電子メール スレッド: 定義と管理する 4 つの方法

プロフェッショナルの世界では、電子メールのスレッドは日常茶飯事です。そして、それは一般的に良いことです。同僚との継続的な会話、計画の策定、または定期的な会話のトピックを分けておきたい場合は、電子メール スレッドを使用するのが最適です。

電子メール スレッドとは何ですか?

電子メール スレッドは、元の電子メール メッセージに対するすべての応答を記録する一連の電子メールです。電子メール スレッドをグループ チャットのようなものと考えてください。会話に参加する頻度に関係なく、複数の人がすべてのメッセージを受信し、各人がスレッドの進行状況を時系列で簡単に確認できます。

多くの場合、電子メール スレッドは受信者の受信トレイに「ネストされた」形式で表示され、受信者がスレッドを開くと最新の返信が最初に表示され、以前の各返信が新しいものから古いものへの順に表示され、最後に元のメッセージが表示されます。

すべての電子メール クライアントが電子メール スレッドをサポートしているわけではありません。また、サポートしているクライアントのすべてがデフォルトで有効になっているわけでもありません。また、この機能を常にスレッドと呼んでいるわけではありません。注目すべき例の 1 つは Gmail で、電子メールのスレッドを会話ビューと呼んでいます。

電子メール チェーンという用語には馴染みがあり、「それは電子メール スレッドなのか、それとも電子メール チェーンなのか?」と疑問に思う人もいるかもしれません。電子メール チェーンは電子メール スレッドとは異なります。電子メール チェーンは、必ずしもトピックごとにリンクされているわけではない、転送またはリンクされた電子メールのコレクションです。

件名、cc、およびbcc は電子メール スレッドでどのように機能しますか?

件名

電子メール スレッドでは、各応答には元の電子メールと同じ件名が付けられ、先頭にRE:が付きます。RE:は、 aboutorin Reference toの略で、以前のメールに対する返信であることを表します。以下は、スレッド内の電子メール応答の件名の例です。

RE: ホリデーパーティー 12月14日（木）

電子メール スレッドの件名を選択するときは、他の件名と同じガイドラインに従ってください。メールは簡潔で、メールの目的を明確に伝える必要があります。

CCとBCC

多くの人が電子メールのcc 機能とbcc機能を混同しています。ここで違いを説明します。Cc (カーボン コピー) は、受信者を電子メールの主要受信者にせずに電子メールに追加します。言い換えれば、 CCフィールドに電子メール アドレスを追加すると、その人があなたの電子メールに返信することを期待せずに、スレッドにその人を含めることになります。 CC は、受信者の上司などの個人が必要なときに参照できるメッセージの記録を確保するためによく使用されます。電子メールで個人をCC する場合、電子メールの挨拶文でその個人のアドレスを指定する必要はありません。

電子メールの受信者全員が、電子メールにccされたアドレスを確認できます。受信者間で電子メールのトピックについて話し合う必要がある場合など、受信者がこの情報を確認できるようにする必要がある場合は、 bccではなくcc を選択します。

Bcc(ブラインド カーボン コピー)はccと同様に機能しますが、重要な違いが 1 つあります。電子メールの受信者は、電子メールでbcc化されたアドレスを見ることができません。さらに、 ccまたはbcc化された電子メール アドレスは、電子メール上でbcc化されたアドレスを参照できません。このため、 bcc は、複数の受信者に送信する必要があるが、他の受信者にメッセージを受信したことを知られたくない電子メールを送信する場合に最適です。たとえば、上司と職場の方針を明確にする場合、電子メールに HR をBCC として含めることができます。

メールスレッドの長所

電子メール スレッドはさまざまな方法で役に立ちます。会話内のすべてのメールをグループ化すると、メール スレッドは次のようになります。

• 受信トレイ内の乱雑さを軽減します。
• 会話の進行状況を簡単に追跡できるため、フォローアップ メールに役立ちます。
• 複数の電子メールを送信することなく、すべての参加者にトピックに関する情報を提供します。

メールスレッドの短所

スレッドを電子メールで送信することには多くの利点がありますが、欠点もいくつかあります。これらには次のものが含まれます。

• 無関係な電子メールの受信: 電子メール スレッドの会話の周辺にいる場合、注意を必要としない電子メールを受信する可能性があります。
• 長くても構いません。スレッドが受信する応答が増えるほど、応答が長くなり、必要なときにスレッド内で特定のメッセージを見つけることが困難になります。

電子メール スレッドを効果的に使用するための 4 つのヒント

電子メール スレッドは便利なツールですが、間違いを犯す可能性もあります。それらを効果的に使用する方法を知ることは、プロフェッショナルなコミュニケーションの重要な部分です。電子メール スレッドを適切かつ効果的に使用するためのヒントをいくつか紹介します。

1短い応答は控える

テキスト メッセージや Slack などのチャット アプリの短い 1 語の回答 (および適切に回答できる質問) を保存します。このような短いやりとり、特に質問している人や返信している人以外の電子メール スレッド内の誰にも関係ない場合は、電子メールを送信する必要はありません。実際、電子メール スレッドで送信すると、受信者の受信トレイのスペースが不必要に占有され、通知が送信されるため、煩わしく電子メール エチケットに反する可能性があります。

2返信と全員に返信をいつ使用するかを理解する

電子メールに返信をクリックすると、返信は送信者にのみ送信されます。送信者が電子メール スレッドを開始した人物であるか、応答者の 1 人であるかは関係ありません。返信は個人に対する直接の応答です。一方、 「全員に返信」は、 ccおよびbcc を介して含まれるメール スレッド内の全員に返信します。スレッド内でBCCされている場合、 [全員に返信]をクリックすると、あなたの電子メール アドレスがすべての参加者に公開されます。

3応答が必要かどうかを判断する

ディスカッションやプロジェクトに積極的に参加していない場合は、応答したり、自分の考えに意見を述べたりする必要はないかもしれません。不必要に意見を追加するとスレッドが長くなるので、応答する前に自分の言うことが価値があることを確認してください。

4話題から逸れない

スレッドの中心的なトピックとは直接関係はないものの、関連するトピックに関する質問、コメント、洞察を含めたくなるかもしれません。無関係な質問をすると、電子メールのスレッドが扱いにくくなり、他の人が見つけなければならない重要な情報が埋もれてしまう可能性があります。似たような話題であっても、別の話題を取り上げたい場合は、新しい件名を付けて新しいメールを送信してください。

メールスレッドの例

件名: GrammarCon の旅行計画、10/20 ～ 10/22

こんにちは、みんな、

GrammarCon へのフライトを予約するには、次のリンクを使用してください: www.exampletravel.link。

明日と水曜日は不在のため、ご質問がございましたら、できるだけ早くご連絡ください。

ベスト、ミリアム

件名: RE: GrammarCon の旅行計画、10/20–10/22

こんにちは、ミリアムさん

GrammarCon は 12 月までないと思っていましたか?お知らせ下さい。

ありがとう、

マルコ

件名: RE: GrammarCon の旅行計画、10/20–10/22

やあ、マルコ、

去年の12月のことでした。しかし、今年はそれを繰り上げた。

お役に立てば幸いです!

最高だよ、イータン

電子メールのスレッドに関するよくある質問

電子メール スレッドとは何ですか?

電子メール スレッドは、1 つの元のメッセージに対する応答である電子メールのネストされたグループです。

それらはどのように機能するのでしょうか?

電子メール スレッドは、受信者の受信トレイ内で電子メールをグループ化し、スレッドを 1 つの電子メールであるかのように表示します。スレッドを開くと、通常、最新のメッセージと以前の返信の圧縮バージョンが表示されます。

電子メール スレッドを効果的に使用するための 3 つのヒントとは何ですか?

電子メール スレッドを効果的に使用するための 3 つのヒントは次のとおりです。

• 電子メールのスレッドをテキスト メッセージのように扱うことは避けてください。短い 1 対 1 の対話を他のプラットフォーム用に保存します。
• メールの目的を伝える簡潔な件名を選択してください
• 本当にスレッド内のすべての人にメッセージを送信する必要がある場合にのみ、全員に返信を使用してください。 1 人の参加者のみに応答するには、 reply を使用します。