プロのメールの書き方–5つの簡単なステップと5つのベストプラクティス
公開: 2022-03-22プロのメールを書く方法を理解するのは難しいかもしれません。 心配しないでください。 あなたは一人じゃない。
私たちのほとんどは毎日職場でメールを書く必要がありますが、それは思ったほど簡単ではありません。 毎日ビジネス用のメールを作成したとしても、英語で効果的にコミュニケーションをとることを学んだことは一度もないように感じるかもしれません。 私の主張を明確に伝える方法は？ 礼儀正しく、しかも友好的に見える方法は？ メールはどのように始めればよいですか？
新しいメールを開くと、通常、言いたいことが正確にわかります…しかし、カーソルが点滅しているのを見ると、言葉が頭に詰まる可能性があります。 あなたはあなたの思考を二度と推測し始めたり、あなたのライティングスキルを疑ったりすることさえできます。 ライターのブロックは本物ですが、プロのメールを送信する方法を学ぶことになると、練習は完璧になります。
これらの5つのステップとベストプラクティスを使用して、あらゆる職場の状況で最善を尽くすのに役立つメールを作成できます。
プロのメールを書くための5つの簡単なステップ
仕事のためにコールドメールを送信する場合でも、2人を紹介する場合でも、セールスリードをフォローアップする場合でも、これらの簡単な手順で、目標に合った効果的なメールを作成できます。
- 適切な挨拶で素晴らしいスタートを切りましょう
- 感謝します
- あなたの目的を説明してください
- 締めくくりに良い印象を残す
- 専門的にサインオフする
1.適切な敬礼で素晴らしいスタートを切る
ビジネス用のメールを作成するときは、「こんにちは」と言うためのより派手な言葉である挨拶とも呼ばれるプロの挨拶で、可能な限り最高の第一印象を与えることが重要です。
読者のことをよく知らない場合は、必ず正式な電子メールの挨拶で電子メールを開いてください。
- 親愛なる<名>、
あなたが新しい関係を始めるために手を差し伸べているならば、あなたは彼らの名前を使うべきです。
- 親愛なるMs./Mrs./Mr。 <姓>、
その人との仕事上の関係がよりカジュアルなものである場合は、より友好的な敬礼を使用してもかまいません。
- こんにちは<名>、
連絡する相手についてできるだけ多くのことを学ぶことは常に良い考えです。 書いている人の名前がわからない場合は、通常、「DearSirorMadam」または「ToWhomItMayConcern：」を使用するのが安全です。 後者のオプションの不規則な大文字と句読点に注意してください。また、最初のオプションが形式的すぎる場合があり、時代遅れ、息苦しい、または政治的に正しくないと見なされる場合があることに注意してください。
2.感謝します
受信者に感謝することから始めるのは、初めて誰かに連絡する場合でも、組織に連絡する誰かに応答する場合でも、人からの返答を聞く場合でも、適切なことです。
あなたが最初の連絡をする場合、あなたはあなたの電子メールを読んでくれた人に感謝し、その後に彼らの名前を続けるべきです。
- <名>のメールをお読みいただきありがとうございます。
組織外の誰かがあなたに問い合わせをしている場合、あなたは言うことができます
- <会社名>にお問い合わせいただきありがとうございます。
誰かがあなたのメールの1つに返信するときは、必ず次のように言ってください。
- 早々に返事をくれてありがとう。
感謝の気持ちを表すことは、読者があなたが次に書くものをより受け入れやすくし、あなたが敬意を持って出くわすのを助け、そして良い電子メールのエチケットの一部です。
3.目的を説明する
メールを読む時間を取ってくれた受信者に感謝した後にコミュニケーションを開始する場合は、まず目的を述べてください。
- 【商品提供X】についてお伺いします。
- 【求人Y】について書いています。
会社への問い合わせを受け取った場合は、彼らの質問に答えるか、顧客を適切な同僚と結び付けて答えを出します。
- ここであなたの質問に答えるのは[彼らが要求した情報]です。
- [トピックZ]に関するお問い合わせに対応できる同僚の<名前>（CC'd）と連絡を取ります。
最初の段落の上部で目的を明確にしてから、メールの本文に移動します。 ただし、読者はあなたと同じように忙しい専門家であることを覚えておく必要があります。 文章を簡潔に保つことで、ポイントをすばやく理解できます。
4.良い印象を残す
メールを送信する前に、読者にもう一度感謝し、丁寧な閉会の辞を追加することをお勧めします。
次のようなものから始めます。
- ご理解とご協力をよろしくお願いいたします。<名>。
- よろしくお願いします、<名>。
この後、最後の段落を丁寧に仕上げてください。
- ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
- あなたからの便りを楽しみにしています。
5.専門的にサインオフします
最後のステップは、あなたの名前で締めくくるプロのメールを含めることです。 伝統的に、これは「評価」と呼ばれますが、この言葉は、敬礼と同様に少し時代遅れです。 適切な電子メールのエチケットによれば、サインオフの形式のレベルは挨拶と一致する必要があります。
電子メールを非公式に開始した場合、サインオフの適切な選択肢は次のとおりです。
- 心から、
- 敬具、
- 幸運をお祈りしています、
挨拶がもっとカジュアルだった場合は、次のように締めくくることを検討してください。
- 一番、
- いつものように、
- ありがとう、
終了後のコンマを忘れないでください。もちろん、その次の行に名前を追加してください。
受信トレイの外での識別と通信のニーズのために、氏名、役職、会社、および関連する連絡先の詳細を含む電子メールの署名を専門の電子メールに含めるのが通例です。
プロのメールを書く方法–ベストプラクティス
このセクションでは、プロのメールを作成するための最も重要なベストプラクティスについて説明します。 各メールの内容は異なりますが、それらすべてに適用される一般的な原則があります。 これらのガイドラインを最終チェックリストとして使用して、メッセージを成功させるためのあらゆる機会を自分自身に与えていることを確認できます。
プロフェッショナルなメールを作成するための5つのベストプラクティスは次のとおりです。
- 受信者を理解する
- トーンに気をつけて
- 短くて甘くしてください
- わかりやすくするためのフォーマット
- 送信前の校正
1.受信者を理解する
誰に手紙を書いていますか？ 誰かのメールアドレスを送信しないと説得力のあるメールを書くことができないのは明らかなので、これはばかげているように聞こえるかもしれません。
ただし、B2Bの立場で作業している場合でも、ビジネスではなく個人に手紙を書いていることを覚えておく必要があります。
私たちの誰もが私たちの仕事ではありません、そして人々についての最も良いことは私たちが人間であるということです。 ですから、人間に手紙を書いていることを忘れないでください。 軽く、親切で、会話を交わしてください。 常に高揚し、あなたの応答に役立ちます。 受信したいメールの種類を書いてください。
2.トーンに注意してください
あなたが誰に手紙を書いているかはあなたの電子メールのトーンを設定し、しばしばあなたの挨拶と締めくくりも指示します。 LinkedIn CVを送信した後、採用担当者にフォローアップしている場合や、販売を成立させるためにリードの育成を容易にするための積極的な最初の連絡先を作成したい場合があります。 これらの状況では、多くの場合、異なるトーンが必要になります。求人応募のフォローアップメールは、クライアントを獲得することを目的としたメールよりも正式なものにする必要があります。
3.短くて甘くしてください
プロのメールは短くて甘くするのが最善です。 あなたが言おうとしていることを明確かつ簡潔に伝えて、あなたが自分の時間を尊重していることを受信者が理解できるようにします。 1つに3〜5文の1〜3つの短い段落で十分です。 それでも、短くしすぎないようにすることが重要です。プロのメールは少なくとも3文の長さにする必要があります。
4.わかりやすくするためのフォーマット
メールを読みやすくするために、さまざまなコンポーネントを段落区切りで区切ります。 メッセージにさらに構造を持たせるために、箇条書きまたは番号付きリストを使用することを検討してください。 最も重要なものを強調したい場合は、フォントの色を変更する代わりに太字を使用してください。 ただし、メール内の複数の単語やフレーズに太字を使用することは控えてください。 フォントの選択に関しては、クラシックに固執し、標準のフォントサイズを使用してください。
5.送信前の校正
大事なことを言い忘れましたが、書いたものを注意深く再確認して、はっきりと簡潔に読めるようにする必要があります。 専門的な電子メールでの誤解は、多くの費用のかかる間違いを引き起こす可能性があり、スペルミスや文法エラーは必然的に他人のあなたの認識を損なうことになります。 メールが完璧だと思った場合でも、受信者の名前が正しいことを確認してください。
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