返信を受け取るフォローアップ メールの書き方: 7 つの行動のヒント

あなたがメールを送った人だけが毎回答えてくれたらいいのに。 残念ながら、あなたの電子メールの多くは、返信されない運命にあります。 平均的な電子メール ユーザーは、1 日に 92 通の電子メールを受信し (そのうち 17 通はスパムである可能性があります)、約 3 分の 1 しか開きません。 騒がしいデジタルの世界で自分の声を届けたいのであれば、説得力のあるフォローアップ メールを書くことができることは不可欠なスキルです。

求人応募に関するフォローアップは、慈善寄付を求めるものとはかなり異なるように見えますが、作成するメールの種類に関係なく適用できる 7 つのヒントを以下に示します。

1時間をかけて注目を集める件名を作成する

返信を得るための戦いの半分は、そもそもメールを開いてもらうことです。 メールの平均開封率は 34% です。 低いデジタル ミッションに対してオッズは積み重なっていますが、無視するのが難しい件名ヘッダーの作成に余分な時間を費やすことで、オッズを改善できます。 すべてのルールには例外がありますが、これらの戦略は結果を得ることが知られています。

• 短くしてください。 メールの 40% がモバイルで開かれています。 短い件名は、途切れる可能性が低くなります。
• 簡潔な言葉を使用します。 内なるヘミングウェイを身につけて、言葉を無駄にしないでください。 イタチの言葉とフィラーをカットします。
• 質問する. 件名に質問が含まれる電子メールは、回答を検索するため、または回答を提供するために、読者にメッセージを開くよう促す可能性があります。
• 売り込みはしないでください。 誇張に頼らずに興味を引きましょう。 売り込みにすぎないと思ったメールを開きたいですか?
• ヘッドライン アナライザーをお試しください。 CoSchedule の Headline Analyzer のようなツールは記事の見出しを対象としていますが、電子メールの件名のチェックにも適しています。

ところで、件名にメールの目的が反映されていることが重要です。これは、次のヒントにつながります。

2目的を知り、主題に固執する

フォローアップ メールで何を達成しようとしていますか? 望ましい結果を念頭に置いて、それを達成することに集中してメールを送信できるようにすることが重要です。 あなたは会議を求めるために書いていますか？ ステータスの更新をリクエストしますか? 頼みますか？ 感謝を言います？ 目標が何であれ、件名からメッセージ本文、サインオフまで、すべてがその目標を達成するのに役立ちます。

メールへの返信を受け取り、会話に参加する前に、たとえ最終的にリクエストに多くの可動部分が含まれていたとしても、重要な点から逸れてはいけません。

たとえば、あなたが求職のフォローアップをしているとしましょう。 あなたの脳は、給与要件や空き状況など、あらゆる種類の全体像の問題を処理している可能性があります。 しかし、これらのことについて話す前に、1 つだけ達成しなければならないことがあります。それは、インタビューを受けることです。 つまり、フォローアップ メールは、潜在的な雇用主があなたに面接を提案するよう説得する情報のみを提供することに焦点を当てたものにする必要があります。 水を濁らせるサイドノートを入れないでください。

3正しい挨拶をする

申請書のフォローアップのために将来の雇用主を書くときは、常に次のように使用します。

実際、どんな形式のメールでも、「こんにちは」ではなく「親愛なる」で始めるのが適切です。 「Hey」は間違いなく最もカジュアルな挨拶です。そのため、知り合いで友好的な関係にある人と文通する場合に使用してください。

4いくつかのコンテキストで開く

フォローアップ メールがスレッド化され、元のメールが含まれている場合でも、1 つか 2 つの文を含めることをお勧めします。

親愛なるボブへ

今後のモバイル アプリ、Awesomest Thing Ever はベータ版です。 私は先週、あなたが最初に試乗したいかどうかを尋ねるために手紙を書きました。

すべてを繰り返す必要はありません。 重要なことを強調するだけです。 「私のメールの残りの部分が意味をなすために、受信者が理解しなければならない最低限のことは何ですか?」と自問してください。

5パーソナライズする

可能な限り、メールに個人的なタッチを追加してください。 会議で受信者に会った場合は、そのように伝えてください。 彼らが書いた記事を読んだら、お気に入りのポイントを挙げてください。 彼らと仕事の面接を受けたことがある場合は、面接のハイライトを参照してください。

重要なのは、親しみやすいように聞こえますが、卑劣にならないようにすることです。 パーソナライゼーションでは、無作為に名前を削除する必要はありません。 受信者とのつながりを確立するのに役立ちます。 強制しないでください。

6曖昧にしない

最初のメールは、メールの目的が明確に示されていないため、返信がなかった可能性があります。 フォローアップ メールは、それを修正する機会を与えてくれます。

ジャーナリストは、記事の取材を希望する PR 担当者から毎日大量のピッチ メールを受け取ります。 彼らのペットの不満の 1 つであり、メールを削除する可能性が最も高いのは、そのメールが実際に何についてのものなのか見当がつかないことです。 Matthew Hughes が The Next Web に書いたように:

私が得る最高の売り込みは、たった 1 段落を読んだだけで製品やストーリーを理解できるものです。 専門用語や自慢話はやめて、短くシンプルにしましょう。

ピッチのフォローアップであろうと、会議の要請であろうと、具体的に、何をしたいのかを明確に述べてください。

あなたは今、何をしたいですか？ 「コラボレーションの視点」とは何を意味するのでしょうか?

うおお！ 今、私たちはそれを手に入れました。

7行動を促すフレーズを含める

受信者にメールに返信してもらいたい場合は、ほとんどの場合、返信を求める必要があります。 その要求は行動喚起と呼ばれます。

CTA はマーケティング ツールですが、メールのフォローアップにおいても重要です。 受信者を次のステップに誘導し、応答を促します。 いくつかの例を次に示します。

会議をリクエストする

ランチに会って、Mega Corp の電子メール戦略についていくつか質問したいと思います。 火曜日の正午はうまくいきますか？

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採用面接後

昨日言及したクリップへのリンクを渡すと思いました。 他に送ってほしいものはありますか？

シンプルに保つことは必ずしも簡単ではありません

優れたフォローアップ メールを作成するためのいくつかのコツを学んだところで、もう 1 つの課題に直面します。 (メール アプリ Boomerang の調査によると、75 語から 100 語のメールの応答率が最も高いことが示されています。)

フォローアップ メールが簡潔になればなるほど、おそらくそれを書くのに時間がかかります。 件名に固執し、目的を明確に述べ、説得力のある行動を促すフレーズを含むメールを作成することは、思ったより難しいものです。 練習は完璧を作る！ フォローアップ メールの微調整に時間を投資すれば、より多くの返信を確実に獲得できます。