すべての専門家が知っておく必要のある25の電子メールエチケットルールとヒント
公開: 2022-03-22電子メールは平均的な専門家の時間の最大28％を占めるため、生産性の名目で人々は電子メールのエチケットを見落としがちです。 ただし、忙しくてもビジネスメールで従うべき一連のルールとヒントがあります。 実際、適切な電子メールのエチケットは、プロ意識を維持するだけでなく、コミュニケーションをより効果的にし、ビジネスがコストのかかるミスを回避するのに役立ちます。
このブログ投稿を読むまでに、電子メールのエチケットについて知っておく必要のあるすべてのことを、同僚に学んだことを伝えることができます。
メールのエチケットとは何ですか？
電子メールのエチケットとは、電子メールを送受信するときの行動を導く原則を意味します。 この行動規範には、適切な言語、スペル、文法、およびマナーに関するガイドラインが含まれています。 適切なエチケットは、誰にメールを送信するかによって異なります。 職場では、これらの慣習の正式な側面を誤ることが常に安全です。
メールのエチケットが重要なのはなぜですか？
メールのエチケットを守ることは、プロ意識を確立し、職場でより強い関係を築き、雇用主をうまく代表するのに役立ちます。 また、コミュニケーションがより効率的になり、あなたとビジネスがトラブルに巻き込まれるのを防ぎます。 プロのメールエチケットに精通することは、他の人と敬意を持ってコミュニケーションを取り、キャリアを成功させるのに役立ちます。
1.明確な件名を書く
私たちの多くは常に受信トレイに埋もれているため、件名はメールが開かれるかどうかに大きな影響を与える可能性があります。
メールのエチケットを守るためにメールの内容を2、3語または簡潔な文章で説明する明確で短い件名を目指します。 「提案」や「アプリケーション」などの識別子を使用して、メールから何を期待するかを受信者にすぐに明示的に伝えます。 ユーティリティを提供する件名は読まれる可能性が高いので、実用的なものにしてください。
何をするにしても、件名なしでメールを送信しないでください。 これは、適切な電子メールのエチケットに明らかに違反しています。 「件名なし」が表示されると、疑わしいと思われるため、受信者がメッセージをゴミ箱に直接移動することがほぼ保証されます。
2.プロの挨拶から始めます
電子メールで人に挨拶する最良の方法は、常にその人との関係と主題によって異なります。 専門的に電子メールを開始する適切な方法は、正式なものからカジュアルなものまでさまざまですが、非公式に出くわすことはありません。
最も一般的な挨拶のいくつかは次のとおりです。
- 親愛なるMs./Mrs./Mr。 <姓>、
- こんにちは<名>、
- こんにちは<名>、
悪いメールのエチケットとしてカウントされる非公式の挨拶のリストは、「Heya」や「Yo」から受信者の名前だけまでさまざまです。信頼してください。このメールのエチケットを間違えたくないでしょう。
3.自己紹介を忘れないでください
受信者があなたが誰であるかを知っていると思い込んではいけません。 特に、知らない人に初めて連絡する場合は、メールの本文を簡単な紹介から始めるのがメールのエチケットの一部です。関連情報を1〜2行で説明します。 受信者を知っているが、自分の名前が受信者にベルを鳴らすかどうかがよくわからない場合は、最後に話したときに言及する方法を見つけるか、お互いをどのように知っているかを思い出させてください。
4.短くしてください
平均的なサラリーマンは1日に100通をはるかに超える電子メールを受信するため、長いメッセージを読む時間はありません。
あなたができる最悪のことは、あなたのメッセージが何であるかを知るために受信者に電子メール全体をざっと目を通させることです。 代わりに、最初にそれを述べることによって、あなたはあなたの電子メールの目的について率直に言うべきです。 あなたの主張を速くし、言葉を使わないで、よく読める短い文章を使ってください。 理想的には、メールの目標は1つだけですが、さまざまなトピックを取り上げる必要がある場合は、それらを箇条書きにまとめることを検討してください。
完了したと思ったら、時間をかけてメッセージを編集し、メッセージが明確であることを確認して、不要な単語をすべて削除します。 それでも長すぎると思われる場合は、トピックについて伝えるために電子メールよりも優れたチャネルがあるかどうかを検討してください。
5.ユーモアを控える
彼らに付随する適切な口調と表現がなければ、最も陽気なパンチラインでさえ、彼らの目標から何マイルも離れて着陸する可能性があります。
そのため、メールの翻訳でユーモアが失われることがよくあります。 読者はあなたが今言ったのとは反対の意味であなたを文字通り解釈できるので、皮肉は書かれた形式では特に危険です。 受信者と本当に緊密でない限り、プロの電子メールで冗談を言うのは避けてください。
それは誤解されるリスクについてでさえありません-あなたが面白いと思うものは必ずしも受信者にとって面白いとは限りません。
6.メールを適切に構成する
専門的な電子メールには、件名、挨拶、本文、サインオフ、および署名を含める必要があります。 この構造から離れて通り過ぎることは、電子メールのエチケットの違反と見なすことができます。 メッセージを簡単に消化できるように、これらの部分は常に段落区切りで区切る必要があります。
メールの本文が3段落を超えないようにメッセージを配信することを目指します。 人々は、単語ごとに読むのではなく、飛び込むのに面白いものを探して電子メールを「スキャン」する傾向があるので、最も重要なことを強調することから各段落を開始します。 読みやすさを向上させるために、段落の間に空の行を残すことも忘れないでください。
情報過多のリスクを感じる場合は、箇条書きまたは番号付きリストを使用して、文章の構造を強化し、単語のセクションを分割することを検討してください。 太字を使用して最も重要なものを強調する場合は、メールごとに複数の単語やフレーズに太字を使用しないでください。
7.文の大文字小文字を使用する
文の大文字小文字を使用するということは、文の最初の単語の最初の文字と適切な名詞を大文字にすることを意味します。
従来の方法で大文字を使用することは、ビジネスの電子メールのエチケットの一部であるため、それから逸脱するべきではありません。 職場ですべて大文字で書くことも偽物と見なされることを忘れないでください。
8.トーンに注意してください
それはあなたが言うことだけではなく、あなたがそれをどのように言うかです。
単語の選択は意図的に行い、受信者がそれらをどのように解釈するかを常に考慮してください。 メッセージを伝えるために顔の表情やイントネーションに頼ることはできないので、前向きなものとして出くわすために特別な努力をしてください。
ユーモアを控えるだけでなく、実際よりも感情的に見えるような否定的な言葉や形容詞を使用しないでください。
9.何も秘密ではないように書く
機密性の高いトピックや機密情報については、悪名高いほど簡単に悪用される可能性があるため、電子メールで話し合うことは避けてください。 受信者が誰であっても、あなたの電子メールをリークとして見るのは彼らだけだと信じてはいけません。それは偶然の転送またはCCの問題である可能性があります。 後悔するよりも安全である方が常に良いので、ビジネスメールのエチケットの良いガイドラインは、全世界に読まれたくないメールを書かないことです。
10.感嘆符を惜しまない!!!
あなたは確かに仕事でそれほど頻繁に叫ぶことはありませんよね？ そのため、ビジネス用メールで感嘆符を使用する場合は注意が必要です。 1つを使用する唯一の本当の理由は、興奮を表現することです。これには、感嘆符以上のものは必要ありません。 電子メールごとに複数を使用すると、それらの数で文を終了することは言うまでもなく、専門家ではないように見える可能性があります。
11.文化の違いに注意してください
文化の違いにより、誤解が生じやすくなります。
メッセージに付随するボディーランゲージがないため、書かれた言葉のリスクはさらに大きくなります。 そのため、海外の人にメールを送信するときは、受信者の文化に慣れておく必要があります。 彼らの好みに対応することは、あなたが彼らとのより強い関係を築くのに役立ちます。
一部の国では、要点に直行することが好まれます。 対照的に、他の人では、最初に新しいビジネスアソシエイトを知るのが通例です。 BBCのこの記事を読むことで、ビジネスメールのエチケットのこれらのニュアンスをマスターし始めることができます。
12.絵文字は使用しないでください
絵文字は、インスタントメッセージングに関しては日常のコミュニケーションで大きな役割を果たしますが、プロのメールには属していません。 なぜあなたは尋ねるかもしれませんか？ 調査によると、スマイリーを使用すると、能力が低下しているように見える可能性があります。もちろん、スマイリーの解釈は人によって異なります。 受信者が以前にメールを送信したときに絵文字を使用したことがない限り、絵文字を避ける必要があります
13.URLを短くします
長いURLをメールに貼り付けることは、メールを乱雑に見せるための確実な方法です。 あなたのメッセージを読みにくくすることに加えて、彼らは貴重な不動産を占有します。 あなたがすべきことは、bit.lyなどのURL短縮サービスを使用するか、代わりにハイパーリンクを挿入することです。
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14.標準フォントに固執する
あなたはいつもあなたのメールを読みやすくしたいですよね？ それはすべてきれいなフォントから始まります。 基本的なルールとして、電子メールクライアントの標準フォントを使用してください。
電子メールに最適なフォントには、次のものがあります。
- Arial
- Helvetica
- Calibri
- 宅配便
- タイムズニューローマン
フォントの色に関しては、黒が唯一の選択肢です。 適切なサイズは、電子メールの長さに応じて、10ポイントまたは12ポイントのいずれかです。 テキストをコピーしてメールに貼り付ける場合は、フォーマットをクリアすることを忘れないでください。そうしないと、メッセージの他の部分とは異なって表示される可能性があります。
15.プロのサインオフを使用する
電子メールをサインオフする最良の方法は、常に受信者との関係と電子メールの目的によって異なります。 一貫したトーンを維持するために、サインオフを挨拶およびメッセージの残りの部分と一致させる必要があります。 あなたはいつも礼儀正しくなりたいのですが、正式なメールを書いたり、友好的になりたいですか？
最も人気のあるプロの電子メールの締めくくりには、次のものがあります。
- 心から、
- 敬具、
- よろしく、
- 一番、
- ありがとう、
サインオフを正しく行うことが重要です。 これは、受信者が最後に読むものであり、会議の終了や電話の終了と同様の印象を残すことができます。
16.署名を含める
電子メールの署名に関しては、少ないほど多くなります。
専門家の署名には、氏名、役職、会社名、会社のWebサイト、および連絡先の電話番号が含まれます。 あなたのビジネスでそれらが役割を果たす場合、あなたは会社のLinkedInとストリートアドレスを投入することを検討することができます。 会社のロゴやあなたの写真もビジネスメールのエチケットに合格します。 ただし、デザインがレスポンシブであることを確認してください。
各メールの最後に署名を自動的に含めます。手動で追加するよりも、メッセージから署名を削除する方が簡単です。
17.常に受信者の名前を再確認してください
人の名前のつづりを間違えたり、間違った名前で呼びかけたりするような第一印象を与えるものはありません。
それは文字通り数秒かかるでしょう、そしてあなたはそれを間違える言い訳はありません。 これらの不注意なエラーを回避することに加えて、法務部門のロバートが本当に「ロブ」で行くことを好むことが確実でない限り、名前を短くしないようにしてください。
このトピックについて疑問がある場合は、以前の電子メールをどのように承認したかを確認し、LinkedInプロファイルまたは内部通信チャネルを確認してください。
言い訳はありません。メールの受信者の名前を間違えることは、メールのエチケットの最悪の間違いの1つです。
18.校正せずにメールを送信しないでください
このメールのエチケットのヒントは、つづりの間違いとして十分に強調することはできず、文法上の誤りは必然的にあなたにあまり反映されません。 書き終えたら、メールの本文と件名を少なくとも2回調べて、間違いを見つけます。 また、メールを読み上げて、目がつかなかった間違いに気付くこともできます。
19.添付ファイルに注意してください
添付ファイルに関する最も重要な電子メールのエチケットルールの1つは、電子メールに大きなファイルを添付しないことです。 たとえば、プレゼンテーションやビデオを送信する最良の方法は、ファイルをGoogleドライブやDropboxなどのクラウドサービスにアップロードし、受信者にアクセスを許可するリンクを提供することです。 それが不可能な場合は、添付する前にファイルを圧縮して、受信トレイのスペースを節約してください。 受信者が確実に気付くように、メール本文に添付ファイルを記載することも忘れないでください。
20.適切にBCC
BCCはブラインドカーボンコピーの略で、BCCフィールドに入力された人を他の受信者から隠すことができます。
BCCを使用すると、プライバシーを保護できるため、お互いを知らない複数の人にメールを送信する場合に、メールのエチケットとして役立ちます。 また、たとえば、メールで他の人に紹介した後、スレッドから誰かを丁寧に削除するためにも使用されます。 また、次のスレッドにその人を含めずに、重要な電子メールを送信したことを誰かに確認する必要がある場合にも役立ちます。
ブラインドカーボンコピーも悪用される可能性があり、間違った理由でそれを使用することは欺瞞的で悪いマナーと見なされます。
21.タイムリーな対応
電子メールはどの専門家にとっても大変な時間になる可能性がありますが、電子メールに迅速に返信することで、全員の作業をスケジュールどおりに保つことができます。
適切な応答ウィンドウは、送信者と主題によって異なります。 経験則として、緊急でない限り、同じ日中にチームメートに、24時間以内に他の同僚に、そして週の終わりまでに組織外の人々に対応する必要があります。
特に顧客対応の役割をしている場合は、応答時間が長いと意図しないメッセージが送信される可能性があることを知っておく必要があります。これは、企業の3分の1近くが1時間以内に電子メールに応答することを期待しているためです。
22.必要な場合にのみ「全員に返信」を使用する
平均的なサラリーマンは1日に約121通のメールを受信するので、不必要なことで人々を煩わせたくはありません。 したがって、次に[全員に返信]を押して停止するときは、メールチェーンの全員が回答を受け取る必要があるかどうかを検討してください。 答えが「いいえ」の場合は、「返信」を使用して、さらに別の気が散る通知からの犠牲者を救ってください。
23.すべてのメールに返信する
大量の受信トレイと多忙なスケジュールにもかかわらず、あなた宛のすべての電子メールに返信することは良い電子メールのエチケットです。 組織内の誰かまたは仕事仲間からの電子メールを無視することは失礼であり、結果をもたらす可能性があります。 誰かがあなたにコールドメールを送った場合、それが丁寧な「いいえ」であっても、良い印象を残すので、彼らに答えを与えるために少し時間を取ってください。 そうしないと、一連のフォローアップメールが届く可能性があります。 彼らが宿題をするのに十分な思いやりがなかったとしても、答える義務を感じないでください。
24.転送する前によく考えてください
メールのエチケットに関して、機密トピックや機密情報について以前に書いたことを覚えていますか？ 電子メールが転送されることを意図しているかどうかを常に検討し、注意して続行する必要があります。 また、メッセージが実際に受信者に何らかの価値をもたらすかどうかを検討してください。 メールを転送する場合は、話し合ったことを要約し、受信者に何が必要かを知らせることが重要です。 また、転送サイン、他の電子メールアドレス、件名、以前のコメントなど、電子メールから不要なものを編集する必要があります。
25.不在時の返信を設定することを忘れないでください
長期間メールに返信できない場合は、自動化された不在メッセージを設定して、返信できないことを他の人に知らせる必要があります。 典型的な状況には、休日や会議が含まれます。 彼らがそれに応じて進むことができるように、あなたが戻ってくる特定の日付を含めることが重要です。 また、緊急の場合に送信者が連絡できる人の連絡先情報も提供する必要があります。 返品日とともに、件名に「不在」または「識別子」を含めることをお勧めします。
メールのエチケットに関するこのブログ投稿がお役に立てば幸いです。 私たちは、ビジネスメールのエチケットの最も重要なルールを知ることにより、すべての専門家が職場でのコミュニケーションをより効果的にすることができると心から信じています。 重要なヒントを見逃したと思われる場合は、お知らせください。