教師にメールするときに考慮すべき 5 つのこと

質問を明確にするために教師にメールすることが必要な場合もありますが、従うべきベスト プラクティスがいくつかあります。まず、教師の時間を尊重することが重要です。本文が 9 段落も含まれる電子メールを受け取りたい人はいません。小説の長さの電子メール小説を先生に書くことは、おそらく、先生から与えられた課題を先延ばしにする最良の方法ではありません。

物事を短く要点を絞ったものにすることで、メッセージが明確かつ思いやりのあるものになり、教師があなたの懸念すべてに答えて答えてくれる可能性が高くなります。

先生にメールする方法

実際、教師や教授にメールを送信するときは、形式、使用する言葉、長さなど、常に留意すべき点があります。

教師にメールを大量に送りつけて、すべてを説明するのに午後中を費やすのではなく、総単語数を 150 単語 (またはそれ以下) に抑えるのが良い経験則です。重要なのは、コース番号やセクションなど、できる限り多くのコンテキストを提供することです。覚えておいてください: あなたは彼らの唯一の生徒ではありません!

教師に電子メールを送信するもう 1 つの方法は、次の原則に従うことです。私が明確かつ率直でなければ、私の教師もそうではありません。そうです。最初のメールの書き方は、教師の反応に直接影響します。

この記事を読んで、有益な返信を受け取る可能性を高める、よく書かれた丁寧なメールを送信するためのヒントを学びましょう。

詳細な件名から始める

メールの件名は、あなたの名前以外に教師が最初に目にするものです。 「こんにちは」や「質問」などの件名で教師を黙らせるのではなく、メールの要点を具体的な言葉で伝えてください。漠然としている場合ではありません。

教師にメールで送信する内容を正確に説明すると、教師の注意を引くだけでなく、迅速かつ適切に返信できるようになります。

教師に対する強力で詳細な件名の例をいくつか示します。

• 生物学 101: 水曜日の実験室解剖についての質問

• エッセイの引用ページ: MLA それとも APA?

• 金曜日の会議: 午前 11 時 30 分

• 次のエッセイ課題の論文を確認する

これらの件名はすべて、10 単語以内で教師にメールの要点を伝えます。識別情報 (生物 101 などのどのクラス単元に所属しているか、今後のクラスや会議の日付など) を含めることで、教師は、その世界の無数の他の生徒、同僚、管理者の中からあなたを正確に特定できます。

正式な挨拶と承認を使用する

フォーマルで敬意を持った挨拶で、教師があなたを真剣に受け止めてくれるような雰囲気を作りましょう。 「ねえ」でメールを始めるのはその逆です。 「Dear Mr. Lee」や「こんにちは、Bonnell 教授」などの正式な挨拶は、礼儀正しいだけでなく、フレンドリーです。あまりにもカジュアルすぎる挨拶、またはまったく挨拶がない場合、おそらく先生は不快に思うでしょう。

教師から別の指示がない限り、常に正式な名前で呼ぶ必要があります。場合によっては、大学の講師が学生に対してファーストネームで接することを好む場合があります。通常、これは、授業中のコミュニケーション方法や電子メールの署名方法によって判断できます。会ったことのない教師にメールを送信する場合 (クラスを変更するか、クラスに登録したい場合)、挨拶は必ず形式張ったものにする必要があります。

同様に、承認や署名も形式的な面で誤りがあるはずです。あなたの名前のほかに、教師向けの適切な締めくくりの言葉をいくつか紹介します。

• 敬具、

• お時間をいただきありがとうございます。

• 心から、

• 一日/週の残りを充実したものにしてください。

• アドバイスをよろしくお願いします。

• ではごきげんよう、

言うまでもないことですが、教師へのメールでは、絵文字、ミーム、略語、またはテキスト言語を使用する場所ではありません。

メールの「本体」のフォーマットを整える

メッセージの「核部分」（または本文の段落）は、すぐに読めて要点がすぐにわかるような形式にする必要があります。 5 文以内に抑えると、明確で直接的なメッセージが得られます。

対処すべきことが複数あり、150 語を超えることがわかっている場合は、箇条書きを使用します。質問ごとに 1 つの箇条書きを使用します。こうすることで、教師はそれぞれの懸念事項に簡単に対応できます。 (Grammarly は、段落リストの情報を箇条書きに書き換えたり、締め切りなどの重要な情報を太字にするなど、電子メールをより読みやすい形式に変換するための提案を行うことで、これにも役立ちます。)

また、段落が長すぎたり、不格好にならないようにする必要があります。インストラクターが簡単に読み進めることができるように、テキストを理解しやすいチャンクに分割します。返答が遅れる可能性があるため、相手に混乱が生じることは望ましくありません。

本文の段落の読みやすさを考慮することに加えて、件名を繰り返す文から始めることを検討することもできます。メールの要点を押さえた「概要」文を提供すると、教師にとって役立つ道しるべとなります。いくつかの例:

• という理由でメールしています。 。 。

• についての会話を続けていきたいと思います。 。 。

• 本日ご連絡させていただいた理由は、 です。 。 。

• について質問したくて書いています。 。 。

総括して感謝の意を表す

メールの本文を書き終えたら、教師へのアクション項目を含む最後の 1 文に内容をまとめます。メールの冒頭の「概要」文と同様に、この要約文も直接的かつ簡潔であり、相手の返答に期待する内容の概要を示す必要があります。

例えば：

• 私の文献目録の構成についてのご返答をお待ちしております。

• 会議のスケジュールを立てる前に、あなたの確認を待ちます。

• 私の卒業論文のテーマに関してフィードバックをいただきありがとうございます。

場合によっては、この文が完全に必要というわけではありませんが、返信を早くするのに役立つ場合があります。最後に必ず先生に感謝の気持ちを伝えてください。 （もちろん、相手が返事をする前であっても！）「お時間を割いていただき、ありがとうございます」や「ご協力ありがとうございます」と相手に感謝の気持ちを示すことは、相手があなたのメッセージをどのように理解するか、そしてあなたを学生としてみなすかに大きく影響します。

良い印象を残すためのもう 1 つの賢い方法は、最近営業時間内に訪問した場合や 1 対 1 の会議を行った場合に、「ありがとう」のメールを送ってフォローアップすることです。感謝されることは誰でも嬉しいものであり、それは感謝の気持ちを伝える最も簡単な方法です。

校正も忘れずに！

最後になりましたが、校正、校正、校正! Grammarly Editor を使用してメールを実行するか、Grammarly ブラウザ拡張機能をインストールして、メールに文法、句読点、スペルミスがないことを確認してください。または、文章をコピーして貼り付けるだけで文法をチェックし、見逃した可能性のある他の間違いについて即座にフィードバックを得ることができます。

英語の先生にメールを送っていない場合でも、このような間違いは、あなたがクラスのことをあまり気にしていないことを講師に示唆する可能性があります。メールを声に出して読むことは、冗長な部分や、堅苦しく聞こえる部分や不明瞭に聞こえる部分を特定する良い方法です。

細心の注意を払うため、送信する前に別のプログラム (Microsoft Word や Google ドキュメントなど) でメールを入力すると、すぐに送信ボタンを押してしまう危険がなく、メールを何度も確認できます。 (Grammarly はこれらのプログラムの両方で動作するため、エラーが検出されるというさらなる安心感が得られます。)

先生への良いメールの書き方を知ることは、在学中に必要となるスキルだけではありません。これは、マネージャー、同僚、その他の専門家とコミュニケーションをとるときに、人生やキャリアを通して持ち続けるスキルです。

これらのヒントをガイドとして使えば、教師のような目上の人に効果的なメールを送信できるようになります。上司はあなたの敬意を表した要点を絞ったメッセージに好意的に反応してくれるはずです。