フォローアップ メールの書き方 7 つの例

フォローアップ メールの書き方に関するよくある質問への回答をご覧ください。

これらの簡単なステップバイステップの手順と、インスピレーションを得るために利用できるいくつかのメールサンプルを使用して、魅力的で成功するフォローアップメールを書く方法を学びましょう. フォローアップメールは、従来のメールマーケティングから、商談や面接後の個人的なフォローアップメッセージまで、さまざまな目的で使用できる重要なコミュニケーションツールです。

フォローアップ メールを書くのは気が引けますが、非常に多くの異なる応答オプションがあり、メール受信者との関係構築に大きな影響を与える可能性があります。

以下では、複数のニッチ向けに優れたフォローアップ メールを作成する方法を学び、適切なタイミングで質の高いフォローアップ メッセージを送信することの利点を発見してください。 あなたの文章を刺激し、導くために使用できる電子メールのフォローアップの例を読んでください。

適切なフォローアップ メールに必要なもの

説得力のあるフォローアップ メッセージには、多くの物資や高額な購読料は必要ありません。 MailChimp、Constant Contact、HubSpot、Aweber など、多くの無料のメール ニュースレター プログラムやアプリケーションが存在します。 高品質のメール マーケティング ツールとメール受信者のアドレス以外に、成功するフォローアップ メールを作成するには、創造性と優れたライティング スキル以外は必要ありません。

効果的なフォローアップ メールを作成する手順

ステップ 1: あなたが書いている電子メールのフォローアップの種類を決定する

フォローアップ メールで使用するトーン、文体、言葉遣いは、ターゲット ユーザーとメールの送信目的に一致する必要があります。 たとえば、面接したばかりのフォーチュン 500 企業の採用マネージャーにカジュアルなフォローアップ メールを送信したくないとします。 同様に、子供向け製品の電子メール マーケティング シリーズであまりにも専門的なトーンを使用すると、電子メールの受信者の関心がすぐに失われる可能性があります。

送信するメールの種類と、最適なトーンとスタイルを決定します。 次に、メッセージを書いた後、メッセージを数回見直して、意​​図した方法で伝え、言葉の選択、文の構造、およびその他の文体要素がターゲットに共鳴することを確認します.

フォローアップ メッセージの種類

• 電話後のフォローアップ。 フォローアップ メールは、通話の受信者に感謝する、フォローアップの質問をする、次の会議を予約するなど、いくつかの理由で電話の後に送信できます。
• 以前の電子メール リクエストのフォローアップ。 たとえば、一緒に仕事をしている同僚やベンダーに電子メールで要求を送信し、応答がない場合は、フォローアップの電子メールが適切である可能性があります。 電子メールの受信者に以前の要求を思い出させ、応答を求めていることを明確にする必要があります。
• コールドメールのフォローアップ。 マーケティング キャンペーンの一環としてコールド メールを送信した場合、メール マーケティング シリーズの後続の各メッセージは、コールド メールのフォローアップと見なされます。 これらは戦略的に作成し、受信者に送信する必要があります。 少ないほど、コールド メール マーケティングに関係します。
• 販売フォロー。 セールス メールのフォローアップは、顧客が製品またはサービスを購入した後に送信されます。通常は、顧客が購入に満足していることを確認し、必要に応じて営業担当者がトラブルシューティングのサポートを提供できるようにするためです。
• 採用面接後の採用担当者とのフォローアップ。 面接後、面接担当者または採用マネージャーに連絡を取り、時間を割いてくれたことへの感謝の言葉と、決定の状況に関する最新情報を要求することで、求人を受け取る可能性を高めることができます。
• トリガーイベント後のフォローアップ。 オンライン ラッフルやサブスクライバー マラソンなどのトリガー イベントに応答したクライアントに送信される自動フォローアップ メールを生成できます。 メール マーケティング ソフトウェアを使用して、イベントの終了時に参加者に自動的に送信される一般的な「参加ありがとう」メッセージを作成できます。
• ありがとうメール。 顧客が購入したり、何かにサインアップしたり、あなたのビジネスに関与したりした場合、行動を促すフレーズのないシンプルでパーソナライズされた感謝のメッセージを送信できます. この穏やかな働きかけは、顧客と有意義な関係を築き、顧客の忠誠心を育むのに役立ちます。
• ウェビナーのフォローアップ。 ウェビナーを主催した場合は、参加者に感謝の意を表し、ブランドとの交流を維持するための追加リソースを提供するために、後でフォローアップ メッセージを送信するのが標準的な方法です。
• 自動化された電子メールのフォローアップ。 電子メールを自動化する場合は、受信者が元の電子メールを受信した後、選択した間隔で自動的に送信できるいくつかのフォローアップも作成する必要があります。

ステップ 2: ターゲット ユーザーを定義する

フォローアップ メッセージを送信する理由とメッセージに何を含めるべきかがわかったところで、次は誰にメッセージを送っているのかを知る必要があります。 あなたのメッセージを読む可能性が最も高いのはどのような人ですか? あなたの会社のターゲットオーディエンスは誰ですか? 彼らの動機は何ですか? 彼らが日々直面している問題点と課題は何ですか?

フォローアップ メールを作成するときに誰に宛てているかを理解することは、適切な人々に確実にリーチし、彼らのニーズや欲求に共鳴させるために重要です。 たとえば、会社が 10 代向けの化粧品を製造している場合、過度に複雑な言葉を使用したり、あまりにも専門的な口調で書いたりすると、若いユーザーをシャットダウンする可能性があります。 医師や弁護士の聴衆にあまりにも気軽に書いている場合も同じことが起こります.彼らはあなたのコンテンツに関与し続ける可能性がはるかに低くなります.

ステップ 3: メールの件名を書く

メールの適切な開封率には、適切なメールの件名が不可欠です。 成功するフォローアップ メール テンプレートは、明確でクリック可能な件名を特徴とし、メールの本文で起こりうる問題点にすぐに対処し、追加情報を約束します。 有益で、魅力的で、プロフェッショナルな電子メールの件名の例を次に示します。

• 12/31 インタビューのフォローアップ
• この大規模なアップデートを見ましたか?!
• 期間限定 — あなただけの割引 VIP チケット
• 7/21の会話からの電話フォローアップ
• [会社名] による [製品] の購入を確認しています
• ニュースレターにご登録いただきありがとうございます。
• 2022 年 1 月の委員会会議のハイライト
• 限定割引オファーを利用するための次のステップ
• インタビューありがとうございました — 次は何をしますか?
• 協力する準備はできていますか？
• [会社名] からこんにちは。
• 連絡が取れていません — 接続しましょう。
• 潜在的な求人情報に関する最新情報はありますか?

ステップ 4: 最初のメールを参照する

フォローアップ メールがシリーズの 2 番目でない場合は、受信者に送信した最初のメール、または最近送信した最後のメールを確認することから始めます。 要約も役立つ場合がありますが、簡潔に保つ必要があります。 最初の電子メールに関する情報がないコールド電子メールのフォローアップは、直帰率が高くなる可能性があります。 なぜこの電子メールを受け取っているのかを受信者に思い出させるフォローアップよりも、成功する可能性は低くなります。

たとえば、受信者が自分のメール アドレスをリストに載せたり、何かにサインアップしたりした場合は、テキストの比較的早い段階でこれについて言及する必要があります。 受信者がオプトインしたことを定期的に通知されていない場合、受信した電子メールがスパムであると考える可能性があります。

ステップ 5: メール本文を書く

次に、メールの本文を書く必要があります。 これは通常、1 行または 2 行のコンテンツにすぎません。 このスペースで作成できる価値を最大化することを意図して作成する必要があります。たとえば、信頼の構築、社会的証明の提供、電子メールの受信者が自分の生活ですぐに使い始めることができる役立つヒントやコツの提供などです。 フォローアップ メールが何らかの種類の販売オファーに関するものである場合、メールのこの部分では、オファー、受信者がそれからどのように利益を得ることができるか、およびそれを利用するために次に何をする必要があるかを明確に説明する必要があります。

ステップ 6: Call-to-Action (CTA) を含める

適切に作成された行動を促すフレーズは、メールの受信者に次に取るべきステップについて明確な指示を与えることで、フォローアップ メールへの返信率を高めることができます。 強力なアクション ワードを使用して、次の理想的な動きが何であるかを不確かな言葉でユーザーに知らせます。 買い物客、クライアント、その他のユーザーを購入者の旅のさまざまなステップに導くのに役立ち、購入の決定に自然に到達できるようにします。 さまざまな種類のフォローアップ メールで使用できる行動を促すフレーズの例を次に示します。

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ステップ 7: 連絡先情報を使用してサインオフする

成功するフォローアップ メールの最後には、会社名、電話番号、住所、ソーシャル メディア プロフィールへのリンクなど、見つけやすい連絡先情報が含まれます。 電子メールの受信者が送信者に連絡する方法をすぐに見つけられない場合、応答率は低下する傾向があります。 ほとんどの場合、メールをクリックしたり削除したりする前に、ほんの数秒で確認します。 連絡先情報をすぐに利用できるようにすることで、関心のあるユーザーからの返信率が自動的に向上します。

フォローアップ メールの例

魅力的で丁寧なフォローアップの書き方のアイデアを得るために使用できるメールのサンプルを次に示します。 これらのフォローアップ テンプレートを使用して、アウトリーチ メールのレイアウトと構造を形成できます。

例 1

件名: サブスクライバーのみ — 割引 VIP サマー スプラッシュ チケットを今すぐゲット!

[メール受信者名] 様

先週は、フェスティバルでお会いできて楽しかったです。 お問い合わせフォームにご記入いただきありがとうございます。 夏の間、若者向けの安全でエキサイティングなアクティビティを見つけるのがいかに難しいかを知っています。さらに多くのアクティビティを用意しています。

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よろしくお願いします、

市夏季活動委員会

www.citycommittee.com

555-893-7104 内線171

LinkedIn: https://linkedin.com/in/citycommittee Twitter: https://twitter.com/citycommittee Facebook: https://facebook.com/citycommittee

例 2

件名: バスケットボールのトライアウトに登録しましたか? 時間がなくなっています！

[メール受信者の名前] さん、こんにちは。

秋のバスケットボールのトライアウトに登録する機会はありましたか? 先週保護者にメールが送信され、サインアップの締め切りが迫っています。 しかし、そうでない場合でも心配しないでください。 まだ間に合います！ 555-382-1888 で Linda に電話して、参加を希望する子供ごとに申し込みをリクエストしてください。 または、このメールに返信していただければ、デジタル サインアップ フォームへのリンクをお送りします。

ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 お子様の参加をお待ちしております！

ありがとう、

リンダ・スミス

教育委員会

555-382-1888

105 S. ウォール ストリート、スイート 3

デールウッド、ペンシルベニア州 78441

[email protected]

例 3

件名: [日付] のインタビューにお時間をいただきありがとうございます — チャットできますか?

[採用マネージャーの名前] 様

何よりもまず、昨日の [Company Name] の面接にお時間を割いていただき、ありがとうございました。 ビジネスについてもっと学び、あなたのニーズを満たすために自分のスキルを最大限に活用する方法を発見することを心から楽しみました. 私は御社に非常に適していると確信しており、御社での雇用の可能性についてご連絡をお待ちしております.

私は 555-621-8002 で、または [email protected] で電子メールで連絡することができます。

ありがとうございました、

ジョシュ・ロドリゲス

例 4

Subject Line : BBQに来ますか？

ねえブラッド、

先週、今月後半に家族のBBQに参加したいかどうかを確認するために電子メールを送りました. お忙しいとは思いますが、予定を立てられるようご都合がよろしければご連絡いただけますでしょうか。 ありがとう！

— ジョー

例 5

件名: 今週、空きはありますか?

こんにちは[名前]

私たちが一緒に取り組んでいるプロジェクトについてあなたと連絡を取ろうとしてきましたが、ベースに触れることができませんでした. お忙しいとは存じますが、今週、短い電話の空きはありますか? そうでない場合、あなたにとってより良い別の時間はありますか？ 簡潔に説明します。すべてを説明するのに約 20 分しかかかりません。

お返事をお待ちしております！

ありがとう、

ドワイト・スコット

地域マネージャー補佐

マイクの紙倉庫

例 6

件名: 印刷可能な限定クーポン — 購入額が最大 50 ドル割引!

[名前] さん、こんにちは。

ご来店いただきありがとうございます。感謝の気持ちを込めて、[会社の URL] の店舗またはオンラインでご利用いただける特別なギフトを差し上げたいと思います。

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例 7

件名: [イベント] に参加することにまだ興味がありますか?

[名前] さん、こんにちは。

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(555) 487-5210. ウィンター ボールの計画をさらに簡単にするお手伝いをいたします。

あなたに会えるのを楽しみにして、

ボブズ ブルーベリー ファームの皆さん

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