公式ライティングと非公式ライティング: 完全ガイド

財務報告書でストリートスラングを使用することはありませんし、友人と外出しているときに仕事の専門用語を使用することもありません。これが、フォーマルなライティングとインフォーマルなライティングのすべてです。つまり、さまざまな状況に言語を適応させることです。以下では、より効果的な電子メールコミュニケーションと、あらゆる場面で強力な文章を作成するために、設定と対象者に合わせて文章のスタイルを適応させることについて説明します。

公式と非公式の文章: 違いは何ですか?

フォーマルな文章とカジュアルな文章は、真剣な言葉とカジュアルな言葉の 2 つの異なるタイプの口調です。一般に、堅苦しい文章は、あまりよく知らない深刻なトピックや読者に対して使用されるため、ビジネスやジャーナリズムでよく使われます。対照的に、カジュアルな文章はよりリラックスしたもので、友人との文章や、親しい人との軽い会話に使用されます。

全体としての口調と同様に、フォーマルな文章と非公式な文章は、使用する言語によって決まります。次のようなもの:

言葉の選択

• 形式的:そのスライドをプレゼンテーションから削除してください。
• 非公式:スライド #23 を失いましょう。

句読点

• フォーマル:ご協力に感謝いたします。
• 非公式:ご協力に感謝します!

文の構造

• フォーマル:月次レポートは作成しましたか?
• 非公式:月次レポートは準備できましたか?

スラングや絵文字の使用

• 形式的:会議に遅れそうです。もうすぐ到着します。
• 非公式:申し訳ありませんが、会議に遅れてしまいました。 OMW (途中です)

形式的な文章を使用するか非形式的な文章を使用するかを決定する際には文脈が重要ですが、メッセージ自体は、文章の選択に基づいて任意のスタイルで書くことができます。だからこそ、間違った状況でフォーマルすぎたり、カジュアルすぎたりしないように、違いを学ぶことが重要です。

正式な文章とは何ですか？

正式な文章は直接的、徹底的、敬意を持って書かれます。ビジネス、ジャーナリズム、法務、医療診断、学術論文などの重要事項に使用されます。フォーマルな文章は、トピックや読者への敬意を示すために使用されるため、見知らぬ人に話しかけるときによく使用されます。たとえば、仕事に応募したり、オンラインで商談を完了したりする場合、正式な電子メールが一般的です。

物事の固有名詞を使用し、スラングを避け、「公式」に聞こえるため、正式な文章であることがわかります。フォーマルな文章も意図的に徹底しており、短縮形や場合によっては代名詞などのショートカットを使用しません。

フォーマルな文章は、単語や文章が長く、味気なく堅苦しいと批判されることがよくあります。ただし、これは必須ではありません。正式な文書では、明瞭さと正確さが重視されます。形式的に文章を書き、メッセージを短くすることができれば、読者は満足するでしょう。

フォーマルな文章のテクニック

• 固有名詞（専門用語や業界特有の業務用語を含む）
• スラング、慣用句、口語表現は禁止
• 感嘆符はありません
• 陣痛なし
• 最小限の代名詞
• より長く、より複雑な文章
• 読者は敬意を持って扱われます
• 詳細と完全な説明。曖昧さがない
• 正しいスペルと文法に重点を置く
• 個人的な感情や意見は最小限に抑えられ、事実のみが記載されます。

フォーマルな文章を使用する場合

• ビジネスコミュニケーション（仕事への応募を含む）
• アカデミックライティング（学校への願書を含む）
• ジャーナリズム
• 法務
• 知らない人に手紙を書く（コールドメールなど）

インフォーマルな文章とは何ですか？

カジュアルな文章は、カジュアルでリラックスした会話的なものです。これは友人や親しい人々とのコミュニケーションに使用されますが、説得力のある文章や広告のように、その関係に影響を与えるためにも使用されます。

カジュアルな文章は、スラング、短縮語、略語、慣用句や口語表現 (例:間違った木を吠えるなど) などのスピーチ コミュニケーション ツールを利用して、友達が直接話す様子を模倣します。

トピックには個人的な意見や感情が含まれる場合もありますが、どちらも正式な文書では不適切な場合があります。

正式な文章とは異なり、非公式な文章ではより創造的で表現力豊かになることが自由です。ユニークな個人的なスタイルは歓迎されており、本題から逸れることに対する制限はほとんどありません。絵文字やインターネットスラングはカジュアルな文章ではよく使われますが、フォーマルな文章では厳粛な雰囲気を損なうため推奨されません。

カジュアルな文章のテクニック

• スラング、イディオム、口語表現
• 感嘆符 (複数でも可)
• 短縮形は自由に使用できます
• 代名詞は自由に使えます
• 絵文字は自由に使用できます
• 流れが蛇行したり接線から外れる可能性がある
• トピックは、ライターが選択したとおりに徹底的に説明することも、漠然と説明することもできます
• スペルと文法は優先事項ではありません

カジュアルな文章を使用する場合

• 友達とのメールやテキストメッセージ
• フレンドリーな同僚との仕事以外のコミュニケーション。仕事のメールで絵文字を使用する場合に許容される例を参照してください。
• フレンドリーに見えることを意図したコピーライティング
• 会話形式の個人的なエッセイ

公式な書き方と非公式な書き方の例

正式な書き方の例

ご担当者様、

このメールがあなたに元気を与えてくれることを願っています。貴社のウェブサイトに掲載されている販売員のポジションに応募するために手紙を書いています。私の経験としては、地元の店舗で 10 年間、最初はレジ係として、その後はフロア販売員として働いてきました。そこでは私の販売実績が同僚全員を上回りました。

私はスマートフォンの販売経験はありませんが、御社の店舗で購入した自分のスマートフォンに精通しているため、御社の製品に販売スキルを移行できる自信があります。私の履歴書を同封させていただきました。お時間をいただきありがとうございました。

心から、

– オーマル

カジュアルな書き方の例

やあダミー、

新しいメールから来たのはあなたの兄弟です。お願いですが、上司に私を雇ってくれるように頼んでください。必要なら彼に頼んでください！私はこの仕事がとても得意だろう。私たちが子供の頃、お父さんとお母さんの店であなたよりもたくさん売っていたのはご存知でしょう。私はこのために作られています、私はいつも携帯電話を使っています！寝ている間にスマホが売れる！さあ、しっかりしてください。

- もし

最適なビジネス文書のトーンを選択するためのヒント

1コンテキストを理解する

正式な文書は、深刻な問題、つまり公式行事の儀式の場合に最適です。カジュアルな文章は通常、フレンドリーな会話や楽しい話題のために予約されています。医療行為を説明するために形式ばった文章を使用することが不適切であるのと同様に、オンラインビデオを説明するために形式的な文章を使用することは場違いに思われます。

2聴衆を理解する

形式的な文章を使用するか、非公式な文章を使用するかは聴衆が決定する必要があります。相手のことをよく知っているほど、非公式な文章を使用することが受け入れられやすくなります。したがって、ほとんどの仕事文書は正式に書かれるべきですが、その同僚と友人であれば、ビジネスコミュニケーションでスラングや絵文字を使用することができます。

3助けが必要な場合はツールを使用する

適切な状況に適切なトーンを選択することは、特に熟練したライターでない場合には、必ずしも簡単ではありません。正しいスペルや文法に注意を払うことは言うまでもなく、単語の選択や文の構造、短縮形やスラングの使用状況を監視することは、多くのことを追跡する必要があります。これを助けるために、Grammarly の口調提案機能がフォーマルさのレベルを評価し、それを改善するための単語やフレーズを提案します。文章は依然としてあなた自身のものですが、専門の AI ライティング パートナーからのアドバイスによってサポートされています。

公式文書と非公式文書に関するよくある質問

公式な書き方と非公式な書き方の違いは何ですか?

フォーマルな文章では、スラング、短縮語、絵文字、感嘆符、そして時には代名詞など、非公式な文章に見られるカジュアルな形のコミュニケーションが避けられます。また、フォーマルな文章はより具体的かつ詳細で、長い文章が特徴ですが、インフォーマルな文章は制限が少なく、より創造的になります。

フォーマルな文章と非公式な文章をいつ使用しますか?

フォーマルな文章は、ほとんどの専門的および学術的な状況だけでなく、よく知らない人に手紙を書く場合にも適切です。言い換えれば、ある程度の敬意が必要な場合には、フォーマルな文章が最適です。カジュアルな文章は、友人とのテキスト メッセージや電子メールなど、よりカジュアルな会話に使用されます。

自分の文章が形式的すぎるか非公式すぎるかどうかをどうやって知ることができますか?

詳細が詰まった長くて専門的な文章は、堅苦しい印象を与えます。スラングや会話的な口調が含まれる文章は、非公式とみなされる可能性があります。確実に目標を達成するために、形式性をより正確に評価する方法が必要な場合は、文法的なトーンの提案を使用して専門家による評価を行うことができます。