メモの書き方: 従うべき上位 10 の手順

メモの書き方を学ぶことで、社内の人々と効果的にコミュニケーションをとることができます。

メモランダム、メモは、企業または組織内の内部通信に使用される短い手紙です。 ビジネスメモを送信する場合、送信者は通常、部署全体など、大勢の人々を対象としています。 これは電子メールとは別のもので、1 人または少数の受信者を対象としています。

組織内の新しいポリシーを部門に通知する、スタッフにポリシーの変更を伝える、または今後のイベントについて会社に警告するなど、いくつかの理由でメモを使用します。 メモを送信することで、情報を必要とするすべての人が同じ情報を確実に受け取ることができるため、組織内の混乱やフラストレーションが軽減されます。

メモの書き方は難しくありませんが、ビジネス研修でメモの書き方を教わっていない人も多いでしょう。 この種のビジネス文書の作成を任されている場合は、このガイドが役に立ちます。

必要な材料

• ペンや紙などの筆記用具
• 見出し紙
• 封筒
• コンピューター
• メールアクセス

ステップ 1. メモのテンプレートを学習する

効果的な書き方を知るために、メモのテンプレートを研究することを検討してください。 次に、メモを効果的に書くために組織内で使用できるテンプレートを作成することを検討してください。 送信する一般的なタイプのメモ用のテンプレートを作成し、必要に応じて引き出して記入できます。

ステップ 2. 見出しと件名を書く

メモ テンプレートの最初の 4 行は、見出しと件名と見なされます。 これはメモの最も重要な部分の 1 つです。なぜなら、メモの送信者、送信者、送信日時、および主な主題がわかるからです。

見出しと件名は次のようになります。

に：

から：

日にち：

主題：

メモの見出しのこれらの各行に、正確な情報を入力してください。 次に、ページの上部にあるこの情報の前に、受信者がそれがどのような種類の通信であるかを理解できるように「覚書」と書きます。 メモの件名は、手紙の目的を明確かつ簡潔にする必要があります。

ステップ 3. メモの目的を述べる

メモの目的を最初の段落に含めます。 メモの最初の段落は、研究論文の論文ステートメントと考えてください。 メモの目的を伝え、読者に読み続ける理由を与えます。 このタイプのビジネス コミュニケーションでは、挨拶文を書く必要はありません。メモの書き方は、できるだけ簡潔でわかりやすいものにすることを目的としているためです。

メモの最初の段落では、なぜ書いているのかを読者に伝える必要があります。 「お知らせするために書いています」などと言うことができます。 このパラグラフは 1 ～ 3 文で構成し、レターの要点をまとめます。 この最初の段落に重要な情報を入れて、コミュニケーションの内容を全員が確実に理解できるようにします

ステップ 4. 背景情報を提供する

2 番目の段落では、1 番目の項目の背景情報、背景、または裏付けとなる証拠を示します。 たとえば、パラグラフ 1 で読者に会社のイベントへの参加を呼びかける場合、パラグラフ 2 では読者に出席が重要である理由や、イベントが組織の成長にとって不可欠である理由を伝えます。

背景情報は 3 ～ 5 文の長さにする必要があります。 ただし、メモの本文にある情報を繰り返すべきではありませんが、メモの残りの部分が重要である理由を示す背景を示す必要があります。

ステップ 5. フォローアップの方法を概説する

エモの本文では、要点を簡潔に説明する必要があります。 4 ～ 10 行または 3 ～ 5 文を使用し、簡潔にするのに役立つ場合は箇条書きを使用します。 これらのボディ パラグラフでは、パラグラフごとに 1 つのキー ポイントが必要です。 余白を自由に使用してください。 繰り返さないでください。

ステップ 6. ポイントを要約する

最後のパラグラフでは、メールのフォローアップ方法を読者に伝える必要があります。 たとえば、招待状に出欠確認をするよう依頼したり、直接メールで質問したりすることができます。 直接のフォローアップが必要ない場合は、「この件についてご関心をお寄せいただきありがとうございます」などと言ってください。 この段落で要点を要約することもできます。

望む行動が 2 ～ 3 文よりも多い場合は、箇条書きまたは番号付きリストを使用して、人々に何をしてもらいたいかを述べます。 これにより、読者はメモを読んだ後に何をすることが期待されているかを確認できるようになります。 送信者の名前は見出しの「差出人」の部分に記載されているため、メールの場合のようにメモの最後に署名する必要はありません。

ステップ 7.行動を促すフレーズを含める

すべてのメモには、行動計画または行動を促すフレーズが必要です。 読者は、自分に何が期待されているか、そしてその期待にどう従うことができるかを知る必要があります。 必要に応じて、CTA に電子メール アドレスと電話番号を含めることができます。 意図したアクションは最初と最後の段落にある必要があり、本文に表示される場合もあります。

ステップ 8. 直接的で明確な文体を使用する

メモの書き方は、有益で直接的です。 目的は、必要な情報を渡し、必要なアクションを要求することです。 一人称と二人称の声で書き、必要に応じて命令文を使用します。

ステップ 9. 必要に応じて添付ファイルを追加する

メモには、レター内で提供された情報を証明する添付ファイルが必要になる場合があります。 読者が簡単にアクセスできる方法でこれらを添付します。 この方法は組織のツールによって異なりますが、アクセスできることを確認してください。 メモは、膨大な数の添付ファイルを送信する場所ではありません。 代わりに、メモに必要な添付ファイルのみを送信してください。 長文の使用は避けてください。

ステップ 10. 送信前にメモを校正および編集する

組織内の多くの人にメモを送信するため、送信する前に必ず慎重に校正してください。 明らかなタイプミスや十分に伝えられていない意図を含むメモを送信するのは望ましくありません。これは、有能な専門家としての印象を与えるのに役立ちません。 また、メモを正確に校正してください。 連絡先情報、日付、時刻がすべて正確であることを確認してください。 この正確さは、誤解を避けるのに役立ちます。

文法を編集する場合は、文章を公開または提出する前に、文章の読みやすさのスコアを改善するために時間をかけることもお勧めします。