メールを終わらせる最良の方法 10 個と最悪の方法 10 個

素晴らしいメールを書きましたね。しっかりとした冒頭文、明確な電子メール メッセージがあり、必ずコンバージョンを促す行動喚起で終わります。 [送信] をクリックする前に、最後にやるべきことが 1 つだけあります。それは、優れた電子メールの承認文を作成することです。

電子メールによるサインオフとは何ですか?

電子メールのサインオフは電子メールの最後のセクションです。通常、単語または短いフレーズの後にあなたの名前と専門家の署名が続きます。電子メールのサインオフは、電子メールの終了行の直後に行われ、メッセージが完了したことを示します。

電子メールのサインオフは、ほぼあらゆる種類の電子メールで使用されます。これはビジネス通信の重要な部分であり、そのため、適切な電子メールのサインオフを使用することは、電子メールの良いエチケットです。

すべての電子メールのサインオフに含めるべき内容

すべての電子メールのサインオフには次の内容を含める必要があります。

• 別れ
• 署名
• 連絡先

電子メールのサインオフの最初の部分である別れは、送信者の名前の直前に使用される単語またはフレーズです。これは電子メールのトーンの重要な部分であり、読者が電子メールをどのように解釈するかに影響を与える可能性があります。別れのメールの例をいくつか示します。

• よろしくお願いします
• 心から
• 乾杯
• すぐに話してください

次のコンポーネントである署名は、送信者の名前です。専門的な電子メール署名を持っている場合は、電子メールの別れの後に自分の名前を入力する必要はありません。電子メールの署名がない場合は、受信者が必要に応じて電子メール以外の手段で連絡できるように、あなたの名前と、電話番号やソーシャル メディアのハンドルなどの関連する連絡先情報を必ず含めてください。

電子メールの署名は、送信するすべての電子メールに自動的に含まれるように、または組織外のユーザーなどの特定の対象者にのみ含まれるように設定できる、パーソナライズされたコンテンツのブロックです。電子メールの署名には通常、フルネーム、役職、電話番号と内線番号、LinkedIn プロフィール、オフィスの住所が含まれており、感動的な引用や顔写真などの追加情報が含まれる場合もあります。

さまざまな種類の電子メールのサインオフ

一般的な電子メールの承認

ほとんどの電子メールは一般的な承認で終わります。これらは送信者の名前の前に付けられる短いステートメントであり、送信者と受信者との関係や電子メールの内容について具体的には何も言及されていません。この種の承認には次のようなものが考えられます。

• よろしく
• ご興味をお持ちいただきありがとうございます
• 素晴らしい一日をお過ごしください/素晴らしい週末をお過ごしください

パーソナライズされた電子メールのサインオフ

場合によっては、パーソナライズされた電子メール サインオフが、一般的な電子メール サインオフよりも適切な選択となることがあります。通常、パーソナライズされた電子メールの締めくくりのフレーズは、送信者と個人的または仕事上の既存の関係がある電子メール受信者向けに予約されています。これらの承認は通常 1 文であり、電子メールの締めくくりのフレーズの代わりとなることがよくあります。以下にいくつかの例を示します。

• あなたと一緒にこのプロジェクトを始めることを楽しみにしています
• このような機会をいただきまして誠にありがとうございました
• お疲れ様でした

一般的な電子メールのサインオフと同様に、送信者の名前は個人用電子メールのサインオフの直後に表示されます。

メールを終わらせるベストな方法 10 選

正式なビジネスの電子メール承認

適切な承認は、プロフェッショナルな電子メールの締めくくりの一部です。これらには次のものが含まれます。

1敬具

この伝統的なサインオフは、肯定的でありながら形式的なメモで電子メールを終了するため、人気のある選択肢です。

2よろしく

これとそのバリエーションである「温かい敬意」、「親切な敬具」、 「よろしくお願いします」は、専門的なコミュニケーション ガイドラインから逸脱することなく、明確で前向きなメッセージを送ります。

3ご多幸をお祈りします

前のエントリよりも少し社交的なこのサインオフでは、受信者の幸せを願っていることが明確になります。

あなたの業界や会社がよりフォーマルな文化を持っている場合は、組織外の個人、将来および現在の顧客、ベンダーやその他のパートナーへの働きかけ、同僚に対してこれらの電子メールの締めくくりのフレーズを使用します。これらは、求人応募やカバーレターと一緒に送信される電子メールにも最適です。

非公式なビジネスの電子メール承認

親しい関係にある同僚に電子メールを送信する場合、またはそれほど正式ではないビジネスを行う場合は、次のような電子メールの承認が適切です。

4乾杯

「よろしくお願いします」と同様に、 「乾杯」は会話形式でフレンドリーにメールを終了する方法です。

5気をつけて

このサインオフは、あなたが温かい関係にあることを伝えますが、それはやりすぎではありません。

ベスト6

シンプルでわかりやすく、ほぼすべてのメールに適合します。

感謝や要望のメール承認

好意、承認、紹介、または機会に対してリクエストをしたり、「ありがとう」と言ったりするときは、それを電子メールのサインオフに反映できます。この種のサインオフの例は次のとおりです。

7ありがとう

シンプルかつ要点を絞った内容です。

8 [ご協力、ご意見、フィードバックなど] に感謝いたします。

前のエントリと同様に、このサインオフは受信者への感謝の気持ちを明確に表します。フォローアップ メールやリマインダー メールでは、これは確実に応答するための有効な戦略となります。

カジュアルな会話のためのメール承認

カジュアルなやり取りでは、パーソナライズされた電子メールの承認がより一般的です。ただし、次のようなカジュアルな会話に適した一般的な承認がたくさんあります。

9すぐに話しましょう

すぐにお友達と話す予定がある場合は、お気軽にお知らせください。

10後で会いましょう

すぐに話すのと同様に、このサインオフは、友達にもうすぐ会うことを認めます。

避けるべき10の電子メール承認

電子メールのサインオフは受信者に良い印象を与える必要があるため、避けるべき特定のサインオフがあります。これらには次のものが含まれます。

1ご連絡をお待ちしております [よろしくお願いいたします]

このサインオフは、受信者に返信するよう要求することを意味するため、操作的または受動的攻撃的であると思われる可能性があります。

2誠にありがとうございます

あなたは本当に受信者のものではありません。これは不誠実です。

3 —[名前] または —[イニシャル]

非常に簡潔で非公式な電子メールを送信する場合を除き、承認を省略すると、無愛想または不注意であると思われる可能性があります。

4愛 (または XOXO などのバリエーション)

恋人や近親者にメールを書いている場合を除き、この承認は個人的なものすぎます。

5絵文字 (️)

一部の絵文字はビジネス コミュニケーションでは使用できますが、より正式で曖昧さの少ないコミュニケーションを目的としたサインオフからは除外することをお勧めします。

6敬意を表します

前のエントリとは対照的に、この承認は非常に形式的であると考えられており、堅苦しく、よそよそしく感じられるほどです。

7良い一日をお過ごしください

一般に、仕事上の電子メールやカジュアルな電子メールでは、宗教的なニュアンスを避けることが最善です。

8良い時間を過ごしてください

これも、あまりにも非公式な承認の例であり、電子メールよりも直接会って言ったほうがよいでしょう。

9意味のある希望

このサインオフは受動的攻撃的であると考えることもできます。これは、誤解があなたのコミュニケーションスキルによるものではなく、受信者の側にあることを意味するからです。

10幸運を祈ります

このサインオフは解釈に委ねられる部分が多すぎます。受信者には運が必要であること、タスクが難しすぎることなどを暗示しているのでしょうか?

不適切なサインオフは、メッセージの価値を損なう電子メールの間違いの一種にすぎません。サインオフを含めないことも同様の失敗です。

電子メールによるサインオフに関するよくある質問

電子メールによるサインオフとは何ですか?

電子メールのサインオフは、送信者の署名の前に置かれる短い行 (通常は単語または語句) です。場合によっては、送信者が個人用の電子メールの承認文を作成することがあります。これらは電子メールのトーンと一致する 1 文以下であることが多く、行動喚起が含まれる場合があります。

すべてのサインオフには何を含める必要がありますか?

すべての電子メールのサインオフには次の内容を含める必要があります。

• 別れ
• 差出人の名前
• 送信者の連絡先情報

電子メールのサインオフにはどのような種類がありますか?

さまざまな種類の電子メール サインオフは次のとおりです。

• 一般的な承認
• パーソナライズされたサインオフ

優れたメール承認の例を 3 つ挙げてください。

• よろしくお願いします
• 心から
• 乾杯