メールを始める 6 つの方法と避けるべき 6 つの方法
公開: 2022-04-04受信トレイは、1 日を通して送受信メールであふれかえっています。 メール マーケティング プラットフォームである Campaign Monitor によると、平均的な人は1 日あたり 121 通のビジネスおよび消費者メールを送受信します。 ただし、これらのメッセージのすべてが読み取られるわけではなく、最初から最後まで読み取られるわけではありません。
受信者の注意を引くには、意図的な挨拶と冒頭の文を作成する必要があります。 ここでは、プロフェッショナルかつ効果的にメールを開始する方法について詳しく説明します。
魅力的な紹介メールが重要な理由
強力な電子メールの導入部は、読者がメッセージの本文を読み続けることを奨励します。 最高のメールには、魅力的な挨拶と冒頭文があり、受信者の関心と賛同を確保します。 理想的には、魅力的な紹介が最終的に読者を行動に導きます。
思慮深い電子メールの冒頭文は、受信者に次のことを求める場合に役立ちます。
- リンクをクリック
- 質問に答える
- 調査に参加する
- さらに明確にする
- ドキュメントまたはその他の情報を確認する
- ビジネス関連のサポートを提供する
- お返事お願いします
説得力のある冒頭部分がメッセージのトーンを設定します。 また、受信者がメッセージにより多くの時間を費やすようになり、電子メールが恐ろしい「ゴミ箱」を回避するのに役立ちます。
メールを始めるための 6 つの強力な方法
以下は、受信者とその時間を最優先するメールの挨拶と冒頭文のリストです。
適切な挨拶
1親愛なる[名前]
この電子メールによる挨拶は、正式な電子メール通信に適した挨拶です。 通常、カバー レター、公式のビジネス レター、および受信者に敬意を表したい場合のその他のコミュニケーションで使用されます。
「さん」のような敬語ですが、 と「ミセス」 かつて受け入れられた場合、性別を間違えたり、読者の婚姻状況を誤って想定したりするリスクがあります。 代わりに、「Dear Sam」または「Dear Sam Barney」を使用してください。
2こんにちはまたはこんにちは
メールでのあいさつに関する限り、ほとんどの仕事関連のメッセージでは、カジュアルな「こんにちは」の後にカンマを付けても問題ありません。 少しフォーマルな口調が好まれる場合は、「こんにちは」という挨拶を検討してください。
これはカジュアルな挨拶と考えられていますが、率直で親しみやすい口調でもあります。
3こんにちは皆さん、こんにちはチーム、またはこんにちは [部門名] チーム
2 人以上に電子メール メッセージを書き込む場合、いくつかのオプションがあります。 「こんにちはみんな」、「こんにちはチーム」、または「こんにちは[部門名]チーム」は、人々のグループに挨拶するための非公式ですがプロフェッショナルな方法です.
また、受信者を正確に表していない可能性がある、「こんにちは、みんな」、「こんにちは、女性」、または「紳士」など、グループへの性別固有のアドレスも避けます。
魅力的なメールの冒頭文
4あなたの 1 週間が順調に進んでいることを願っています。
これらは、最初に読者に感謝し、すでに知っている同僚や友好的な仕事上の関係を築きたいと考えている同僚との信頼関係を築くのに役立つため、効果的なメールの冒頭文です。
5について連絡しています。 . .
「～について連絡をとっています。 . . 」は礼儀正しく直接的で、メールの目的を明確にしています。 1 営業日に数百通の電子メールが送信されるため、このアプローチは、要点をまっすぐに伝えることで、受信者の時間を意識していることを示しています。
また、意図を述べると、読み手に何を求めているかについての誤解や混乱を避けることができます。
6ありがとうございます。 . .
感謝の気持ちを表すことは、読者を第一に考えるもう 1 つの方法です。 あなたが書いているメールが、受信者のメールやアクションへの返信である場合は、最初は職場の友情に基づいていることを認めてください。
メールを始めないための6 つの方法
以下のあいさつ文と冒頭文は堅苦しい口調で、場合によっては不注意なアプローチを示唆しています。 あなたの目標が誠実で思慮深い印象を与えることである場合は、これらのフレーズを避けるのが最善です.
避けるべき挨拶
1対象者
「関係者へ」は専門的な挨拶のように見えますが、非個人的で使い古されています。 受信者が誰であるか、またはメッセージが受信者に関係するかどうかを確認することを気にしなかったことを示唆しています.
これは、「Dear Sir or Madam」という電子メールの挨拶にも当てはまります。 この場合、ジェンダー バイナリ グリーティングは日付が付けられており、包括的でないと見なされる可能性があります。
2こんにちは [名前のつづりが間違っています]
メールの挨拶文で受信者の名前を使用する場合は、スペルが正しいことを確認してください。 タイプミスは起こりますが、人の名前のつづりを間違えると、メッセージを注意深く、または詳細に注意を払って書いていないという危険信号が送信されます。
3 [ここに名前を入力] 様
電子メールの挨拶で受信者の名前のつづりを間違えないようにする必要があります。また、別の挨拶の失敗も避ける必要があります。つまり、事前に作成されたテンプレートに受信者の名前を入力するのを完全に忘れてしまいます。
読者を魅了することを期待してパーソナライズなしで電子メール テンプレートを使用することは、おそらく効果がありません。 効率化のためにテンプレート化されたメッセージを使用する必要がある場合は、挨拶文のプレースホルダーを受信者の正しいスペルの名前に変更したことを常に再確認してください。
避けるべき冒頭文
4お願いできますか？
受信者を知らず、初めてメールを送信する場合は、「Can you do me a favor?」のような冒頭の文を使用します。 唐突に感じることがあり、利己的な口調を持っています。
代わりに、メールの最初の文を考えてみてください。これは、「私は . . . 」
5お忙しいとは存じますが、 . .
この電子メールの紹介は、せいぜい、読者の時間が貴重であることを前提としています。 最悪の場合、それはあなたがその事実を認識していることを示唆していますが、それでもあなたは彼らの注意を引くに値します.
読者との関係に関係なく、この導入文は避け、代わりにメッセージを送信する理由を簡単に説明してください。
6自己紹介させてください
この電子メール オープナーは通常、受信者に初めて電子メールを送信するときに使用されます。 「自己紹介させてください」でメールを始めることは、自分自身の自己紹介をナレーションするようなものです。 これを誰かに大声で言いますか？ 宣言的なように聞こえますが、最終的には時間を無駄にします。 代わりに、追いかけてください。
魅力的な紹介メールを作成するためのその他のヒント
- あなたの聴衆を知ってください。 メールの挨拶文とメッセージの冒頭の文は、聴衆との関係を反映する必要があります。 クライアント、経営幹部、専門家の知人、または親しい同僚のいずれに向けて書いているかを検討してください。
- 目的を明確にしてください。 メールの目的が明確でない場合、読者は混乱したりイライラしたりする可能性があります。 この重要な要素を見逃さないように、メールの目的を最初の文に組み込んでみてください。
- オンライン ツールを使用します。 視聴者に適切なトーンを設定し、最終的に視聴者に実行してもらいたいアクションを実現するのは難しい場合があります。 Grammarly のトーン ディテクターは、意図したトーンを達成していない領域を見つけるのに役立ちます。