毎日より多くのことを成し遂げるための10のメール生産性のヒント

私たちのほとんどは、私たちが電子メールをどのように使用するかについて考え直しません。 メッセージは毎日流れ続けており、日中はあまり成果を上げずに返信を続けています。 それは終わりのないサイクルのように感じることができます。 まるであなたがあなたの受信箱の奴隷になるように。

しかし、そのようにする必要はありません。

実際、電子メールに注意を払えば、電子メールの管理方法を合理化するのは簡単です。 いくつかの簡単なガイドライン、いくつかの基本ルール、および生産性のハックにより、毎週の電子メール管理体制から時間を短縮できます。 ‍

私たちを信じていないのですか？ これらの電子メールの生産性に関するヒントを読んで、間違っていることが証明される可能性を確認してください。

1.1日に2回だけメールをチェックします

1日に50回メールをチェックしますか？ あなたはおそらくすべきではありません。

集中力が必要なタスクを開始する前に、午前中に1回メールを管理して返信します。 そして、他のタスクからの休憩が必要な午後にもう一度。

これにより、残りの時間はより生産的な作業に使用できます。 受信メールからの通知をオフにして、2人が頻繁にチェックする衝動を感じないようにしてください。

2.1クリックと3文のルールを使用します

これらの生産性ハックは、ワークフローに応じて機能する場合と機能しない場合がありますが、試してみる価値はあります。

• ワンクリックルール：メールに一度だけ触れることを約束します。 開いているときに複数のアクションを実行できますが、ルールでは、電子メールを開いたら何かを行う必要があると規定されています。 アーカイブしたり、返信したり、タスクリストに追加したりできます。
• 3文のルール：すべての回答は3文以下である必要があります。 とても簡単です。 返信が短いほど、メールに費やす時間が少なくなります。 これを2〜5文に変更できますが、要点は同じです。洗練された返信を作成するために時間を無駄にしないでください。

それでも3文が長すぎると感じたら、Flowriteで3つの箇条書きだけを書いてみませんか？ 免責事項：私たちのAIを利用したライティングツールは、それらを本格的なメールに変えます。

3.継続的に退会する

それは避けられない。 ある時点で、それらの大量の電子メールとニュースレターが合計され、受信トレイが乱雑になり始めます。 解決策：不要なメールを受信するたびに、メッセージの下部にある購読解除ボタンを押してください。

一貫性の支払い：1〜2週間後に、不要な電子メールの80〜90％の購読を解除します。

または、これを手動で行うのに時間を無駄にしたくない場合は、Unroll.meのようなサービスがあり、購読解除プロセスを実行します。

4.キーボードショートカットを学ぶ

PSA：キーボードショートカットを利用するためにSuperhumanを使用する必要はありません。 例としてGmailを取り上げましょう。

まず、Gmailの設定から、キーボードショートカットが実際にオンになっていることを確認します。[設定]→[一般]→[キーボードショートカットをオン]→[変更を保存]。

次に、最も価値のあるショートカットを覚えるだけです（以下はmacOS用です）：

• 上下=受信トレイ内を移動します。 Enterキーを押して、会話を開きます。 Xを押して会話を選択します。
• P /N=会話内の前または次のメッセージを選択します。 Enterキーを押して、メッセージを開きます。
• Shift +C=新しいウィンドウで作成
• Shift + 3 =会話を選択すると、会話がゴミ箱に移動します。
• S=会話を開始します
  

詳細については、Gmailのキーボードショートカットに関するこの記事をご覧ください。

5.2分のルールを試してください

迅速に処理できるメッセージのルールを設定します。 応答に2分未満かかる場合は、すぐに実行してください。

もちろん、このメールの生産性に関するヒントは、受信トレイを1日中開いたままにして、新しいメッセージが届くたびに対応する必要があるという意味ではありません。

むしろ、電子メールを処理するための時間を予約するときは、最初に簡単なものに対処してください。

それはあなたのためにうまくいきましたか？ 知りたいです。

6.フィルターとエイリアスを設定します

フィルタは、受信トレイに到達したときにメールを正しいフォルダにリダイレクトする自動化ルールです。 メッセージを手動で分類する手間を省くことができます。

たとえば、送信者のアドレス、件名、本文に含まれる単語、サイズ、日付などに基づいてルールを作成できます。 詳細については、Gmailでフィルタを設定するためのこのガイドをご覧ください。

エイリアスは、メールのフィルタリングを簡単にする便利な機能です。 Gmailでは、メールアドレスにプラス記号とドットを使用してエイリアスを設定できます。

たとえば、[email protected]という電子メールアドレスがあるとします。 Flowriteのニュースレターを購読し、受信したニュースレターを専用のフォルダーにフィルターします。 その後、アドレス[email protected]を使用して購読できますが、ニュースレターの問題は引き続き受信トレイに届きます。 次に、そのアドレス宛てのすべての電子メールを「ニュースレター」フォルダーに送信するフィルタリングルールを作成できます。

7.フルスクリーンを使用する

このメール生産性のヒント1は、非常にシンプルでありながら効果的です。

50個のタブを同時に開いている場合、フォーカスを壊す通知が表示されることはほぼ確実です。 または、Twitterフィードと昨日の暗号ミームをチェックするのに今が最適な時期であると単純に判断します。

気が散る可能性を排除します。 ブラウザウィンドウを全画面表示にし、他のタブを非表示にします。

• Windows：F11を押します
• macOS：CMD + Shift+Fを押します

後で感謝することができます。

8.後で送信される電子メールをスケジュールします

時々、現時点ではなく、あらかじめ決められた時間にメールを送信することが実用的で礼儀正しい場合があります。 送信時間も開封率に影響を与える可能性があります。

Gmailはこれを簡単にします。 メールを作成するときに「送信」ボタンの横にある矢印をクリックして、日付と時刻を選択するだけです。 それと同じくらい簡単です！ ほとんどの電子メールクライアントには同様の機能があり、運が悪ければそれを実行できる便利な拡張機能がたくさんあります。

9.電子メールを使用して会議のメモを取ります

これは驚異的な生産性ハックです（それでも非常に単純です）。 ZoomまたはTeamsの会議では、空の電子メールテンプレートを開いて、メモを取り始めます。

会議中に簡単な箇条書きを書きます。

ミーティングを5〜10分早く終了し、読みやすくするためにメモをすばやく磨きます。

次に、関係者に送信します。

そして、あなたは行き​​ます：あなたはメモを書くのに30分を費やすことなくあなたの次の仕事または会議の準備ができています。

10.メールを削除します

もちろん、すべてではありません。 アイゼンハワーマトリックスを使用して、メールを4つのカテゴリに分類します。 カテゴリごとにフォルダを作成して、処理を簡単にすることができます。

• 緊急かつ重要=これらの電子メールにすぐに注意してください。 ただし、残りの電子メールを並べ替える前ではありません。
• 緊急かつ重要でない=可能であれば、カテゴリ1のメッセージを処理した直後に、これらのメッセージを処理します。そうでない場合は、同じ日の終わりからしばらく予約します。
• 緊急ではなく重要=これらは後で対処できますが、時間を確保することを忘れないでください。そうすれば、必然的に対処されます。
• 緊急ではなく、重要ではない=これらのメッセージを削除または無視します。
  

それでした、皆さん！ あとは、これらのメール生産性のヒントのいくつかをワークフローに適用して、来週何時間節約できるかを確認するだけです。