ビジネスライティングについて知っておくべきこと

公開: 2022-12-04

あなたがビジネスで働いていて、同僚やクライアントに手紙を書いているなら、あなたはビジネスライターです。 この投稿では、ビジネスライティングについて知っておくべきことをすべてお伝えします。

ビジネス ライティングは、ビジネスに入る (または出る) 書かれた言葉を表します。

すべてのライターは、自分自身を従来のビジネスまたは企業のライターとは考えていなくても、ビジネス ライティングの詳細を知っておく必要があります。 多くのライターはすでに「ビジネス ライティング」を使用しています。

ライティングをビジネスとして管理する場合、ビジネス ライティングが必要になります。 ビジネスについて、またはビジネス内で、またはビジネスに対して書くとき、使用するのはビジネスライティングです。

ビジネスライティングを改善したい場合は、 The Complete Grammar Workbookを購入してください。

ビジネス向けライティングについて知っておくべきこと

これは、ライターがビジネスライティングなどについて知っておくべきすべてをカバーする明確で包括的なガイドです.

ビジネスライティングとは？

ビジネスライティングは、形式的な声と厳格な構造を使用します。 公式です。 短くて的を得ています。 それは、ビジネスの出版物、公式の電子メール、ウェブサイトのコンテンツ、およびビジネスを所有、運営、または管理する人々が読むことを意図したその他の書かれた言葉を介して移動します.

「ビジネスライティング」の定義は多岐にわたりますが、見ればすぐにわかります。

ビジネスを行う際に端から端まで物事を伝えるために存在しますが、ビジネスまたは企業の運営中に起こることの正式な書面による記録を作成するためにも存在します。

（一部）ビジネスライティングの種類

これには以下が含まれます (ただし、これらに限定されません)。

  1. 広告
  2. 議題
  3. ブログ投稿
  4. 事業計画
  5. ビジネスレター
  6. ビジネスストーリー
  7. ケーススタディ
  8. 会社概要
  9. 契約
  10. カバーレター
  11. 履歴書
  12. メール
  13. メモ
  14. 分
  15. 特記事項
  16. プレスリリース
  17. レポート
  18. ソーシャル メディアの投稿
  19. ウェブサイトのコンテンツ

なぜそれを学ぶのですか？

売られたり、売り込まれたり、支払われたりする執筆は、あなたが作家以上のものになったことを意味します。 今、あなたはビジネス オーナーです。これからはビジネスがすべてです。

純粋に短いフィクションやジャーナリズムを書いたとしても、この作品を売る必要があります。 それがビジネス ライティングであり、すべてのライターがビジネス ライティングに慣れることが有益である理由です。

また、契約書やその他の形式の法的な企業文書を含めることもできます。

ビジネスライティングを読むのは誰?

この書き込みは次のいずれかです。

  1. 企業向け;
  2. またはビジネスについて。

統計を伝えたり、事実を伝えたり、ポイントを獲得したり、「企業のはしご」に情報を提供したり、クライアントや他のビジネスとつながったりします。

通常、これはあまり時間がないが、多くの重要な情報を吸収しなければならない可能性がある読者を対象としています。

間違いを含むべきではありません。 口語的または非公式な言葉を避け、派手なフォントを常に避け、言わなければならないことを言う必要があります。

ビジネスライティングを改善したい場合は、 The Complete Grammar Workbookを購入してください。

ビジネス向けの書き方の簡単なガイド

プレス リリース、ブログ投稿、または会社の通知に取り組んでいるかどうかに関係なく、一般的なトーンは同じです (そして、ライターは多くの同じことを念頭に置いておく必要があります)。 ここでは、ビジネス ライターが指先で書く準備をするときに常に覚えておくべきことのクイック ガイドを示します。

1. UK、US、SA、または AUS

ワード プロセッサを標準言語に設定し、ドキュメント全体でこのように設定されていることを確認します。 ([すべて] > [ツール] > [言語] を選択) イギリス英語またはアメリカ英語を選択できます。 選択に一貫性を持たせてください。 あなたの会社には、特定の設定を必要とするスタイル ガイドがある場合があります。 書き始める前に確認してください。

2.スペルチェック（そしてチェック、そしてチェック）

つづりや文法の間違いは、不注意またはプロらしくないと思われることがあります。 スペルと文法を徹底的にチェックし、固有名詞 (人名や企業名など) を再確認します。 読む：ライティングを改善するための必須チェックリスト

3. 正式な住所

ビジネス文書は、フォーマルな口調で書くのが最適です。 メールのように直接の宛先と話している場合は、最初に正式な住所を使用する必要があります。 「こんにちは」よりも「親愛なる」の方がいいです。 読む: メールのエチケットに関する 25 のヒント

4. ビジネスの流行語と専門用語

企業は特定の流行語を使用し、場合によってはビジネスの種類に関連するさらに具体的な用語を使用します。 「配当」、「破壊」、「相乗効果」などの言葉を使用し、業界がたとえば自動車の場合は「アフターマーケット」や「アンチロックブレーキ」などの言葉を使用します。 これらは、その市場のインサイダー向けに書いている場合にのみ使用してください。 それ以外の場合は、平易な言葉に固執してください。

5. 一般的な企業用語

ダイレクトでフォーマルなトーンは、ビジネスに最適です。 (これには例外がほとんどありません。) 公​​式の正式な言葉を使用します。 友人や家族と話すのに使用する言語ではなく、権威ある立場にある人々と話すときに使用する言語であるべきです。

6. 物事を短くする

書く長さは、何を書くかによって異なります。 たとえば、手紙はプレスリリースよりも短いです。 しかし、一般的に、会社の文章は常に簡潔で要点を明確にする必要があります。 これを行うには、エレベーター ピッチと逆ピラミッドを使用します。 常に「これをもっと短い言葉で言えますか?」と尋ねます。 ビジネス リーダーには、無駄にする時間があまりありません。 ヒント: 冗長性を避け、文を短くします。

7. 想定される秘密保持契約

社内文書やビジネス用の通信を作成するときは、秘密保持契約に基づいて作成していることを常に想定してください。 専門家は会議室の外では発言しません。

8. リソースを保持する

すべてのビジネス関連のリソース (インタビューや未加工のリソース ファイルなど) は、文章と一緒に保存してください。 場合によっては、以前のインタビューや連絡担当者を参照する必要があり、これらのリソースがどこにあるかを後で正確に知りたい場合があります。

9.下書きをする

文章を書き終えたら、それが最初のドラフトです。 最初のドラフトが 2 番目のドラフトになり、2 番目のドラフトが 3 番目になる可能性が高い (読み: 非常に可能性が高い)。 ほぼ完成したと思ったら、常に編集し、磨き上げ、完成させてください。

10.フォーマットを学ぶ

フォーマットも重要です。 ヒントについては、次の投稿をお読みください。

  1. プロのライター向けの書式設定のヒント
  2. オンライン テキストをよりユーザーフレンドリーにするための 10 の書式設定のヒント
  3. 書くときに余白が必要な理由 (およびそれを作成する 5 つの方法)

11.基本的な文法を学ぶ

句読点と品詞に関する私たちの投稿は、すべてのビジネスライターにとって理想的です。

  1. 初心者のための句読点
  2. 品詞について

12.行動を促すフレーズを含める

行動を促すフレーズを使用して、反応を引き出したり、販売を促進したりします。 読む: コンバージョンにつながる CTA フレーズの書き方

13. 説得力のある文章を使う

説得力のある文章は、聴衆に耳を傾けたり行動したりするよう説得します。 優れたビジネス ライターは、説得力のある文章を毎日使用しています。

  1. 説得力のある文章の 3 つの柱 - エトス、ロゴス、パトス
  2. 説得力のあるライティング ブレインストーミング テンプレート
  3. 素晴らしいオピニオン ピースを作成するための 7 つのヒント
  4. 説得力のある文章 – 感情的な言葉と知的な言葉
  5. 説得力のあるライティングのチェックリスト

大企業のライティングの間違い

さて、これで、このタイプの書き込みとその方法について詳しく理解できました。

それをしない方法はどうですか？

ここでは、現代のビジネスライティングにおける最大の間違いをいくつか紹介します。

1.ドキュメントを急いで

文書を書き始める前に、何を言いたいのか、どのように言いたいのかを考える必要があります。 読む: ビジネス文書を書く前にすべき 9 つのこと

2. 派手なフォントの禁止

銀行がすべてのメールを Comic Sans のみを使用してサイズが交互に変わる虹色で書いているとしたら、あなたは銀行を信用しますか? ビジネス文書では派手なフォントを使用しないでください。 専門家はしません。 (枠線、色、派手で不要なグラフィックについても同様です。)

3. ゴシップ、噂、または個人的なユーモアの禁止

ねえ、本当におかしくないですか…？ 番号。 ゴシップ、噂、ユーモアは常に遠ざけてください。 （一般的に放置すると、当惑、訴訟、懲戒処分につながります。）

4. 汚い言葉を使わない

ビジネス関連の文章の例を調べると、f-bombs やその他の 4 文字の単語がまったくないことに気付くでしょう。 汚い言葉遣い (および短気な口調) は、ビジネス関連の文書や通信から除外するのが最善です。

5. 不必要に派手な言葉を使わない

直接的な事実が必要です。不必要に手の込んだ言葉、直喩、比較、または記事の要点から気をそらすような派手な言葉を使用しないでください。 200語で言えるのに、なぜメールに2,000語を使うのでしょうか? あなたの文章を簡素化します。

6. (オール・ザ・) スモール・シングス

最悪のビジネス ライティングの間違いの 1 つは、最小の間違いの 1 つでもあります。 送信または公開する前に、目 (および一部のスペルチェッカー) が見逃す可能性のある小さなものすべてです。 多くの場合、これらは、コンマの欠落、名前のつづりの誤り、「親切な遅滞者」で終わる文字などの要素です。 常に小さなものを探してください。 [ビジネス ライティングを改善したい場合は、 The Complete Grammar Workbookを購入してください。]

7.転送の偽物はありません

メールに返信する (または複数の受信者にメールを送信する) 場合は、To と CC の行をチェックして、スレッドにコピーされた全員ではなく、正しい人に返信していることを確認してください。 これは最も一般的なビジネス文書の間違いの 1 つであり、チェックするだけで回避するのが最善です。

8. 名詞化が多すぎる

また名詞は「名詞化」と呼ばれ、名詞化は、動詞または品詞を名詞に変更するときに発生します。 明確に書くとき、私たちは名詞化を避けようとします。 読む: 書くときに名詞化を避けるべき理由

9.受動態を使いすぎる

以前の投稿で、「Writers Write では、受動的な内容が 5% 未満のフィクションと、受動的な内容が 10% 未満のビジネス ライティングを含むノンフィクションを読むことを好みます。 受動態を使いすぎると、文章が使いにくくなり、読みやすさの統計値が低下します。 これはコミュニケーションという私たちの目的に反します。 読む: 受動態から能動態へ – それを見つける方法と変更する方法

10.可読性の低い統計

コミュニケーションを取りたいのであれば、読みやすいスタイルを使用する必要があります。 読みやすさの統計を実行することは、明確に書いているかどうかをテストするための優れた方法です。

ビジネスライター向けのステップバイステップガイド

より良いビジネスライターになるための助けが必要ですか? Writers Write には、物事を書くことが重要な理由から次のガイドまで、ツールキット全体が 1 か所にまとめられています。

  1. 電子メールの書式設定に役立つステップバイステップ ガイド
  2. 履歴書を書くのに役立つステップバイステップガイド
  3. 議題を書くのに役立つステップバイステップガイド
  4. メモを書くのに役立つステップバイステップガイド
  5. 議事録を書くのに役立つステップバイステップガイド
  6. 通知を書くのに役立つステップバイステップガイド
  7. ビジネスレターを書くのに役立つステップバイステップガイド

また、次の投稿もあります。

  1. 効果的なビジネス プロフィールの書き方
  2. 3つの簡単なステップでケーススタディを書く方法
  3. メモを取るための 10 ステップのガイド
  4. 完全なスピーチライティング シリーズ

スタイルガイド

ほとんどの企業には、ライターが従うべきスタイル ガイドがあります。 これは、経営陣が従業員にどのように書いてほしいかを定義します。

  1. スタイル ガイドとは何ですか? なぜ必要なのですか?
  2. スタイルガイドがあなたの組織の文章に革命を起こす4つの方法
  3. あなたの会社のスタイルガイドから除外すべきではない10の事柄
  4. 10 ステップで会社のスタイルガイドを作成

ビジネスライティングを改善したい場合は、 The Complete Grammar Workbook を購入してください。

アレックス・J・コイン著。 アレックスは、ライター、校正者、および定期的なカード プレーヤーです。 カード、ブリッジ、およびカード プレイに関する彼の記事は、Great Bridge Links、Gifts for Card Players、Bridge Canada Magazine、および Caribbean Compass に掲載されています。 alexcoyneofficial.com までご連絡ください。

これを楽しんだ場合は、彼の他の投稿を読んでください。

  1. エッセイについて (& 素晴らしいエッセイの書き方)
  2. フルタイムからフリーランスの執筆者へ: 対処方法
  3. より速いライターになるための9つの実用的なヒント
  4. Bridge があなたを優れたライターにする 6 つの方法
  5. ジャーナリストのための貴重な安全のヒント
  6. ジャーナリストとライター向けの 12 の新聞アーカイブ リソース
  7. ジャーナリズムの 18 の重要なルール
  8. 面接を行うときに失敗する可能性がある (そして失敗する可能性がある) 9 つのこと
  9. フリーランスがお金について教えてくれた 8 つの教訓
  10. スケルトン キー: すべての作家を怖がらせるホラー ストーリー