あらゆるタイプの手紙の書き方
公開: 2022-02-10ビジネス上の問い合わせ、電子メール、個人的な手紙、またはレター形式のソーシャルメディア投稿など、誰もが手紙の書き方を知っておく必要があります。手紙を書くことは、明確に伝えるためだけでなく、良い印象、特に第一印象を与えるためにも役立つスキルです。
以下では、必要な種類に関係なく、適切な手紙の書き方を説明します。カバーレターや仕事の問い合わせなどの正式な手紙の正しい形式と、個人的な手紙を書くためのヒントを、それぞれの役立つ例とともに取り上げます。
手紙の書き方
手紙の書き方の簡単な手順をいくつか紹介します。
- 形式を選択してください (電子メール、紙と郵送など)
- ブロック体を使用している場合は、連絡先情報と日付を上部に書き込みます (下記を参照)。
- 新しい行に「Dear Ms. Smith」または「To Whom It May Concern」などの挨拶を書きます。
- 手紙の本文は標準の段落形式で書きます。
- 新しい行に「敬具」や「よろしくお願いします」などの褒め言葉を書きます。
- 無料のクロージングの下にあなたの名前を署名します。
どのような種類の手紙を書けばよいですか?
厳格なルールはありません。最適なレター形式は、相手によって異なります。友人や近親者に対しては、カジュアルなメッセージや非公式の手紙が最適な方法です。この形式に適したさまざまな種類の文字があります。いくつかは次のとおりです。
- 手書きの手紙
- 電子メールで送信された手紙
- 入力されたソーシャル メディア メッセージ
ただし、ビジネス上の連絡先やよく知らない人に対しては、ほとんどの場合、タイプされた正式な手紙が最も適切な選択です。職業上の目的で使用する場合、正式な手紙を書くことは次の場合に効果的です。
- カバーレター
- 意向表明書
- 価値提案レター
- ビジネス覚書レター
- プロモーションレター
- 参照文字
- 退職届
- 感謝の手紙
これらは、カジュアルな環境または仕事上の環境で書く必要があるかもしれない手紙の種類のほんの一部です。手紙を書く前に、必要な手紙の種類（公式か非公式か）を検討してください。それぞれに、従うべき独自の形式があります。
正式な手紙の書き方: 楷書体と AMS 体
カバーレター、ビジネス上の問い合わせ、緊急の通知などの正式な手紙は、これまでに書かなければならない最も重要な手紙の一部です。正式な手紙は公式文書として使用されることもあるため、非常に正確な構造と特定の形式を持っています。実際には、選択できる「正しい形式」がいくつかあります。
正式な手紙の書き方で最も一般的な形式は、楷書体と米国数学協会 (AMS) 体です。以下の例では、ブロック スタイル、特にフルブロック スタイルが最も一般的であるため、これを使用します。ブロック スタイルは、すべての要素がページの左余白に配置されるのが特徴です。これには、インデントを使用しない段落の最初の行が含まれます。
AMS はかなり似ており、ブロック スタイルと同じルールの多くに従います。ただし、いくつかの違いがあります。これについては、次のセクションの後で簡単に説明します。
楷書での正式な手紙の書き方
ステップ 1: 連絡先情報と日付を書きます
すべての正式な手紙は連絡先情報と日付で始まります。フルブロックスタイルでは、これは左上隅に入ります。
まず、差出人として、封筒に宛名を付けるときと同じように、左側にフルネームと住所を入力します。これは単なる形式的なものではなく、受信者が返信したいときにあなたの連絡先情報を簡単に見つけられるようにするための便利な内容です。
この情報がすでに含まれている会社の公式レターヘッドに書いている場合は、連絡先情報を書き直す必要はありません。
住所の後に 1 行飛ばして、手紙を書いている日付を追加します。
最後に、もう一度 1 行スキップして、受信者の名前と完全な住所を追加します。関連する場合は、名前の下に役職を自由に含めてください。挨拶文を書く前に、連絡先情報の後に空白行を入れてください。
ステップ 2: 挨拶文を書く
正式な手紙では、メッセージが始まろうとしていることを示す合図として、書かれた内容の冒頭に必ず挨拶文が含まれます。これは挨拶として知られています。
ほとんどの挨拶は「Dear」で始まり、その後に受信者の名前が続きます。すべての挨拶文はタイトルを大文字にし、カンマで終わります。
受信者の名前がわからない場合は、「人事担当者様」など、役職名や部署名を使用することもできます。最後の手段として、どのような状況でも「関係各位」という一般的な挨拶を使用することができます。 「Dear Sir or Madam」は少し時代遅れなので、避けてください。
ステップ 3: 手紙の本文を書く
ここにメッセージを書きます。手紙の本文は通常の文法規則に従っているため、他の正式な文書と同じように書きます。フルブロックスタイルの唯一の例外は、段落の最初の行をインデントしないことです。
個人的な手紙とは異なり、正式な手紙は率直かつ直接的なものであるため、恐れることなく要点を直接伝えてください。正式な手紙の中には、わずか 1 ～ 2 文の長さのものもありますが、伝えたい情報が多い場合は複数段落に及ぶ場合もあります。重要なのは、集中力を維持し、関係のない話題を避けることです。
企業文化が異なればコミュニケーション基準も異なりますが、カジュアルな言い回しやジョークは避けるのが安全です。短縮形を使用しないようにアドバイスする人もいます。言うまでもないことですが、スラング、冒涜的な言葉、その他の不適切な言葉を使用しないでください。
手紙の内容が多岐にわたる場合は、受信者が知っておくべきことをすべて要約する結びの段落を最後に含めるのが最善です。いつものように、送信する前にレターの本文を編集して校正することを忘れないでください。
ステップ 4: 補足的な締めくくりを書く
正式な手紙では、本物の署名で終わる前に、挨拶文と同様の標準的な無料の締めくくりまたは署名を使用します。
最も一般的なクローザーの 1 つは「誠実に」です。これには、「心からの感謝を込めて」や「誠実に」などのいくつかのバリエーションが含まれます。その他の一般的な承認には、「最高」や「あなたのもの」などがあります。挨拶とは異なり、クローザーでは文の大文字化を使用します。補足文の最初の文字は必ず大文字にしてください。ただし、最初の文字だけを大文字にします。挨拶文と同様に、必ずカンマで終わります。
紙の手紙を送る場合は、挨拶文の後の数行を飛ばしてください。ここで名前に署名します。さらに、署名の下に必ず自分の名前を入力し、必要に応じて役職も入力します。電子メールやその他のデジタル レターを送信する場合、フルネームを入力する前に空白行を残す必要はありません。
ステップ 5: 同封の資料について言及する
この最後の手順は、履歴書や履歴書、応募書類、バウチャーなどの追加資料を手紙と一緒に送信する場合にのみ必要です。手紙のみを送信する場合は、この手順を無視してください。
印刷された名前とオプションの役職 (署名の下) の後に、1 行飛ばして「Enclosure:」と続けて、同梱する資料のリストを書きます。たとえば、履歴書を同封する場合は、「同封物：履歴書」と記入します。これは、受取人が何かを見逃したり、必要に応じて配送中に何かが紛失したことを確認したりするための単なる予防措置です。
正式な手紙の例（楷書体）
G・レストレード警部
35 ビクトリア堤防
ロンドン、イングランド SW1A 2JL、英国
1888年7月1日
シャーロック・ホームズ氏
221B ベイカーストリート
ロンドン、イングランド NW1 6XE、英国
親愛なるホームズさん、
ロンドン警察を代表して、できるだけ早くニュー スコットランド ヤードに出廷していただくようお願いいたします。あなたの特別な専門知識が必要なケースがあり、情報の機密性を考慮して、詳細については直接話し合うことを希望します。月末までならいつでも受付可能です。
心から、
G. レストレード
警部補
封入物：ビジターパス
AMS スタイルで正式な手紙を書く方法
ほとんどの場合、AMS スタイルは囲みも含めてブロック スタイルと同じルールとガイドラインを使用するため、使用するスタイルに関係なく上記の手順に従うことができます。ただし、AMS スタイルには、注意する必要のある 2 つの大きな違いがあります。
- 送信者の完全なアドレスと日付の間に空白行を入れないでください。日付はアドレスのすぐ下に表示されます。
- AMS スタイルでは、常に挨拶の代わりに、または挨拶の前に件名を使用します。件名はすべて大文字で書き、手紙の内容を 1 行以内で要約する必要があります (例: 「スコットランドヤードに出席が求められています」)。挨拶文と同様に、件名の前後に空白行を入れてください。
正式な手紙の例 (AMS スタイル)
G・レストレード警部
35 ビクトリア堤防
ロンドン、イングランド SW1A 2JL、英国
1888年7月1日
スコットランドヤードにあなたの立会いが求められています
親愛なるホームズさん、
[。 。 。]
カジュアルな手紙の書き方
その名のとおり、非公式の手紙は正式な手紙よりもはるかにカジュアルです。つまり、ルールやガイドラインはそれほど多くなく、適切な場所に空白を残さなくても誰も気にしません。
それでも、人々が使い慣れている正しい形式があるため、最低限以下の手順に従ってください。
ステップ 1: 日付を上部に配置します (オプション)
手紙の冒頭に日付を入れるのは、手紙を書くことが主なコミュニケーション手段だった時代からの習慣です。現在では日付を入れることは必須ではなくなりましたが、伝統として今でも日付を入れる人もいます。非公式の手紙では、それは完全に任意です。
ステップ 2: 挨拶文を書く
フォーマルな手紙と同じように、カジュアルな手紙も受信者への丁寧な挨拶から始まります。標準の形式は同じです。「Dear Mr. Lestrade」のように、「Dear」という単語の後に人の名前が続き、タイトルを大文字にします。
ただし、カジュアルな手紙では、挨拶で何を言うかについてより自由があり、「こんにちは [名前]」または「こんにちは [名前]」のようなカジュアルな挨拶も珍しくありません。
正式な手紙の挨拶と同様に、通常は挨拶をカンマで終了し、手紙の本文を始める前に 1 行飛ばします。受信者との関係によっては、挨拶の最後に感嘆符を付ける人を見かけることがあります。
ステップ 3: 手紙の本文を書く
手紙の本文はメッセージを書く場所であり、非公式の手紙は多くの場合、ニュースを共有したり連絡を取り合うことを目的としています。彼らは会話的な口調になる傾向があるため、スラングや直接話すときに使用する言語を自由に含めることができます。
非公式の手紙では脱線がより許容されますが、過度に話題を逸らすと、依然として読者を悩ませる可能性があります。結局のところ、非公式の手紙は個人的なものであるはずなので、抑制されているように聞こえずに、できるだけ集中力を保つようにしてください。
ステップ 4: 補足的な締めくくりを書く
非公式の手紙でも、正式な手紙と同じ形式に従って、署名の前に補足的な結びを使用します。これには、文の大文字化 (最初の文字のみを大文字にする) の使用、最後にコンマを追加すること、紙の手紙を送る場合は名前に署名するための十分なスペースを残すことが含まれます。
ただし、「よろしくお願いします」などの従来の承認に固執する必要はありません。個人的な手紙の場合は、相手との関係に応じて、「愛しています」、「よろしくお願いします」、「また会いましょう」など、より感傷的な言葉を使うことができます。
カジュアルな手紙の例
1888 年 7 月 2 日
どうした、レストレード！
シャーロックだよ！あなたの手紙を受け取ってとてもうれしく思います。もちろん、できるだけ早くスコットランドヤードに行きます、心配しないでください。
XOXO、
シャーロック「史上最高の探偵」ホームズ
PSって何？
PS はポストスクリプトの略です。それは手紙が完成した最後の瞬間に追加するもので、通常はマイナーなニュースか、手紙の本文を書いているときに忘れていた小さなことです。通常、正式な手紙では追記は使用しません。何かを追加する必要がある場合は、ドキュメント全体を修正して新しい情報を含める必要があります。
あとがきを書くときは、「PS」の文字の後にメッセージを書くだけです。ピリオドを使用するかどうかは関係ありません (「PS」と「PS」はどちらも使用できます)。両方の文字は常に大文字にする必要があります。
複数の追記がある場合は、新しい各 PS の先頭に別のP を追加するだけです。たとえば、2 番目の追記には「PPS」というラベルを付ける必要があります。 3 番目の追記は「PPPS」である必要があります。
PS.ロブはグレートカンパニーでポジションを獲得しました！彼の失業中のすべてのサポートに感謝します。
PPS。誕生日パーティーはキャンセルしなければなりませんが、もし来たいなら、その夜は飲みに集まります。
封筒
米国では、第 1 種手紙の最大重量は 3.5 オンスです。手紙が 3 ページを超える場合、または厚い紙に書いた場合は、要件を満たしていることを確認するために重さを量る必要があります。封筒のサイズや形も重要です。長方形で、およそ 6 × 11 インチ未満である必要があります。そうしないと、郵便局から返送される危険があります。
手紙を送る
封筒が正しい種類であると判断したら、あとはそれを郵送するだけです。 (個人的な手紙の場合は、いつでも自分で手渡しできます。その場合は、封筒の外側に宛先の名前を書くだけです。手渡しの利点は? 好きな大きさや形の封筒を使用できることです。)
左上隅に名前と住所を記入するか、宛名ラベルを貼り付けます。封筒の中央に、受取人の名前と住所を丁寧に書きます。国際郵便では、州の略称と郵便番号に加えて、宛先住所と差出人住所の両方に国を含める必要があります。
郵便料金は異なります。現在の価格については米国郵便公社の Web サイトを確認するか、米国の目的地には Forever Stamp を使用してください。郵便料金は封筒の右上隅に貼り付けられます。
封筒の外側にすべてが正しいことを再確認してください。その場合は、手紙を折りたたんできれいに挿入してください。送信するすべてのページが含まれていることを確認するまでは、封印しないでください。
手紙を書くヒント
適切な手紙の書き方がまだわかりませんか?自信を持ってコミュニケーションを取れるように、手紙を書く際の次のヒントを念頭に置いてください。
楽しいおもてなしを提供する
個人的な手紙は当然フレンドリーな口調を使う傾向がありますが、フォーマルな手紙でも、挨拶や礼儀正しいエチケットが役立ちます。 「調子はどうですか？」のような簡単なフレーズです。たとえ主題が厳密にビジネスであったとしても、手紙の冒頭に「元気でいることを願っています」と言うと、送り手と受け手の気持ちを結びつけるのに役立ちます。
同様に、公式および非公式の手紙の両方で、同情、遺憾、支援、感謝の気持ちを表現することもできます。単なるエチケットとは別に、これらの愉快な挨拶は、あなたの手紙を機械によって書かれた手紙から区別する個人的なつながりを確立します。
読者のために書く
すべての文章と同様に、特定の読者に合わせて言語を修正してください。ビジネス関係者に正式な手紙を書く場合は、プロフェッショナルかつ礼儀正しくしてください。古い友人に個人的な手紙を書く場合は、遠慮なくジョークを飛ばしたり、俗語を使ったりしてください。
場合によっては境界線が曖昧になることがあります。仕事上の友人に宛てた「正式な手紙」は、遠い親戚に宛てた「個人的な手紙」よりもカジュアルなものかもしれません。適切なトーンを打ち出すために書くときは、特定の読者を念頭に置いてください。これまでに受取人に会ったことがない場合は、礼儀正しい形式を保つようにしてください。
必要な情報をすべて含めてください
伝えたい情報が多い場合は、すべてを網羅できるように事前に小さなリストを作成してください。これを小さなアウトラインのように扱い、隙間から何も漏れないようにします。
これは、イベントのスケジュールに関する招待状や手紙の場合に特に重要です。重要な事実、特にいつ、どこで、道順や特別な要件などのその他の知っておくべき情報を明確に記載するようにしてください。
結論
入念に準備した手紙を送るのは気分が良いと思いませんか？確かに、よく書かれた手紙はその目的を達成する可能性が最も高くなります。手紙を本当に輝かせるためには、間違いがなく、適切な雰囲気を醸し出すことが重要です。 Grammarly の執筆支援は、スペルや文法の間違いなどを検出します。また、Grammarly プレミアムには、受信者の注意を引く明確でわかりやすい手紙を書くのに役立つ書式設定の提案とガイダンスが含まれています。 Grammarly を使用すると、どこに入力しても自信を持って手紙を書くことができます。
この記事は、もともと 2020 年に Jennifer Calonia によって書かれたものです。新しい情報を含めて更新されています。