。

特定の状況に適した通信チャネルのタイプは、いくつかの要因によって異なります。 各チャネルの利点を理解することで、どの通信オプションが目標に最も効果的であるかをよりよく理解できます。