正式なメールの送信方法に関する6つのサンプル

正式な電子メールは、私たちのビジネス、職業、および個人的な生活において、情報を明確かつエラーなしで伝達する上で重要な役割を果たします。 したがって、機会について問い合わせる場合でも、イベントに誰かを招待する場合でも、仕事を辞める場合でも、正式なメールの書き方を知ることは、知っておく必要のある重要なスキルです。

正式なメールの書き方に関するこのガイドでは、プロセスを簡単なステップに分けています。 次に、理想的な正式な電子メール形式について説明し、通信の基礎として使用できる正式な電子メールの例をいくつか紹介します。

正式なメールとは何ですか？

正式な電子メールとは、知らない人（または人々のグループ）に送信する電子メール、または権限のある人（たとえば上司）に送信する重要な電子メールです。

正式な電子メールを書くことは、同じ構造、敬礼、およびサインオフで、正式な手紙を書くことに似ています。 スペルや文法の誤りがなく、明確な目的で計画および作成されています。

正式なメールは丁寧でプロフェッショナルであり、的を射たものです。 彼らは100％結果に焦点を合わせており、間違いや誤解の余地はありません。

正式なメールの例は次のとおりです。

• 知らないプロの人に自己紹介
• 不平を言う
• 仕事を辞める
• 謝罪を申し出る

デジタルの世界で、なぜまだ正式な電子メールが必要なのかと疑問に思われるかもしれません。

多くの組織や個人は、実際、あまり正式ではないコミュニケーションに移行しています。 しかし、米国の研究者は、これが職場で問題を引き起こす可能性があることを発見し、「非難」のリスクが高まっていると彼らが説明していることに貢献しています。 個人が正式に、丁寧に、そして敬意を持ってコミュニケーションをとる組織は、対立を経験する可能性が低いと彼らは言います。

正式なメールには影響力のある友人がいます。 プレーンイングリッシュキャンペーンは1979年以来、コミュニケーションの明確さを求めてきました。「フォーマルすぎると人々が気分を害する可能性は低いことを忘れないでください。ただし、インフォーマルすぎると失礼だと思う人もいるかもしれません」と彼らはアドバイスします。

ソリューション？ 「常に読者のことを考えてください。」

賛成です。 あなたが書いている相手を知っているなら、あなたはもっと非公式に書く自由があります。 送信する相手やメッセージが重要かどうかわからない場合は、正式に行ってください。

プロフェッショナルなコミュニケーションの重要性については以前に書いたことがあります。 詳細については、プロのメールの書き方に関するガイドをご覧ください。

なぜ正式なメールを書くのですか？

「人々は、実際よりも効果的に電子メールでコミュニケーションできると信じる傾向があります」と、アメリカ心理学会の研究者は発見しました。 2005年の調査で、彼らは一連の実験を行い、電子メールで感情や口調を伝えるのは難しいと結論付けました。

理由？ 私たち自身の「自己中心性」のために、私たちは自分自身を自分の視点から切り離して、他の誰かの視点を見ることができません。

簡単に言えば、私たちが私たちの電子メールであまりにも友好的または非公式である場合、誤解が起こりやすいです。 声のトーンも重要な情報を伝えるのに適していないかもしれません。

正式な電子メールは、誤解や不実表示の可能性を排除します。 それはすべて、正しいビジネスメールのエチケットを守ることです。

正式な電子メールには明確な目的があり、読者を尊重して扱います。 それは国境や文化を越えて移動する標準的な方法で書かれています。

正式なメールを書くことは、リーダーを含むビジネスの誰にとっても利益になると、影響力のあるフォーブスのコラムニスト、ベンジャミン・レイカーは言います。 メールは感情を尊重し、共感を持って配信する必要があります。 最も重要なことは、あなたの電子メールはあなたの「パーソナルブランド」について多くを語っています。 どのように認識されたいですか？

よく書かれた正式なメールは丁寧でプロフェッショナルであり、ブランドを向上させ、ビジネスの成功を高める2つの強力なブランド属性です。

正式なメール形式

優れた正式なメールの作成は非常に簡単です。 完全な正式なビジネス用メール形式には、次の5つの部分があります。

1. 主題
2. 挨拶
3. オープニングライン＆ボディ
4. 閉鎖
5. サインオフ

各通信は同じ正式な電子メール構造に従います。つまり、一度マスターすると、変更する必要はありません。

正式なメールの件名

ビジネスでは、時は金なりですので、簡潔にしてください。

件名は短く、理解しやすいものにする必要があります。 メッセージの内容を読者に正確に伝えてください。 理想的な正式な電子メールの件名は、「Leave Request」、「Meeting Request」、「CustomerComplaint」などのいくつかの単語です。

正式な電子メールの件名は、過度に友好的または面白くしようとしてはなりません。

正式なメールを開始する方法

メールを開始する正式な方法は、「Dear」を使用することです。

その人を知っていると、古風で奇妙に見えるかもしれませんが、それは私たちが何世代にもわたって正式にコミュニケーションするために使用してきたいくつかの設定されたルールに従うことです。 親愛なるは、今日まで使用され続けている正式な電子メールの敬礼です。

その人の性別がわかっている場合は、敬語と呼ばれるもの（Mr、Mrsなど）を使用できますが、フルネームをお持ちの場合は、単にフルネームを使用することをお勧めします。 このアドバイスは、正式な執筆に関する古いガイドのいくつかと矛盾しているように見えるかもしれませんが、それは社会のより広い変化を反映しています。

正式な電子メールを開かない方法を知りたい場合は、「Dear Sir / Madam」や、「関係者」などの息苦しい集合名詞は避けてください。

名前のない正式なメールの挨拶

名前を知らずに正式なメールを書く方法が心配だとします。 その場合は、「Dear Sir/Madam」を代わりに使用できます。 正式な電子メールを会社に送信する方法がわからない場合も、このアプローチは実用的です。

複数の受信者への正式な電子メールの開始方法を決定する場合、いくつかのオプションがあります。 たとえば、チーム（ "Dear team"）、集合（ "Dear all"、 "Dear Colleagues"）、またはイベント（ "Greetings"）に対応できます。

メールの開始方法については、ガイドをご覧ください。

正式なメールオープニングライン

標準の正式な電子メールの開始はありません。 代わりに、コミュニケーションとコンテキストに適切なものを決定する必要があります。

書いている人（または組織）がわからない場合は、自己紹介するのが礼儀です。 ただし、その人を知っている場合は、これを行う必要はなく、メッセージの要点に直接飛び込むことができます。

以下に、いくつかの正式な電子メールの冒頭文の例を示します。 メールのイントロのインスピレーションがさらに必要な場合は、メールのオープニングラインのベストに関する記事をお読みください。

正式なメールで「うまくいっていることを願っています」などの空のフレーズを使用しないことをお勧めします。 このようなフレーズは、メッセージに何も追加しない決まり文句であり、避ける必要があります。

正式なメール本文

これで、受信者と関わり、（必要に応じて）自己紹介をしました。今度は要点を説明します。

以下にいくつかの例を示しますが、正式な電子メール通信はピラミッドの原則に従う必要があります。 マッキンゼーの主要な幹部によって開発されたピラミッド原則では、最初に答えから始めて、その下にある情報を構造化して、議論をサポートする必要があると述べています。

正式な電子メールでは、受信者はメッセージの内容と、メッセージを気にする必要がある理由を知りたいと思うでしょう。 だから、彼らに伝えてください！

いくつかの例に対処する方法のいくつかの例を以下に示します。 また、一般的な正式な電子メールの終了文を含む、正式な電子メールを終了する方法についても説明します。

正式なメールサインオフ

正式な電子メールのエンディングは、特定のエンディング（または正式な名前を付けるためのvalediction）を使用します。 読者は、電子メールを終了する正式な方法に精通している（そして期待している）でしょう。

ほとんどの場合、あなたが書いている人の名前を知っているなら、あなたは「あなたの心から」で終わる正式な電子メールを使うでしょう。

そうしない場合（または、たとえば、人々のグループに手紙を書いている場合）、通常、正式な電子メールは「忠実に」で終了します。

ただし、正式にメールを終了する方法に変更があります。 正式な結末の例としては、「誠意をこめて」、「よろしく」、「よろしくお願いします」などがあります。

正式な電子メールを終了する最良の方法は、個人、コンテキスト、および通信内容によって異なります。 ほとんどの場合、「誠実に」または「忠実に」のいずれかに固執することをお勧めします。

ふさわしい結末を見つけるのに苦労していますか？ メールを終了する方法については、詳細なガイドをご覧ください。

正式なメールの例

上記のポイントを説明するために、発生する可能性のある状況に対応する正式な電子メール作成の例をいくつか作成しました。

正式な電子メールの例を見ると役立つ場合がありますが、これらを切り取って貼り付けて自分で使用することはお勧めしません。 すべての正式な電子メールを特定の状況に合わせて調整する必要があります。 代わりに、独自のメールを作成する前に、またはFlowriteを使用してメールを作成する前に、理解を深めるための重要なガイドとしてこれらを使用してください。

正式な紹介メール

正式に自己紹介したい理由はいくつかあります。 たとえば、求人情報や研究の機会について問い合わせたり、アドバイスを求めたい人に連絡したりできます。 正式にメールで自己紹介する方法に苦労している場合は、これが最適です。

例については、以下の正式な紹介メールのサンプルをご覧ください。

正式なありがとうメール

優れたサービスやサポートの後、感謝の気持ちを表すのは礼儀正しいですが、正式なメールで感謝する方法はありますか？

これで 正式なありがとうメールのサンプルでは、​​組織内および外部の他のクライアントや顧客と共有できる個人的で前向きな返信を作成する方法を示しています。

正式な辞任メール

仕事を辞めるときは、正式な辞任メールを送信することが重要です。 辞任は、あなたが退職することを雇用主に通知するだけでなく、あなたの辞任日の証拠としても機能します。

正式な電子メールの辞任は短くなる可能性があります–場合によっては1行だけです。 ただし、この正式な辞任メールのサンプルでわかるように、私たちは時間をかけて雇用主に感謝の意を表しました。

イベントの正式な招待メール

これは、同僚のグループに送信される正式な招待メールのサンプルです。 すべての正式な招待メールには、明確な件名、イベントに関するすべての詳細（日付、時刻、場所など）、および人々が出欠確認を行う方法を含める必要があります。

これは、ビジネスでの夜のイベントの正式な招待メールです。

正式な苦情メール

質の悪いサービスを受けたり、製品に失望したりした場合は、正式な苦情メールで問題の認識を高めることができます。 正式なメールでは、事実を述べることは重要ですが、過度に感情的になることは避けてください。

正式な苦情メールの例を次に示します。

正式な謝罪メール

正式な謝罪メールを作成するのは難しい場合がありますが、被害を制限し、関係を回復するには、間違いを認めることが重要です。

これは、苦情を申し立てた顧客に対処するための、企業からのわかりやすい正式な謝罪メールのサンプルです。

より良い正式なメールを書きたいですか？ Flowriteをお試しください

私たちのプロセスに従えば、正式なメールを書くのは簡単です。 このブログ投稿に含まれている正式な電子メールテンプレートはガイドを提供する必要がありますが、特定の状況を反映するように常に適合および更新する必要があります。 ただし、さらに簡単な方法があります。 Flowriteは、短い指示をすぐに送信できる電子メールやメッセージに変換するAIライティングツールです。 正式なメールを作成するための適切な単語を見つけるのにまだ苦労している場合は、Flowriteを使用して、開始してインスピレーションを得ることができます。ボタンをクリックするだけでメール全体を作成することもできます。 以下の例からわかるように、ボタンをクリックするだけです。

正式なメールを送信する方法をまだ疑問に思っていますか？ 私たちはそうしないことを望みます。 次回正式なメールを作成するときは、これらの例を念頭に置いておくと、自信を持ってコミュニケーションをとることができます。