これらの4つのヒントは、会議の時間を節約します
公開: 2017-07-06焦点の定まらない、非生産的な会議にうんざりしていませんか？ 平均的なオフィスミーティングは現代の拷問の道具であり、誰もが輪になって話している間、永遠に引きずり込まれ、あなたの迷惑な同僚（ええ、すべての群衆に1人います）が彼のとりとめのない会議をハイジャックします。
しかし、それはこのようである必要はありません。 適切に運営された会議は、耐えられる時間続き、全員を同じページに配置し、一緒に達成しようとしていることの明確な次のステップを開発します。
したがって、時間を無駄にするのをやめ、会議を最大限に活用する準備ができている場合は、会議の時間を節約し、生産性を最大化するための4つのヒントを次に示します。
1常に議題を持っている
事前に会議の議事録を作成することで、会議の時間を節約し、全員が（文字通り）同じページにいるようにします。
重要な決定を下す、アイデアをブレインストーミングする、行動計画を立てるなど、会議の終わりまでに達成したい目標を議題に明確に記載してください。
会議の出席者が質問をしたり、資料を準備したり、解決策を考え始めたりできるように、事前に議事録を送信してください。
会議中は、議事録をロードマップとして使用して、トピックに関する会話を続け、時間を有効に活用して目標を達成できるようにします。
2モデレーターを任命する
無意味でとりとめのないスピーチ、不必要な議論、勢いを奪うバニートレイルに終止符を打つ。 出席者にモデレーターとして行動させ、グループが議題に取り組むようにし、非生産的な行動を減らす責任を負います。
優れたモデレーターは、Jorge-from-Marketingの長蛇の列を断ち切り、Latifa-from-Designに彼女の考えを共有するように促します。部屋で最も大きな声は、必ずしも最高のアイデアを持っているとは限らないため、重要です。共有に自信がない私たちの間で恥ずかしがり屋で内向的なスペースを作るために。
モデレーターがいると、グループがブレインストーミングを行ったり、会話が行き詰まった場合に軌道に乗ったりするのに役立ちます。 そして何よりも、モデレーターは会議中の時間を節約するだけでなく、会議が時間どおりに終了することを確認するために彼らの力を使用することもできます！
3会議を時間どおりに終了します
今、あなたはこれが不可能だと思っているかもしれません。 「ああ、そうだね」とあなたは言います。「会議は時間通りに終わります。ユニコーンが再び樹木が茂った空き地を駆け抜けるときです！」
信仰を持ちなさい—それは可能です。
まず、会議の長さについて批判的に考えます。 多くのスケジューリングカレンダーの標準は1時間ですが、すべてを完了するのに30分または45分しか必要ない場合があります。 短い会議は、効率を促進する緊急性と集中力を生み出すことができます。
時間通りに会議を開始するときにショットを撮ります。 移動時間の30分前にリマインダーメッセージを送信し、コーヒーを飲んで落ち着くことができるように、5分早く到着するように促します。
元の招待状、リマインダー、および会議の開始時に、会議の終了時刻を明確に記述します。 会議は指定された時間に終了することを明確にします。その後、必要に応じてSlackまたは電子メールで会話を続けることができます。
カウントダウン時計を設定して、残り時間を誰もが確認できるようにし、効率的に使用するように注意してください。 （これにより、誰かが時間を無駄にしている場合も明らかになります。）
議題として、会議後の全員の次のステップについて話し合うために、最後の5〜10分を取っておきます。 アクションステップを使用して会議を終了するようにしてください。 そうでなければ、そもそも部屋に入るポイントは何でしたか？ モデレーターは積極的に会議を締めくくり、各自が自分が担当しているアクションアイテムを確実に把握できるようにします。
そして、会議が奇跡的に早く終わったら、人々を待たせずに、みんなを陽気な道に行かせてください！
4重要な人だけを含める
誰もが意見を持ち、何も決定できない混雑した会議が好きですか？ いいえ、しません。 誰もしません。
生産性と効率的な時間の使用を促進するための優れた方法は、会議を小さく保つことです。 会議の目的で重要な役割を果たしており、そこにいることが本当に重要な理由がある人だけを招待します。
漠然とつながっている人を招待したくなるかもしれませんが（「確かに、あなたがそこにいるのは良いことです！」）、彼らが主要なプレーヤーや意思決定者でない場合、彼らはおそらく貢献することはできません。ミーティング。 実際、彼らはそれを狂わせるかもしれません。
したがって、ゲストリストは排他的にしてください。 部屋にいる人が少なければ少ないほど、誰もがより多くの責任を感じます。 意思決定と計画のために5人から10人の間にそれを維持し、ブレーンストーミングセッションが必要な場合は、その数を増やして追加の声を含めてみてください。