意向表明書の書き方: 基本的なテクニック

大学院に応募している場合でも、夢の仕事に足を踏み入れようとしている場合でも、新しいビジネスプロジェクトを進めている場合でも、志望理由書を作成することは、目標を達成するための重要な第一歩です。このガイドでは、意向表明書が役立つ状況と、意向表明書の書き方について説明します。

意向表明書とは何ですか?

意向表明書 (LOI) は、詳細な合意を締結する前に、2 つ以上の当事者の相互の意図を概説する予備文書です。 LOI はさまざまな業界で一般的ですが、合併、買収、不動産取引などの商取引では極めて重要です。これらは学業や就職活動にも使用され、すべての当事者の期待を明確にすることでさらなる交渉や正式な合意の基礎を築きます。

ビジネスにおけるLOIの使用

ビジネス提案書 LOI は、多くの重要な役割を果たすことができます。ビジネス LOI は通常次のとおりです。

• 条件、合意、取引の概要を説明する
• 仕事の範囲を詳しく説明する
• よりスムーズな交渉を促進する

雇用機会に関する LOI

LOI はビジネス取引以外にも、求人がない場合でも企業への関心を表明するために使用されることがあります。カバーレターとは異なり、就職の志望理由書を書くことは、候補者が提供できることを簡潔に述べ、候補者のイニシアチブと会社の価値観や使命に適合する可能性を示すことで構成されます。雇用機会に関する LOI の目的は次のとおりです。

• 会社に興味を示す
• ユニークなスキルと潜在的な貢献を強調する
• 将来の機会に向けて意思決定者とつながる

学術申請とLOI

学生は大学院プログラムや専門学校に出願するときに LOI を使用することがよくあります。学術的意向表明書の目的は次のとおりです。

• プログラムに対する申請者の熱意を示す
• 関連する学術成果に焦点を当てる
• 学術コミュニティにどのように貢献する予定であるかを概説する

意向表明書の草稿の準備をする

その目的に関係なく、LOI の草案の準備には、作成されるレターの明確さ、関連性、有効性を確保するためのいくつかの重要な手順が含まれます。以下にいくつかのヒントを示します。

• 徹底的に研究してください。受信者が企業、教育機関、またはその他の団体であるかどうかにかかわらず、受信者のニーズ、課題、または興味を理解します。調査すればするほど、あなたの意向表明書はより良いものになります。
• 目的を明確にしてください。 LOI で達成したいことを定義します。プログラムへの参加を希望しますか、プロジェクトの仕事範囲を明確にするか、あるいはその他のことを希望しますか?
• 重要なポイントを概説します。自分の経歴や相手に何を求めているのかなど、盛り込みたい要点をリストアップします。資格、経験、提案された条件など、目的に関連する具体的な情報を含めてください。
• サポート資料を準備します。該当する場合は、履歴書、ポートフォリオ、プロジェクト計画など、LOI の主張や提案を裏付ける文書や資料を準備します。

意向表明書の構成

受信者に強い印象を与えるには、適切に構成された LOI が不可欠です。一般に、正式なビジネスレターのように構成され、あなたの意図、資格、潜在的な関係や合意の展開をどのように予測するかについて読者をガイドする必要があります。効果的な LOI を作成するために推奨される構造は次のとおりです。

ヘッダ

一番上に自分の連絡先情報を入力し、次に日付、受信者の連絡先情報の順に入力します。この部分は、従来のビジネスレターのような形式にする必要があります。

挨拶

「Dear」の後に名前と役職を続けて、受信者に正式に呼びかけます。受取人の名前がわからない場合は、「入学委員会各位」などの一般的な挨拶を使用できます。

導入

自己紹介と手紙の目的を明確に述べる短い段落から始めます。

体

このセクションはレターの中核であり、提案内容の複雑さに応じて 1 つまたは複数の段落にすることができます。一般に、次の内容をカバーする必要があります。

• あなたの経歴:関連する経験、実績、または資格を簡単に要約してください。
• あなたの意図:達成したいこと、または提案していることを明確に述べてください。ビジネス取引の場合は、取引またはプロジェクトの概要を含めます。学業や仕事への応募の場合は、そのポジションやプログラムに興味を持った理由を説明してください。
• どのように貢献するか:あなたの関与がプロジェクト、会社、または学術プログラムにどのような利益をもたらすかを詳しく説明します。あなたがもたらす特定のスキル、リソース、または視点を強調します。
• 特定の条件:契約ではありませんが、提案または申請に既知の要件や偶発事項がある場合は、ここで簡単に言及することができます。

終わりに

要点を要約し、関心があることを繰り返し述べ、必要に応じてさらなる情報を提供する意向を表明して手紙を締めくくります。 「敬具」や「よろしくお願いします」などの専門的な締めくくりで終わり、その後に署名 (ハードコピーを送信する場合) と名前を入力します。

付属品または同封物

LOI 内で履歴書、ポートフォリオ、プロジェクト提案書などの追加文書に言及する場合は、レターの最後にある「添付資料」または「同封物」セクションにそれらを記載してください。

避けるべきよくある間違い

LOI を作成するときによくある落とし穴を回避することで、文書の有効性と専門的な魅力を大幅に高めることができます。避けるべき間違いをいくつか挙げます。

• 具体性の欠如:自分の意図、目標、またはどのように貢献できるかについて曖昧になりすぎないようにしてください。
• 研究の見落とし: LOI を受信者 (企業、学術機関、その他の団体) に合わせてカスタマイズしないことは、努力が不足していることを示しています。あなたが惹かれたプログラム、プロジェクト、または仕事の具体的な側面と、あなたのスキルや目標がそれらとどのように一致するかを言及して、手紙をカスタマイズします。
• 構造と形式の無視:専門的な構造や形式が欠けている LOI を提出すると、第一印象が悪くなってしまう可能性があります。ビジネスレターの形式を守り、LOI が読みやすく理解しやすいように整理されていることを確認してください。
• 文法上の誤りとタイプミス:スペル、文法、または句読点の間違いは、プロ意識や細部への注意力を損なう可能性があります。 LOI を複数回校正するか、Grammarly などのツールを使用してエラーを見つけます。

Grammarly の AI を活用したレター ライターは、強力な LOI を作成するプロセスを簡素化します。数回クリックするだけで、最初のドラフトを作成できます。その後、Grammarly を使用して手紙に磨きをかけ、間違いがなく、プロフェッショナルらしく、簡潔であることを確認します。このアプローチにより、ニーズに合わせてレターをカスタマイズできます。

意向表明書の例

【お名前】 【ご住所】 【メールアドレス】 【電話番号】 【今日の日付】

【受取人様のお名前】 【役職名】 【会社名】 【会社住所】

[受信者の名前] 様

私は、今後の [特定のプロジェクト名またはプロジェクトの種類] プロジェクトでフリーランサーとして [会社名] と協力することに興味があることを表明するためにこの手紙を書いています。 [あなたの分野/業界] での豊富な経験と、高品質の結果をもたらした実績により、私はあなたのチームの目標に効果的に貢献できる能力に自信を持っています。

過去 [年数] 年間にわたり、私は [プロジェクトに関連する主要なスキルをリストする] スキルを磨いてきました。これは [会社名] のプロジェクトの目的とよく一致すると信じています。私のポートフォリオには、[関連プロジェクトの簡単な説明] などの成功したプロジェクトが含まれており、その結果 [結果の簡単な説明] が作成されました。この経験により、[プロジェクトの特定の側面]によってもたらされる課題に取り組むために必要な知識と機敏性が身に付きました。

[プロジェクトまたは会社の魅力について言及する] ため、私はこのプロジェクトに特に惹かれており、[特定のスキルや分野について言及する] という私の専門知識をあなたのチームに提供したいと思っています。私は、お客様のプロジェクトの期待に応えるだけでなく、それを上回り、共に素晴らしい成果を達成できるよう尽力いたします。

[会社名] との共同提案の一環として、私は次のことを行う準備ができています。

• [主要な成果物または行う予定の貢献を列挙してください]、
• [別の主要な成果物または貢献をリストする]、および
• [提供する追加のサポートまたはサービスについて言及します]。

この潜在的なパートナーシップについて詳細に話し合い、どうすれば相互の成功を達成できるかを探る機会を楽しみにしています。レビュー用に私のポートフォリオと参考文献のリストを添付します。あなたのプロジェクトに私がどのように貢献できるかについて話し合うために、あなたのご都合に合わせて会議や電話に応じます。

私の提案を検討していただきありがとうございます。一緒に働き、[会社名] の成功に貢献できることに興奮しています。

心から、

[あなたの名前]

意向表明書に関する最後の言葉

影響力のある LOI を作成することは、あなたの意図を伝え、将来の交渉や承認のための基盤を確立する上で重要なステップです。意向表明書のテンプレートを守り、細部に注意を払い、明確さと専門性を確保し、よくある落とし穴を回避することで、意図を効果的に伝える文書を作成できます。

Grammarly のレターオブインテントジェネレーターは、LOI の作成と改良を支援し、間違いのない効果的な LOI を作成します。綿密に作成された LOI は、あなたのプロフェッショナリズムを証明するだけでなく、コラボレーションの成功や今後の機会への準備となることを忘れないでください。