輝く参照レターを書く方法: 16 の簡単なステップ

リファレンスレターの書き方を学ぶことは、マネージャーや教師にとって不可欠です。 さらに、これらはしばしば指導者に求められます。このガイドは役に立ちます。

推薦状は、誰かが新しい仕事を探しているときの雇用プロセスの重要な部分です。 それは通常、同僚、元雇用主、マネージャー、または大学の教授からもたらされます。 それは、仕事に応募する人が良い候補者であり、なぜ彼らが良い候補者になるのかを受信者に伝えます.

効果的な推薦状は、応募者の履歴書と応募書類をより魅力的にすることができます。 さらに、採用マネージャーが応募者の情報を潜在的な候補者の短いリストに載せる重要な要因になることもあります。 したがって、誰かがあなたに推薦状を書くように頼んだら、あなたは全力を尽くす必要があります. これは、彼らが就職活動の真っ最中であることを意味し、あなたの推薦が彼らの成功に大きな違いをもたらす可能性があります. したがって、潜在的な雇用主に感銘を与える参照レターの書き方を学ぶ必要があり、このガイドが役立ちます.

必要な材料

• 紙
• ペンまたは鉛筆
• コンピューター
• 受取人の連絡先情報

ステップ 1: 何を含めるかを理解する

あなたが書いているリファレンスレターに関係なく; いくつかの同様の情報が含まれます。 すべてのリファレンス レターには、次の情報を含める必要があります。

• 候補者をどのように知るか
• 候補者をどのくらい知っていますか
• その人のポジティブな特徴と、それらを機会にどのように適用するか
• 直接の推薦状
• 詳細情報を直接リクエストするための招待状
• あなたと受取人の連絡先情報

ステップ 2: タイプを選択してください

参照文字にはいくつかの種類があります。 自分のものを書く前に、自分が書いている型を知っておく必要があります。 その答えは、その人との関係によって異なります。 一般的なタイプは次のとおりです。

• 職業紹介状:あなたが同僚、教師、スーパーバイザー、またはクライアントであり、その人の仕事のスタイルと労働倫理をよく知っている場合に、この手紙を書きます。
• 人物紹介レター:候補者の性格を個人的に知っている家族、友人、メンター、または知人である場合は、このレターを書きます。 パーソナルリファレンスレターと呼ばれることもあります。
• 学業推薦状:この手紙はアドバイザーまたは教師から送られ、候補者の学業成績と学歴について説明します。 このタイプの推薦状は、誰かが大学院に進学した場合に特に一般的です。

リファレンスレターのタイプを特定することは、あなたが書いている人に当てはまる特徴を使って効果的に書くのに役立ちます.

ステップ 3: 情報を収集する

手紙を書く前に、手紙の受取人に関する情報が必要です。 会社名、住所、受取人の名前など、この情報を収集する必要があります。 「関係者へ」という手紙を開くこともできますが、挨拶文に名前が含まれていると、手紙のインパクトが大きくなります。

誰かが求職申込書に記入して正式に仕事に応募している場合、この情報を入手できる可能性があります。 求職者にこの情報を提供するよう依頼してください。 彼らは推薦状をもらうためにお願いをしているのですから、喜んで情報を提供してくれるはずです。 そうでない場合は、この連絡先情報が記載されていることが多い LinkedIn を確認してください。

ステップ 4: あなたの推薦について考える

書き始める前に、候補者を推薦する理由を考えてください。 優れた推薦状には、その人を採用するのに最適な理由が具体的に記載されています。 考慮すべき事項には次のようなものがあります。

• よいコミュニケーション力
• 忍耐力や親しみやすさなどの個人的な資質
• 労働倫理
• 実務経験
• 彼らがあなたの会社にもたらした具体的なメリット

手紙を書くときに使用できるメモをいくつか取ります。これは、ライターズ ブロックを回避するのに役立ちます。

ステップ 5: 連絡先情報を一覧表示する

手紙の上部には、名前や住所などの連絡先情報を記載します。 これは左マージンに揃えられます。 この下に、今日の日付を書きます。 住所と日付の間を 1 行スキップします。 ここで、別の行をスキップして、受信者の連絡先情報を入力する必要があります。 採用担当者または採用担当者の名前、役職、会社名、会社の住所が必要です。

ステップ6：挨拶文を書く

通常、挨拶は「Dear Mr./Ms. Last Name:」の後に、コンマの代わりにコロンを付けます。 ただし、この情報がない場合もあります。 たとえば、必要に応じて「Dear Hiring Manager」と書いたり、学術的な設定を目的とした手紙の場合は「Dear Admissions Committee」と書いたりすることができます。 場合によっては、特定の仕事への応募ではなく、一般的な推薦状を書くよう求められることがあります。 この場合、「関係者へ」が適切です。 「Dear Sir/Madam」を選択することもできます。 ただし、他のシナリオでは、この一般的な挨拶は避けてください。

ステップ 7: 最初の段落を作成する

最初の段落では、あなたが誰で、どのようにして手紙の対象者を知っているかを述べる必要があります。 次に、あなたがそれらをどのくらい知っているか、そしてあなたが推薦状を書くのにふさわしい人物である理由などの詳細を含めてください. 最後に、あなたの推薦と具体的な役職または説明がわかっている場合はそれを含めてください。 この段落は比較的短く、包括的にしてください。 また、この冒頭の段落で、応募者に対するあなたの熱意を明確にしてください。 毛羽立った文章や、あなたの推薦でやり過ぎと感じるかもしれないものは避けてください. 以下は、最初の段落の優れた例です。

「私の名前はサリー・ジョーンズです。ジョン・スミスに代わって手紙を書いています. 私は Acme School Supplies の営業チームのリーダーで、John は過去 5 年間私のチームに所属しています。 彼はあなたのセールスマネージャーのポジションにぴったりだと思います。」

作家が彼らが誰であるか、彼らがその人をどのように知っていたか、そしてどのくらいの期間、どのように述べたかに注意してください. 最後に、彼らは推薦の声明でパラグラフを締めくくりました。

ステップ 8: 本文の段落に移動する

残りの段落には、その人がその仕事に適していると考える理由についての詳細が含まれています。 ここでは、できるだけ具体的に説明します。 ただし、繰り返しになりますが、推奨事項を裏付ける例を使用してください。 何を含めるかを考えるときは、その人が達成しようとしている仕事や学位プログラムに固有の資質とスキルを維持してください。 たとえば、誰かが大学院プログラムに応募している場合、研究スキルと粘り強さに関する情報を含めることができます。 一方、誰かが管理職に応募している場合は、コミュニケーション能力と天性のリーダーシップ能力が際立ちます。 本文の段落は次のようになります。

「ジョン・スミスは、あなたの販売マネージャーのポジションに最適な候補者だと思います。 彼が Acme School Supplies で私と一緒に働いていたとき、彼は新しい小売業者の募集に粘り強く取り組みました。 一緒に過ごした 5 年間で、彼は私たちのベンダー リストに 5 つの新しい小売チェーンを追加しました。 さらに、彼の外向的な性格は、潜在的なクライアントやベンダーとうまくつながるのに役立ち、それはあなたの会社の資産となるでしょう。」

少なくとも 2 つの本文段落が必要です。 パラグラフの 1 つは、推奨事項のステートメントにすぎません。

ステップ 9: レターを閉じる

これで、レターを閉じる準備が整いました。 最後に、推薦の理由を要約し、さらに質問がある場合は受信者に連絡するように勧めます。 段落にメールアドレスと電話番号を追加します。 レターを印刷する場合は、最後に署名を付けます。 デジタルで送信する場合は、フルネームを入力してください。 最後に、「遠慮なく」「最高の推薦」「自信を持って」「心から」などの言葉を使って、応募者への熱意を表現します。 これがどのように見えるかを次に示します。

「あなたのセールス マネージャーのポジションにジョンを推薦することに自信を持っています。 質問がある場合、またはこれについてさらに話したい場合は、[email protected] または 444-444-4444 までご連絡ください。

心から、

サリー・ジョーンズ
販売チーム マネージャー、Acme 学用品」

ステップ10：正しい長さを保つ

参照レターは適切な長さである必要があります。 一般に、1 ページ以内にする必要があります。 パラグラフが 1 つか 2 つしかない場合、受信者は、あなたがその人をよく知らないと思って、その人を推薦するかもしれません。 したがって、理想的な文字の長さは、タイプされた約 1 ページを埋める必要があります。 まず、希望する仕事に応募する人についての重要なポイントをいくつか選びます。 次に、それらを 3 つまたは 4 つの段落にまとめます。 その人をどのように知っているかについての情報を必ず含めてください。

ステップ11：フォーマットに焦点を当てる

リファレンスレターを送信する際には、フォーマットが不可欠です。 シングルスペースであることを確認したいが、段落間にスペースを入れたい. さらに、1 インチの余白が必要で、文字を左揃えにします。 フォントについては、クレイジーなものを選択しないでください。 Times New Roman や Arial などの 12 ポイントの標準フォントが適しています。 手紙を読みやすくしたい。 花模様が多すぎるフォントは文字を読みにくくし、就職のチャンスを損ないます。

ステップ 12: 手紙を校正する

手紙を送る前に、それを校正してください。 他の人に校正してもらうことも検討してください。ただし、校正する場合は、候補者の名前を明かさないようにしてください。 求職や求職活動はある程度プライベートなものであるため、秘密にしておくべき秘密を誰かに漏らしたくはありません。 タイプミスや文法エラーが多い推薦状を送らないでください。 候補者への印象が悪いかもしれません。 校正は欠かせません。

ステップ 13: 適切な件名を選択する

メールで手紙を送る場合、件名は重要です。 候補者の名前と、わかっている場合は役職を記載する必要があります。 また、「推奨」という言葉を使用して、メールを送信する理由を示します。 したがって、件名は次のようになります。

• ジョン・スミスへの推薦 – セールスマネージャーの仕事

採用担当者は、求人があると毎日何百通ものメールを受け取ることを忘れないでください。 そのため、なぜあなたのメールを見るべきなのかを件名に示す必要があります。

ステップ14：リファレンスレターの例を研究する

最初の推薦状を書く前に、時間をかけて良い例を調べてください。 ここにあなたが書くかもしれないものがあります：

サラ・ホリングスワース
123メインストリート
ビジネスシティ、NY 12345
333-333-3333
[email protected]

2022 年 7 月 30 日

ラルフ・リー
雇用マネージャー
ダルース テック社
383 サウス ストリート
ビジネスシティ、アイオワ州 12345

親愛なるリー氏:

Duluth Tech Co のセールス アソシエイト職に Scott Swallow を推薦できることをうれしく思います。Acme Tech のセールス マネージャーとして、過去 10 年間、Scott のスーパーバイザーとして働くことができて光栄でした。 責任感があり時間厳守の従業員であるスコットは、私の中で最も優秀な人物の 1 人でした。 私は彼の資格とスキルを心から支持します。

一緒に仕事をしてきた 10 年間を通して、私は Scott の販売戦略に関する知識に感銘を受けました。 また、彼は優れた対人スキルと優れた直感を持っていることがわかりました。これにより、候補者やクライアントとうまくつながることができました. 私たちと一緒にいる間、彼は 5 つの新しい企業アカウントを持ち込むことで、売上を 10% 伸ばすのに役立ちました。

この販売スキルは彼の最大の利点の 1 つでしたが、スコットは非常に人懐っこく、優れたチーム プレーヤーでもありました。 彼の楽観主義は、他の販売員が懸命に働き続けることを奨励するのに役立ちました。 彼は会社全体および直接の同僚と良好な関係を築き、誰も彼を競争相手とは見なしませんでした。

私は自信を持ってスコットをあなたに推薦します。彼はダルース テック社のチームにぴったりだと信じています。 さらに質問をしたり、Scott の仕事について詳しい情報を入手したい場合は、[email protected] にメールを送信するか、333-333-3333 に電話してください。

心から、

サラ・ホリングスワース
セールス マネージャー、Acme Tech

ステップ15：個人的な参照レターのサンプルを見てください

個人の推薦状は、専門的な職務経験ではなく、個人の性格特性に焦点を当てています。 ただし、個人的なリファレンス レターはプロのリファレンス レターとは少し異なるため、含まれる可能性のある段落を以下に示します。

親愛なるスミスさん:

小学校時代からの親友の 1 人であるサラ ホリングスワースに代わって推薦状を書けることをうれしく思います。 あなたの会社に全力を尽くしてくれる勤勉で献身的な従業員を探しているなら、サラはあなたが望む人です.

サラはいつも学校で他の人よりも少し一生懸命働かなければなりませんでしたが、彼女は決してあきらめませんでした. 母子家庭での学習上の課題や困難な家庭生活にもかかわらず、彼女はクラスのトップを維持しました。 彼女は学業のために大学への奨学金さえ獲得しました。 これは彼女の粘り強さを示しており、それはあなたの会社にとって重要な資産となるでしょう.

大人として、私はサラが仕事で成功するのを見てきました。 過去のクライアントからの彼女の推薦は、彼女の思いやりのある性質とプロフェッショナリズムを示しています。

あなたのプログラムにサラを推薦できることをうれしく思います。 彼女を雇えば、あなたのチームの資産となる献身的でプロフェッショナルなチームメンバーを得ることができます。 詳細をお知りになりたい場合は、[email protected] までメールをお送りいただくか、123-456-7890 までお電話ください。

心から、

サマンサ・スティーブンス

この例では、送信者は特定の職務経験ではなく、観察した個人的な性格特性に焦点を当てていることに注意してください。 ただし、これは送信者が観察したものであるという理由だけで、労働倫理は手紙の一部です.

ステップ16：レターテンプレートを使用する

これまでにリファレンス レターを書いたことがない場合は、リファレンス レター テンプレートの使用を検討してください。 正式なビジネスレターになることを忘れないでください。 内容は次のとおりです。

[あなたの名前]
[あなたの住所]
[市、都道府県、郵便番号]

[今日の日付]

[受取人の氏名]
[職名]
[会社]
{住所]
[市、都道府県、郵便番号]

[受取人の名前] 様:

パラグラフ 1: この短い導入パラグラフは、手紙の目的を述べています。 また、なぜプロの推薦状を書いているのかについての情報も含めます。

パラグラフ 2: このパラグラフには、あなたが書いている人との関係についての詳細が含まれます。これには、過去の雇用と責任に関する事実が含まれます。

パラグラフ 3: これは、その人の仕事に対する資格についてのステートメントを提供する 1 つの文です。

パラグラフ 4: 前の発言を裏付ける具体的な例を挙げてください。

パラグラフ 5: あなたの推薦の要約と、追加情報についてあなたに連絡を取るように求める招待状を添えて手紙を締めくくります。 段落内に連絡先情報を含めます。

敬具または敬意を表して、

[サイン]

【打ち込み名】
[あなたの職種]

また、定期的に推薦状を書くように求められる可能性があるため、マネージャーの場合は、このテンプレートを手元に置いておくこともできます。 繰り返しますが、プルアップして描画できるテンプレートを用意すると、これがより簡単になります。

リファレンス レターの書き方については、文法と構文のガイドをご覧ください。