レポートの書き方：ガイド

レポートは、特定のイベント、トピック、または問題に関する事実を提示および/または要約するノンフィクションのアカウントです。 アイデアは、主題に不慣れな人々が良いレポートから彼らが知る必要があるすべてを見つけることができるということです。

レポートを使用すると、誰かが主題について理解するのは簡単ですが、実際にレポートを作成するのは簡単ではありません。 そこで、あなたが何をすべきかを理解するのを助けるために、以下に私たち自身の小さなレポートを提示します。すべてレポートの作成についてです。

レポートとは何ですか？

技術的には、レポートの定義はかなりあいまいです。特定のトピックに関する問題について、口頭または書面で説明されています。 これは、法廷での証言から小学生の本の報告まで、あらゆるものを指す可能性があります。

実際、人々が「レポート」について話すとき、彼らは通常、トピックの事実を概説する公式文書を指し、通常、その主題に関する専門家またはそれを調査するために割り当てられた誰かによって書かれます。 次のセクションで説明するさまざまなタイプのレポートがありますが、ほとんどの場合、この説明に適合します。

レポートではどのような情報が共有されますか？ すべての事実を歓迎しますが、特にレポートには、次の種類のコンテンツが含まれる傾向があります。

• イベントや状況の詳細
• イベントまたは状況の結果または継続的な影響
• 統計データまたは分析の評価
• レポートの情報からの解釈
• レポートの情報に基づく予測または推奨事項
• 情報が他のイベントやレポートとどのように関連しているか

いくつかの明確な違いはありますが、レポートはエッセイの執筆と密接に関連しています。 どちらも事実に依存していますが、エッセイは著者の個人的な意見や議論を追加します。 レポートは通常、事実のみに固執しますが、これらの事実の著者の解釈の一部が含まれている可能性があり、おそらく結論に含まれています。

さらに、レポートは非​​常に整理されており、一般的に目次と豊富な見出しと小見出しがあります。 これにより、読者は探している情報についてレポートをスキャンしやすくなります。 一方、エッセイは、特定の洞察を閲覧するのではなく、最初から最後まで読むことを目的としています。

レポートの種類

レポートの目的と提示先に応じて、いくつかの異なるタイプのレポートがあります。 一般的なタイプのレポートのクイックリストは次のとおりです。

• アカデミックレポート：本のレポート、歴史的な出来事に関するレポート、伝記などの主題についての学生の理解度をテストします
• ビジネスレポート：マーケティングレポート、内部メモ、SWOT分析、実現可能性レポートなど、ビジネス戦略に役立つ情報を特定します
• 科学レポート：研究論文やケーススタディなどの研究結果を、通常は科学ジャーナルで共有します

レポートは、その記述方法に基づいてさらにカテゴリに分類できます。 たとえば、レポートは、公式または非公式、短いまたは長い、内部または外部の場合があります。 ビジネスでは、垂直レポートは階層のさまざまなレベルの人々（つまり、あなたの上と下で働く人々）と情報を共有しますが、側面レポートは、作成者の同じレベルであるが異なる部門の人々を対象としています。

文章のスタイルと同じくらい多くの種類のレポートがありますが、このガイドでは、正式で情報を提供する傾向がある学術レポートに焦点を当てています。

>>続きを読む：アカデミックライティングとは何ですか？

レポートの構造はどのようなものですか？

レポートの構造は、レポートのタイプと割り当ての要件によって異なります。 レポートは独自の構造を使用できますが、ほとんどの場合、次の基本的なテンプレートに従います。

• エグゼクティブサマリー：学術論文の要約と同様に、エグゼクティブサマリーは、レポートの結果を要約する独立したセクションであるため、読者は何を期待できるかを知ることができます。 これらは主に公式レポート用であり、学校レポート用ではありません。
• イントロダクション：レポートの本文を設定し、イントロダクションは、あなたが議論しようとしている全体的なトピックを、あなた自身の発見に入る前に、あなたの論文のステートメントと知っておくべき背景情報とともに説明します。
• 本文：レポートの本文では、主要な発見をすべて説明し、見出しと小見出しに分けています。 レポート全体の大部分は本文で構成されています。 はじめにと結論はそれぞれほんの数段落ですが、本文はページに進むことができます。
• 結論：結論は、レポート内のすべての情報をまとめて、決定的な解釈または判断に至るところです。 これは通常、作者が自分の個人的な意見や推論を入力する場所です。

研究論文の書き方に精通している場合は、レポートの書き方が同じ紹介-本文-結論の構​​造に従っており、場合によってはエグゼクティブサマリーが追加されていることに気付くでしょう。 レポートには通常、タイトルページや目次など、独自の追加要件もあります。これについては、次のセクションで説明します。

レポートには何を含める必要がありますか？

レポートに含まれる内容についての確固たる要件はありません。 すべての学校、会社、研究所、タスクマネージャー、および教師は、それぞれの固有のニーズに応じて、独自の形式を作成できます。 ただし、一般的に、これらの特定の要件に注意してください。これらの要件は、多く発生する傾向があります。

• タイトルページ：公式レポートでは、多くの場合、タイトルページを使用して整理されています。 人が複数のレポートを読む必要がある場合、タイトルページを使用すると、レポートを簡単に追跡できます。
• 目次：本の場合と同様に、目次は、読者が興味のあるセクションに直接移動するのに役立ち、より高速なブラウジングを可能にします。
• ページ番号：長いレポートを作成する場合の一般的な礼儀です。ページ番号は、取り違えや誤植の場合にページが正しいことを確認します。
• 見出しと小見出し：レポートは通常、閲覧とスキャンを容易にするために、見出しと小見出しで分割されたセクションに分割されます。
• 引用：別のソースからの情報を引用している場合は、引用ガイドラインに推奨される形式が示されています。
• 引用された作品のページ：レポートの最後にある参考文献には、情報を入手した他の情報源のクレジットと法的情報が記載されています。

いつものように、これらのそれぞれの特定のガイドラインについては、割り当てを参照してください。 レポートを読む人は、必要なスタイルガイドまたはフォーマットを教えてください。

7つのステップでレポートを書く方法

それでは、レポートの書き方の詳細を見ていきましょう。 以下のレポート作成の7つのステップに従って、アイデアから完成した論文に移ります。

1割り当てに基づいてトピックを選択します

書き始める前に、レポートのトピックを選択する必要があります。 多くの場合、トピックは、ほとんどのビジネスレポートのように割り当てられたり、科学レポートのように作業の性質によって事前に決定されたりします。 その場合は、この手順を無視して先に進むことができます。

多くの学術レポートのように、あなたがあなた自身のトピックを選ぶことを担当しているなら、これは全体の執筆プロセスの中で最も重要なステップの1つです。 次の2つの基準に一致するトピックを選択してみてください。

• 適切な情報があります。あまり一般的ではないが具体的ではなく、パディングなしでレポートを埋めるのに十分な情報が含まれているトピックを選択しますが、すべてを網羅できないほど多くはありません。
• これはあなたが興味を持っていることです。これは厳密な要件ではありませんが、主題に取り組んでいる場合はレポートの品質に役立ちます。

もちろん、長さなどの課題の指示を忘れないでください。決定するときは、それらを頭の後ろに置いてください。

2調査を実施する

ビジネスレポートと科学レポートでは、調査は通常、あなた自身のものであるか、会社によって提供されますが、両方の外部ソースを掘り下げることはまだたくさんあります。

学術論文の場合、クラスの資料を使用する必要がない限り、主に自分で研究します。 これが、適切なトピックを選択することが非常に重要である理由の1つです。 あなたが選んだトピックが十分な利用可能な研究を持っていない場合、あなたは遠くまで行かないでしょう。

重要なのは、信頼できる情報源のみを検索することです。公式文書、他のレポート、研究論文、事例研究、著名な著者の本などです。他の同様のレポートで引用されている研究を自由に使用してください。 多くの場合、検索エンジンを介してオンラインで多くの情報を見つけることができますが、図書館への短い旅行もピンチに役立ちます。

3論文のステートメントを書く

先に進む前に、レポートのメインテーマを概念化するのに役立つ論文ステートメントを作成してください。 段落のトピック文と同じように、論文のステートメントは、あなたの執筆の要点、この場合はレポートを要約しています。

十分な調査を収集すると、情報のいくつかの傾向とパターンに気付くはずです。 これらのパターンがすべて、より大きな包括的なポイントを推測または導く場合、それはあなたの論文のステートメントです。

たとえば、ファーストフードの従業員の賃金に関するレポートを書いている場合、あなたの論文は、「賃金は以前は生活費に見合ったものでしたが、何年にもわたる停滞の後、もはや十分ではありません」のようになります。 そこから、あなたのレポートの残りの部分は、十分な証拠と裏付けとなる議論とともに、その論文について詳しく説明します。

エグゼクティブサマリーとレポートの紹介の両方に論文のステートメントを含めるのは良いことですが、それでも早期に理解したいので、次にアウトラインに取り組むときにどちらの方向に進むべきかを知っておく必要があります。

4アウトラインを作成する

アウトラインを書くことはあらゆる種類の執筆に推奨されますが、組織化に重点を置いているため、レポートには特に役立ちます。 レポートは見出しと小見出しで区切られていることが多いため、アウトラインがしっかりしていると、何も見逃さずに執筆を続けることができます。

本当に、あなたはあなたがパターンと傾向に気づき始めるとき、あなたは研究段階の間にあなたの概要について考え始めるべきです。 行き詰まっている場合は、言及したいすべての重要なポイント、詳細、および証拠のリストを作成してみてください。 それらを一般的なカテゴリと特定のカテゴリに当てはめることができるかどうかを確認してください。それぞれ、見出しと小見出しに変えることができます。

5下書きを書く

実際にラフドラフト、つまり最初のドラフトを書くことは、通常、最も時間のかかるステップです。 ここであなたはあなたの研究からすべての情報を取り、それを言葉にまとめます。 圧倒されることを避けるために、単にあなたが誤って何かを忘れないことを確認するためにあなたのアウトラインをステップバイステップに従ってください。

間違いを恐れないでください。 それがラフドラフトを書くための一番のルールです。 最初のドラフトが完璧であると期待すると、多くのプレッシャーが加わります。 代わりに、自然でリラックスした方法で書き、単語の選択や後で間違いを訂正するなどの特定の詳細について心配してください。 とにかく、それが最後の2つのステップの目的です。

6レポートを改訂および編集します

ラフドラフトが完成したら、戻って、最初に無視した間違いの修正を開始します。 （ただし、すぐに戻る前に、その上で寝て編集を新たに開始するか、少なくとも少し休憩してラフドラフトの作成から解放することをお勧めします。）

文や段落全体を切り取ったり移動したりするなどの主要な問題については、最初にレポートを読み直すことをお勧めします。 データが整列していない場合や、重要な証拠を誤って解釈している場合があります。 これは、「全体像」の間違いを修正し、必要に応じてそれ以上のセクションを書き直す適切なタイミングです。

編集時に何を探すべきかわからない場合は、以前のガイドを読んで、より高度な自己編集のヒントを得ることができます。

7校正し、間違いがないか確認します

最後に、言い回しを最適化し、文法やスペルの間違いをチェックするために、最後にもう一度レポートを確認することは有益です。 前のステップでは、「全体像」の間違いをチェックしましたが、ここでは、特定の、さらには厄介な問題を探しています。

Grammarlyのようなライティングアシスタントは、これらの問題にフラグを立てます。 Grammarlyの無料版では、書き方のつづりや文法上の間違いを指摘し、ワンクリックで適用できる書き方を改善するための提案をしています。 プレミアムバージョンは、文章を次のレベルに引き上げるためのトーン調整や単語選択の推奨など、さらに高度な機能を提供します。