プロのメールを開始する方法–避けるべきあらゆる状況と敬意に最適な挨拶

メールを開始する方法を知りたいですか？ あなたが一人ではないことを心配しないでください。 特に相手の相手にあまり詳しくない場合は、メールの専門的な挨拶を驚くほど簡単に考え直すことができます。 アウトリーチの理由に取り組む前に、「Hey Tom」、「Hello Mr. Smith」、「DearSir」のいずれであるかに気を取られて時間を無駄にしてしまいました。

あなたが決定を下すまでに、あなたはメッセージ自体を書くことに自信を失い、全体的にそれはあなたを本当に遅くします。 その完璧な敬礼を見つけることは本当にあなたからそれを取り除くことができます！

とは言うものの、多くの人が自分の電子メールの挨拶について十分に考えていないことはさらに驚くべきことです。 電子メールを開始する方法は、その後に続くすべてのトーンを設定し、専門家としてのあなたの非常に重要な第一印象に影響を与えます。

そのため、あらゆる種類の専門的な電子メールを開始するときに考慮する必要のあるすべてのステップ、シナリオ、および状況について概説しました。 ここでは、その専門的な会話を開始するための最良の方法と、そうするときに避けるべき最も重要なことのいくつかを示します。

これを非常に役立つものにするために、プロの電子メールを開始するための良い方法の例をリストし、プロが誰かに挨拶するときにすべきでないことを指摘します。

プロのメールグリーティングを理解することが重要なのはなぜですか？

理論的には、電子メールを開始することが交換の最も簡単な部分であるはずです！ 「こんにちは」は、私たちが母国語で最初に学ぶことの1つです。 それでも、プロの文脈で誰かに挨拶するとき、私たちは*本当に*それを間違えることがよくあります。 バスの運転手、エレベーターの人、かわいい犬など、すべての人に挨拶します。コンピューターの画面の後ろに座ったら、何が欠けているのでしょうか。

答えは、職場の状況を理解することです。 いつ、どこで、誰とどの挨拶を使用するかを正しくナビゲートすることが重要です。メインメッセージに到達する前に、誰も間違ったトーンを設定したくありません。 当然、良い第一印象を与えたいと思います。 これを間違えると、その人があなたの電子メールを尊重したり、返信したり、読んだりするのに費用がかかる可能性があります。 たとえば、HRチームが多数の求人応募を審査する場合、「こんにちは」と十分に言えないように見えると、その最初の文が面接の可能性を著しく損なう可能性があります。

専門的に誰かに挨拶するときに考慮すべきいくつかの事柄があります。 ‍

どのトーンを設定する必要がありますか？

‍対面でのコミュニケーションにより、書面によるコミュニケーションでは観察できない音声、視覚、および物理的な手がかりを観察できます。 電子メールの情報を直接配信しているかのように環境と感情について考えてから、これらの手がかりを削除してください。 あなたの電子メールのトーンは、あなたのビジネスの性格があなたの言葉に出くわす方法であり、これらの他の有用な手がかりなしであなたの感情的な視点を示しています。 ‍

どのように認識されたいですか？ ‍

すでに述べたように、私たちが良い第一印象を与えるとき、人生は一般的に楽になります。 したがって、適切に通信を開始することにより、あなたはほんの数語であなたの専門的な容易さ、専門知識、および能力を示します。 いいですね。

Journal of Social Psychological and Personality Scienceの研究では、対面でのコミュニケーションとの比較が示されています。「第一印象は、笑顔などの感情表現に大きく影響されます。対面での接触では、笑顔の人はより暖かく、より有能であると認識されます。笑顔でない人より。

あなたが職場のコミュニケーションの世界に飛び込むとき、これを覚えておいてください、そしてそれは完璧な電子メールの挨拶を選ぶときあなたをまっすぐにそして狭く保つでしょう。 ‍

この人はあなたのメールを読み続けますか？

日常の通信で返信される電子メールの一般的な可能性については、多くの研究があります。 マナーのように、距離を置くのは単純なことであることがよくあります。「ポリッター側のメールは応答率が高くなります」と、ブーメランのプロダクトデザイナーであるMai-ChiVu氏は言います。

人間の注意力がかつてないほど短くなっている時代において、礼儀正しさのレベルは本当に大いに役立ちます。 誰かの名前を正しくつづる、使用した挨拶を反映する、返信のやり取りのトーンを認めるなどの基本的な考慮事項は、受信者を怒らせたり疎外したりしないようにするのに大いに役立ちます。

通信を開始する方法を検討することで、間違った方向から始めることを回避できます。時間を節約し、完全に無視されることの潜在的な厄介さを節約できます。 ‍

それで、あなたは、どのように電子メールを始めるかを尋ねますか？ 知っておく必要のあるいくつかのシナリオと例を見ていきましょう。

専門的な電子メールのための正式な電子メールの挨拶

まず、プロのコミュニケーションの領域を「よりフォーマルなものとよりフレンドリーなもの」のスペクトルに分けることができます。 電子メールを専門的に終了する方法で強調されているように、ほとんどのビジネス電子メールは、フォーマルとカジュアルの間のとらえどころのない中間に存在します。 したがって、[送信]を押す前に、書き込んだ内容を一時停止して確認することが重要です。 これが私たちのトップピックです。

1.こんにちは<名前>

それはとても簡単です。 疑わしい場合は、それを直接的かつ友好的にしてください。そうすれば、文字通り間違いを犯すことはできません。

2.こんにちは<名前>

うん、繰り返しますが、これを考えすぎないでください。 調査によると、トップを超えないシンプルで礼儀正しいことが常に勝者です。

3.親愛なる<名前>

これは少し不自然に感じるかもしれません。 ただし、このプロの挨拶が最も適切なシナリオはまだ確かにあります。 特に、より古風な機関や政府関係者のような伝統的な代表者に話しかける場合。 また、その人の名前を知っていれば、仕事に応募するときにもいい感じになります。 経験則として、初めて誰かに連絡するときは、DearMs./Mrs./Mr。を使用してください。 <姓>–名ベースの場合は、自由に使用してください。

プロのメールを始めるためのフレンドリーな方法

電子メールのコンテキストがそれほど正式ではない場合や、親しみやすいタッチが適切な場合が多くあります。 多分それは同僚や長期のクライアントへの内部メールです。 あなたは少しリラックスすることも、物事を素晴らしく有能に保つこともできます。 時々微妙なバランスです。 最近の多くの職場はよりカジュアルになりがちですが、礼儀正しく、友好的で、プロフェッショナルなフロントとセンターの基本原則を守ってください。

1.こんにちは<名前>

このオプションが常に勝者であると私たちが言ったとき、あなたは私たちを聞いたでしょう？ 素晴らしい。 受信者と友好的な関係になったら、挨拶を考えすぎる必要はありません。友好的でプロフェッショナルな態度を維持しながら、メールの要点に直接たどり着くことができます。

2.こんにちは

受信者の名前やスペルがわからない場合、これは、正式または間接的に聞こえることなく、プロの電子メールに対処するための最も安全な方法です。

3.おはよう/午後/夕方

これにより、親しみやすく、カジュアルでありながら、丁寧なタッチをメールの挨拶に加えることができます。 ただし、これは一貫して使用するのではなく、たまに使用するためのものです。 言うまでもなく、異なるタイムゾーンが使用されている場合は、このグリーティングを賢く使用する必要があります。

4.ねえ<名前>

これには注意してください。 「Hey」に賛成または反対する場合がありますが、フィードバックによると、これは、たとえば友人や親しい同僚と親密な関係にある場合にのみ使用する必要があります。

誰かに返信するときは、受信者の口調を反映して、同様の挨拶または形式と親しみやすさのレベルに一致する代替手段でメールを開くことを選択できます。いくつかの原則は、適切なメールサインオフの選択にも適用されます。

職場で避けるために敬礼をメールで送信

1.関係者

多くの情報筋は、これは使用しないと言っています。 約2,000人を対象にした調査では、回答者の37％が、この挨拶がプロのメールを開始するための「最悪の」方法であると感じています。 それは迷惑で、曖昧で、不適切で、時代遅れであると説明されており、リストは続きます。 それは、受け継がれ、電子メールを開始しない方法の一番のスポットを持っています。 確信している？ 私たちです。

2.ねえ

「Hey」をいつ、どこで、どのように使用するかわからない場合は、通常、これを回避するのが最善です。 上で述べたように、それには時間と場所がありますが、あまりにも非公式に出くわすリスクを冒すだけの価値はありません。

3.ご挨拶

ベストプラクティスは、これが時代遅れであることを示唆しています。 お気に入りの「Hithere」や「Hiall」など、不明な受信者のグループに対処するためのより適切な方法があります。 それは最大の偽物ではありませんが、検証された勝者に固執してみてください。

4.ハッピー<日>！

これは大衆を少し分割します。 ここでは、視聴者を全体的に知ることが重要です。 多くの報告によると、これは未熟で専門的ではないものとして出くわしますが、おそらく社内では、あなたの企業文化はこの挨拶のスタイルを取り入れています。

5.あいさつなし

大きなノーノー。 あなたは挨拶のない電子メールの受信側にいる可能性がありますが、ほとんどの場合、これは人々を間違った方法でこすります。したがって、これはミラーリングしない1つの動作です。

6.スマイリーまたは絵文字

スマイリーや絵文字は、書かれた言葉の外で表現するためにはるかに多くのビジュアルコミュニケーションチャネルで広く使用されているため、これは多くの人にとってトリッキーなものです。 残念ながら、それはまだ職場で使用するのに十分な専門家として普遍的に見られていないので、すべての文脈であなたの電子メールからこれらを除外するのが最善です... :(

7.スペルミスのある名前

これはとても避けられるので、挨拶を書くときは注意してください。 送信を押す前にこれを再確認してください。そうすれば、明確になります。 スペルがよくわからない場合は、サインオフアドレスまたは電子メールアドレスを少しコピーして貼り付けるだけで、安心できます。

さまざまなシナリオに簡単にアプローチする方法

プロの電子メールグリーティングは、幅広いコンテキストとシナリオをカバーするスペースです。 すべての電子メール通信に本当に自信を持っていることを確認するために、さらにいくつかの状況の例を示します。

メールを送信する相手を決定します

この人知ってる？ 初めて連絡を取りましたか？ それらはあなたの会社の外部ですか、それとも内部ですか？ 完璧なメールグリーティングを選択するときは、このすべてを念頭に置いてください。 次に、それがより正式な、または友好的な専門家とのやりとりであるかどうかを判断できます。

コールドメールの作成に関するブログ投稿は、この種のアウトリーチに関する優れたステップバイステップガイドです。

これはフォローアップですか？

重要なことについての回答を求めたり、回答を求めたりしようとしていますか？ 快適で礼儀正しく、プロフェッショナルでありながら、切望されている対応を推進するための完璧な方法を見つけるのに役立つ、販売フォローアップメールに関するヒントを確認してください。 メールのフォローアップに慣れていない場合は、返信がない場合にフォローアップメールを作成する方法についての完全なガイドも作成しました。

はじめに

これは練習することで簡単になりますが、自信を持って感じるのは確かにトリッキーなものです。 ここで概説したすべてのボックスにチェックマークを付けながら、自然に感じる滑らかなスタイルを見つけてください。 電子メールで2人を紹介する方法に関するこの記事を読む時間を見つけるのは簡単なことです。

グループ挨拶

朗報です！ 上記のガイダンスはすべて、複数の受信者に対応する場合に適用できます。 同じ原則ですが、個人の名前は含まれていません。 「Hiall」、「Hello all」、「Hieveryone」などを操作します。

スレッドに2〜3人がいる状況の場合は、「こんにちは名前1、名前2、名前3」で名前で確実に対処できますが、通常、これを3人以上続けることはお勧めしません。

結論

2020年のレポートでは、73％の人が、職場でのコミュニケーション手段としてメールが好ましいと述べています。 人間が相互作用し、コミュニケーションするようになるにつれて進化したように、電子メールの世界にまだ支払われていることに疑いの余地はありません！ すばらしいのは、このブログ投稿でプロの電子メールの挨拶を読んで、これに向けた第一歩を踏み出したことです。

重要なポイントを思い出してみましょう。

1.第一印象の重要性を過小評価しないでください。

これを釘付けにすると、次に来るすべてのものが簡単になります。

2.疑わしい場合は、スペクトルの正式な終わりに向かって傾いてください。

礼儀正しさは、ある理由で古典的であることが証明されています。 あなたが壮大な領域に入らない限り、これはあなたのプロの電子メールのためのフェイルセーフ手段です。

3.部屋を読む

このブログ投稿で学んだことを取り入れて、視聴者を知っていることを確認してください。 受信者のコミュニケーションは常に有用な指標であるため、受信者の声のトーンを反映することを躊躇しないでください。

そして、あなたはそれを持っています！ これで、プロの電子メールを開始し、職場のすべての通信を征服することに完全に自信を持つ必要があります。 この一連のスキルアップを継続するには、メールを専門的に終了する方法を学んでみませんか？