面接の決定を候補者に通知するための10の例
公開: 2022-03-22良いニュースを配信しているか悪いニュースを配信しているかは関係ありません。 面接の決定を候補者に通知する電子メールを送信することが不可欠です。 面接後に候補者にメールを送信する方法に関するこのガイドでは、求職者に重要な情報、洞察、最新情報を提供するために使用できる10の例を提供します。
面接後の候補者へのメールの例をいくつか提供します。これには、フォローアップの採用メールが含まれます。 このガイドは、業界、セクター、専門分野に関係なく、候補者へのフォローアップメールを作成するすべての採用担当者に適しています。
面接後に候補者にメールを書く方法は？
このメールは採用の世界を一変させ、候補者とのコミュニケーションのほとんどすべてがオンラインで完了しました。 Business Insiderによると、求職者は、他の人たちと同じように、1日を通してメールをチェックしています。 しかし、私たちのほとんどは、私たちが知らない番号からの電話を無視して、電話をスクリーニングします。
しかし、電子メールは高速ではありません。 それもより公平です–プロセスからバイアスを取り除きます。 すべての候補者は同時に同じメッセージを受け取り、全員に同じチャンスを与えます。
電子メールを介した通信により、監査証跡を確立し、プロセスが公正かつ透明であることを示すすべてのやり取りのログを提供できます。
潜在的な雇用主はいつフォローアップする必要がありますか？
面接の過程で、候補者にできるだけ頻繁に連絡を取り、情報を提供する必要があります。 日付、時刻、および期限について明確にします。
確かに、平均して、仕事ごとに2〜3回の面接があります。 ポジションが上級であるほど、より多くの面接を完了する必要があり、より多くの通信が必要になります。
平均的な採用プロセスは、面接から任命まで約1か月かかります。 それでも、いくつかの理由で元に戻すことができます。 たとえば、スタッフの不在やHRサポートの不足は、遅延につながる可能性があります。
各段階で、求職者に最新の情報を提供し、プロセスの進捗状況を通知する必要があります。
求職者に連絡したい段階はいくつかあります。
- 面接後の候補者へのメールありがとうございます
- 面接後の拒否メール
- 面接後の合格者へのメール
- 候補者を暖かく保つためのサンプルメール
- 受動的な候補者へのフォローアップメール
効果的なコミュニケーションの失敗は「ゴースティング」と呼ばれるプロセスであり、それは増加傾向にあります、とフォーブスのジャック・ケリーは言います。 この記事は、雇用主の76％が雇用主に無視されていることを示す調査に焦点を当てており、懸念される傾向を示しています。
ケリーは、求職者や専門家にいくつかの冷静なアドバイスを提供します。 「彼らはただ静かにして、その人が去ってくれることを願うほうが簡単です」とケリーは言います。 彼は連絡を取り合うことが義務であると勧めており、私たちは同意します。 この若い求職者が説明するように、コミュニケーションに失敗すると、あなたの評判を傷つけ、求職者のメンタルヘルスに影響を与える可能性があります。
応答のない候補者をどのようにフォローアップしますか？
採用プロセス中に行方不明になる可能性があるのは雇用主だけではありません。 候補者もできます。 このような場合は、雇用主がプロセスを継続し、コミュニケーションを維持することをお勧めします。
各応募者は、興味がないことを通知されるか、採用のその段階を通過するまで、プロセスの一部であるかのように扱います。
以下に、候補者を暖かく保つためのサンプルメールと、応答がなかった後の候補者へのフォローアップメールの例を示します。
面接後のすべてのメールの基本原則
就職活動はあなたとあなたの将来の従業員との関係を開始するので、専門家になりましょう。 プロセスのすべての段階で、メールは正式なものでなければなりません。
これは、効果的な電子メール通信のルールに従うことを意味します。
- メールを簡潔に保つ–重要な情報にすばやくアクセスします。
- 正確に–読者があなたの言っていることを正確に理解していることを確認してください。
- ポイントを明確にするために、太字または下線付きの箇条書きを使用することを恐れないでください。単純なテキストの改善により、メッセージが明確に伝達されるようになります。
- 返信が必要な場合は、返信を求めます–返信を含め、必要なものを受信者に伝えます。
- 期限を設定する–求職者がプロセスを延期することを望まないため、求職者からの連絡が必要な場合は明確にします。
- 一貫したコミュニケーション–プロセス内のすべての求職者は、同時に正確なコミュニケーションを受け取る必要があります。 これにより、アプローチが公正かつ透明になります。
最後に、アプリケーションをさらに進めない場合は、求職者にフィードバックを提供することをお勧めします。 あなたがそうする気がない限り、これを提供しないでください。
専門的なメールの書き方についてさらにガイダンスが必要な場合は、そのトピックに取り組む詳細なガイドをご覧ください。
面接の決定を候補者に通知する10通のメール例
採用プロセスをサポートするために使用できる10のメールテンプレートの例を次に示します。 これらの例は、遭遇する可能性のあるいくつかの状況をカバーしています。
面接後の拒否メール
面接後に不合格となった候補者に通知することは困難ですが、そうすることが不可欠です。 面接後に候補者の拒否メールを作成するときは、茂みを殴らないでください。 彼らが仕事に適していない場合は、彼らにまっすぐに伝えてください。
この役割は適切ではありませんでしたが、将来的には他の役割もある可能性があることを明確かつ簡潔に説明する必要があります。 たとえば、面接テンプレートの後の拒否メールは次のとおりです。
面接後の候補者へのメールありがとうございます
面接後に候補者に感謝のメールを送信することは、候補者が行った努力を肯定的に認識し、組織が候補者を評価していることを示しています。
必ずしも必要ではありませんが、面接後の感謝のメールは、採用プロセスに関する重要な情報を提供することができます。 興味があること、まだ決定していないこと、何らかの理由で採用プロセスが延長される可能性があること、または候補者を次の面接に招待することを候補者に知らせたい場合があります。
まだ他の候補者のメールテンプレートに面接
これは、上記のテンプレートのわずかに修正されたバージョンです。 これを「まだ決定していない」メールテンプレートと呼ぶことができます。 場合によっては、数日または数週間にわたって面接が必要になることがあります。 このテンプレートは、候補者にある程度の明確さを提供します。 日付を太字にすることにしました。これにより、見逃しにくくなります。
面接後の成功した候補者へのサンプルメール
疑問に思っている場合は、最終候補者にどのようにメールを送信しますか？ これがあなたのための例です。 このサンプルメールは、面接後に成功した候補者に送信されます（または、必要に応じて面接メールを渡します）。
選ばれた候補者へのお祝いメール
プロセスを進めています。 候補者に仕事を得たことをどのように知らせますか？ 「面接後に仕事を提供するための電子メール」は、おそらく書くのが最も簡単です（そして受け取るのが最も良いです！）。 あなたは良い知らせを与えていますが、礼儀正しくプロフェッショナルであり続けてください。
候補者への面接結果のメール
面接結果の電子メールは、すべての段階、特に最終段階で重要です。 この時点で、あなた（またはあなたの採用チーム）は候補者とかなりの時間を費やしているでしょう。 短い電子メールは、彼らがこれに費やした時間、労力、および潜在的な費用を反映することはありません。 面接結果のメールを思いやりのある候補者に配信する方法は次のとおりです。
候補者を暖かく保つためのサンプルメール
採用プロセスが長引く場合があります。応募者と連絡を取り合って、何が起こっているのかを知らせる必要があります。 このサンプルメールでは、候補者を暖かく保ち、計画を立てられるように、日付を明確に示しています。
謝罪するのは簡単ですが、そうする必要はありません。 ただし、遅延の長さによっては、計画が変更された場合に候補者に連絡するように勧めることができます。
応答がなかった後の候補者へのフォローアップメール
上で文書化したように、候補者の「ゴースティング」雇用者は増加する現象です。 候補者は、最初の電子メール要求から求人まで、プロセスのどの段階でもあなたを無視する可能性があります。
候補者がすぐにあなたに返答しないかもしれない多くの理由を認識することは不可欠です。 したがって、私たちのアドバイスは、礼儀正しく正式なままでありながら、期限を設定することです。
オファーメールに返信しない候補者の例で、これがどのように機能するかを次に示します。
受動的な候補者へのフォローアップメール
時々候補者は冷たくなり、穏やかな微調整を必要とすることがあります。 そのため、受動的な候補者へのこのフォローアップメールの上記のアプローチを修正しました。
就職説明会後に候補者をフォローアップする方法
就職説明会は、潜在的な従業員に会うための素晴らしい方法です。 しかし、あなたは彼らの注意を引くために他の何百もの屋台と競争しなければならないでしょう。 このテンプレートでは、就職説明会の後に候補者をフォローアップする方法を示しています。
Flowriteとの面接決定の候補者への通知
Flowriteは、短い指示をすぐに送信できる電子メールやメッセージに変換するAIライティングツールです。 採用プロセスの業界、役割、または段階に関係なく、当社の製品は、求職者とのコミュニケーションをより迅速かつ適切に行うのに役立ちます。 以下の例を見て、Flowriteを使用して申請者の電子メールを過給する方法を理解してください。
このブログ投稿は、面接の決定を候補者に知らせるのに役立ちましたか？ 私たちはそう願っています。 面接後に次に候補者にメールを書くときは、これらの学習と例を念頭に置いてください。 さらに良いことに、Flowriteに変更を加えてメールを作成してください。