7退屈な電子メールの決まり文句とそれらの使用を避ける方法

公開: 2018-08-10

1日に複数のメールを送信する場合、書面によるコミュニケーションで常に使用する日常のフレーズをデフォルトにしないようにするのは難しい場合があります。しかし、「あなたがうまくやっているといいのですが」と「素晴らしい一日を過ごしてください」と延々とタイプすることにうんざりすることはありますか？

電子メールの決まり文句は、ほとんど意味がありませんが、目的があると主張する人もいます。あなたが電子メールを送っている人がうまくやっているかどうか、または彼らが素晴らしい一日を過ごすかどうかを積極的に疑問に思うことはないかもしれませんが、あなたは少なくともそれらの丁寧な感情であなたの電子メールを開始および終了するのに十分思慮深いです。

しかし、同じストックライン（一種の電子メール自動操縦）を入力するのにうんざりしている場合は、物事を変更して、電子メールを実用的なものからユニークなものに変える簡単な方法がいくつかあります。

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ご挨拶

「こんにちは、名前」は、ほとんどの電子メールを開始するための完全に合法的な方法ですが、それは電子メールのコンテキストによって異なります。しかし、敬礼の直後に何が起こりますか？受信者にどのように挨拶しますか？ここにいくつかの一般的な挨拶の決まり文句といくつかの選択肢があります。

1 「お元気ですか？」または「お元気ですか？」

これをよく使います。実際、それは非常に普及しているので、私たちのほとんどは、受信メールを読んでいるときにそれをすり抜けます。それは礼儀正しく受け入れられており、それによって完全にイライラする人はほとんどいませんが、物事を変えたい場合はオプションがあります。

代替案：

すぐに始めましょう。ビジネスに直行することに何の問題もありません。 送信する前にメールを読んで、突然または不親切に遭遇していないことを確認してください。
少し話をしてください。 受信者を知っている場合は、既存の関係があることを受信者に思い出させることは決して害にはなりません。「先月のAcmeSalesLunchでおしゃべりする機会があったことをうれしく思います。サンフランシスコでの残りの滞在を楽しんでいただけたでしょうか。」

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2 「私はNAMEであり、COMPANYで働いています。」

通常、よく知らない人に（またはまったく）メールを送信するときに何らかの形で必要になりますが、紹介は鈍い場合があります。ここに試すべきいくつかのトリックがあります。

別：

名前を削除します。 相互の知り合いがいる場合、または誰かがあなたを紹介した場合は、「ABCWidgetsのEllaQuintが連絡をとることを提案しました」を試してください。
メールを送信する理由を伝えます。 忙しい人は、私たちが要点に達すると感謝します。「私は手を差し伸べています。。。」または「私はについてもっと学ぶために書いています。。。」

3 」私たちの会話ごとに。。。」

これはあまりにも狡猾でフォーマルに聞こえます。さらに悪いことに、それは要求の厳しい、あるいは攻撃的なものとして出くわす可能性があります。

別：

会話を丁寧に言い換えます。 「先週おしゃべりしたとき、7月15日までに四半期報告書を起草することに同意しました。」

謝罪

あなたはめちゃくちゃになりました。それは起こります。しかし、缶詰の謝罪はそうする必要はありません。

4 「応答が遅くなってすみません。」

私たちは皆、重要なメールに時々返信するのを忘れています。しかし、あなたの過ちに注意を向けることは事態を悪化させるだけです。

別：

申し訳ありません、ありがとうと言ってはいけません。 「受信トレイの大洪水をくぐり抜ける間、今しばらくお待ちいただきますようお願いいたします。」

5 「ごめんなさい。。。」または「申し訳ありませんが、。。。」

「怒りを感じてごめんなさい」と言うと、「あなたの怒りに対処しなければならないことに腹を立てている」と言っているように聞こえます。そしてもちろん、「ごめんなさい、でも。。。」「申し訳ありませんが、言い訳をします」という意味です。

別：

ごめんなさいと言ってください。 それを所有し、具体的にしてください。「昨日、ご不便をおかけして申し訳ございません。」

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サインオフ

時間をかけて独自のメールを作成したので、サインオフに決まり文句を言わないでください。

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6 「あなたからの連絡を楽しみにしています。」

「書き戻したほうがいい」という意味のように見えるので、誰もこれを好きではありません。

別：

召喚状を使用します。 受信者からの返信を希望する場合は、受信者に何をしてほしいかを伝えてください。「参加できるかどうか、9月13日までにお知らせください。」

7 「よろしくお願いします。」

メールアプリBoomerangによる調査では、回答率が最も高いサインオフとして「事前に感謝」と評価されましたが、のれんを作成するための最良のサインオフではありません。「お返事をお待ちしております」のように、「これをお願いします」というトーンがあります。

別：

感謝の気持ちを伝えましょう。 要求が厳しいように聞こえる代わりに、感謝しているように聞こえます。「ご協力いただきありがとうございます。。。」

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