電子メールを介して明確で主張的なポイントを作成する方法

誰かにたくさんの仕事を与えたり、新しい責任を引き受けたり、余裕を求めたり、賛成を求めたり、誰かに反対したり、強い意見を表明したり、長いラジオの沈黙の後に挨拶したりします。これらのトピックは会話が難しいです。電子メールで難しい件名を取り上げようとすると、さらに多くの問題が発生する可能性があります。

Grammarlyは、攻撃的、要求的、または失礼なものに出くわすことなく、難しいトピックに関する電子メールを送信するためのベストプラクティスのガイドをまとめました。 そのようなメールを送信するときが来たら、必ずAIMを使用してください。

AIMとは何ですか？ それはすべてあなたの聴衆、意図、そしてメッセージについてです。 これは、一般的な戦略的コミュニケーションに役立つヒントであり、受信者にとって不快なメッセージ、大きな要求、または一般的な悪いニュースを含む電子メールを作成する場合に非常に役立ちます。

対象者：全体像

毎日メールを次々と送り出すとき、あなたはおそらくあなたが書いているすべての人の希望と夢についてあまり熱心に考えていません。 しかし、送信しなければならない大きくて難しいメッセージについては、受信者について、そして電子メールを使用して主張することについて考える時間を取ってください。

メールがメッセージの適切な媒体であることを確認してください

電子メールを使用すると、メッセージを熟考し、慎重に言葉を選択するための十分な時間があります。 ただし、いくつかの困難な相互作用ですべての違いを生むことができる人間の要素を取得することはできません。 直接話すことで、声の調子、表情、ボディーランゲージのツールが得られます。 あなたが悪い知らせをしているなら、あなたはあなたが同情していることを示すことができます。 あなたが昇給を求めているなら、あなたは自信を投影することができます。 一部の会話は直接行う必要があります。

とは言うものの、あなたが思考し、思いやりのある人間であることを示す方法で文章を作成することも可能ですが、それは手間がかかります。 電子メールを使用する場合は、メッセージの内容に合わせて適切な口調を伝えるために、慎重に言葉を選択してください。

受信者を知る

仕事に取り掛かる前に、メールで楽しいことや個人的な話を交換する人もいます。 他の人は件名を読んで[削除]をクリックします（または返信しますが、運が良ければ）。 あなたが電子メールを送っている人、または彼らについて何かを知っているなら、あなたはおそらく彼らがより多くのリードアップと個人情報または短くて先のとがった要求によく反応するタイプの人であるかどうかについて推測を危険にさらす可能性があります。

たとえば、いとこのフレッドに昨年の夏の家族の再会のプロ並みの写真を送ってもらうように頼んでいる場合は、おそらくゆっくりと始めます。

件名：こんにちは、写真

こんにちはフレッド！

去年の夏のビーチ訪問の思い出は今でもあります！ あなたのバイクレースはレイバーデーの週末にどのように進みましたか？ 湖を一周するようなものなら、きっと表彰台に上ったと思います。

週末にたくさん写真を撮ったことを覚えていますが、その思い出をもう一度見てみたいと思います。 お気に入りをいくつか送っていただけませんか。

ありがとう、そして私たちの次の再会を楽しみにしています！

素敵な家族のタッチがたくさん。 そして、いくつかの褒め言葉も害はありません。

反対に、1日に数百通の電子メールを受信する教授に手紙を書いている場合は、最初の行、または件名にリクエストを入れることをお勧めします。 例えば：

件名：1/15までの推薦状？

親愛なるストーン教授、

今年の夏、ニューヨークでフェローシップを申請しています。 あなたのリサーチアシスタントとしての私の仕事を考えれば、あなたは私に推薦状を書いてくれませんか？ 詳細情報へのリンクは次のとおりです。

結論：特に応答が本当に必要な場合は、電子メールの受信者の習慣を想像し、それに応じてメッセージを計画するようにしてください。

意図：あなたの目標を定義する

あなたのメールの目的は何ですか？ 受信者にどのように応答してもらいたいですか？ 空の「作成」ボックスを開いて、メールの目的を書くと役立つ場合があります。 確かに、最終的なメッセージが巧妙で、礼儀正しく、効果的であることを確認するために、多くの言い換えを行います。 しかし、ドラフトを作成している間、その主要なアイデアを前面に出し、中心に置くことは、読者が何をすべきかを正確に知っていることを確認するのに役立ちます。

あなたの主題で戦略的になりなさい

ほとんどの受信者にとって、件名にリクエストを送信したり、ニュースを提供したりすることはありません。 作業が必要です。 収益を上げないが、何が来るのかを理解できるような主題を書いてください。 使用する可能性のある単語やフレーズは次のとおりです。

• の計画
• 返信
• のリクエスト
• 必要なアクション
• 決定が必要
• 署名が必要

悲惨な状況では、常に大きくて怖いオールキャップスの「緊急」がありますが、巧妙にしようとしている場合は、他のすべてが失敗しない限り、それを避けるようにしてください。

あなたの質問を前に置いてください

一番下の行ですぐに出てくるほど自信を言うものはありません。

例えば：

親愛なるボス、

会社の次の大きな事件を管理したい。

最初から要求を出すのは怖いように思えるかもしれませんが、それは自信、責任、そして問題に正面から取り組む意欲を示しています。 特に、責任を求めている場合や、毎日大量のメールを受け取る人を書いている場合、欲しいものを手に入れる良い方法は、最初から欲しいと言うことです。

構造がすべてです

材料：受信者の注意を引く件名、親しみやすい挨拶、電子メールの目的の直接の声明、必要な詳細、および親しみやすいサインオフ。

レシピ：あなたの主張を理解するための短くて直接的な文章と、明確で有益なトピックの文章を含む段落。 5文程度では伝えられない複雑なメッセージがある場合は、リストを使用してください。 箇条書きまたは番号付きリストには、いくつかの利点があります。

• 読みやすいです
• 重要な詳細を強調するのに役立ちます
• 彼らはあなたの電子メールがテキストの壁のように見えるのを防ぎます

見る？

メッセージ：慎重に言葉を選んでください

あなたにはあなたの聴衆とあなたの意図があります：今あなたはあなたのメッセージが聴衆に最もよく適合し、あなたの意図を効果的に伝え、そしてあなたがあなたの電子メールの目標を達成するのを助けるようにあなたのメッセージを作る必要があります。 丁寧で注意深く書かれたメールを書いたら、メッセージをもう一度見てください。 特に、受信者がわくわくしないようなことを求めたり、トピックをブローチしたりする場合は、慎重なコミュニケーションの重要性を誇張することはできません。

怒り、告発、またはサスのトーンを確認してください

あなたが書いたものはあなたにとって中立に聞こえるかもしれませんが、言葉はそれらに沿った顔や声のトーンなしで見下すようなまたは攻撃的なものとして出くわす可能性があります。 電子メールが正しいコミュニケーション方法であると確信している場合は、作成する電子メールが正しい方法で要点を伝えていることを確認してください。

たとえば、このメッセージを見てください。 直接、言葉は良い方法で述べることができますが、書面では、受動的攻撃的、偉そうな、あるいは失礼なものとして出くわす可能性があります。

親愛なるケビン、

グループプロジェクトの一部が間に合うかどうかを確認したかったのです。 それは木曜日に予定されています、そしてあなたの部分は私たちが待っている最後のものです。 スライドを完成させてプレゼンテーションを締めくくることができるかどうか教えていただけますか？

ありがとう、ブレンダ

ケビンは優秀な労働者ではないかもしれませんが、ブレンダのメッセージは彼を防御的または侮辱的に感じさせるかもしれません。 それは裏目に出て、彼がプロジェクトを続けたくないようにするかもしれません。 ブレンダは次のようなメッセージで幸運を祈るでしょう：

親愛なるケビン、

うまくいっていることを願っています。 グループプロジェクトのステータスをチェックして、同じページにいることを確認してください。 先週合意したように、あなたはスライド4〜6を担当しており、プレゼンテーションは木曜日に予定されています。 事前に何かを調べたい場合はお知らせください。

プロジェクトにご協力いただきありがとうございます。ご不明な点がありましたらお知らせください。 ブレンダ

一般に、受信者が聞きたくないことを言っている場合は、PsychCentralから次のヒントを参考にしてください。

• 受信者の立場になって、共感を持って書く
• 「すべき」という言葉を避けたり、受信者に罪悪感を感じさせたりすることは避けてください
• 脅迫や最後通告をしないでください
• アドバイスをしても大丈夫ですが、頼まれない限り教えないでください

それはすべて、受信者を人間のように扱うことです。 そして、それがどこから来たのかはまだまだあります。

人間味を加える

あなたが非難や怒りとして出くわす可能性のある何かを書いている場合、またはあなたが悪いニュースを与えている場合、いくつかの簡単なフレーズは本当にトーンを好転させるのに役立ちます。

ブレンダがケビンへの告発のように見えたかもしれないものをどのように和らげたかは次のとおりです。

• 私は物事があなたとうまくいくことを願っています（人間のタッチ）
• チェックインするだけ（やさしくナッジ）
• 私たちが同じページにいることを確認します（疑いの利益を与えます）
• あなたのハードワークに感謝します（これまでのケビンの仕事を認めて、彼が褒め言葉に応えたほうがいいと感じさせます）
• ご不明な点がございましたらお知らせください（ヘルプを提供）

このようなフレーズは、打撃を和らげるのに役立ちます。 そして、打撃がなくても、彼らは人間性のちらつきを見せることができ、どんな電子メールも読んで返信するのを少し快適にします。

最後に、文法を覚えておいてください

それをリストから外すことはできませんでした。 そして、私たちが文法が好きだからという理由だけでなく、適切なスペルと句読点を使って完全な文章を書くことは、あなたの主張を伝えるための重要な部分だからです。 適切に書くことは、あなたが明確であることを保証するだけでなく、あなたが専門的で、自信を持って、思慮深く見えることも保証します。

そして、それらはあなたが望むものを手に入れるための道のりで非常に良い形容詞です。