プロジェクト憲章の作成: ステップバイステップガイド

• プロジェクト憲章は、プロジェクトの概要を提供する高レベルの文書です。
• 通常、プロジェクト憲章は利害関係者や投資家へのエレベーター ピッチとして使用されます。
• プロジェクト憲章は関係者の質問に答え、関係者の推測を排除します。

プロジェクト憲章は、プロジェクトのライフサイクルにおける重要な文書です。プロジェクト憲章では、プロジェクト マネージャーは、目的、スケジュール、範囲など、プロジェクトの全体像の概要を説明します。適切に作成されたプロジェクト憲章は、利害関係者の賛同の可能性を高め、作業開始前に利害関係者間の調整を促進します。プロジェクト憲章とその書き方について詳しくは、以下をお読みください。

目次

プロジェクト憲章とは何ですか?

プロジェクト憲章の目的

プロジェクト憲章の主要な要素

プロジェクト憲章を作成する手順

ベストプラクティス

プロジェクト憲章に関するよくある質問

プロジェクト憲章とは何ですか?

プロジェクト憲章は、今後のプロジェクトへの高レベルのガイドとして機能する文書です。多くの場合、プロジェクト提案書に続きます。プロジェクト提案書は、関係者にプロジェクトを売り込む文書です。提案が承認された場合、次のステップはプロジェクト憲章を作成することです。これには、プロジェクトがどのように構築され、管理されるかについての詳細が記載されています。

プロジェクト管理では、プロジェクト憲章が重要です。なぜなら、プロジェクト憲章は、利害関係者、プロジェクト マネージャ、および作業を完了するチームの間の作業関係の調子を決めるからです。

プロジェクト憲章とプロジェクト計画

通常、プロジェクト計画はプロジェクト憲章に従います。

プロジェクト憲章は、プロジェクトの手順を説明するために関係者に提示されます。マイルストーンの日付や個々のチームメンバーの責任などの詳細には触れません。むしろ、プロジェクトの目的と利点を示すことで、プロジェクトのエレベーター ピッチとして機能します。

プロジェクト計画はより詳細な文書です。ここには、プロジェクト マネージャーがいつどのように関係者とコミュニケーションをとるかなど、プロジェクトの詳細が記載されています。プロジェクト計画は、プロジェクトについて誰かを「売り込む」必要はありません。その目的は、チーム、関係者、プロジェクト マネージャーの連携を保つことです。

プロジェクト憲章とビジネスケースの比較

プロジェクト憲章はプロジェクトに伴う内容の概要を示しますが、ビジネス ケースは、利害関係者がプロジェクトを承認する必要がある理由を裏付けます。ビジネス ケースは、プロジェクトが解決する問題と、関係者が期待できる追加の投資収益率について説明する価値提案です。一般に、ビジネス ケースでは、プロジェクトの財務面について詳しく説明します。

プロジェクト憲章の目的

プロジェクト憲章は、関係者にプロジェクトの方向性についての明確なビジョンを与えます。それが提示されると、フィードバックを提供し、プロジェクトへの変更を提案する機会が得られます。これらの変更はプロジェクト計画に組み込まれる場合があります。

最終的に、プロジェクト憲章は、プロジェクトを前進させるために関係者が承認する文書です。彼らがそれを承認しないことを選択する可能性は常にあり、その場合は再考する時期が来るかもしれません。承認されたプロジェクト憲章は、プロジェクト マネージャーが主導権を握り、作業を開始するためのゴーサインです。

プロジェクト憲章の主要な要素

プロジェクトのタイトルと説明

プロジェクト憲章は、タイトルと今後の内容の説明から始まります。 Grammarly は、文書の残りの部分を作成した後に簡潔なタイトルと説明を作成することで、このステップを支援します。 「このプロジェクト憲章のタイトルと説明を書いてください」のようなプロンプトを試してください。

例：

• 新しいウェブサイトを開発する
• ブランドの成長をサポートし、売上の増加を促進する新しい e コマース Web サイトを開発して立ち上げます。

目的と目標

プロジェクト憲章に明確な目的と目標を含めます。この段階では必ずしも定量化できる必要はありませんが、明確に述べられ、現実的である必要があります。具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限があるなど、SMART 目標の基準を満たしていることを確認してください。これについては後で詳しく説明します。

たとえば、プロジェクトの目標は、今後 2 年間で売上を 40% 増加させるマーケティング キャンペーンを開始することであると述べることができます。

目標は次のとおりです。

• 第 2 四半期に新しい Web サイトを開設
• ソーシャル メディアでの存在感をプラットフォームごとに 1 日あたり 1 件の投稿に増やす
• 第 3 四半期末までに既存購入者にキャッシュバックを提供する友人紹介プログラムを開始
• 新しいウェブサイトを公開する前に、Shopify 販売分析についてチームをトレーニングする

範囲の定義

プロジェクトの範囲を明確に記載します。これらは、チームが提供する具体的な成果物です。この例を見てください。

社内のデザインおよび開発チームは、ブランドを新鮮でエキサイティングな方法で紹介する、完全に最適化された新しい Web サイトを作成して立ち上げます。この Web サイトには、チーム メンバー全員がアクセスして確認できる分析ダッシュボードが装備されます。 このウェブサイトはブランドのオンライン ストアとして機能し、当社が取り扱う各アイテムの商品ページを掲載します。成果物には、各製品ページの製品コピーと写真が含まれます。

利害関係者の特定

標準的なプロジェクト憲章の形式には、関係者の名前と役職が含まれています。これらを憲章に含めると、チーム メンバーがリストに簡単にアクセスできるようになります。

以下に例を示します。

• Kiara Rodriguez 氏、マーケティング責任者
• Sal Perrone、営業担当副社長

役割と責任

プロジェクト憲章には、各関係者の役割と責任を明記します。これにより期待が高まり、個人が生産的な議論をしやすくなります。

例えば：

• David Heredia、シニア UX デザイナー: 新しい Web サイトの UX のデザインと開発を監督します。
• Mona Yosco、マーケティング コーディネーター: 発売までの数週間、発売期間、その後の数か月間におけるソーシャル コンテンツ プランを作成します。

高レベルの要件

高レベルの要件は、満たさなければならない広範な要件です。たとえば、関係者は 20% の ROI を要求する場合があります。これらをプロジェクト憲章に含めてください。

• 第3四半期までに40%の売上増加が見込まれる
• ウェブサイトは立ち上げ時にすべての主要市場にローカライズする必要があります

仮定と制約

プロジェクト憲章に前提条件を含めることは、利害関係者やチームメンバーがリスクを予測するのに役立つため、賢明です。同様に、制約を含めることで、完成したプロジェクトに対する関係者のビジョンが形成され、関係者の理解が促進されます。たとえば、ブランド変更は段階的に展開するのが最も効果的であると想定できますが、その会社が現在 3 年間の看板広告契約の半分を終えているという制約がある可能性があります。

プロジェクトのリスク

ローカリゼーションの問題など、潜在的なリスクをプロジェクト憲章に記載してください。 Grammarly は、「このプロジェクト憲章で考えられるリスクを判断してください」のようなプロンプトに役立ちます。

プロジェクトのリスクの例は次のとおりです。

• 電子商取引のチェックアウトに関する技術的な問題
• Web サイトの国際版を設計する際のローカリゼーションの課題

マイルストーンスケジュール

マイルストーン スケジュールは、利害関係者がいつ成果物を期待できるかを指定するタイムラインです。チームメンバーの病気などによる遅延を考慮して、十分な余裕を持たせた現実的なスケジュールを作成します。

• 2月10日：全チームキックオフミーティング
• 3 月 7 日: Web サイトのコピーの初稿が関係者のレビューのために提出されました
• 3 月 8 日: Web サイトのモックアップが関係者のレビューのために提出されました
• 3 月 12 日: すべての関係者のコメントがクリエイティブ チームに返送される予定
• 5 月 20 日: ウェブサイトのテスト準備完了
• 6月30日: 正式な発売日

予算概要

予算は承認と拒否の違いを意味するため、予算の概要はプロジェクト憲章の最も重要な部分の 1 つです。必要な予算と資金の割り当て方法の概要を含めます。

以下に例を示します。

• ウェブサイト再設計プロジェクト: 60,000 ドル
  • 管理費: 10,000ドル
  • 開発費: 25,000ドル
  • クリエイティブ: 20,000ドル
  • リソース: 5,000 ドル

プロジェクト憲章を作成する手順

1始めましょう

プロジェクト憲章を作成する最初のステップは、関係者との対話です。彼らにインタビューして、彼らのニーズと視点を理解します。これらのインタビューを通じて、プロジェクトの目的、前提、制約、リスクを定義するために使用する情報を収集します。

2目的と範囲を定義する

書き始める前に、SMART 目標を設定します。

• 具体的:特定の課題や目標に焦点を当てていますか?
• 測定可能:目標に向けた進捗状況を定量化できますか?どうやって？
• 割り当て可能:特定の個人に委任できる明確な役割はありますか?
• 現実的:プロジェクト憲章の作成
• 期限付き:定められた目標を達成するための明確なタイムラインはありますか?

この段階で、プロジェクトの範囲も決定します。スコープを明確に指定すると、スコープ クリープ、つまり作業が開始された後にプロジェクトが拡大し、より複雑になるシナリオを回避するのに役立ちます。

3マイルストーンと予算を設定する

プロジェクトの大まかなタイムラインを作成します。それを憲章に広く明記してください。各ステップで関連する目的を達成するために必要なリソースとコストに注目してください。

4リスクと仮定を文書化する

ここで関係者から収集した情報が役に立ちます。プロジェクトの潜在的な課題を特定し、憲章に記載します。これらに加えて、現実的な仮定と関連する制約も含めます。

5草案を書く

最後のステップは、プロジェクト憲章を作成することです。プロジェクト憲章テンプレートを見つけて、それを使用して憲章を作成すると便利です。

Grammarly は、憲章に対するギャップや潜在的な反対意見を特定するのに役立ちます。また、あなたの文章を校正し、文法上の間違いを修正したり、完璧な口調を表現するための提案を行ったりすることもできます。

草案の準備ができたら、関係者に提示してフィードバックを求めます。ここで、適切なトーンが大きな違いを生むことができます。利害関係者から提案がある場合は、それに応じて憲章を修正します。その後、最終バージョンを使用して作業を開始する準備が整います。

ベストプラクティス

プロジェクト憲章では、明確さと簡潔さを優先することが重要です。一般に、プロジェクト憲章の長さはわずか数ページで、15 ページを超えることはほとんどありません。そのため、詳細な説明を提供するのではなく、要点を要約する必要があります。

プロジェクト憲章を作成する前に、主要な関係者と積極的に協力してください。こうすることで、彼らのニーズが何であるか、そして彼らの目標を達成するのに役立つプロジェクトを計画する方法がわかります。

プロジェクトを進める前に、必要な承認をすべて取得してください。プロジェクト憲章を使用してこれらの承認を取得し、作業を開始する前にすべての関係者が足並みを揃えていることを確認してください。

プロジェクト憲章に関するよくある質問

プロジェクト憲章の主な目的は何ですか?

プロジェクト憲章の主な目的は、今後のプロジェクトを要約することです。これは、関係者向けのエレベーター ピッチとして、またプロジェクト マネージャーが範囲のクリープを回避するためのガイドとして使用できます。

プロジェクト憲章はプロジェクト計画とどう違うのですか?

プロジェクト憲章は、主にプロジェクト計画の側面を要約したものです。プロジェクト計画はプロジェクトのあらゆる側面についての包括的なガイドですが、プロジェクト憲章はプロジェクトを簡潔かつ高レベルで概観したものです。

プロジェクト憲章の作成責任者は誰ですか?

プロジェクトマネージャーはプロジェクト憲章の作成を担当します。 Grammarly などのツールを使用して、簡潔で効果的な文書を作成する場合があります。

プロジェクト憲章を作成する際の一般的な課題は何ですか?

プロジェクト憲章を作成するときに発生する可能性のある一般的な課題には、次のようなものがあります。

• 要約ではなく、詳細が多すぎる
• 関係者にプロジェクトの全体像を明確に伝えない曖昧な内容
• 具体的な手順などの情報が不足している

プロジェクト憲章なしでプロジェクトを進めることはできますか?

はい、プロジェクト憲章がなくてもプロジェクトを進めることは可能です。ただし、プロジェクト憲章は、プロジェクトを順調に進めるための貴重なツールです。