フォローアップメールの書き方–サンプルとテンプレート付き
公開: 2022-03-22メールが無視された場合は、フォローアップメールで会話を軌道に戻すことができます。 ただし、応答がない場合にフォローアップメールを作成する方法は、フォローアップメールの内容と表現方法の両方を決定する必要があるため、注意が必要な場合があります。
誰かに応答するように思い出させる専門的で丁寧な方法を見つけるのに苦労していても心配しないでください。 この詳細なガイドでは、応答がない場合にフォローアップメールを作成する方法を説明し、使用できるいくつかの実用的な例を示します。 最後に、フォローアップメールテンプレートを紹介します。これにより、丁寧でありながら、これまでになく迅速にメールをフォローアップできます。
フォローアップメールとは何ですか？
フォローアップメールは、以前に一度連絡したことのある受信者へのメールです。
フォローアップメールを送信する理由はたくさんあります。たとえば、次のようなものがあります。
- 以前に送信された電子メールを受信者に警告する
- 情報の要求、返信、または応答
- 重要な時間や日付を誰かに思い出させる（たとえば、イベントの場合）
フォローアップメールの目的は、以前に送信したメールのリマインダーまたはプロンプトとして機能することです。 会話を始めるのではなく、会話を活性化させて応答を生成することです。
最も効果的なフォローアップメールは、短く、甘く、プロフェッショナルで、（最も重要なことですが）要点を示しています。
時間や言葉を無駄にしないでください。 専門家にアドバイスする：米国を拠点とする研究者チームは、20億通を超える電子メールを分析し、読者が長すぎる電子メールをすくい取る傾向があることを発見しました。
彼らは、電子メールの半分（50％）が1時間以内に応答を受信することを発見しましたが、他の電子メールは長期間放置される可能性があります。 最悪の犯罪者？ 高齢者は、返信して最も長いメールを書くのに最も長い時間がかかります。
研究者はまた、就業週の朝に送信された電子メールが応答を受信する可能性が最も高いことを発見しました。 ただし、午後と週末に送信されたものは、応答を受信する可能性が低くなりました。 なんで？ 研究者は答えを発見したかもしれません…
なぜ人々は電子メールに応答しないのですか？
なぜ人々があなたのメールにすぐに返信しないのか疑問に思ったことはありませんか？
研究者によると、私たちは非常に多くの電子メールを受信するため、それらを「トリアージ」します。 これには、それらをすばやくチェックしてから、適切に処理できるようになるまで延期することが含まれます。
受信者は、電子メールにマークを付けたりタグを付けたり、ファイルしたり、受信トレイで未開封のままにしておくことができます。 従業員は、メールの読み取りと返信に最大28％の時間を費やしているため、プロセスをスピードアップするための戦略を当然のことながら開発しています。 学者は、私たちの16％が少なくとも1日に1回は電子メールへの返信を延期していることを発見しました。
無視しているメールの種類は何ですか？ 「ユーザーは、返信、注意深く読んだり、リンクや添付ファイルをクリックしたりすることでメールを処理するときに、メールを延期する可能性が高くなります」と著者は述べています。
重要な学習ポイントは次のとおりです。電子メールが配信された場合、それは見られています。
この調査の研究者は、電子メールが無視される5つの主な理由を特定しました。
- メールの処理にかかる時間または労力
- 送信者のID。
- スレッドの受信者の数
- ユーザーのワークロードとコンテキスト
- 電子メールメッセージの緊急性
返信をスケッチする前に、受信者が直面しているこれらのプレッシャーを理解するようにしてください。 たとえば、フォローアップメールを送信すると（ただし礼儀正しく）、受信者に追加のプレッシャーがかかる可能性があります。ハーバードビジネスレビューに書いているAdairaLandryとResaE.Lewisが提案します。
完璧なフォローアップメール形式
そこで、フォローアップメールを送信する必要がある理由（および返信をまだ受け取っていない理由）について説明しました。 フォローアップメールを作成する方法の詳細に入る時が来ました。
- メールの件名
- 挨拶
- 体
- 閉鎖
- サインオフ/署名
以前のブログ投稿で専門的なビジネス問い合わせメールを作成する方法を説明したので、私たちのアドバイスに従い、このセクションに焦点を当て続けます。
件名
件名を短く、甘く、シンプルに保つことは不可欠です、とハーバードビジネスレビューのレベッカザッカーはアドバイスしています。 彼女は、すべての電子メールの47％が、お粗末な件名で破棄されることを示唆しています。 その間違いをしないでください！
元のメールを転送する必要がありますか？ しないことをお勧めします。
挨拶
専門家の世界では、形式に焦点を合わせます。 つまり、受信者と名を連ねる場合を除いて、常にプロの挨拶を使用することを意味します。 専門的かつ適切にメールを開始する方法を学びたいですか？ メールの開始方法に関する機能を確認してください。
体
リマインダーメールは、以前に送信したメールの認知度を高めるための迅速で正式な方法です。
メールのオープニングラインにコンテキストを提供する必要があります。これは、フォローアップメールの開始方法に関するセクションで説明するものです。
前の電子メールには、受信者に見せたい重要な情報が含まれていると想定します。
これにアプローチする方法はいくつかあります。
- 元の電子メールを転送します（これが優れたアイデアではない理由を上記で参照してください）
- 最初の電子メールを提供します（添付ファイルとして、またはフォローアップ電子メールの下に貼り付けます）
- 重要なポイント（会議の詳細など）を思い出させる
- 重要な情報への外部リンクを提供する（イベントのWebサイトまたは招待状）
電子メールまたは情報を中継する方法の選択はあなた次第です。 これをどのように選択するかは、電子メールの構造、焦点、および長さに影響します。
閉鎖
あなたは丁寧に返答を求めましたが、あなたはその情報をどのように使用するか、そして返答が来ない場合にあなたが何をするかをその人に知らせるべきです。
たとえば、会議への出席を要求する場合、電話で連絡しますか、それともこれが最後の連絡ですか。
別の例では、たとえば、誰かに請求書の要求への応答を要求している場合、応答がない場合はさらにアクションを実行しますか？
次のステップについて読者を混乱させないでください。
サインオフ/署名
丁寧でプロフェッショナルなサインオフが不可欠です。 メールを正しく終了する方法がわかりませんか？ メールの終了方法については、ガイドをお読みください。
フォローアップメールを開始する方法
冒頭のフレーズは、間違いなくあなたの電子メールの最も重要な部分の1つです。 それでは、最も一般的な電子メールオープナーのいくつかを見て、それらが適切かどうかを確認しましょう。
正式なメール紹介行：
- 以前のメールをフォローアップしたいと思います。
- 会議出席依頼をフォローアップしたいと思います。
これらは形式的なアプローチです。 ここでは、あなたがその人を知らず、専門的な文脈で書いていると仮定します。 これらは、すべてのコンテキスト（電子メール応答のリマインダー、会議のリマインダーなど）に適した標準の行です。
非公式の電子メール紹介行：
- フォローアップしたかった...
- フォローアップ中です...
これらはあまり正式なアプローチではなく、あなたが書いている相手を知っていることを示唆しています。 会ったことのない人や話したことのない人に連絡するときは、これらを使用しないように注意します。
メールを含める場合の適切な紹介文：
- 以下のメールをフォローアップしています。
- 以前のメールをフォローアップしています。
これらの例は、応答を転送するか、新しい電子メールの下に貼り付けるか、添付ファイルとして、元の通信を提供したときに応答を要求するのに適しています。 フォローアップメール用のよりクリエイティブなメールオープニングセンテンスをお探しですか？ 100の最高のメールオープニングラインの機能には、さらに10の例があります。
フォローアップメールの件名の書き方
結果を得るフォローアップメールの件名を書く方法は難しいです。 以前のアドバイスに従う場合は、（可能な場合は）5語以下に含めることを目指す必要があります。 その理由は、メールの56％が携帯電話で読まれているためです。携帯電話では、単語が少ないほど良いです。
リクエストについて明示することも、しないこともできます。 フォローアップメールの件名の例をいくつか示します。
- フォローアップ：XXXで送信された電子メール–これは深刻な電子メールの非常に正式な件名です。
- 必要な応答：XXXに送信された電子メール
繰り返しますが、深刻な電子メールの深刻な件名。
- XXXに登録するためのリマインダー –これはイベントの丁寧なメールリマインダーです。
- 皆様からのご意見をお待ちしております–これはリラックスした非公式なアプローチであり、知り合いとのみ使用する必要があります。
- ネットワークイベントのリマインダー… イベントに関する別の丁寧なフォローアップ。
- 私たちの会議に感謝します–これはあなたがすでに会った人をフォローアップする別の方法です。 応答を要求するのではなく、接続を作成します。
フォローアップメールの件名ヘッダーを決定するときに、以前に使用したタイトルを使用しないでください。 受信者が以前の電子メールを見逃した（または無視した）理由がある可能性があります。 同じ件名を再度送信すると、再度無視される可能性があります。
フォローアップメールを送信するのは厄介かもしれませんが、フォローアップメールの件名を面白くすることは避けてください。 一部の人々はあなたのユーモアのセンスを共有しないか、それを不快にさえ感じるかもしれません。
いくつかの悪いフォローアップメールの件名の例は次のとおりです。
- なぜあなたは応答しなかったのですか？
- 私の最後のメールを受け取りましたか？
- お返事を待っております…
- あなたが忙しいのは知っていますが…
- チェックインするだけ…
フォローアップメールを送信するタイミングは？
フォローアップメールの書き方を説明する前に、どのくらい早くフォローアップメールを送信する必要がありますか？
重要な考慮事項の1つは、電子メールの応答が時間に敏感であるかどうかです。 たとえば、 あなたは誰かをイベントに招待しています。 回答の締め切りがあるかもしれません。 この場合、丁寧なフォローアップメールを迅速に送信する必要があるかもしれません。これは許容範囲です。
あなたがその人を専門的に知っているなら、あなたは電子メールをフォローアップするときにより大きな自由を持っています。 これがあなたの評判や関係を損なうことはないという理解の下で、あなたは専門家の要求を迅速に送ることを選ぶかもしれません。
会ったことのない人や専門的な関係のない人にフォローアップメールを送信するとします。 その場合は、5日程度（1週間）待つことをお勧めします。
返信を待つのはイライラするかもしれませんが、メールのトリアージについて学んだことを考慮し、辛抱強く待ってください。
メールサンプルのフォローアップ
メールをフォローアップする方法のフレームワークを提供しました。 今、それを実践する時が来ました。 ここでは、丁寧なフォローアップメール、穏やかなフォローアップメール、およびより正式な応答リクエストを作成する方法の例をいくつか示します。
これらの例はベストプラクティスを示していますが、コミュニケーションの基礎として使用する必要があります。 適切な単語を見つけるのに苦労している場合、Flowriteは、毎回迅速に返信できるように、丁寧でプロフェッショナルなメールを作成するのに役立ちます。
丁寧なフォローアップメールサンプル
これは、応答を受け取らなかった後に送信できる丁寧なフォローアップメールのサンプルです。 メールを丁寧にフォローアップする方法を決めるときは、その人のことを考え、なぜ相手があなたのメールを読んでいないのかを理解してください。 この丁寧なフォローアップメールの例では、誰かがメールに返信しなかった理由を確認しました–「あなたが忙しいことを理解しています」。
応答がない場合のフォローアップメールサンプル
これは、応答がない後に送信されるフォローアップメールのサンプルです。 それは茂みの周りを打ち負かすことはありませんが、ポイントにまっすぐになります。 このメールは、あなたが知っている人宛ではなく、一般的なメールアドレスまたは名前のない受信者宛てのものです。
穏やかなフォローアップメールサンプル
穏やかなフォローアップメールのサンプルをお探しの場合は、こちらをご覧ください。 これは、以前のものよりもはるかに形式的ではありません。
フォローアップメールテンプレート–Flowriteの方法
Flowriteは、短い指示をすぐに送信できる電子メールやメッセージに変換するAIライティングツールです。 ただし、応答がない後のフォローアップなどの電子メールの場合は、電子メール全体を書き込むことができます。 以下の例を見て、フォローアップメールテンプレートに感謝し、ボタンをクリックしてメールをフォローアップする方法を確認してください。
ブログ投稿を読んだ後、メールをフォローアップする方法に自信がありますか？ 私たちはそう願っています。 応答がない後にフォローアップメールを作成する必要がある場合は、このガイドで説明したベストプラクティスを覚えておくか、フォローアップメールのサンプルを参照してください。 さらに良いことに、Flowriteとフォローアップメールテンプレートを試してみてください。